4 Möglichkeiten zum Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten für den Teamerfolg

4 Möglichkeiten zum Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten für den Teamerfolg

Sie kennen das chaotische Gefühl, ein Projekt zu managen, bei dem Rollen und Verantwortlichkeiten unklar sind? Während sich ein Teammitglied mit dem Design vorwärts bewegt, bewegt sich ein anderes mit dem Inhalt vorwärts. Beide Teammitglieder schreiben die in den Bildern enthaltene Kopie, vorausgesetzt, dies ist Teil ihrer Rolle. Aufgrund der Fehlkommunikation und der doppelten Arbeit dauert die Lieferung der Kopie länger und Sie müssen das Projekt verzögern.

Es ist schwierig, sich an einen Projektplan ohne klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu halten. Wenn Sie Teamrollen definieren, können Sie Teamkollegen bei der Zusammenarbeit und effizienteren Bearbeitung von Projekten unterstützen. Als Manager ist es wichtig, frühzeitig in einem Projekt spezifische Aufgaben für jedes Teammitglied zu klären, wenn Sie die Teamproduktivität verbessern möchten.

In diesem Handbuch erklären wir, wie Sie Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und warum dies Ihrem Team zugute kommt.

Bestimmen, was erledigt werden muss

Sie können die folgenden Schritte verwenden, um Rollen und Verantwortlichkeiten sowohl auf Organisations- als auch auf Projektebene zu identifizieren. Der erste Schritt bei der Definition von Teamrollen besteht darin, die verschiedenen Aufgaben zu bestimmen, die erledigt werden müssen. Einige Fragen, die Sie stellen können, um diese Aufgaben zu identifizieren, umfassen:

• Wurden vergangene Projekte erfolgreich abgeschlossen?

• Wenn nicht, was hätte man besser machen können?

• Welche Aufgaben stehen noch auf der To-Do-Liste Ihres Teams?

• Welche Aufgaben erledigt jedes Teammitglied täglich?

• Sind diese Aufgaben Teil der Stellenbeschreibung jedes Teammitglieds?

Wenn Sie wissen, wie viel Arbeit zu erledigen ist, können Sie Aufgaben entsprechend delegieren.

Lesen Sie: So delegieren Sie effektiv: 10 Tipps für Manager

Identifizieren Sie Lücken in den Verantwortlichkeiten

Dieser Schritt ist zwar am relevantesten, wenn Sie Rollen auf Organisationsebene definieren, Sie haben jedoch möglicherweise auch Lücken in den Verantwortlichkeiten, wenn Sie an Projekten arbeiten.

Nachdem Sie Ihre To-Do-Liste erstellt haben, vergleichen und vergleichen Sie diese Aufgaben mit den Aufgaben der Teammitglieder. Dieser Vergleich hilft Ihnen, Lücken in den Verantwortlichkeiten zu identifizieren. Diese Lücken können unbeabsichtigt auftreten, wenn die ursprüngliche Stellenbeschreibung der Teammitglieder unklar ist oder wenn sie von anderen in andere Aufgaben hineingezogen werden.

Wenn Sie Lücken in den Verantwortlichkeiten identifizieren, werden diese Lücken zu Ihrem Ausgangspunkt für die Neuausrichtung des Teams. Sie können dann Teammitglieder zurück zu ihren beabsichtigten Rollen verschieben und herausfinden, wer zusätzliche Aufgaben übernehmen soll, die sie erledigt haben.

Rollen mithilfe einer RACI-Matrix klären

Eine RACI-Matrix ist ein großartiges Werkzeug zur Klärung der Rollen von Teammitgliedern. RACI steht für responsible, accountable, consulted, informed. Sie können eine RACI—Matrix — oder eine Tabelle – mit Ihren Aufgaben auf der Y-Achse und Ihren Teammitgliedern auf der X-Achse einrichten.

Weisen Sie jedem Aufgaben- und Teammitglied einen der vier RACI-Buchstaben zu. Dies macht es den Teammitgliedern leicht zu wissen, welche spezifische Rolle sie für jede Aufgabe haben.

In der folgenden Legende wird ausführlicher erläutert, welche Teamrollen mit den einzelnen Buchstaben des RACI-Diagramms am besten funktionieren.

• R = Verantwortlich. Diese Person führt die Arbeit aus. Es sollte immer nur einen Verantwortlichen pro Aufgabe geben, damit jeder im Team weiß, mit wem er Fragen und Updates beantworten kann.

• A = Rechenschaftspflichtig. Diese Person ist für die Genehmigung der Arbeit verantwortlich und wird wahrscheinlich ein Manager sein.

• C = Konsultiert. Diese Person sollte Input zur Arbeit geben. Dies kann ein Teammitglied oder jemand in einem anderen Team sein.

• Ich = Informiert. Diese Person sollte über den Fortschritt und das Ergebnis der Arbeit informiert werden, aber sie geben keinen Input zu der Arbeit, während sie ausgeführt wird.

Zusätzliche Tipps für die RACI-Matrix:

• Es sollte immer nur einen Verantwortlichen pro Aufgabe geben, damit die Teammitglieder wissen, wer für die Arbeit verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe mehr als einen Verantwortlichen hat, können Teammitglieder leicht verwirrt werden.

• Während nur eine Person für jede Aufgabe verantwortlich sein sollte (A), kann dieselbe Person auch für die Aufgabe verantwortlich sein (AR).

• Es ist auch wichtig, die Anzahl der Personen, die Sie informieren, zu begrenzen, da dies Ihr Projekt unnötig komplex machen kann (halten Sie I niedrig).

Sie können eine RACI-Matrix verwenden, um klare Erwartungen an Ihre Teammitglieder und als Referenz bei der Ausführung von Projekten festzulegen.

Feedback von Teammitgliedern einholen

Wenn Sie Teammitglieder nach Abschluss Ihrer RACI-Matrix nach offenem Feedback fragen, kann dies die Zusammenarbeit im Team fördern und Aufschluss darüber geben, ob die Ihnen zugewiesenen Rollen funktionsfähig erscheinen.

Wenn Ihre Teammitglieder ihre Meinung äußern können, schaffen Sie eine gesunde Teamdynamik am Arbeitsplatz, indem Sie die Kommunikation erleichtern.

Sie können auf verschiedene Arten um Feedback bitten, z:

• Halten Sie eine Teambesprechung ab und fragen Sie: „Hat jemand eine Meinung zu den Teamrollen, die ich zugewiesen habe?“

• Planen Sie 1: 1-Besprechungen, damit die Teammitglieder einen sicheren Raum haben, um Bedenken zu äußern.

• Führen Sie eine anonyme Umfrage durch, damit die Teammitglieder ihre ehrlichen Antworten teilen können.

Wann Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären sind

Es gibt Rollen und Verantwortlichkeiten auf Organisations- und Projektebene. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, beides für Ihr Team zu unterschiedlichen Zeiten zu definieren. Das Erstellen einer soliden Teamstruktur auf Organisationsebene ist von entscheidender Bedeutung und sollte zuerst angegangen werden, wenn Sie Lücken in diesem Bereich bemerken.

Wenn beispielsweise ein Autor in Ihrem Team einen Großteil der Projektplanung erledigt, ist es möglicherweise an der Zeit, seine Prioritäten und Aufgaben neu zu fokussieren. Wenn ein Designer den ganzen Tag auf E-Mails reagiert, richten Sie Ihre Teamstruktur neu aus, damit er mehr Zeit zum Erstellen hat.

Sobald Ihr Team seine Rollen und Verantwortlichkeiten auf Organisationsebene kennt, können Sie jedes Projekt individuell angehen. Ein Entwerfer kann allgemeine Aufgaben für ihre Jobrolle haben, aber für ein spezifisches Projekt, können sie für das Senden von Entwürfen hin und her auch verantwortlich sein.

Lesen: Virtuelles Team: 10 Möglichkeiten zum Aufbau einer kollaborativen Kultur

Die Vorteile der Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten

Wenn Sie Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, erstellen Sie eine Teamstruktur, die auf Langlebigkeit ausgelegt ist. Die Teamleistung verbessert sich, wenn sich Einzelpersonen in den ihnen zugewiesenen Aufgaben sicher fühlen.

Wenn Teammitglieder individuelle Rollen haben, profitiert das Team auch auf andere Weise, einschließlich:

• Erhöhte Produktivität: Sie werden eine Steigerung der Produktivität feststellen, wenn Sie jedem Teammitglied wichtige Verantwortlichkeiten zuweisen. Wenn Teammitglieder Klarheit über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten haben, können sie die richtige Arbeit priorisieren und ihre wirkungsvollste Arbeit erledigen.

• Verbessern Sie den Einstellungsprozess: Wenn Sie die beruflichen Verantwortlichkeiten für verschiedene Rollen klären, erleichtern Sie es den Personalchefs, die Teamanforderungen bei der Suche nach Neueinstellungen zu erfüllen. Ohne eine klare Liste der Verantwortlichkeiten kann es für Personalvermittler schwierig sein, den Kandidaten die Jobrollen zu erklären.

• Steigern Sie die Team-Moral: Wenn es an Klarheit darüber mangelt, was Ihre Teammitglieder tun sollen, fühlen sie sich möglicherweise unsicher über ihre Fähigkeiten. Das Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten kann die Teammoral steigern, da jeder eine Aufgabe zu erfüllen hat. Sie können Teammitglieder auch so ausrichten, dass sie an Aufgaben arbeiten, die ihre natürlichen Fähigkeiten ergänzen, damit sie sich sicher fühlen, was sie jeden Tag tun.

• Effizientere Ressourcen: Ihre Organisation verschwendet weniger Zeit und Geld, wenn Teammitglieder die richtigen Jobrollen ausführen. Wie im obigen Beispiel zu sehen, verdoppelten sich zwei Teammitglieder, die ihre beruflichen Verantwortlichkeiten in einem Projekt nicht kannten, bei der Arbeit. Diese doppelte Arbeit verschwendete wertvolle Projektzeit und damit auch Geld. Je effizienter Ihr Team ist, desto schlanker werden Budget und Zeitplan.

Mit klaren und konkreten Teamrollen sollten sich Ihre Teammitglieder sicher und motiviert fühlen, ihre Verantwortung zu erfüllen.

Beispiele für Rollen und Verantwortlichkeiten

Jede Rolle hat Schlüsselverantwortlichkeiten, die zu dieser Position passen. Bei korrekter Ausrichtung sollten Teammitglieder ihre Rolle kennen und nur für Aufgaben verantwortlich sein, die zu ihrer beruflichen Rolle passen. Werfen Sie einen Blick auf einige gemeinsame Rollen und die Verantwortlichkeiten, die diese Rollen haben können.

Rolle: Projektmanager

Verantwortlichkeiten:

• Planen und entwickeln Sie das Projekt

• Erstellen und führen Sie das Team

• Überwachen und teilen Sie den Projektfortschritt

Rolle: Visual designer

Verantwortlichkeiten:

• Konsistente visuelle Arbeit

• Halten Sie Teammitglieder über Projektmeilensteine auf dem Laufenden

• Erstellen Sie Anweisungen für Projekte und leiten Sie Teammitglieder

Rolle: Content Writer

Verantwortlichkeiten:

• Forschung und schreiben Kopie

• Kommunizieren Sie mit Designern und Managern über den Fortschritt

• Überarbeiten Sie die Kopie, nachdem Sie Feedback von Kunden erhalten haben

Diese Verantwortlichkeiten können sich je nach Organisationskultur, Arbeitsumgebung und Fähigkeiten jedes einzelnen Teammitglieds ändern. Sie können Ihre eigene Vorlage für die Aufgabenverantwortung erstellen, die weitere Details enthält, z. B. an wen das Teammitglied berichtet, und die Anforderungen der Rolle.

Lesen: Alles, was Sie wissen müssen, um Projektmanager zu werden

Bauen Sie ein starkes Projektteam mit klarer Kommunikation und Struktur auf

Als Teamleiter ist es Ihre Aufgabe, Ihre Teammitglieder auf jedes Projekt vorzubereiten. Der beste Weg, eine starke Teamstruktur zu schaffen, ist durch offene Kommunikation. Mit Teamkommunikationssoftware können Sie Fristen einhalten und Teamziele erreichen, indem Sie sicherstellen, dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten kennt, wann Aufgaben fällig sind und wo die Arbeit steht.

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