Sådan planlægger du din største kirkebegivenhed i året ” UMC Leadership Tips | United Methodist Communications

Sådan planlægger du din største kirkebegivenhed i året ” UMC Leadership Tips | United Methodist Communications

enhver, der nogensinde har været vært for et middagsselskab eller feriesamling, ved, hvor meget der går i selv en simpel sammenkomst med familie og venner. At sætte en vellykket kirkebegivenhed tager planlægningen til et nyt niveau. Uanset om du er vært for en picnic, tilbedelsesbegivenhed, lejr, festival, Juleservice eller enhver anden speciel begivenhed, skal du tænke igennem en række ting.

uanset hvad du planlægger, er nøglen at opdele din begivenhed i håndterbare dele og derefter identificere, hvem der vil føre tilsyn med hver enkelt. Denne enkle struktur er ofte lettere sagt end gjort.

her er nogle trin, du skal tage, når du administrerer din begivenhedsplanlægning. Vi har også inkluderet gennemprøvede metoder og foreslået praksis, der anvendes af kyndige planlæggere overalt, herunder et par måder mindre kirker kan trække ud større begivenheder, end de havde forventet.

gennemprøvede metoder fra kyndige ledere om, hvordan du planlægger din største kirkebegivenhed i året kvidre dette

sørg for, at den store begivenhed stemmer overens med din kirkemarkedsplan

oprettelse af en kirkemarkedsplan er det første skridt, vi anbefaler, før du gør noget stort. Nogle mennesker kan ikke lide markedsføring (og med god grund), men kirkemarkedsføring er processen med at identificere og imødekomme dit samfunds åndelige og servicebehov. En god plan vil hjælpe med at lægge fundamentet og sætte retningen for hver begivenhed eller program. Mange mennesker vil springe dette trin over, fordi det er for meget at gøre før deres begivenhed, men det anbefales stærkt og kan være årsag til at stoppe og definere din kirkes rolle.

når du har bestemt din menigheds unikke kald og dit samfunds behov, kan du begynde at udvikle strategi og brainstorme årets største begivenhed.

stil de rigtige spørgsmål

når du har en solid marketingplan, skal din kerneledelse stille de rigtige spørgsmål, før du investerer tid og penge! Dette vil hjælpe med at lægge grundlaget for din begivenhed og forme din kommunikationsplan. Overvej følgende spørgsmål:

• hvordan passer denne begivenhed med din kirkes specifikke mission?
• hvor muligt er det for din kirke at gennemføre begivenheden med succes?
• hvordan vil du definere dit overordnede mål?
• hvor lidenskabelige er de mennesker, der har brug for at blive involveret?
• Hvad får denne ide til at skille sig ud for samfundet?

stil de rigtige spørgsmål, før du investerer i nye kirkebegivenheder, ministerier eller programmer kvidre dette

hvordan man ikke planlægger din største begivenhed i året

overvej derefter konsekvenserne af svarene på ovenstående spørgsmål.

• hvis begivenheden afviger fra din kirkes unikke kald, skal du afslutte nu og dele dine værdier og visioner med kerneledelse.
• hvis du ikke har nok tid eller penge, er det tid til at holde op. Det kan være nødvendigt at beskære et par programmer, før du fortsætter.
• er du usikker på alle de forventede resultater? Afslut for lidt og konverter ministeriets mål til klare foranstaltninger.
• hvis du ikke har lidenskabelige frivillige — føler du sandsynligvis et tema her — Afslut! Fokus nu på at rekruttere og motivere frivillige.
• hvis intet skiller sig ud for samfundet, kan det være den største begivenhed planlagt, men ikke deltog.

vær ærlig med dine svar og gå videre — hvis kerneledelse giver grønt lys.

Planlæg med masser af leveringstid

sørg for at give dig selv og dit team nok tid til at trække alt sammen. Planlæggere i sidste øjeblik bevæger sig måske for hurtigt til at bemærke, at alle klapstole var reserveret et andet sted, eller at et bryllup var planlagt samme dag, som du troede, du kunne bruge helligdommen.

folk har brug for tid til at blive involveret, både som frivillige og registrerede deltagere. Hvem vil donere forsyninger eller forberede mad? Hvem vil opsætte og rive ned? Gør registrering let. Tillad folk at tilmelde sig via din kirke hjemmeside, Facebook-side eller app. Lavteknologiske grupper kunne efterlade formularer i kirkebænkene eller oprette en registreringstabel i foyeren.

hvis dit mål er at nå lokale naboer, undgå at planlægge din begivenhed på samme tid som populære samfund tidsfordriv eller sportsbegivenheder.

etablere klare kommunikationslinjer

det er vigtigt at bede nogen om at identificere job og tildele folk til disse opgaver. Hvem har ansvaret for musik, højttalere, markedsføring, mad, dekorationer, opsætning/nedrivning, aktiviteter og så videre?

en klar kommandokæde går hånd i hånd med klar kommunikation. Ved, hvem der har ansvaret for hvert område, og stol på ham eller hende til at organisere frivillige og ressourcer til det specielle fokus. Chain-of-command handler mindre om, hvem der er på toppen, og mere om, hvem der kan træffe beslutninger og hjælpe med at lette en jævn proces.

når du har de mennesker, du har brug for, skal du kommunikere ofte med dem og fortælle frivillige, hvad der forventes. De har brug for detaljerede jobbeskrivelser og træning for at spille deres rolle godt.

hvordan kommunikerer din kirke? Lær at kommunikere med “plugged-in” samt hvordan du opretter forbindelse til “unplugged.”

Vælg et tema

at have et tema til dit arrangement giver fokus og hjælper med at bestemme, hvilke typer mad der skal serveres, spil at spille og dekorationer, der skal vises. Ring til kreative mennesker for ideer. Mange bibelskoleprogrammer gør det godt.

et tema skaber atmosfære og gør din begivenhed mindeværdig. Hav det sjovt at skabe teambuilding øvelser og gæsterne vil have det sjovt, også. Spil trivia med temaspørgsmål, eller kom med interaktive måder at engagere deltagere på.

forvent uventede udgifter

hvor meget skal du bruge? Hvor kommer pengene fra? Har du et udvalg, der fører tilsyn med begivenhedens Økonomi? Kassereren vil være nøglen her.

du skal bruge midler til forsyninger, mad, reklame og dekorationer. Underholdning og leje af udstyr er også mulige udgifter. Byg en buffer i dit budget, fordi de fleste begivenheder koster mere end forventet.

overvej at ansøge om et tilskud

lokale Kirkestipendier kan hjælpe dig med dine reklame -, hjemmeside-eller forskningsbehov. United Methodist Communications har etableret en række tilskud og ressourcer til støtte for lokal kirkekommunikation.

Spred ordet

til at begynde med, Send din begivenhed på kirkens hjemmeside, sociale mediekonti og e-mail-liste. Ugentlige meddelelser og bulletiner er også gode at bruge. Derefter skal du overveje, hvilke trykte materialer der kan fungere bedst. Er reklamer på lokal radio eller tv muligt?

tjek disse gode ideer til planlægning og fremme VBS, som gælder for næsten enhver begivenhed.

efter begivenheden, debrief med dit team

Planlæg tid med dit team for at evaluere planlægningen og udførelsen af begivenheden og foretage justeringer, hvis begivenheden gentager sig. Hvad fungerede godt? Hvis det er nyhedsværdigt, skal du dele det med medierne. Hvad gik dårligt? Gem dig ikke. Træd op, ejer det og har nogle reelle snak med dit team.

Send opfølgningskommunikation til de mennesker, der deltog i dit arrangement. Du kan sende dem en generel tak, en feedback-undersøgelse eller gratis ressourcer. Inviter dem til relaterede begivenheder i fremtiden.

udtryk taknemmelighed for tjenesten for alle, der hjalp. Jo mere værdsat de føler, jo mere sandsynligt vil de give en hånd igen.

vellykkede begivenheder sker ikke bare

de tager masser af tanke og handling. Jo flere detaljer du lægger ud på forhånd, jo færre hikke har du under dit arrangement.

— Clay Morgan er en forfatter fra Dallas, der tilbragte et årti undervisning college kurser i samfundsvidenskab, før han blev konsulent i kommunikation og organisatorisk strategi. Clay nyder at skrive i skæringspunktet mellem kultur og spiritualitet. Han har gjort tjeneste med universitetsstuderende i årevis og elsker at finde kreative måder at engagere årtusinder på.