medarbejderhåndbog: Sådan oprettes eller opdateres din i 2022
Hvad er inkluderet i en medarbejderhåndbog?
din medarbejderhåndbog skal indeholde dine politikker, forventninger og hvordan du håndterer medarbejderbehov. Du skal medtage dine juridiske forpligtelser som arbejdsgiver, herunder medarbejdernes rettigheder.
hvad gør en stor medarbejder håndbog?
en stor medarbejderhåndbog skal dække hvert af disse nøgleområder:
- virksomhedens baggrund, kultur, værdier og mission statement
- ansættelsesvilkår, herunder hvordan man afslutter beskæftigelsen
- arbejdspladspolitikker, herunder arbejdspladssikkerheds-og fjernarbejdspolitikker
- din medarbejders adfærdskodeks
- fordele og kompensation, herunder rejser, anmeldelser og faglige udviklingsmuligheder
- arbejde tidsplaner, PTO, sygedage, medicinsk orlov og feriepolitikker
derfra, du bliver nødt til at overveje lokale, stat, og føderale love for at bestemme en holistisk liste over områder til dække. Dette vil give dig et udgangspunkt for at skrive fra.
Pro tip: Glem ikke at gøre det sjovt; når alt kommer til alt er medarbejdere også mennesker! Engagement starter med første indtryk i din medarbejderhåndbog.
er medarbejderhåndbøger påkrævet ved lov?
arbejdsgivere er forpligtet til at dele visse medarbejderrettigheder med deres ansatte, men der er ingen lov, der kræver, at du har en medarbejderhåndbog. Mange arbejdsgivere vælger at have en, og nogle gør det ikke.
Hvad skal du ikke medtage i din medarbejderhåndbog?
- Jargon og legalese: brug fælles sprog for at sikre, at din medarbejderhåndbog forstås.
- virksomhedens processer og procedurer: disse opdateringer ofte og vil kræve for mange opdateringer til din håndbog.
- jobbeskrivelser: din medarbejderhåndbog skal fungere som et onboarding-dokument for alle medarbejdere i stedet for at inkludere individuelle jobbeskrivelser.
- detaljerede oplysninger om fordele: disse opdateres hver gang du opdaterer dine fordele, udbydere, planer og dækningsmuligheder. Det er bedst at linke til yderligere fordele oplysninger og give en kontakt til spørgsmål.
- lovligt forbudte begrænsninger: sørg for, at dine politikker og medarbejderhåndbog ikke krænker medarbejderrettigheder. For eksempel forhindrer National Labor Relations Act (NLRA) arbejdsgivere i at holde medarbejderne i at diskutere løn.
sample employee handbook outline
introduktion med en velkomstbesked
- organisation mission and vision statement
- virksomhedsværdier
- virksomhedshistorie og baggrund
- lige muligheder Arbejdsgivererklæring
- ansvarsfraskrivelser (arbejdsgiverrettighed) at ændre reglerne uden varsel, er håndbogen ikke oprette en kontrakt, og — hvor tilladt — på-vil beskæftigelse ansvarsfraskrivelse erklæringer)
- typer af beskæftigelse definitioner
- medarbejder håndbog formål
- orientering oversigt
politikker og procedurer
- amerikanerne med handicaploven
- personlig sikkerhed
- seksuel chikane
- narkotika-og alkoholpolitik
- vold og våben
- arbejdstid og deltagelse
- måltid og hvilepauser
- overarbejde
- føre en fortegnelse over arbejdstimer
- personaleposter
- lønoplysninger og fradrag
- garnishments
- præstationsanmeldelser
- kampagner
- overførsler
- opsigelse
- databeskyttelse og sikkerhed
- interne kommunikationsforventninger
- brug af enheder og teknologi
- sociale medier
- standarder for adfærd
- progressiv disciplin
- Afslutningsproces
kompensation og fordele
- helligdage
- ferie
- sygefravær
- handicaporlov
- personlig orlov
- orlov til dødsfald
- familie-og sygefravær
- jury duty
- militærorlov
- betalt fri (PTO)
- sygesikring
- livsforsikring
- uddannelse
- Uddannelseshjælpsprogram
- andre ydelser
- pensions-og pensionsordninger
- arbejdstagernes kompensation
- arbejdsløshedsforsikring
- indkaldelse/rapport-løn
- tjenestepriser
medarbejder-og arbejdsgiveransvar for sikkerhed
- virksomhedens forpligtelseserklæring
- nødprocedurer
- medicinske tjenester
- personligt beskyttelsesudstyr
- OSHA-krav: sikkerhedsregler, rapportering af ulykker
Sammendrag og anerkendelse
- sammendrag om vigtigheden af politikker og procedurer
- kvittering for modtagelse
medarbejderhåndbog emner at overveje
Virksomhedsbaggrund
historie
Hvad er din virksomheds historie? Uanset om det startede med en A-ha! øjeblik eller som et resultat af en stor fiasko, vil dit team gerne vide, hvor din virksomhed kom fra, og hvordan organisationen kom, hvor den er i dag.
Mission
hvad er formålet med din virksomhed? Hvilket problem løser du? For hvem? Hvordan? Som et team eller med teamledere vil du gerne skrive din virksomheds “hvorfor” på en måde, der indskriver folk i virksomhedens vision og engagerer hver medarbejder.
Vision
hvilken verden er du med til at skabe? Hvordan vil verden se anderledes ud, når du vokser?
værdier
hvilken virksomhedsetos vil du bevare, når du bringer nye holdkammerater? Mange virksomheder skaber deres værdier i samarbejde med medarbejdere på alle niveauer. Dette kan hjælpe med at sikre, at de afspejler, hvem du er, og hvad der bringer folk sammen i dit team.
ansættelsesvilkår
forventninger til deltagelse i arbejde
din håndbog skal skitsere dine forventninger til kommunikation om fravær og deltagelse. Hvad skal medarbejderne gøre, hvis de skal gå glip af arbejde? Hvilken slags meddelelse skal de give?
klassifikation: fritaget vs. ikke-fritaget
du skal definere forskellen mellem fritagne og ikke-fritagne roller og overveje, hvordan hver type medarbejder styres forskelligt i henhold til loven. Du kan også medtage definitioner af deltid og fuldtidsansat status.
arbejdspladspolitikker
databeskyttelse og sikkerhed
hver medarbejder berører mindst nogle fortrolige eller følsomme oplysninger. Disse kan omfatte proprietære og fortrolige oplysninger, produkt-og forretningshemmeligheder samt medarbejder-og kundepersonlige data. Du har brug for en kompatibel juridisk politik og kontrol for at skitsere nøjagtigt, hvad medarbejderne kan få adgang til, hvad de kan gøre, og hvornår. Deres forpligtelser til at beskytte eller slette data skal skitseres tydeligt. En intern vidensbase værktøj som Guru hjælper med at holde styr på, hvem der læser disse oplysninger og eventuelle opdateringer til det.
chikane og ikke-diskrimination
en sikker arbejdsplads er afgørende for overholdelse, fremme positive relationer og sikre produktivitet. Du bliver nødt til klart at dokumentere dine politikker relateret til chikane og vold på arbejdspladsen og gøre dem lette at finde og henvise til. Inkluder definitioner, og hvad medarbejderne skal gøre, hvis de mener, at disse problemer opstår.
sundhed og sikkerhed
dette er hidtil usete tider, og dit team skal overveje sundhed og sikkerhed både for regelmæssige farer på arbejdspladsen og den igangværende pandemi. For at opdatere din teamplanlægningsprocedure for denne næste nye normale, kan du lide vores guide til at lave en fjernbetjening/hybrid arbejdsplan.
du kan få vores skabelon til medarbejderhåndbog, som indeholder ressourcer til eksterne og hybride medarbejdere.
Medarbejderkodeks
dresscode
ikke alle virksomheder har brug for en dresscode. Men hvis din virksomhed har en, har du overvejet, hvordan du gør det inkluderende for medarbejdere fra enhver baggrund? Hvad forventes, og vil en uniform blive leveret af virksomheden eller refunderet?
Data og enhedssikkerhed
hver medarbejder er ansvarlig for Databeskyttelse og sikkerhed. Uanset om din virksomhed leverer enheder eller sikrer dem, som dine medarbejdere allerede ejer, skal du sikre dig, at hele dit team ved, hvad de er ansvarlige for, når det kommer til at styre alle deres enheder sikkert. Hvad forventes der af medarbejderne, hvis de rejser, eller hvis en enhed går tabt eller stjæles? Medtag overvejelse af, hvornår de skal returnere enheder og offboarding.
etik, interessekonflikter, nepotisme og arbejdspladsforhold
som en del af at gøre din virksomhed til en, som folk ønsker at være en del af, vil du overveje etiske politikker for at forhindre toksicitet på arbejdspladsen. Hvordan identificeres og håndteres interessekonflikter og potentielt skadelige kollegainteraktioner?
vejledning til gæster og sikkerhed på arbejdspladsen
hvordan modtages de, når besøgende kommer til kontoret, og hvordan opretholdes sundhed og sikkerhed? Hvordan vil dine medarbejdere, klienter, og kunder beskyttes mod ting som COVID, mens de interagerer med din virksomhed?
kompensations-og faglige udviklingsmuligheder
løn-og overtidsinformation
Hvordan vil medarbejderne blive betalt, og hvor kan de gå hen med deres lønspørgsmål? Hvem kvalificerer sig til overarbejde, og hvordan beregnes det?
præstations-og kompensationsanmeldelser
Hvornår skal medarbejderne forvente anmeldelser, og hvordan styres de? Hvor ofte gennemgås kompensation, og hvor længe skal medarbejderne forvente at være i deres roller, før deres første kompensationsanmeldelser?
faglige uddannelses-og udviklingsmuligheder
medarbejdere bliver, hvor de vokser og værdsættes. Hvordan giver du medarbejderne løbende uddannelsesmuligheder? Hos Guru leverer vi et budget til faglig udvikling for hver medarbejder efter tre måneder, og det vokser meget efter medarbejdernes første år. Din medarbejderhåndbog kan skitsere, hvordan disse fungerer, hvilket uddannelsesniveau eller refusion der er tilgængeligt, og hvordan medarbejdernes ansættelse påvirker denne fordel.
medarbejderes sundhed og velvære
du vil gerne dele en oversigt over muligheder, åbne tilmeldingsoplysninger og eventuelle specielle sundhedsprogrammer, som receptpligtige rabatter eller gratis sundhedsrådgivning, du måtte have. Når medarbejderne skal tage orlov, vil de i høj grad stole på denne dokumentation for at hjælpe dem med at navigere, så du bliver nødt til at medtage detaljer om din FMLA (Family and Medical Leave Act) og COBRA-politikker.
livsforsikring
hvis du vil give livsforsikring, hvordan virker det? Du vil gerne medtage en oversigt over dækning og information om tilmelding og kontakt(er).
fjernarbejde
har dit team en fjernarbejdspolitik, der bevarer dit bedste talent? Hvis ikke, hjælper vores guide til fjernarbejde dig i gang.
udgifter og refusion
hvad er din politik og procedure for dem, der har et firmakort? Hvad med dem, der ikke gør det? Hvilke udgifter er tilladte, og er der en frist til at indsende dem sammen med kvitteringer?
rejser, køretøjer og parkering
giver du en dagpenge (daglig) maksimal refusion for medarbejderudgifter under rejsen? Du kan forklare forventningerne til medarbejdere, der bruger et firmakøretøj, hvilke udgifter organisationen betaler, hvordan man håndterer service og ulykker, og hvordan organisationen betaler eller refunderer tilladte omkostninger.
Virksomhedsudstyr
din politik for håndtering af virksomhedsudstyr, og hvad du skal gøre, når noget går tabt, går i stykker eller stjæles, hjælper medarbejderne med at passe dit udstyr i overensstemmelse med dine forventninger.
andre frynsegoder og fordele
glem ikke at medtage disse seje ekstramateriale som gratis juridisk vejledning, kæledyrsforsikring, gym-og rejserabatter og e-bogabonnementer her, så folk drager fordel af dem.
ansættelses-og henvisningspolitik
giver du incitamenter til medarbejdere til at dele dine jobopslag? Hvordan går du ud over den utilsigtede anti-forskelligartede indvirkning, som disse politikker ved et uheld kan skabe ved at udforske måder at holde dit henvisningsprogram inkluderende på?
arbejdstageres kompensation og lovligt krævede ydelser
sørg for, at du tydeligt deler, hvad der sker, når arbejdstagere kommer til skade på jobbet. Du vil også overveje lokale, statslige og føderale regler for at sikre, at du dækker alle juridiske krav til fordele.
ferier, sygetid og PTO
personlige, eksterne og hybride kontorplaner
har dit team opdateret din planlægningspolitik for den nyeste nye normale? Du kan måske lide vores guide til at udarbejde en hybrid arbejdsplan for at oprette nye procedurer, der fungerer for dit team.
PTO og feriepolitik
tilbyder din virksomhed ubegrænset betalt fritid og sygedage? Forskning fra MammothHR antyder, at medarbejdere med ubegrænset PTO i gennemsnit tager lidt eller ikke mere fri end dem med et begrænset antal dage. Skal medarbejderne give besked om ferier af en vis længde? Hvor kan de indsende disse anmodninger, og hvem godkender dem?
sygedage
i dagens verden er vi alle nødt til at blive hjemme, når vi ikke har det godt. Her deler du din tilgang til at dække medarbejderskift, forventninger til kommunikation af sygdom, og din virksomheds COVID-politikker og procedurer. Du vil sikre dig, at du holder dem i overensstemmelse med lokal vejledning og juridiske krav. Dine medarbejdere skal også vide, hvor mange betalte sygedage de kan tage. Hvordan håndterer du situationer, hvor der er en langvarig sygdom?
hvis dine politikker har brug for en opdatering til 2021 og derefter, kan du udforske vores køreplan for Return to Office.
dødsfald
hvis en medarbejder mister en elsket, har de brug for en klar henvisning til, hvordan man tager orlov for at sørge. Overvej juridiske krav, og hvordan du kan hjælpe med at skabe et positivt, omsorgsfuldt ledelsesforhold i denne udfordrende tid.
Jurytjeneste og valg
sørg for, at du opfylder juridiske krav ved at gennemgå dine politikker og forklare, hvordan din jurypligt og valgdage fungerer.
helligdage
hvilken ferie dækker din virksomhed? Er denne tid betalt eller ubetalt?
forældreorlov og betalt familieorlov
med FMLA (lov om familie-og medicinsk orlov) og andre føderale, statslige og lokale juridiske krav vil du klart skitsere, hvordan din forældre og familie forlader arbejde.
afslutning af beskæftigelse
disciplinære handlinger og præstationsforbedringsplaner (PIPs)
dine ledere og medarbejdere har brug for klare forventninger, der er beskrevet her til håndtering af dokumentation, præstationsforbedringsplaner og konsekvenser af manglende forbedring af ydeevnen.
fratræden
når det er tid for en holdkammerat at komme videre, Hvordan fortæller de dig det? Du ønsker måske at gentage begrænsningerne for eventuelle tidsbestemte fordele her, som aktier, der optjenes efter en medarbejders første år.
opsigelse af ansættelse
føderale, statslige og lokale love har vigtige krav til ledere, HR og vejledere at overveje. Du vil sikre dig, at alle holdkammerater, der hjælper med at styre offboarding, er bekendt med disse og har en trinvis politik at henvise til. I mellemtiden skal du i din medarbejderhåndbog overveje, hvordan du bedst kan dele, hvad der sker, når beskæftigelsen slutter. Modtager nogle eller alle medarbejdere fratrædelsesgodtgørelse, en udbetaling af PTO og/eller sygetid, og kan de stadig bruge deres HSA-og FSA-saldi efter opsigelse?
afsluttende sektion
Efterlad et varigt, positivt indtryk
sammen med dit tilbudsbrev og onboarding-tjekliste efterlader din medarbejderhåndbog et varigt indtryk på dine nye ansættelser. Hvis deres behov er godt opfyldt af disse tidlige onboarding-oplevelser, følger fastholdelse, engagement og tilfredshed.
gratis skabelon til medarbejderhåndbog
i stedet for at genskabe hjulet, skal du stjæle vores tilpassede skabelon. Guru sikrer din forbliver problemfrit up-to-date og let at finde.
Sådan bruger du vores gratis skabelon til medarbejderhåndbog
hvordan denne skabelon til medarbejderhåndbog kan hjælpe dit team med:
- onboarding: del denne medarbejderhåndbog med nye ansættelser, når de først ankommer, og sørg for, at de har de oplysninger, de har brug for om at arbejde i din virksomhed. Få mere at vide om at skabe en effektiv onboarding-proces for medarbejdere.
- HR og People Ops: skub opdateringer og send advarsler til teamet om nye politikker eller procedurer, som du føjer til medarbejderhåndbogen.
- Hybrid-og fjernarbejde: vores vejledning og skabelon hjælper dig med at udarbejde en medarbejderhåndbog, der fungerer for dit team i denne nyeste nye normale.
eksempler på medarbejderhåndbog
en medarbejderhåndbog beskriver politikker og procedurer, der introducerer dit team til, hvem du er, og hvordan du fungerer som virksomhed. Det er en kritisk del af hver medarbejders onboarding-proces.
hos Guru bruger vi vores medarbejderhåndbog til at kodificere de principper, vi står for som et team, og give vejledning om politikker, retningslinjer for arbejdspladsen og kontaktoplysninger til People-teamet, hvis nogen har brug for mere information. Da vores virksomhedsværdier inkluderer ikke at tage os selv for alvorligt, vi holder tingene jordforbundne og sjove.
Pro tip til styring af din medarbejderhåndbog stressfri
denne skabelon til medarbejderhåndbog fungerer bedst i Guru, som:
- gør det nemt at finde og få adgang
- giver dig alt hvad du har brug for til hele din onboarding-tjekliste som en effektiv medarbejder onboarding-løsning
- sikrer, at din håndbog forbliver ekspertverificeret og opdateret ofte, så hele din organisation får de nyeste oplysninger, uden at du behøver at holde holdkammerater i hånden for at foretage opdateringer
- giver Dig mulighed for at sende Vidensadvarsler til nye ansættelser, så de er sikre på at håndbog
- sporer, hvem der læser din medarbejderhåndbog og eventuelle opdateringer