4 formas de establecer roles y responsabilidades para el éxito del equipo

4 formas de establecer roles y responsabilidades para el éxito del equipo

¿Conoces esa sensación caótica de administrar un proyecto donde los roles y las responsabilidades no están claros? A medida que un miembro del equipo avanza con el diseño, otro avanza con el contenido. Ambos miembros del equipo escriben la copia incluida en las imágenes, asumiendo que esto es parte de su función. Debido a la falta de comunicación y el trabajo duplicado, la copia tarda más en entregarse y debe retrasar el proyecto.

Es un reto atenerse a un plan de proyecto sin funciones y responsabilidades claras. Al definir roles de equipo, puede ayudar a los compañeros de equipo a colaborar y trabajar en proyectos de manera más eficiente. Como gerente, es importante aclarar las tareas específicas para cada miembro del equipo al principio de un proyecto si desea mejorar la productividad del equipo.

En esta guía, explicaremos cómo establecer roles y responsabilidades y por qué hacerlo beneficiará a su equipo.

Determine lo que debe hacerse

Puede utilizar los siguientes pasos para identificar roles y responsabilidades tanto a nivel de organización como de proyecto. El primer paso al definir los roles del equipo es determinar las diversas tareas que deben realizarse. Algunas preguntas que puede hacer para identificar estas tareas incluyen:

• ¿Se completaron con éxito los proyectos anteriores?

• Si no, ¿qué se podría haber hecho mejor?

• ¿Qué tareas aún están en la lista de tareas pendientes de tu equipo?

• ¿Qué tareas realiza cada miembro del equipo diariamente?

• ¿Son estas tareas parte de la descripción de trabajo de cada miembro del equipo?

Cuando sepa cuánto trabajo necesita hacer, puede delegar tareas en consecuencia.

Lea: Cómo delegar de manera efectiva: 10 consejos para gerentes

Identificar brechas en las responsabilidades

Si bien este paso es más relevante al definir roles a nivel organizacional, también puede tener brechas en las responsabilidades al trabajar en proyectos.

Después de crear tu lista de tareas pendientes, compara y contrasta estas tareas con lo que están haciendo los miembros del equipo. Esta comparación le ayudará a identificar cualquier brecha en las responsabilidades. Estas brechas pueden ocurrir involuntariamente si la descripción original del trabajo de los miembros del equipo no está clara o si otros los arrastran a otras tareas.

Cuando identificas brechas en las responsabilidades, estas brechas se convierten en tu punto de partida para la realineación del equipo. A continuación, puede mover a los miembros del equipo a sus funciones previstas y averiguar quién debe hacerse cargo de las tareas adicionales que estaban manejando.

Aclarar roles usando una matriz RACI

Una matriz RACI es una gran herramienta para aclarar los roles de los miembros del equipo. RACI significa responsable, responsable, consultado e informado. Puedes configurar una matriz RACI, o una tabla, con tus tareas en el eje Y y los miembros de tu equipo en el eje X.

Asigne una de las cuatro letras RACI a cada tarea y miembro del equipo. Esto facilita que los miembros del equipo sepan cuál es su función específica para cada tarea.

La leyenda a continuación explica con mayor detalle qué roles de equipo funcionan mejor con cada letra del gráfico RACI.

• R = Responsable. Esta persona realiza el trabajo. Solo debe haber un responsable por tarea, para que todos en el equipo sepan con quién acudir para responder preguntas y actualizaciones.

• A = Responsable. Esta persona es responsable de aprobar el trabajo y probablemente será un gerente.

• C = Consultado. Esta persona debe dar su opinión sobre el trabajo. Podría ser un miembro del equipo o alguien de otro equipo.

• I = Informado. Esta persona debe ser informada del progreso y el resultado del trabajo, pero no da información sobre el trabajo mientras se está realizando.

Consejos adicionales para la matriz RACI:

• Solo debe haber un responsable por tarea (R) para que los miembros del equipo sepan quién está a cargo del trabajo. Si una tarea tiene más de un responsable, los miembros del equipo pueden confundirse fácilmente.

• Mientras que sólo una persona debe ser responsable de cada tarea (A), esa misma persona también puede ser Responsable de la tarea (AR).

• También es importante limitar el número de personas a las que informas, ya que esto puede hacer que tu proyecto sea innecesariamente complejo (mantener las I bajas).

Puede usar una matriz RACI para establecer expectativas claras para los miembros de su equipo y como referencia al ejecutar proyectos.

Obtener comentarios de los miembros del equipo

Solicitar comentarios sinceros a los miembros del equipo después de completar la matriz RACI puede fomentar la colaboración del equipo y proporcionar información sobre si los roles que ha asignado parecen funcionales.

Cuando los miembros de tu equipo pueden expresar sus opiniones, creas una dinámica de equipo saludable en el lugar de trabajo al facilitar la comunicación.

Puede solicitar comentarios de varias maneras, como por ejemplo:

• Celebre una reunión de equipo y pregunte: «¿Alguien tiene una opinión sobre los roles de equipo que he asignado?»

• Programe reuniones 1:1 para que los miembros del equipo tengan un espacio seguro para expresar sus preocupaciones.

• Publica una encuesta anónima para que los miembros del equipo puedan compartir sus respuestas honestas.

Cuándo aclarar roles y responsabilidades

Hay roles y responsabilidades a nivel organizacional y de proyecto. Como gerente de proyectos, su trabajo es definir ambos para su equipo en diferentes momentos. Crear una sólida estructura de equipo a nivel organizacional es crucial y debe abordarse primero si nota brechas en esta área.

Por ejemplo, si un escritor de tu equipo está manejando gran parte de la planificación del proyecto, puede ser el momento de reorientar sus prioridades y tareas. Si un diseñador responde a los correos electrónicos todo el día, realine la estructura de su equipo para que tengan más tiempo de espera para crear.

Una vez que su equipo conozca sus roles y responsabilidades a nivel organizacional, puede abordar cada proyecto individualmente. Un diseñador puede tener obligaciones generales para su puesto de trabajo, pero para un proyecto específico, también puede ser responsable de enviar diseños de ida y vuelta.

Leer: Equipo virtual: 10 formas de construir una cultura colaborativa

Los beneficios de establecer roles y responsabilidades

Cuando estableces roles y responsabilidades, creas una estructura de equipo diseñada para durar. El rendimiento del equipo mejorará cuando las personas se sientan seguras de las tareas que se les asignan.

Cuando los miembros del equipo tienen roles individuales, el equipo también se beneficia de otras maneras, incluyendo:

• Aumento de la productividad: Notará un aumento en la productividad cuando asigne responsabilidades clave a cada miembro del equipo. Cuando los miembros del equipo tienen claridad sobre sus funciones y responsabilidades, pueden priorizar el trabajo correcto y realizar su trabajo de mayor impacto.

• Mejorar el proceso de contratación: Al aclarar las responsabilidades laborales para diferentes roles, facilita que los gerentes de contratación satisfagan las necesidades del equipo al buscar nuevas contrataciones. Sin una lista clara de responsabilidades, puede ser difícil para los reclutadores explicar las funciones laborales a los candidatos.

• Aumenta la moral del equipo: Cuando hay una falta de claridad en lo que los miembros de tu equipo deben hacer, es posible que se sientan inseguros de sus habilidades. Definir roles y responsabilidades puede aumentar la moral del equipo porque todos tendrán una tarea que cumplir. También puedes alinear a los miembros del equipo para que trabajen en tareas que complementen sus habilidades naturales para que se sientan seguros de lo que están haciendo cada día.

• Recursos más eficientes: Su organización perderá menos tiempo y dinero cuando los miembros del equipo desempeñen las funciones correctas. Como se ve en el ejemplo anterior, dos miembros del equipo que no conocían sus responsabilidades laborales en un proyecto duplicaron su trabajo. Este trabajo duplicado desperdicia un valioso tiempo de proyecto y, como resultado, también desperdicia dinero. Cuanto más eficiente sea tu equipo, más sencillo será el presupuesto y el calendario.

Con roles de equipo claros y concretos, los miembros de su equipo deben sentirse seguros y motivados para cumplir con sus responsabilidades.

Ejemplos de roles y responsabilidades

Cada rol tiene responsabilidades clave que se ajustan a ese puesto. Cuando se alinean correctamente, los miembros del equipo deben conocer su función y solo ser responsables de las tareas que se ajusten a su función laboral. Eche un vistazo a algunos roles comunes y las responsabilidades que estos roles pueden tener.

funciones: jefe de Proyecto

Responsabilidades:

• Planificar y desarrollar el proyecto

• Crear y dirigir al equipo

• Supervisar y compartir los avances del proyecto

Rol: diseñador Visual

Responsabilidades:

• Producir un trabajo visual consistente

• Mantenga a los miembros del equipo al día con los hitos del proyecto

• Crear dirección para los proyectos y guiar a los miembros del equipo

Rol: Escritor de contenido

Responsabilidades:

• Investigar y escribir copia

• Comunicarse con diseñadores y gerentes sobre el progreso

• Revisar copia después de recibir comentarios de los clientes

Estas responsabilidades pueden cambiar en función de la cultura organizacional, el ambiente de trabajo y las habilidades de cada miembro individual del equipo. Puede crear su propia plantilla de responsabilidades de trabajo que incluya más detalles, como a quién informa el miembro del equipo y los requisitos del puesto.

Leído: Todo lo que necesita saber para convertirse en gerente de proyecto

Construir un equipo de proyecto sólido con una comunicación y estructura claras

Como líder de equipo, es su trabajo preparar a los miembros de su equipo para cada proyecto. La mejor manera de crear una estructura de equipo sólida es a través de la comunicación abierta. Con el software de comunicación en equipo, puede cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos del equipo asegurándose de que todos conozcan sus funciones y responsabilidades, cuándo deben realizarse las tareas y dónde se encuentra el trabajo.

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