ERP Software Selection Process and Criteria

ERP Software Selection Process and Criteria

Un buon sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) dovrebbe avere un impatto su ogni singola parte del tuo business. Ci sono innumerevoli soluzioni software ERP disponibili, quindi è necessario fare la scelta giusta che si adatta alla vostra organizzazione. Ma sai come si presenta il processo di selezione ERP?
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non preoccupatevi se non siete a conoscenza! Questo è il motivo per cui abbiamo creato questa guida passo-passo ultra-completa su come selezionare un sistema ERP. Ricco di suggerimenti e raccomandazioni, è possibile utilizzare questo articolo come parte della lista di controllo di valutazione del software ERP.

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• Che cosa è il software ERP?
• Considerazioni sugli acquisti
• Processo di selezione
• Criteri di selezione

Che cos’è il software ERP?

Per prima cosa, raddrizziamo le basi. Il software ERP è una suite di applicazioni integrate che automatizza e semplifica i processi aziendali critici. Queste applicazioni aiutano a gestire business analytics (BI), contabilità, supply chain management e marketing Automation (MA), tra le altre attività. Funge da repository di dati centralizzato e fornisce automazione del flusso di lavoro e approfondimenti in tempo reale. Il software ERP è dotato anche di funzionalità per garantire la conformità con gli standard di settore e normativi, migliorare il servizio clienti e analizzare la salute finanziaria della tua organizzazione.

Prima di investire in questo programma, ci sono attributi che devi rimuginare.

Considerazioni di acquisto

L’acquisto di un nuovo ERP è come l’acquisto di una nuova auto. È un investimento costoso, ma ne vale la pena quando sai cosa stai cercando per allinearti agli interessi della tua azienda. Alcune domande da includere nelle vostre considerazioni di acquisto includono:

Quanto Grande è la Tua Azienda?

La dimensione dell’azienda è vitale. Sei un’impresa Fortune 500 o una startup che si prepara a uscire dalla cantina dei tuoi genitori? Queste soluzioni offrono scalabilità e possono ospitare più dipendenti, reparti, utenti e altro man mano che cresci. Oppure, se non vedi che la tua azienda supera le piccole o medie dimensioni, puoi investire in un programma che soddisfi questa esigenza.

Di cosa hanno bisogno gli altri reparti?

Non è un segreto che ERP ha diverse funzionalità che servono vari reparti all’interno della vostra azienda. Tuttavia, è essenziale esaminare i capi reparto e ottenere il loro input su ciò di cui hanno bisogno in un nuovo sistema. Tratta i tuoi capi dipartimento come ambasciatori regionali. Si potrebbe ricercare tutto quello che c’è da sapere su HR, CRM e contabilità, ma non sei un esperto. Questi capi dipartimento fungono da esperti e capiscono di cosa hanno bisogno per semplificare le operazioni.

Quanto siete disposti a spendere?

Otterremo di più nel costo nella sezione criteri di selezione. Tuttavia, è importante stabilire un budget adeguato con un limite ragionevole, in modo da poter acquistare il sistema di cui hai bisogno senza svuotare l’intero portafoglio.

Qual è l’opzione di distribuzione ideale?

Conoscere l’opzione di distribuzione preferita — on-premise, cloud o un ibrido tra cloud e on-premise — renderà anche più gestibile il processo di selezione ERP. Naturalmente, ogni distribuzione ha i suoi pro e contro, ma scegliere quello che meglio si allinea con le esigenze della vostra azienda è un passo nella giusta direzione.

• On-Premise: On-premise è la distribuzione software tradizionale. Esso consente di accedere e utilizzare la soluzione solo sui server aziendali. Se la vostra azienda si occupa di lavoro locale e la clientela, questa preferenza può essere proprio al caso vostro.
• Cloud: la distribuzione cloud consente di accedere alla soluzione e ai dati su qualsiasi dispositivo con una forte connessione Internet, come desktop, laptop, smartphone, tablet e altro ancora. Inoltre viene fornito con più opzioni di sicurezza per mantenere i dati protetti dalle minacce informatiche. Se hai clienti e partner regionali o globali, questa scelta di distribuzione potrebbe essere l’opzione migliore.
• Ibrido: L’opzione ibrida unisce il meglio della distribuzione on-premise e cloud in un’unica opportunità per garantire che le informazioni siano sicure e accessibili in tempo reale.

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Processo di selezione

Per fornire alcune informazioni introduttive aggiuntive, ti guideremo attraverso la nostra metodologia di selezione snella. Questo processo in quattro fasi, facile da seguire, consente di determinare le esigenze aziendali, valutare e confrontare le soluzioni, convalidare i requisiti tecnici e negoziare un contratto significativo. È possibile eseguire questa metodologia con o senza l’aiuto di SelectHub.

Stabilire

Il primo passo nel nostro processo è quello di eseguire un’autovalutazione delle operazioni aziendali. Queste domande includono:

• Perché hai bisogno di un nuovo programma?
• Cosa c’è di sbagliato nel software o nelle procedure esistenti?
• Cosa vuoi che questa soluzione semplifichi e automatizzi?

Collabora

È facile delegare la ricerca di un nuovo programma a una o due persone. In realtà, è necessario un comitato composto da capi dipartimento, parti interessate, partner e altro ancora. I capi dipartimento sono preziosi. È possibile ricercare e tentare di sviluppare i requisiti per i settori HR, contabilità e marketing, ma queste teste sanno di cosa hanno bisogno.

Puoi interrogare le parti interessate e i partner del tuo settore sulla loro soluzione e se hanno qualche fornitore che consiglierebbero. Più persone degne aggiungi al tuo team di selezione, migliori sono le tue possibilità di scegliere la soluzione ideale.

Definisci

Siediti con il tuo team per creare un requisito principale e un elenco di funzionalità. I servizi SelectHub offrono un apparecchio che ti aiuta a scegliere tra vari requisiti funzionali e tecnici. È possibile segnare come i fornitori eseguono con questi requisiti con valori fino a 100.

Scegli tra vari requisiti nell’app express di SelectHub.

Distribuisci

Vaglia i fornitori che meglio soddisfano il tuo elenco di requisiti. Crea un elenco di fornitori e verifica quanto bene si accumulano nell’elenco delle funzionalità. È possibile utilizzare gli strumenti di SelectHub per creare un modello RFx o Request for Proposal (RFP), Request for Information (RFI) o Request for Quotation (RFQ).

Justify

Questa fase ti aiuta a valutare tutto ciò che hai tirato dal passaggio precedente. Devi anche considerare tre opzioni:

• Voglio continuare il mio percorso di selezione del software con questi potenziali fornitori?
• Voglio aggiungere integrazioni o moduli aggiuntivi al mio software esistente?
• Voglio interrompere del tutto questo processo e attenermi al mio programma/pratica corrente?

Non importa la tua scelta, questo passaggio intende aiutarti a capire veramente come vuoi andare avanti.

Prova

Hai deciso di trovare una piattaforma nuova di zecca o di cercare moduli aggiuntivi da aggiungere al tuo sistema attuale. Hai creato un elenco ristretto di fornitori e vuoi che dimostrino quanto bene la loro soluzione soddisfi requisiti specifici. Questo passaggio consente di chiedere ai provider demo, prove di concetto (POC) e casi d’uso.

• Demo: qui, chiedi ai fornitori di mostrarti come eseguire le attività. Creare script demo o elenchi di strumenti che si desidera fornitori di dimostrare. Gli esempi includono: “Mostrami il tuo libro mastro generale; “”Mostrami i tuoi strumenti di riconciliazione e contabilità fornitori;” o ” Mostrami il tuo accessorio distinta base (BOM).”
• Casi d’uso: i casi d’uso vanno un po ‘ più in profondità delle demo. Ti permettono di chiedere come eseguire compiti particolari. Cioè, “Mostrami come eseguire le riconciliazioni bancarie di fine mese;” o ” Mostrami come automatizzare il libro paga per i dipendenti.”Si può anche sviluppare uno script per questa opzione.
• POCs: i POC mostrano più di demo e casi d’uso. I fornitori possono ricreare la soluzione con dati utente precedenti o correnti per mostrare come il sistema funziona come una simulazione. Sebbene questo metodo sia efficace, può essere tempestivo e più costoso delle demo o dei casi d’uso. Si consiglia di utilizzare solo POC per una o due soluzioni ideali.

È possibile aggiungere POC al sistema di SelectHub.

Punteggio quanto bene ogni soluzione esegue nelle vostre demo, caso d’uso o POC e virare accanto al punteggio requisiti. Questi punteggi ti aiuteranno a classificare le tue applicazioni migliori.

Classifica

Classifica le tue soluzioni in base ai requisiti e ai punteggi demo. Inoltre, considera la valutazione del costo totale di proprietà (TCO) di ciascun programma o del prezzo finale. Questo prezzo può variare da poche migliaia di dollari a $100.000 o più.

Negoziare

Lean Selection consente di avere almeno due o tre potenziali programmi che sono una misura ideale per la vostra organizzazione. Una volta che hai classificato le tue scelte, scegli la tua scelta migliore e rivedi gli accordi e il contratto del fornitore o del rivenditore. SelectHub può rivedere il contratto e fornire informazioni su questo fornitore. Tuttavia, SelectHub non è una società legale e non può fornire consulenza legale. Se si trova un contratto abbozzato o strano, rivedere con un avvocato o studio legale.

Creazione di una RFx all’interno dell’apparato di SelectHub.

Dopo la revisione legale e le condizioni di negoziazione, decidere se questo fornitore è giusto per te. Se è così, si può passare alla fase di firma. In caso contrario, passare ai provider successivi in questo elenco e ripetere questo passaggio. Comprendi, tuttavia, che SelectHub addebita costi aggiuntivi se richiedi altre recensioni aziendali.

Segno

Il momento è qui. Dopo la ricerca e lo svolgimento di valutazioni approfondite, è il momento di firmare con il vostro fornitore. Una volta firmato e elaborato i termini di pagamento, è possibile impostare un piano di implementazione.

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Criteri di selezione

Ora che capisci cos’è il software ERP e come funziona il processo di selezione, entreremo nello scopo di questo articolo. Di seguito è riportato il nostro elenco dei più importanti criteri di selezione del software ERP. È possibile utilizzare questi criteri in tutte le fasi del processo di selezione per determinare se una soluzione è giusta per te.

la Funzionalità e la Facilità d’Uso

per Prima cosa gli ERP processo di selezione, abbiamo alcune domande standard per brew oltre: che Cosa sono il sistema della funzionalità e facilità d’uso? E di quali funzionalità e grado di facilità d’uso hai bisogno? Rispondere a queste domande vi aiuterà a decidere se il prodotto è la giusta misura per il vostro business su un livello fondamentale. Questo criterio può essere il più lungo e banale per completare – si tratta di una valutazione approfondita della vostra azienda e il prodotto ERP-ma tenere stretto. Questa valutazione è fondamentale per funzionare.

Intraprendere le seguenti azioni può aiutarti a comprendere meglio il software ERP, raccogliere le tue esigenze o confrontare i sistemi:

• Raccolta dei requisiti: considera le sfide attuali che la tua organizzazione deve affrontare e che potrebbero essere risolte o ridotte con un sistema ERP. Quindi, valutare quale delle funzionalità del sistema realizzerebbe questo.
• Considera l’automazione dei processi aziendali: pensa a tutti i processi aziendali di routine della tua organizzazione che potrebbero essere automatizzati e valuta se la soluzione particolare ha gli strumenti per farlo.
• Esaminare gli utenti finali: Come tech-savvy sono gli utenti finali, e hanno la capacità di navigare funzionalità software complesse? Hanno usato un sistema ERP prima? Rispondere a queste domande ti aiuterà a determinare se la facilità d’uso dei prodotti è all’altezza delle tue esigenze.
• Piano di centralizzazione: considerare i sistemi attualmente in uso che dovranno essere integrati con il sistema ERP e informarsi sulle possibilità di integrazione. Ad esempio, come si interfaccia il CRM con l’ERP complessivo?

Redditività del fornitore

Prima di investire in una soluzione particolare, è saggio chiedersi: qual è la reputazione del fornitore e posso lavorare con loro a lungo termine? Anche se un prodotto viene fornito con la corretta funzionalità, dovrebbe essere fuori questione se l’azienda non è affidabile e sicuro. Oltre alla credibilità aziendale, è necessario esaminare la scalabilità del prodotto per determinare se questa può essere una transazione duratura.

Analizzando vendor vitalità assicura non solo un grande sistema, ma un grande partner per il vostro business. Considerare i seguenti fattori quando si confrontano i sistemi ERP e i fornitori che li forniscono:

• Credibilità dell’azienda: indagare su come il fornitore è cambiato organizzativamente negli ultimi anni e informarsi sulla direzione futura dell’attività del fornitore. Inoltre, considera l’età e la salute finanziaria dell’azienda.
• Redditività del prodotto: scopri per quanto tempo il prodotto ERP è stato sul mercato e cerca riferimenti dai loro clienti. Chiedere al venditore per quanto tempo intende continuare a eseguire il prodotto e distribuire regolarmente aggiornamenti o migliorarlo. Se vuoi coprire tutte le tue basi, chiedi al venditore i prodotti che intendono emettere nei prossimi anni.
• Scalabilità: valutare la scalabilità del prodotto richiede di guardare internamente e al futuro della tua attività. Sarà necessario aggiungere utenti in futuro o espandere la funzionalità? La vostra organizzazione ha il potenziale per espandersi in nuovi mercati? Considera se le funzionalità del sistema possono supportare e migliorare la tua strategia aziendale. Questa considerazione è significativa per le aziende giovani e in crescita da considerare: il sistema ERP scelto deve essere in grado di crescere con te.

Tecnologia

C’è una grande quantità di tecnologia tessuta nei sistemi ERP – per esempio, il software standard dovrebbe contenere funzionalità relative alla business intelligence, reporting e personalizzazione. Come la valutazione della funzionalità, dovresti chiederti: Quali tecnologie offre la soluzione e di quali tecnologie abbiamo bisogno?
Considera i seguenti fattori quando sei pronto per confrontare ERP o stai eseguendo attivamente il processo di selezione del software:

• Personalizzazione: pensa se la soluzione è chiavi in mano o personalizzabile per la tua organizzazione e i processi aziendali unici. Se la soluzione deve essere personalizzata per funzionare, assicurarsi che il fornitore possa completare la richiesta.
• Requisiti: considerare se la soluzione può soddisfare le esigenze tecniche della propria organizzazione. Ad esempio, può generare report di vendita visivi in tempo reale per le presentazioni?
• Valore: valuta se l’ERP sfrutta la tecnologia più recente e all’avanguardia e se il fornitore prevede di aggiornare il sistema in modo coerente. Considerando questo fattore assicura che non si sta investendo tempo e denaro per implementare un sistema che presto diventerà obsoleto.

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Costo

Può sembrare ovvio che si dovrebbe considerare il costo di un sistema ERP, ma purtroppo, non è così semplice come sembra. Con diversi elementi disparati da tenere conto, è importante chiedersi: quale sarà il vero costo della soluzione? Il vero costo consiste in costi di licenza, che dipendono da quanti utenti hai, dal software stesso o dai moduli selezionati, dall’hosting o dall’hardware, dall’implementazione, dalla manutenzione, dalla formazione e dal supporto. È saggio determinare una stima approssimativa del ROI prima di firmare qualsiasi tipo di contratto.

Considerare i seguenti fattori durante la valutazione del costo di un ERP:

• Informazioni sui prezzi di base: In primo luogo, valutare il costo della piattaforma e se è appropriato per le funzionalità e le tecnologie che offre. Se la struttura dei prezzi del venditore è ingiusta, probabilmente puoi trovare un altro prodotto: ci sono molti pesci nel mare.
• Costo reale: successivamente, lavorare sulla determinazione del costo reale della soluzione. Calcola il TCO a lungo termine, assicurandoti di incorporare tutti i costi applicabili dall’elenco sopra riportato.
• ROI: una volta terminate le ultime valutazioni, stimare se il ROI (Return on Investment) previsto sarà significativamente superiore al TCO.

Supporto e formazione

Supporto e formazione sono i pezzi della torta che ottenere un sistema attivo e funzionante e funzionale in ogni momento. Nell’attuale mercato ERP, c’è una vasta gamma di ciò che i fornitori offrono per il supporto e la formazione. Un piano di formazione completo in genere include l’accesso a video di formazione o documentazione, una knowledgebase online o comunità di utenti e opzioni per la formazione di persona. Il supporto completo in genere include l’accesso a un call center e varie risorse online. Al contrario, alcuni fornitori non offrono alcun supporto o formazione, o esternalizzare il supporto e la formazione.

Considerando questi punti, è fondamentale dare un’occhiata da vicino: che tipo di supporto e formazione riceverete? Di che tipo di supporto e formazione abbiamo bisogno? Dovresti rivedere le offerte di supporto e formazione, assicurarti che funzionino per i tuoi utenti finali e stipulare un accordo apparente con il fornitore.

Riflettere sui seguenti fattori durante la revisione del supporto e della formazione:

• Esigenze degli utenti finali: In primo luogo, prendere un po ‘ di tempo per considerare le esigenze degli utenti finali. Che tipo di formazione, come faccia a faccia contro virtuale, sarà il più conveniente ed efficace per gli utenti finali? Hai un team IT interno in grado di assisterti con il supporto tecnico o ti baserai interamente su un supporto esterno?
• Prezzi: il costo del supporto e della formazione è incluso nei costi di licenza o si tratterà di un investimento aggiuntivo?

Industry Expertise

Industry expertise si riferisce essenzialmente alla capacità di un fornitore di soddisfare le vostre esigenze specifiche. A seconda delle vostre esigenze, molto bene può essere in grado di trovare una soluzione che è stato progettato specificamente per il vostro tipo di business e le dimensioni. Raccogli i principali vantaggi quando lavori con un fornitore che comprende la tua attività e consente le pratiche del settore integrate nel sistema. Chiediti: la natura della tua attività richiede una piattaforma specializzata?

• Competenza: considera per quanto tempo il fornitore ha lavorato nel tuo particolare settore e se ha dimostrato il successo nel settore.
  

  Esempio: E2 Shop System è un software ERP progettato specificamente per l’industria manifatturiera.

Implementazione

L’implementazione è di vitale importanza per ottenere il vostro nuovo sistema ERP installato e funzionante. È bene chiedere come il venditore garantirà un’installazione di successo. Questo passaggio sarà fondamentale se si prevede un’implementazione coinvolta, ad esempio la migrazione da un sistema legacy a un nuovo ERP. Ecco una breve panoramica di ciò che richiede un piano di installazione di successo:

• Software ideale: trova la soluzione giusta con Lean Selection o un’altra metodologia.
• Piano: riunire un team di implementazione e strutturare un piano di installazione. Inoltre, allocare ed eseguire compiti di gestione del progetto.
• Trasferisci dati: esegui revisioni approfondite dei dati per ridurre le informazioni ripetitive. Le informazioni sulla tua azienda sono il fondamento di qualsiasi sistema ERP a meno che tu non stia partendo da zero.
• Formare gli utenti: accedere e distribuire materiali di formazione agli utenti finali designati.
• Condurre test di sistema e lanciare: Eseguire test di programma per garantire che la soluzione ha un’interfaccia adatta ed esegue tutte le caratteristiche desiderate in modo efficace prima e quando si va in diretta.
• Compiti post-lancio: analizzare il ROI, studiare le prestazioni dei dipendenti, monitorare la soddisfazione del cliente e misurare altri KPI aziendali per valutare i risultati del software nel tempo.

Abbiamo concluso la nostra lista di criteri di selezione del software ERP. È possibile utilizzare questo elenco per valutare le soluzioni durante l’intero processo di selezione del software.

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Ultimi pensieri

La selezione di un sistema ERP è un processo lungo con molti fattori da considerare. Ma puoi scomporlo in parti gestibili. Segui il processo di selezione ERP passo-passo che abbiamo delineato e ricorda di iniziare raccogliendo le tue esigenze. Con una rigorosa ricerca e selezione, ti ritroverai con un fornitore che consegnerà il sistema per portare la tua attività al livello successivo.

Ulteriori letture

• Che cos’è ERP e come funziona?
• Vantaggi di ERP
• Modello e lista di controllo dei requisiti ERP
• Implementazione ERP
• Funzioni ERP e lista dei requisiti software