So organisieren Sie einen erfolgreichen Charity-Motorrad-Pokerlauf oder -Event
von Darren Jekcharz & James Kizrazo
Ein Motorradlauf ist eine großartige Möglichkeit, das Bewusstsein für Ihre Wohltätigkeitsorganisation zu schärfen. Die Organisation eines Motorrad-Events ist einfach. Ein ERFOLGREICHES Motorrad-Event zu organisieren ist nicht. Es erfordert eine große Menge an Planung, Engagement, Organisation und Aufbau von Community-Engagement & Bewusstsein. Im Folgenden finden Sie wertvolle Tipps für die Planung dieser Art von Veranstaltung.
Die Informationen hier wurden von mehreren großen Veranstaltern gesammelt, die dies seit vielen Jahren erfolgreich tun. Diese Tipps zur Organisation eines Motorrad-Events sind genau das; Tipps. Sie sollten sich bei Ihren Planungsbemühungen immer an die Behörden und Ihren Rechtsberater wenden.
1. Wählen Sie ein nicht-widersprüchliches Datum:
Es besteht kein Zweifel, dass Mutter Natur die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung machen oder brechen kann. Die Auswahl eines Datums, an dem bereits mehrere Motorradveranstaltungen stattfinden, kann jedoch auch eine Katastrophe bedeuten. Es ist fast unmöglich, einen Tag auszuwählen, an dem in Ihrer Nähe keine Veranstaltungen geplant sind, aber Sie sollten sich die Motorrad-Veranstaltungskalender der Vorjahre ansehen und Tage vermeiden, die bereits von etablierten Motorradveranstaltungen belegt sind, die jedes Jahr stattfinden. Sie sollten auch an Ihrem örtlichen AMA-Distriktplanungstreffen (American Motorcycle Association) teilnehmen. Dies wird Ihnen helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, welche wichtigen Ereignisse bereits im Kalender für das Jahr stehen. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie bei Ihrer ersten Veranstaltung keinen großen Andrang bekommen. Viele der großen Motorradveranstaltungen begannen mit nur 10 oder 20, wuchsen dann aber nach mehreren Jahren zu Hunderten oder Tausenden!
2. Organisieren Sie ein Planungskomitee:
Ernennen Sie Personen zu verschiedenen Positionen (Vorschläge umfassen: Direktor, Operations Chair, Sponsors Chair, Preise / Geschenke Chair, Volunteers Chair usw.). Biker, die an mehreren Läufen teilgenommen haben, sind hilfreich in Ihrem Komitee, da sie Ideen zu Aktivitäten und lustigen Spielen austauschen können, die Ihren Lauf für die Teilnehmer unterhaltsam machen. Jeder kann einen Motorradlauf werfen, aber es braucht einige Leute, um die Veranstaltung reibungslos und erfolgreich zu gestalten. Haben Sie keine Angst, Freunde, Verwandte und Kollegen zu rekrutieren, um die Sache zu unterstützen! Achten Sie darauf, „zu viele Köche in der Küche“ zu haben. Es ist großartig, viele Freiwillige zu haben, aber Sie möchten wirklich nur eine (oder vielleicht zwei) Leads, die die endgültigen Entscheidungen treffen und das Sagen haben. Machen Sie dies im Voraus bekannt, damit es keine Überraschungen oder Missverständnisse unter Ihren Ausschussmitgliedern gibt.
3. Wählen Sie die Art des Motorrad-Events:
Es gibt viele verschiedene Arten von Motorrad-Events, die Sie haben können. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Abwechslung und je mehr Dinge Sie tun müssen, um verschiedene Arten von Menschen zu beschäftigen und glücklich zu machen, desto erfolgreicher wird Ihre Veranstaltung UND desto mehr Geld verdienen Sie für Ihre Wohltätigkeitsorganisation. Traditionelle Pokerläufe machen Spaß, aber Sie werden mehr Leute für Ihre Veranstaltung gewinnen, wenn Sie auch Dinge wie Live-Musik, Verkäufer, Moderatoren-Ankündigungen, Motorrad-3259-Autoshow, Stuntfahrer, prominente Gäste, Tattoo-Wettbewerb, chinesische Auktion, 50 / 50 Split, Motorrad-Rodeo / Spiele usw. einwerfen. Sie können einen Pokerlauf mit 5 Stopps (mehr dazu unten), einen Basislauf mit ein paar Stopps oder einen Lauf ohne Stopps haben.
4. Legen Sie Ihr Ticket / Eintrittspreis oder andere Fundraising-Optionen:
Es gibt eine feine Linie zwischen so viel wie möglich für Ihre Wohltätigkeitsorganisation zu machen und sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung angenehm ist, so dass die Menschen Jahr für Jahr zurückkehren. Nur die großen etablierten Veranstaltungen können mit hohen Registrierungskosten im Voraus davonkommen, wobei wenig oder gar nichts enthalten ist. Sie sind besser dran, eine kleine und angemessene Registrierungsspende zu verlangen. Die meisten Menschen werden sich dann viel wohler fühlen, wenn sie ihr hart verdientes Geld für andere Dinge bei Ihrer Veranstaltung wie chinesische Verlosungen, 50/50 Split usw. spenden. Es ist auch eine gute Idee, Vorregistrierungstickets in den Monaten vor Ihrer Veranstaltung zu einem reduzierten Preis zu verkaufen. Auf diese Weise werden die Teilnehmer glücklich sein, dass sie etwas Geld sparen und Sie werden garantiert einige Ticketverkäufe unabhängig vom Wetter des Veranstaltungstages.
5. Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung:
Drucken Sie mindestens sechs Monate vor Ihrer Veranstaltung Hunderte von Flyern aus und lassen Sie sie von Freiwilligen bei Motorradveranstaltungen vor Ihrer Veranstaltung verteilen. Holen Sie sich Ihre Veranstaltung mit Online-und Hardcopy (Motorrad-bezogene und nicht) Publikationen und Web-Sites aufgeführt, lokal und national. Die meisten lokalen Zeitungen und Fernseh- / Radiosender werben kostenlos für Wohltätigkeitsveranstaltungen! Die Medienpräsenz vor UND nach Ihrer Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, die Menge einzubeziehen. Machen Sie viele Fotos & Video von der Veranstaltung und veröffentlichen Sie sie auf der Website Ihrer Veranstaltung und Social-Media-Seiten. Eine Diashow Ihrer besten Aufnahmen auf einem großen Bildschirm hinter der Band ist eine großartige Möglichkeit, die Leute zu unterhalten. Jeder liebt es, sich auf der großen Leinwand zu sehen! Erlaube Unterstützern, Community-Mitgliedern und besonderen Gästen mindestens ein paar Monate Benachrichtigung über die Veranstaltung. Ermutigen Sie Familie, Freunde und Mitarbeiter zur Teilnahme. Erstellen Sie eine Pressemitteilung und senden Sie sie an die Medien.
6. Kontaktieren Sie lokale Motorradorganisationen:
Treten Sie Ihrer lokalen ABATE (American Bikers Aimed Towards Education), AMA (American Motorcycle Association) bei und gehen Sie zu ihren Treffen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen und mögliche Freiwillige und Teilnehmer zu rekrutieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch alle lokalen Motorradgeschäfte, Bars, Restaurants und verwandten Reitclubs wie HOG (Harley Owners Group) usw. darauf aufmerksam machen. Holen Sie sich Firmensponsoren und Lieferanten: Je mehr Geld Sie von Sponsoren erhalten, desto mehr Geld können Sie für Ihre Wohltätigkeitsorganisation sammeln! Hier müssen Sie sich vernetzen, Ihre Freunde und Familie anrufen und an einige Türen klopfen. Senden Sie einen Brief oder besuchen Sie potenzielle Sponsoren und Verkäufer, die um Spenden von Lebensmitteln und Getränken bitten. Einige Sponsoren sind möglicherweise auch bereit, Preise für Ihre Verlosungen zu spenden. Sie können für Ihre Sponsoren werben, indem Sie sie auf Ihren Event-Flyern, Bannern, Programmen, T-Shirts usw. auflisten. Sie können ihnen auch bei Ankündigungen während Ihrer Veranstaltung danken. Stellen Sie sicher, dass Sie Schilder bestellen, um Ihre Sponsoren auf der Veranstaltung zu bewerben.
7.Geben Sie die Registrierung & Verzichtsformular beim Check-in:
Definieren Sie den erforderlichen Beitrag, haben Sie ein Armband, das sie bei der Veranstaltung abholen, um zu zeigen, dass sie registriert sind. Sie könnten sogar Hemden, Anstecknadeln oder Knöpfe für alle Teilnehmer herstellen lassen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Veranstaltung auch für das nächste Jahr in aller Munde zu halten! Stellen Sie klar, dass sie einen Haftungsausschluss / Verzicht auf Verletzungen / Unfälle unterschreiben müssen, um teilnehmen zu können. Wenden Sie sich an einen Versicherungsagenten, um eine Haftpflichtversicherung und einen Anwalt zu erhalten, um ein Formular zur Haftungsfreistellung für alle Teilnehmer zu erstellen, das sie bei der Registrierung unterschreiben können. Es ist wichtig zu beachten, dass jeder Fahrer haftet, wenn er in einen Unfall verwickelt wird. Sie können auch einige Beispiele im Internet finden oder mit Ihrem lokalen ABATE und AMA für einige Ideen arbeiten.
8.Erstellen Sie ein Veranstaltungsprogramm und / oder eine Laufroute:
Dadurch erhalten die Teilnehmer einen Veranstaltungsplan mit Start- und Endpunkten, freundlichen Haltestellen auf dem Weg, Sponsoren, einer Karte des Kurses, Wettbewerben usw. am Zielpunkt. Für einen einzigen Tag Motorradlauf, zwischen 50 und 75 Meilen ist eine gute Länge. Wählen Sie eine malerische Strecke von gut asphaltierten Straße mit so wenig Verkehr wie möglich, die Handy-Abdeckung bietet, Notfallhilfe, Tankstellen und Nahrung und Wasser. Nachdem die Route festgelegt wurde, testen Sie mindestens einmal vor dem Tag des Laufs, um die Straßenverhältnisse zu überprüfen. Wenn Ihr Lauf in einer großen Gruppe abreist, Stellen Sie sicher, dass Sie sich Wochen im Voraus an alle örtlichen Strafverfolgungsbehörden wenden, um zu sehen, ob sie bereit sind, Ihnen eine Polizeieskorte und Blocker für Ihren Lauf zur Verfügung zu stellen.
9.Richten Sie Ihre Stopps und Endpunkte ein:
Dies können Restaurants oder Bars sein oder was auch immer am besten funktioniert. Die meisten Einrichtungen möchten, dass Sie ihnen eine ungefähre Anzahl von Mitarbeitern geben, damit sie ihre Personalausstattung entsprechend planen können. Wenn sie sie noch nicht haben, stellen Sie sicher, dass die Endpunkteinrichtung alle Sondergenehmigungen (Alkohol, Musik usw.) beantragt.) mindestens 60 Tage vor der Veranstaltung. Bei Veranstaltungen im Freien sollten Ihre Teilnehmer in der Lage sein, sich mit Getränken in der Hand frei um Ihre Veranstaltung zu bewegen. Dazu gehören die Bereiche, in denen Sie Ihre Fahrradshow haben, Anbieter und Bandbühne. Vertrauen Sie mir, es funktioniert nicht, Ihr Bierzelt vom Rest der Aktivitäten zu trennen. Es ist bewiesen. Das Bierzelt wird überfüllt sein, aber anderswo wird eine Geisterstadt sein. Sie erhalten Beschwerden von Ihren Anbietern, der Band und den Teilnehmern. Tun Sie es richtig, holen Sie sich Ihre Genehmigungen und alle werden glücklich sein. Obwohl Sie einige Tische und Stühle zur Verfügung haben möchten, versuchen Sie, das gefürchtete Energie-Zapping „Hochzeit / Bankett“ -Setup zu vermeiden. Dies führt normalerweise dazu, dass alle nur gelangweilt herumsitzen, und es kann auch die Aktivität auf der Tanzfläche dämpfen.
10. Plan für das Wetter:
Regen oder Kälte können Ihre Teilnahme um mehr als die Hälfte reduzieren, aber eine richtige Planung wird Ihre Teilnehmer glücklich machen und die Chancen erhöhen, dass sie nächstes Jahr wiederkommen und das Wort verbreiten. Das Wetter ist natürlich sehr unvorhersehbar, aber Sie sollten es in den Tagen vor Ihrer Veranstaltung im Auge behalten, um eine Vorstellung davon zu bekommen, worauf Sie sich vorbereiten müssen. Ein großes Partyzelt hält Ihre Gäste an einem regnerischen Tag trocken und kann an einem sengenden Sommertag auch kühlen Schatten spenden. Arbeiten Sie im Voraus mit Party Supply Rental Companies zusammen, um zu sehen, ob sie bereit sind, die Zelte und Tische & chairs rental zu spenden oder zu rabattieren, um sie als Sponsor für Ihre Veranstaltung aufzulisten. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie Änderungen in letzter Minute vornehmen und sich auf das Wetter am Veranstaltungstag vorbereiten. Nehmen wir zum Beispiel an, die Wettervorhersage in der Nacht zuvor forderte Regen und Sie richten die Band und die Verkäufer im Inneren ein. Dann kommt die Sonne am Morgen des Ereignisses heraus und Regen wurde von der Vorhersage entfernt. Wenn Sie nichts tun, werden die Band und Ihre Verkäufer höchstwahrscheinlich unterhaltsam sein. Biker lieben die Sonne und sie genießen es auch, draußen mit einem kalten herumzulaufen, die Fahrräder aller anderen zu checken und Musik zu hören. Sie müssen vorbereitet und mit Freiwilligen ausgestattet sein, damit diese potenziellen Änderungen in letzter Minute reibungslos ablaufen.
11. Essen und Trinken für Ihre Veranstaltung:
Dies kann variieren, je nachdem, ob es von Ihrer Endpunkteinrichtung bereitgestellt wird oder ob Sie es verpflegen lassen. Arbeiten Sie mit der Einrichtung im Voraus und kommen Sie zu einer Vereinbarung, die für alle am besten funktioniert. Den meisten Einrichtungen macht es nichts aus, einige oder alle Lebensmittel zu spenden (oder zu diskontieren), solange sie wissen, dass sie ihr Geld an der Bar verdienen werden. Wenn die Einrichtung dies zulässt, sollten Sie auch prüfen, ob Sie mit lokalen Restaurants, Pizzerien und Bierhändlern zusammenarbeiten können, um festzustellen, ob diese bereit sind, als Gegenleistung für die Werbung als Sponsor zu spenden (oder Rabatte zu gewähren). Halten Sie es einfach. Die meisten Biker sind sehr zufrieden mit Grill Huhn / Schweinefleisch, Burger, Hot Dogs, Beilagen Salate usw. Für Getränke sollten Sie Wasser, Soda / Pop, Bierkonserven und / oder Fassbier sowie einige Alternativen für Leute anbieten, die kein Bier mögen. Eine voll ausgestattete Bar ist keine Voraussetzung, aber wenn die Einrichtung eine hat, wäre es ein Plus. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Getränkepreise angemessen halten! Wenn Leute zu Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung kommen und das Gefühl haben, überfordert zu werden, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie ihre Brieftaschen für Ihre Verlosungen öffnen. Wenn Sie eine große Beteiligung erwarten, sollten Sie auch einige Getränkestationen einrichten, um lange Warteschlangen zu vermeiden.
12. Motorrad/Auto Show & Wettbewerbe:
Eine Motorrad- und / oder Autoausstellung ist eine großartige Möglichkeit, mehr Menschen für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Die Bereitstellung von Trophäen / Plaketten oder Geldpreisen für die Kategorien „Best of“ ist eine hervorragende Möglichkeit, die Menschen für Ihre Veranstaltung zu begeistern. Dies ist eine großartige Gelegenheit für Fahrzeugbesitzer, ihre Sachen zu zeigen UND der Menge etwas Cooles zu geben, wenn sie nicht die Band sehen oder an anderen Aktivitäten beteiligt sind. Sie können auch Tattoo-Wettbewerbe und andere lustige Optionen wie den längsten Pferdeschwanz, den größten Bierbauch, den längsten Bart, den längsten Schwanz usw. haben. etc. Nutze deine Fantasie und halte die Dinge energisch!
13. Verlosungen:
Wir werden nicht auf alle komplizierten Details eingehen, da die meisten Informationen leicht verfügbar sind und auf gesundem Menschenverstand basieren. Aber hier sind einige Tipps, die die Dinge für Sie etwas reibungsloser machen sollten. Es ist am besten, eine „Sie müssen nicht anwesend sein, um zu gewinnen“ -Richtlinie für Ihre chinesischen Verlosungen und Hauptpreise zu haben. Dies wird eine größere Teilnahme an Ihren Verlosungen und mehr Geld für Ihre Wohltätigkeitsorganisation fördern. Langweilen Sie Ihre Gäste nicht mit langen Gewinnspielankündigungen, die ewig andauern. Veröffentlichen Sie die Gewinnzahlen auf einem großen Brett zentral gelegen, wo alle sehen können. Lassen Sie alle wissen, wo es ein paar Mal ist, aber halten Sie Ihre Ankündigungen kurz und bündig. Veröffentlichen Sie auch Informationen darüber, wann / wo Preise für nicht anwesende Personen abgeholt werden können.
14.Sichern Sie sich einen Moderator und / oder eine Live-Band:
Kontaktieren Sie bekannte Musikgruppen, Moderatoren oder Djs, die an einer Teilnahme an Ihrer Veranstaltung interessiert sein könnten. Bestimmen Sie, ob sie kostenlos oder zu einem reduzierten Preis teilnehmen. Dies wäre auch eine großartige Gelegenheit für eine nicht so bekannte Band, eine großartige Bekanntheit zu erlangen. Überprüfen Sie sie im Voraus, indem Sie zu einem ihrer Gigs gehen, um sicherzustellen, dass sie eine gute Show zeigen. Du willst eine energiegeladene Band, die die Menge unterhält und Leute auf die Tanzfläche bringt. Wenn Sie es sich leisten können, ist die beste Kombination eine Live-Band und ein Moderator, um Ankündigungen zu machen und die Menge während der Bandpausen zu unterhalten. Obwohl Blues- und Southern-Rock-Bands bei den meisten Biker-Events das Grundnahrungsmittel zu sein scheinen, haben Sie keine Angst, es ein wenig mit Bands zu vermischen, die auch eine Vielzahl von Heavy Metal und neueren Rock & Country-Songs spielen. Historisch gesehen sind Bands, die hauptsächlich Coversongs spielen, eine viel bessere Wahl als Bands, die ausschließlich Originalsongs spielen. Es sei denn, die Original-Band ist sehr gut kennen natürlich.
15. Logistikkoordinatoren haben und organisiert bleiben & Informiert:
Es gibt nichts Schlimmeres als eine unorganisierte Veranstaltung. Stellen Sie sicher, dass Sie an allen Punkten Personen haben, die alle miteinander verbunden sind. Verwenden Sie Walkie-Talkies oder Mobiltelefone, die Notfälle, Fragen usw. bewältigen können. Haben Sie Koordinatoren am Start und am Ziel, um Freiwilligen und Teilnehmern bei Fragen zu helfen, Einrichtung und Aufräumarbeiten zu koordinieren usw. Planen Sie Details für die Agenda der Veranstaltung von Anfang bis Ende. Weisen Sie die Leute an, was sie tun sollten, wenn sie ankommen, welche Aktivitäten während des Laufs (Pokerlauf, Schnitzeljagd) und nach dem Lauf (Auktionen, Verlosungen, Hemdenverkauf usw.) stattfinden können.) Achten Sie darauf, Spiele und Preise (gespendet) usw. Alle Freiwilligen sollten auch Kopien Ihrer Gästeliste haben, wenn Sie jemanden kostenlos aufnehmen. Stellen Sie fest, ob Sie bei Ihrer Veranstaltung Geld sammeln müssen. Seien Sie mit Quittungen vorbereitet und ändern Sie sie gegebenenfalls.
Allgemeine Regeln für einen Pokerlauf:
Sie müssen keinen Poker-Stil ausführen, aber wenn Sie dies tun, finden Sie hier einige allgemeine Regeln. Bei der Registrierung erhalten die Fahrer einen Teilnahmegutschein (der an jeder Haltestelle abgestempelt werden muss) und eine Karte zur ersten Haltestelle. Die Teilnehmer müssen alle fünf Stationen auf dem Poker Run Kurs vor Ablauf einer Frist gehen. Bei jedem Stopp übergibt der Teilnehmer einem Beamten den Coupon zum Stempeln und zieht dann eine Pokerkarte aus einer Tasche. Um Fairness zu gewährleisten, ziehen Sie immer aus einem vollen Stapel von 52 Karten. Falls jemand eine Karte zieht, die er bereits in der Hand hat, ziehe eine neue Karte. Ein Beamter markiert den Coupon mit dem Rang und der Farbe der an diesem Stopp gezogenen Karte. Sobald der Gutschein markiert ist, erhalten die Fahrer eine Karte zum nächsten Stopp und fahren fort. Wenn alle fünf Stopps für jeden Teilnehmer abgeschlossen sind, können Sie an der Check-in-Station bis zu zwei Bonuskarten kaufen. Lassen Sie die Richter die Karten bewerten und die Gewinner erklären. Pokerhände werden mit Standard-Pokerhand-Ranglisten wie folgt bewertet: Royal Flush, Straight Flush, Vierling, Full House, Flush, Straight, Drilling, zwei Paare, ein Paar, High Card.
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