The Extensive Guide to Business Processes

The Extensive Guide to Business Processes

Jeder spricht über Geschäftsprozesse, aber es bleibt eine Menge Verwirrung in Bezug auf sie. Um Klarheit zu schaffen, finden Sie hier alle Informationen, die Sie benötigen, um zu verstehen, was sie sind und warum Ihr Unternehmen sie verstehen muss.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Schritten, die von einer Gruppe von Stakeholdern durchgeführt werden, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Jeder Schritt in einem Geschäftsprozess bezeichnet eine Aufgabe, die einem Teilnehmer zugewiesen ist. Es ist der grundlegende Baustein für mehrere verwandte Ideen wie Geschäftsprozessmanagement, Prozessautomatisierung usw.

Während es eine Flut von Dingen gibt, die über das Geschäftsprozessmanagement geschrieben und gesagt werden, ist es wichtig zu verstehen, warum sie für Ihr Unternehmen so wichtig sind.

Die Bedeutung von Geschäftsprozessen

Die Notwendigkeit und Vorteile eines Geschäftsprozesses sind in großen Organisationen offensichtlich. Ein Prozess bildet die Lebensader für jedes Unternehmen und hilft dabei, einzelne Aktivitäten zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Ressourcen optimal genutzt werden.

Hauptgründe für klar definierte Geschäftsprozesse

• Identifizieren Sie, welche Aufgaben für Ihre größeren Geschäftsziele wichtig sind
• Verbesserung der Effizienz
• Rationalisieren Sie die Kommunikation zwischen Personen / Funktionen / Abteilungen
• Legen Sie Genehmigungen fest, um Rechenschaftspflicht optimaler Einsatz von Ressourcen
• Verhindern Sie, dass sich Chaos in Ihren täglichen Betrieb einschleicht
• Standardisieren Sie eine Reihe von Verfahren, um Aufgaben zu erledigen, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind

Ein Beispiel für ein prozess

Betrachten wir als Beispiel den Einstellungsprozess einer Personalabteilung. Von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis zum Onboarding des Mitarbeiters sind mehrere Schritte in den Prozess involviert. Obwohl dies von Organisation zu Organisation variieren kann, könnte ein einfacher Workflow folgendermaßen aussehen:

• Der HR-Manager veröffentlicht das Job-Update
• Mehrere Kandidaten bewerben sich in einem Portal
• Der HR-Manager sichtet die Kandidaten und filtert die Best-Fits
• Die ausgewählten Kandidaten werden für die nächsten Phasen der Rekrutierung aufgerufen
• Der richtige Kandidat wird in der letzten Phase der Rekrutierung ausgewählt
• Gehalts- und Richtlinienverhandlungen stattfinden
• Das Angebotsschreiben wird gesendet und der Kandidat akzeptiert

Es folgt ein langer Mitarbeiter-Onboarding-Prozess.

☛ Hier sind 6 reale Geschäftsprozessbeispiele.

Die 7 Schritte des Geschäftsprozesslebenszyklus

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Was ist der Zweck des Prozesses? Warum wurde es geschaffen? Woher wissen Sie, ob es erfolgreich ist?

Schritt 2: Planen und kartieren Sie Ihren Prozess

Welche Strategien sind erforderlich, um die Ziele zu erreichen? Dies ist die umfassende Roadmap für den Prozess.

Schritt 3: Aktionen festlegen und Stakeholder zuweisen

Identifizieren Sie die einzelnen Aufgaben, die Ihre Teams und Maschinen ausführen müssen, um den Plan auszuführen.

Schritt 4: Testen Sie den Prozess

Führen Sie den Prozess in kleinem Maßstab aus, um zu sehen, wie er funktioniert. Beobachten Sie alle Lücken und nehmen Sie Anpassungen vor.

Schritt 5: Implementieren des Prozesses

Starten Sie die Ausführung des Prozesses in einer Live-Umgebung. Kommunizieren und schulen Sie alle Stakeholder.

Schritt 6: Überwachen der Ergebnisse

Überprüfen Sie den Prozess und analysieren Sie seine Muster. Dokumentieren Sie die Prozesshistorie.

Schritt 7: Wiederholen Sie
Wenn der Prozess die für ihn festgelegten Ziele erreichen kann, replizieren Sie ihn für zukünftige Prozesse.

Vorteile der Verwendung von Geschäftsprozesssoftware

BPM-Lösungen wurden speziell entwickelt, um die Effizienz von Prozessen in verschiedenen Branchen und Organisationen zu steigern. Ihre Implementierung bringt eine Vielzahl von geschäftlichen Vorteilen mit sich, wie z. B.:

Reduzierung von Risiken

BPM-Software hilft, Fehler und Engpässe zu vermeiden und zu beheben, wodurch Risiken minimiert werden.

Beseitigung von Redundanzen

Die Überwachung von Prozessen ermöglicht die Identifizierung und Beseitigung doppelter Aufgaben. Die Implementierung von BPM-Software verbessert auch die Ressourcenallokation, um sicherzustellen, dass der menschliche Aufwand nur in relevante Aufgaben investiert wird.

Minimierte Kosten

Verbesserte Transparenz der Prozesse hilft, verschwenderische Ausgaben zu vermeiden. Auf diese Weise werden die Kosten auf ein Minimum reduziert und die Einsparungen gesteigert.

Verbesserte Zusammenarbeit

Transparenz durch BPM-Software fördert die Zusammenarbeit zwischen internen Teams sowie externen Anbietern und Käufern. Jeder ist sich der Verantwortlichkeiten sowie der Zeitpläne und Engpässe bewusst.

Agilität

Optimierte Prozesse ermöglichen mehr Agilität im organisatorischen Betrieb. Minimierte Fehler, Engpässe und Doppelarbeit ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten.

Verbesserte Produktivität

Wenn Prozesse schiffsfähig sind, sind Genehmigungen schneller und das Abrufen von Informationen einfacher. Aufgaben werden sequentiell ohne menschliches Eingreifen weitergeleitet. Diese Vorteile steigern die Produktivität von Teams erheblich.

Höhere Effizienz

Umfassende Dashboards in der BPM-Software bieten einen Überblick über die Prozessleistung aus der Vogelperspektive. Es hilft Managern sicherzustellen, dass die Durchlaufzeiten kurz und die Genauigkeit hoch sind.

Höhere Compliance

Mit BPM-Software ist es einfacher und methodischer, Audit-Trails zu erstellen und Branchenvorschriften und -standards einzuhalten.

Was sind die wesentlichen Merkmale eines idealen Geschäftsprozesses?

Es gibt 4 wesentliche Attribute, die einen idealen Geschäftsprozess ausmachen:

1. Endlich – Ein guter Geschäftsprozess hat einen klar definierten Start- und Endpunkt. Es hat auch eine endliche Anzahl von Schritten.

2. Wiederholbar – Ein guter Geschäftsprozess kann unbegrenzt oft ausgeführt werden.

3. Schafft Wert – Es zielt letztendlich darauf ab, die Wertschöpfung in ausführbare Aufgaben umzuwandeln, und hat keinen Schritt im Prozess, nur um es zu tun. Mit anderen Worten, wenn ein Schritt im Prozess keinen Mehrwert schafft, sollte er nicht existieren.

4. Flexibilität – Es hat eine eingebaute Natur, flexibel zu ändern und ist nicht starr. Wenn es einen Spielraum für Verbesserungen gibt, der identifiziert wird, ermöglicht der Prozess, dass diese Änderung in sich aufgenommen wird, ohne die Stakeholder operativ zu beeinträchtigen.

Was sind einige Begriffe im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine technologiegetriebene Strategie zur Automatisierung eines Geschäftsprozesses, um ihn mit minimalen Kosten und in kürzerer Zeit zu erreichen. Es ist äußerst nützlich für einfache und komplexe Geschäftsprozesse. Einige Bereiche, in denen die Automatisierung von Geschäftsprozessen sehr hilfreich ist, sind:

• Steigerung der Effizienz
• Reduzierung menschlicher Fehler
• Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen
• Klärung von Jobrollen und Verantwortlichkeiten

BPM ist ein systematischer Ansatz, um die Prozesse eines Unternehmens effizienter und dynamischer zu gestalten, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Kontinuierliche Verbesserung ist eine der Kernphilosophien von BPM und zielt darauf ab, sie in den Mittelpunkt aller BPM-Initiativen zu stellen. BPM ist ein fortlaufender Ansatz, um die Ausführung von Geschäftsprozessen kontinuierlich zu verbessern. Für die Implementierung von BPM stehen mehrere Cloud- und On-Premise-Softwarelösungen zur Verfügung.

Geschäftsprozessmodellierung ist eine schematische / strukturelle Darstellung des Ablaufs von Geschäftsaktivitäten in einer Organisation oder Funktion innerhalb einer Organisation. Seine primäre Verwendung besteht darin, den aktuellen Aktivitätsfluss zu dokumentieren und zu analysieren, um Verbesserungen und Verbesserungen für die schnelle Erfüllung von Aufgaben zu identifizieren. In der Regel folgen sie einem Standard wie Business Process Modeling Notation (BPMN), einem weltweit anerkannten Standard, mit dem sich die meisten Prozessexperten leicht identifizieren können. Eine Prozessmodellierungssoftware wie Kissflow ermöglicht es jedoch auch einem Geschäftsanwender, einen Prozess basierend auf Geschäftsschritten zu modellieren, ohne eine Modellierungsnotation kennen zu müssen.

Business Process Improvement ist eine strategische Planungsinitiative, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse basierend auf Operationen, Komplexitätsstufen, Mitarbeiterfähigkeiten usw. umzugestalten. um den gesamten Prozess sinnvoller und effizienter zu gestalten und zum allgemeinen Geschäftswachstum beizutragen. Es ist ein ziemlich drastischer Weg, um effizientere Wege zur Ausführung eines Geschäftsprozesses wiederzuentdecken, anstatt kleine inkrementelle Schritte zu unternehmen. Es beginnt in der Regel mit der Prozesszuordnung und sein Kernziel ist es, IT-Ressourcen mit organisatorischen Geschäftszielen abzustimmen. Es gibt viele Tools zur Prozessverbesserung auf dem Markt, die Ihnen dabei helfen.

Business Process Reengineering ist eine vollständige Neugestaltung von Geschäftsprozessen nach gründlicher Analyse, um drastische Auswirkungen zu erzielen. Es geht darum, den Kern der Ineffizienz zu identifizieren, Aufgaben auszusortieren, die keinen Mehrwert bringen, und sogar eine Änderung der Art und Weise, wie ein Prozess gestaltet wird, von oben nach unten zu implementieren, um eine allgemeine Transformation herbeizuführen.

Die Geschäftsprozessoptimierung verwendet einen vorhandenen Prozess und verwendet Analyse- und Business Process Mining-Tools, um Engpässe und andere signifikante Ineffizienzen in einem Prozess auszusortieren.

Business Process Mapping ist ein Verfahren zum Dokumentieren, Verdeutlichen und Aufteilen von Prozessabläufen in logische Schritte. Das Mapping erfolgt entweder in schriftlicher Form oder wird mithilfe von Flussdiagrammen visualisiert. Wählen Sie eine Prozesszuordnungssoftware, die es Geschäftsbenutzern ermöglicht, alle Prozesse basierend auf logischen Schritten mit einer intuitiven visuellen Oberfläche abzubilden.

Geschäftsprozessanalyse ist der Prozess der Identifizierung von Geschäftsanforderungen und der Entscheidung über Lösungen, die Geschäftsprobleme am besten lösen. Dies kann aus Prozessverbesserung, Richtlinienentwicklung, organisatorischen Veränderungen oder strategischer Planung bestehen.

Geschäftsprozessintegration ist die Fähigkeit, ein Prozessmodell zu definieren, das die Reihenfolge, Hierarchie, Ereignisse und Ausführungslogik sowie die Bewegung von Informationen zwischen Systemen im selben Unternehmen definiert.

Business Process Simulation ist ein Tool zur Analyse von Geschäftsprozessen, um die Leistung zu messen, das Prozessdesign zu testen, Engpässe zu identifizieren, Änderungen zu testen und herauszufinden, wie ein Prozess unter verschiedenen Umgebungsbedingungen mit unterschiedlichen Datensätzen abläuft.

Business Process Transformation ist ein Begriff, der eine Reihe von Maßnahmen radikal verändert, die zur Erreichung eines bestimmten Geschäftsziels erforderlich sind. Damit soll sichergestellt werden, dass Mitarbeiter, Ziele, Prozesse und Technologien eines Unternehmens aufeinander abgestimmt sind.

Der Geschäftsprozessablauf ist eine Darstellung des Prozesses, den Sie erstellen. Es sieht normalerweise wie ein Formular oder ein Flussdiagramm aus. Jeder Geschäftsprozessfluss besteht aus Phasen, und innerhalb jeder Phase gibt es Felder (oder Schritte), die abgeschlossen werden müssen.

Geschäftsprozessüberwachung ist die aktive Überwachung von Prozessen und Aktivitäten, um dem Management zu helfen, Einblick in wichtige Transaktionen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu erhalten. Dies hilft dem Management zu verstehen, wie ihre Prozesse funktionieren und ob sie mit den Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmen.

Zeit, Ihre Geschäftsprozesse zu erstellen

Gut gestaltete Geschäftsprozesse stellen Sie Ihre Teams auf den Weg zum Erfolg. Jeder ist sich seiner Rolle und Verantwortung bewusst und arbeitet mit einer klaren Vision auf das Endziel hin.

Die Situationen, in denen Unternehmen teure Berater für die Gestaltung von Geschäftsprozessen eingestellt haben, verblassen. Sie möchten nicht, dass eine andere Person einen Geschäftsprozess für Sie erstellt, wenn Sie der Experte sind, der das In und aus Ihrem Unternehmen kennt.

Wussten Sie, dass Sie mit Kissflow Process einen Geschäftsprozess in 15 Minuten erstellen können? Die No-Code-Plattform hält es einfach und lässt Sie anspruchsvolle Geschäftsprozesse entwerfen. Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie einfach es ist.