Wie plane ich einen Galaabend?
Warum einen Galaabend organisieren?
Der Galaabend bezieht sich auf ein außergewöhnliches Ereignis, das oft für einen außergewöhnlichen Anlass organisiert wird. Ob Preisverleihungsabend, Spendenaktion, Produkteinführung oder Firmenjubiläum, die Organisation eines Galaabends ist nicht improvisierbar.
Ein präziser, detaillierter Zeitplan ermöglicht es Ihnen, Ihren Gästen ein unvergessliches Ereignis zu bieten und gleichzeitig ein positives Image Ihres Unternehmens zu fördern.
Die Ziele Ihres Abends
Warum einen Galaabend organisieren? Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen eine solche Veranstaltung organisieren möchte: um wichtige Informationen zu vermitteln, Teilnehmer für ihre Leistungen zu belohnen, Mitarbeiter zusammenzubringen usw. Generell bietet die Organisation einer Abendveranstaltung einem Unternehmen die Möglichkeit, in entspannter Atmosphäre eine Botschaft und ein positives Image bei den Gästen zu verbreiten.
Was auch immer Ihr Grund für die Organisation eines Galaabends ist, der erste Schritt besteht darin, die genauen Ziele der Veranstaltung zu ermitteln.
Auswahl des Themas Ihrer Veranstaltung
Nachdem Sie den Grund für die Organisation einer Abendveranstaltung und ihre Ziele klar definiert haben, ist es wichtig, das Thema auszuwählen. Letzteres wird zum Leitfaden und wird verwendet, um den Zeitplan für den Galaabend zu erstellen.
Diese Art von Veranstaltung ist sehr selten und exklusiv, und die Gäste sorgfältig ausgewählt, was diese Veranstaltung außergewöhnlich macht. Die Teilnehmer sind stolz darauf, ein Teil davon zu sein, sie wollen für einen Abend überrascht und betreut werden, was dazu beitragen wird, eine positive Erinnerung in ihren Köpfen zu hinterlassen.
Nichts sollte dem Zufall überlassen werden, schon gar nicht die Wahl des Themas für die Veranstaltung!
Das Ambiente des Abends wird auf dieser Wahl basieren, und alle Unterhaltungs- und Dienstleistungen werden nach dem Thema des Abends ausgewählt.
Ihr Galaabendbudget
Sobald diese vorbereitenden Schritte befolgt wurden, müssen Sie darüber nachdenken, wie viel Geld Sie für die Organisation Ihres Galaabends ausgeben können. Dies hängt von einer Reihe von Faktoren ab: dem Veranstaltungsort, der Anzahl der Teilnehmer und der Art der angebotenen Dienstleistungen.
Das Budget, das Sie Ihrer Veranstaltung zuweisen möchten, muss jedoch gründlich und sorgfältig durchdacht werden, da es alle Entscheidungen bestimmt, die Sie in den nächsten Phasen treffen müssen. Unterhaltung, Ton, Licht, Essen und Trinken sind alles Aspekte, die sich auf das Budget des Galaabends auswirken.
Wahl des Veranstaltungsortes
Die Anzahl der Gäste und das Budget sind festgelegt, das Thema Ihres Abends ist festgelegt, jetzt ist es Zeit, den Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung auszuwählen.
Wie finde ich die richtige Location für das Thema des Galaabends?
Ein Ort, der der Anzahl der Gäste entspricht
Den perfekten Ort für die Organisation eines Galaabends zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Bevor Sie mit Ihrer Suche beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass viele Kriterien zu berücksichtigen sind.
Zunächst müssen Sie Orte identifizieren, die für das Thema Ihres Abends relevant sind. Die Architektur, das Ambiente und die Lage sind Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Ein Schloss auf dem Land wird für Ihren Abend nicht den gleichen Ton angeben wie ein Dach im Herzen der Stadt.
Egal für welchen Ort Sie sich entscheiden, er muss mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln leicht erreichbar sein, damit Ihre Gäste bequem anreisen können.
Wenn es um die Buchung des Veranstaltungsortes geht, planen Sie die Buchung drei bis sechs Monate vor dem geplanten Datum der Gala.
Unsere Räume für die Organisation eines Galaabends
Für alle Ihre Veranstaltungen bieten wir Ihnen Empfangsbereiche mit unterschiedlichen Kapazitäten und Stilen, die für alle Arten von Partys geeignet sind und Platz für einige hundert bis mehrere tausend Gäste bieten. La Sucrière und sein einzigartiger Industriestil, das Kongresszentrum von Lyon und seine Dachterrasse mit Blick auf den Parc de la Tête d’Or, Gerlands Matmut-Stadion, Lyons legendäres Stadion und Eurexpo Lyons Espace Paul Bocuse, Sie haben die Wahl. Was auch immer das Thema bei der Organisation einer Abendveranstaltung ist, wir helfen Ihnen bei der Auswahl des perfekten Veranstaltungsortes, um Ihre Erwartungen zu erfüllen und die Herzen Ihrer Gäste zu gewinnen.
Unterhalten Sie Ihre Gäste!
Ihr Galaabend soll den Gästen gute Erinnerungen hinterlassen und das liegt auch an der Unterhaltung, die Sie am Veranstaltungstag vor Ort bieten.
Die Wahl der Unterhaltung
Achten Sie darauf, die Unterhaltung entsprechend dem Zeitplan und dem Thema des Galaabends auszuwählen, um die Konsistenz während der gesamten Veranstaltung aufrechtzuerhalten. Achten Sie auch darauf, Ihre Gäste und ihre Erwartungen zu berücksichtigen, da sie möglicherweise nicht unbedingt an körperlichen Aktivitäten teilnehmen möchten, wenn sie beispielsweise in formeller Kleidung gekleidet sind.
Egal, ob Sie Ihren Gästen Ihren Dank aussprechen, sie zusammenbringen oder sie einfach auf originelle Weise unterhalten möchten, auf jedes Detail muss geachtet werden.
Der Zeitplan für den Galaabend
Die Festlegung des Zeitplans für den Galaabend ist einer der wichtigsten Schritte bei der Organisation Ihrer Veranstaltung. So können Sie steuern, wie sich Ihr Abend entwickelt. Es sollte Stunde für Stunde den Verlauf unserer Veranstaltung auflisten. Begrüßung der Gäste, Szenografie, Unterhaltung, Catering usw. Jede Phase muss sorgfältig geplant werden.
Ziel des Galaabends ist es, Ihren Galaabend zu organisieren, jeden Teilnehmer über seinen Verantwortungsbereich zu informieren und den von Ihnen festgelegten Zeitpunkt gewissenhaft einzuhalten. Wenn Sie z.B. einen Auftritt um 9 Uhr scharf geplant haben, muss jeder Teilnehmer informiert werden (Ton, Licht, Catering).
Catering
Bevor Sie über die Organisation Ihres Galadinners nachdenken, ist es wichtig, den Stil zu bestimmen. Wird es ein Cocktailbuffet sein? Wird es Tischservice geben?
In jedem Fall müssen die Speisen und Getränke dem Thema entsprechen, das Sie für Ihren Galaabend gewählt haben.
Wir können Ihnen helfen, sich die Nacht klarer vorzustellen.
Wenn Sie sich für ein Abendessen im Sitzen entscheiden
Wenn Sie eine formelle Atmosphäre schaffen und Ihren Gästen mehr Komfort bei der Organisation einer Abendveranstaltung bieten möchten, empfehlen wir ein Abendessen im Sitzen mit Tischservice. Ihre Gäste werden somit bequem sitzen, was die beste Lösung zu sein scheint, wenn es eine Bühne mit einer langen Aufführung oder einer Rede an Ihrem Galaabend gibt.
Die Gäste werden einen angenehmen Moment am Tisch verbringen, sie können jede Unterhaltung genießen und Sie können den Zeitpunkt des Abends leicht steuern.
Ein Cocktailbuffet
Für eine entspannte Atmosphäre und zur Förderung der Interaktion ist ein Cocktaildinner die ideale Lösung. Ihre Gäste können sich so in den verschiedenen Bereichen bewegen, die ausgestellten Ausstellungen nutzen und vor allem frei miteinander interagieren.
Ein Cocktailbuffet bedeutet, Ihren Gästen eine entspannte, warme Atmosphäre zu bieten und die Interaktion zwischen ihnen zu vervielfachen.
Die Einladungen
Der Zeitplan für den Galaabend ist festgelegt, der Veranstaltungsort wurde ausgewählt und die Einladungen müssen nun verschickt werden.
Save the Date
Einladungen sollten rechtzeitig vor Ihrem Abend verschickt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste verfügbar sind. Planen Sie daher, mindestens einen Monat vor dem Veranstaltungstermin ein Save The Date zu senden, damit die Teilnehmer das Datum in ihre Tagebücher eintragen und sich für den Abend zur Verfügung stellen können. Wenn Sie Ihre Einladung zu spät senden, können sie sich möglicherweise nicht zur Verfügung stellen, wenn Sie sie zu früh senden, vergessen sie möglicherweise, dass Sie eine Abendveranstaltung organisieren.
Papier- oder E-Mail-Einladung
Sie können sich nicht zwischen einer Papier- oder E-Mail-Einladung entscheiden? Es hängt alles von der Zielgruppe, ihren Gewohnheiten und ihren Vorlieben ab. Denken Sie in Ihrer Einladung daran, einen Auszug aus dem Programm des Galaabends beizufügen, um die Gäste zu locken, und denken Sie dabei daran, nicht alles preiszugeben, um das Überraschungsmoment nicht zu beeinträchtigen.
In jedem Fall müssen der Wortlaut und die Form Ihrer Einladung im Einklang mit Ihren Zielen und dem Thema, das Sie für die Organisation Ihres Galaabends gewählt haben, ausgearbeitet werden.
Online-Registrierung
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Online-Plattform für die Registrierung auszuwählen. Auf diese Weise kennen Sie die genaue Anzahl der Teilnehmer im Voraus und können sie leicht daran erinnern.
Mit diesen Lösungen können Gäste Ihre Veranstaltung direkt in ihrer elektronischen Agenda speichern, damit Sie sie nicht vergessen!
Kommunizieren!
Um mehr Menschen zu erreichen und Interesse an Ihrer Veranstaltung zu wecken, sollten Sie die Kommunikation vor, während und nach Ihrem Galaabend nicht übersehen.
Vor dem Abend
Vor der Veranstaltung können Sie Datum und Zeitplan Ihres Galaabends bekannt geben. Wenn es sich um eine interne Veranstaltung handelt, geben Sie E-Mails, dem Intranet, Postern auf Ihrem Firmengelände oder Ihren internen sozialen Netzwerken Vorrang.
Wenn es sich jedoch um ein externes Ereignis handelt, können Sie Tools wie Ihre Website, E-Mails oder soziale Netzwerke verwenden.
Einen Galaabend zu organisieren, ohne ihn zu kommunizieren, bedeutet, sich eines wesentlichen Werkzeugs zu berauben, um Ihre Gäste zu locken!
Während des Abends
Während des Abends können Sie live über soziale Netzwerke kommunizieren, Videos vom Empfang der Gäste machen oder die Unterhaltung teilen, indem Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, dasselbe zu tun.
Wenn Sie jedoch einen vertraulicheren Galaabend organisieren, stellen Sie sicher, dass keine offiziellen oder vertraulichen Informationen von Ihren Gästen veröffentlicht werden.
Nach dem Abend
Nach der Veranstaltung erinnern sich die Gäste gerne mit Fotos oder Videos als Andenken an den Abend. Sie können daher die am Abend aufgenommenen Fotos an die Teilnehmer verteilen, aber auch einen Film (Aftermovie) erstellen, der in Ihren Netzwerken (intern oder extern) veröffentlicht wird.
Denken Sie auch daran, den Gästen etwas mit nach Hause zu nehmen, wenn sie gehen, wie zum Beispiel Leckereien in den Farben Ihres Unternehmens, damit sie positive Erinnerungen an den Abend haben.
Nachdem Sie Ihre Abendveranstaltung gesehen haben, vergessen Sie nicht, allen internen und externen Rednern zu danken, denn Erfolg ist eine Teamleistung!