Sådan organiseres en vellykket Velgørenhedsmotorcykel Poker løb eller begivenhed
af Darren Jekchar & James Kessar
en motorcykelkørsel er en fantastisk måde at øge bevidstheden om din velgørenhed. Det er let at organisere en motorcykelbegivenhed. Organisering af en vellykket motorcykelbegivenhed er det ikke. Det kræver en stor mængde planlægning, dedikation, organisation og opbygning af samfundsinddragelse & bevidsthed. Følgende er værdifulde tip til planlægning af denne type begivenhed.
oplysningerne her er indsamlet fra flere store arrangører, der har gjort det med succes i mange år. Disse tip til, hvordan man organiserer en motorcykelbegivenhed, er netop det; tips. Du bør altid rådføre dig med myndighederne og din juridiske rådgiver i din planlægningsindsats.
1. Vælg en ikke-modstridende Dato:
der er ingen tvivl om, at Moder Natur kan gøre eller bryde deltagelsen til dit arrangement. Men at vælge en dato, der allerede har flere motorcykelbegivenheder i gang, kan også stave katastrofe. Det er næsten umuligt at vælge en dag, hvor der ikke er planlagt nogen begivenheder i dit område, men du bør se på Motorcykelbegivenhedskalendere fra tidligere år og undgå dage, der allerede er taget af længe etablerede motorcykelbegivenheder, der finder sted hvert år. Du bør også deltage i dit lokale Ama (American Motorcycle Association) Distriktsplanlægningsmøde. Dette vil hjælpe dig med at få en ide om, hvilke store begivenheder der allerede er på kalenderen for året. Bliv ikke overrasket, hvis du ikke får en enorm skare ved din første begivenhed. Mange af de store motorcykelbegivenheder startede med kun 10 eller 20 men voksede derefter til hundreder eller tusinder efter flere år!
2. Organiser et Planlægningsudvalg:
udnævn folk til forskellige stillinger (forslag inkluderer: direktør, Driftsstol, Sponsorstol, præmier/gaver stol, frivillige stol osv.). Cyklister, der har været på flere løb, er nyttige at have i dit udvalg, da de kan dele ideer om aktiviteter og sjove spil at spille, der gør dit løb underholdende for deltagerne. Alle kan kaste en motorcykel løb, men det tager en hel del mennesker til at gøre begivenheden køre problemfrit og med succes. Vær ikke bange for at rekruttere venner, familie og kolleger til at hjælpe dig med at støtte årsagen! Vær forsigtig med at have “for mange kokke i køkkenet”. Det er dejligt at have mange frivillige, men du vil virkelig kun have en (eller måske to) kundeemner, der tager de endelige beslutninger og kalder skuddene. Gør dette kendt på forhånd, så der ikke er nogen overraskelser eller misforståelser blandt dine udvalgsmedlemmer.
3. Vælg den type motorcykel begivenhed:
der er mange forskellige typer af motorcykel begivenheder, som du kan have. Generelt, jo mere variation og jo flere ting du har for at holde forskellige typer mennesker besatte og glade, jo mere vellykket bliver din begivenhed, og jo flere penge tjener du til din velgørenhed. Traditionelle poker kører er sjovt, men du vil tiltrække flere mennesker til din begivenhed, hvis du også smide i ting som levende musik, leverandører, emcee annonceringer, motorcykel & bil Vis, stunt ryttere, celebrity gæster, tatovering konkurrence, Kinesisk auktion, 50/50 split, motorcykel rodeo/spil osv. Du kan få et Poker løb med 5 Stop (mere om det nedenfor), et grundlæggende løb med et par stop eller et løb uden stop overhovedet.
4. Indstil din billet / adgangspris eller andre Fundraising muligheder:
der er en fin linje mellem at gøre så meget som du overhovedet kan for din velgørenhed og sørge for din begivenhed er sjovt, så folk vender tilbage år efter år. Kun de store etablerede begivenheder kan slippe af sted med at opkræve en stor up-front registreringsomkostninger med lidt eller intet inkluderet. Det er bedre for dig at opkræve en lille og rimelig registreringsdonation. De fleste mennesker vil så føle sig meget mere komfortable med at donere deres hårdt tjente penge til andre ting på dit arrangement som Kinesiske lodtrækninger, 50/50 split osv. Det er også en god ide at sælge forudregistreringsbilletter i månederne op til dit arrangement til en reduceret pris. På denne måde vil deltagerne være glade for, at de sparer nogle penge, og du er garanteret noget billetsalg uanset begivenhedsdagens vejr.
5. Markedsfør dit arrangement:
Udskriv hundreder af flyers mindst seks måneder før dit arrangement, og få frivillige til at videregive dem til motorcykelbegivenheder før din. Få din begivenhed opført med online og hard-copy (motorcykel-relaterede og ikke) publikationer og hjemmesider, lokalt og nationalt. De fleste lokale aviser og TV/radiostationer vil annoncere velgørenhedsarrangementer gratis! Medieeksponering før og efter din begivenhed er en fantastisk måde at bringe folkemængderne ind. Tag masser af billeder & video af begivenheden og sende dem til din begivenhed hjemmeside og sociale medier sider. At køre et billede af dine bedste skud på en stor skærm bag bandet er en fantastisk måde at holde folk underholdt også. Alle elsker at se sig selv på den store skærm! Tillad tilhængere, medlemmer af samfundet og specielle gæster mindst et par måneder underretning om begivenheden. Opmuntre familie, venner og kolleger til at deltage. Opret en pressemeddelelse og send til medierne.
6. Kontakt lokale Motorcykelorganisationer:
Deltag i din lokale ABATE (Amerikanske motorcyklister rettet mod uddannelse), AMA (American Motorcycle Association) og gå til deres møder. Dette er en glimrende måde at sprede budskabet om din begivenhed og også rekruttere mulige frivillige og deltagere. Sørg for, at du også får ordet ud til alle de lokale motorcykelbutikker, barer, restauranter og relaterede rideklubber som HOG (Harley-ejergruppe) osv. Få sponsorer og leverandører: Jo flere penge du får fra sponsorer, jo flere penge vil du kunne rejse til din velgørenhed! Det er her, du skal netværke, ringe til dine venner og familie og slå på nogle døre. Send et brev eller besøg potentielle sponsorer og leverandører, der beder om donationer af mad og drikkevarer. Nogle sponsorer kan også være villige til at donere præmier til dine lodtrækninger. Du kan annoncere for dine sponsorer ved at notere dem på dig event flyers, bannere, program, t-shirts osv. Du kan også takke dem under meddelelser under dit arrangement. Sørg for at bestille tegn for at promovere dine sponsorer ved arrangementet.
7.Giv registrering & Frafaldsformular ved Check-in:
Definer det krævede bidrag, har et armbånd, de henter ved arrangementet for at vise, at de er registreret. Du kan endda have skjorter, stifter eller knapper lavet til alle deltagerne. Dette er en fantastisk måde at holde din begivenhed på alles sind for næste år også! Præcisere, at de skal underskrive en skade / ulykke ansvarsfraskrivelse / afkald på at deltage. Rådfør dig med en forsikringsagent for en ansvarspolitik og en advokat for at udarbejde en formular til frigivelse af ansvar for alle deltagere til at underskrive ved registrering. Det er vigtigt at bemærke, at hver rytter vil være ansvarlig, hvis involveret i en ulykke. Du kan også finde nogle eksempler på internettet eller arbejde med din lokale ABATE og AMA for nogle ideer.
8.Opret et Begivenhedsprogram og / eller kør rute:
dette giver deltagerne en begivenhedsplan med start-og slutpunkter, venlige steder at stoppe undervejs, sponsorer, kort over kurset, eventuelle konkurrencer osv. ved slutpunktet. For en enkelt dag motorcykel løb, mellem 50 og 75 miles er en god længde. Vælg en naturskøn strækning af godt asfalteret vej med så lidt trafik som muligt, der tilbyder mobiltelefondækning, nødhjælp, tankstationer og mad og vand. Når ruten er kortlagt, skal du teste mindst en gang før køredagen for at kontrollere vejforholdene. Hvis dit løb forlader i en stor gruppe, sørg for at kontakte alle de lokale retshåndhævende myndigheder uger i forvejen for at se, om de ville være villige til at give dig en politi escort og blokkere til dit løb.
9.Opsætning af Stop og slutpunkt:
dette kunne være restauranter eller barer eller hvad der fungerer bedst. De fleste faciliteter vil have dig til at give dem en omtrentlig head-count, så de kan planlægge deres bemanding i overensstemmelse hermed. Hvis de ikke allerede har dem, skal du sørge for, at slutpunktsfaciliteten gælder for alle særlige tilladelser (alkohol, musik osv.) mindst 60 dage før begivenheden. Til udendørs begivenheder, dine deltagere skal være i stand til frit at strejfe rundt i din begivenhed med drinks i hånden. Dette omfatter de områder, hvor du har din cykel Vis, leverandører og band scene. Tro mig, at adskille dit øltelt fra resten af aktiviteterne fungerer ikke. Det er blevet bevist. Ølteltet vil være overfyldt, men andre steder vil det være en spøgelsesby. Du får klager fra dine leverandører, bandet og deltagerne. Gør det på den rigtige måde, få dine tilladelser, og alle vil være glade. Selvom du ønsker at have nogle borde og stole til rådighed, så prøv at undgå den frygtede energiopsætning “bryllup/banket” type opsætning. Dette fører normalt til, at alle bare sidder keder sig, og det kan også kun være en dæmper på dansegulvaktivitet.
10. Planlæg for vejret:
regn eller koldt vejr kan reducere din deltagelse med mere end halvdelen, men korrekt planlægning vil holde dine deltagere glade og øge chancerne for, at de kommer tilbage næste år og spreder ordet. Vejret er naturligvis meget uforudsigeligt, men du skal stadig holde øje med det i dagene op til din begivenhed for at få en ide om, hvad du skal forberede dig på. Et stort festtelt holder dine gæster tørre på en regnvejrsdag og kan også give kølig skygge på en brændende sommerdag. Arbejd med Party supply udlejningsfirmaer på forhånd for at se, om de vil være villige til at donere eller rabat telt(r) og borde & stoleudlejning i bytte for at notere dem som sponsor til dit arrangement. For de bedste resultater skal du foretage ændringer i sidste øjeblik og forberedelse baseret på vejret på begivenhedsdagen. For eksempel, lad os sige, at vejrudsigten natten før opfordrede til regn, og du opsætter bandet og sælgerne indeni. Så solen kommer ud om morgenen af begivenheden og regn er blevet fjernet fra prognosen. Hvis du ikke gør noget, bandet og dine leverandører inde vil sandsynligvis være underholdende tumle ukrudt. Cyklister elsker solen, og de nyder også at gå rundt udenfor med en kold, tjekke alle andres cykler og lytte til musik. Du skal være forberedt og ordentligt bemandet med frivillige for at få disse potentielle ændringer i sidste øjeblik til at gå glat.
11. Mad og drikke til dit arrangement:
dette kan variere afhængigt af, om det leveres af dit slutpunkt, eller om du får det taget højde for. Arbejd med anlægget på forhånd og kom til en aftale, der fungerer bedst for alle. De fleste faciliteter har ikke noget imod at donere (eller diskontere) noget eller hele maden, så længe de ved, at de vil tjene deres penge fra baren. Hvis anlægget tillader det, skal du også se, om du kan arbejde med lokale restauranter, øldistributører for at se, om de ville være villige til at donere (eller give rabatter) til gengæld for at reklamere for dem som sponsor. Hold det simpelt. De fleste cyklister er helt tilfredse med grill kylling/svinekød, burgere, hotdogs, side salater osv. For drikkevarer bør du tilbyde vand, sodavand/pop, øl dåse og/eller udkast, og nogle alternativer til de folk, der ikke kan lide øl. En fuld bar er ikke et krav, men hvis anlægget har en, ville det være et plus. Sørg for at holde dine drikkepriser rimelige! Hvis folk kommer til din velgørenhedsbegivenhed og føler, at de bliver overbelastede, jo mindre sandsynligt vil de være at åbne deres tegnebøger til dine lodtrækninger. Hvis du forventer en stor turn-out, bør du også have anlægget setup et par drikke stationer for at undgå lange ventelinjer.
12. Motorcykel / Bil Vis & Konkurrencer:
en motorcykel og/eller biludstilling er en fantastisk måde at tiltrække flere mennesker til dit arrangement. At give trofæer / plaketter eller pengepræmier til “best of” type kategorier er en glimrende måde at få folk begejstrede for at komme til dit arrangement også. Dette er en stor chance for køretøjsejere at vise deres ting og give publikum noget cool at se på, når de ikke ser bandet eller er involveret i andre aktiviteter. Du kan også have tatoveringskonkurrencer og andre sjove muligheder som længste pony-hale, største ølmave, længste skæg, længst rejste osv. osv. Brug din fantasi og holde tingene høj energi!
13. Raffles:
vi vil ikke gennemgå alle de indviklede detaljer for dette, fordi de fleste af oplysningerne er let tilgængelige og baseret på sund fornuft. Men her er nogle tip, der skal få tingene til at gå lidt glattere for dig. Det er bedst at have en “du behøver ikke at være til stede for at vinde” politik for dine kinesiske lodtrækninger og større præmier. Dette vil tilskynde til større deltagelse i dine lodtrækninger og flere penge til din velgørenhed. Må ikke kede dine gæster med lange tombola annonceringer, som går på for evigt. Post de vindende numre på et stort bord centralt placeret, hvor alle kan se. Lad alle vide, hvor det er et par gange, men hold dine meddelelser korte og søde. Skriv også oplysninger om hvornår / hvor præmier kan afhentes for dem, der ikke er til stede.
14.Sikre en Emcee og / eller Live band:
kontakt kendte musikgrupper, emcees eller deejays, der kan være interesseret i at deltage i dit arrangement. Bestem, om de vil deltage uden beregning eller en reduceret sats. Dette ville også være en god mulighed for et ikke så godt kendt band at få en god eksponering. Tjek dem ud før tid ved at gå til en af deres koncerter for at sikre, at de sætter på en god vis. Du vil have et energisk band, der underholder publikum og får folk på dansegulvet. Hvis du har råd til det, er den bedste kombination et live band og en emcee til at lave meddelelser og holde publikum underholdt under bandpauser. Selvom blues og southern rock bands synes at være hæfteklammer på de fleste biker begivenheder, skal du ikke være bange for at blande det lidt op med bands, der også spiller en række heavy metal og nyere rock & country sange. Historisk set er bands, der for det meste spiller coversange, et meget bedre valg end bands, der spiller strengt originale sange. Medmindre det oprindelige band er meget godt kender selvfølgelig.
15. Har Logistikkoordinatorer og hold dig organiseret & informeret:
der er intet værre end en uorganiseret begivenhed. Sørg for, at du har mennesker på alle punkter, der alle er forbundet med hinanden. Brug mobiltelefoner, der kan håndtere nødsituationer, spørgsmål osv. Har koordinatorer i start og Slut for at hjælpe frivillige og deltagere med spørgsmål, koordinere opsætning og oprydning, etc. Planlæg detaljer for begivenhedens dagsorden fra start til slut. Instruer folk om, hvad de skal gøre, når de ankommer, hvilke aktiviteter der kan finde sted under løbet (poker run, scavenger hunt) og efter løbet (auktioner, lodtrækninger, skjortesalg osv.) Sørg for at inkludere spil og præmier (doneret) osv. Alle frivillige skal også have kopier af din gæsteliste, hvis du vil indrømme nogen gratis. Find ud af, om du har behov for at samle penge på dit arrangement. Vær forberedt med kvitteringer og skift om nødvendigt.
fælles regler for en Poker Run:
du behøver ikke at gøre en Poker stil køre, men hvis du gør, her er nogle fælles regler. Ved registrering vil ryttere modtage en deltagelseskupon (der skal stemples ved hvert stop) og kort til det første stop. Deltagerne skal gå til alle fem stop på poker run-kurset inden en deadline. Ved hvert stop giver deltageren en embedsmand kuponen til stempling og trækker derefter et pokerkort fra en taske. For at sikre retfærdighed skal du altid trække fra et fuldt dæk på 52 kort. I tilfælde af at nogen trækker et kort, de allerede har i hånden, skal du tegne et nyt kort. En embedsmand markerer kuponen med rang og kulør på det kort, der trækkes ved det stop. Når kuponen er markeret, modtager ryttere et kort til næste stop og fortsætter. Når alle fem stop er afsluttet for hver deltager, kan du tillade en mulighed for at købe op til to bonuskort på check-in stationen. Lad dommerne score kortene og erklære vindere. Poker hænder er scoret ved hjælp af standard poker hånd placeringer som følger: Royal flush, straight flush, Fire ens, fuldt hus, flush, straight, Tre ens, to par, et par, højt kort.
Vær Anderledes. Gør en terning løb eller en Poker Chip Run
Sådan gør du en Poker Chip Run