ERP-Programudvælgelsesproces og kriterier

ERP-Programudvælgelsesproces og kriterier

et ERP-system (good enterprise resource planning) skal påvirke hver eneste del af din virksomhed. Der er utallige ERP-løsninger til rådighed, så du skal træffe det rigtige valg, der passer til din organisation. Men ved du, hvordan ERP-udvælgelsesprocessen ser ud?
Sammenlign Top ERP-ledere

bare rolig, hvis du ikke er bekendt! Det er netop grunden til, at vi byggede denne ultra-omfattende, trin-for-trin guide til, hvordan man vælger et ERP-system. Pakket med tips og anbefalinger, kan du bruge denne artikel som en del af din ERP evaluering tjekliste.

Spring til:

• Hvad er ERP?
• Indkøb overvejelser
• udvælgelsesproces
• udvælgelseskriterier

Hvad er ERP?

lad os først rette det grundlæggende ud. ERP er en serie af integrerede applikationer, der automatiserer og strømliner kritiske forretningsprocesser. Disse applikationer hjælper med at administrere forretningsanalyse (BI), regnskab, supply chain management og marketing automation (MA), blandt andre aktiviteter. Det fungerer som et centraliseret datalager og giver automatisering af arbejdsgange og indsigt i realtid. ERP-programmer leveres også med muligheder for at sikre overholdelse af industri-og lovgivningsmæssige standarder, forbedre kundeservice og analysere din organisations økonomiske sundhed.

før du investerer i dette program, er der attributter, du skal overveje.

Indkøb overvejelser

købe en ny ERP er som at købe en ny bil. Det er en dyr investering, men det er det værd, når du ved, hvad du leder efter for at tilpasse dig din virksomheds bedste interesser. Nogle spørgsmål, der skal medtages i dine købshensyn, inkluderer:

hvor stor er din virksomhed?

virksomhedens størrelse er afgørende. Er du en Fortune 500-virksomhed eller et startfirma, der gør dig klar til at flytte ud af dine forældres kælder? Disse løsninger tilbyder skalerbarhed og kan rumme flere medarbejdere, afdelinger, brugere og mere, når du vokser. Eller hvis du ikke ser din virksomhed overgå små eller mellemstore, kan du investere i et program, der imødekommer dette behov.

Hvad Har Dine Andre Afdelinger Brug For?

det er ingen hemmelighed, at ERP har forskellige funktionaliteter, der betjener forskellige afdelinger i din virksomhed. Det er dog vigtigt at undersøge dine afdelingsledere og få deres input til, hvad de har brug for i et nyt system. Behandl dine afdelingsledere som regionale ambassadører. Du kan undersøge alt, hvad der er at vide om HR, CRM og regnskab, men du er ikke ekspert. Disse afdelingsledere fungerer som eksperter og forstår, hvad de har brug for for at strømline driften.

hvor meget er du villig til at bruge?

vi får mere i omkostninger i afsnittet udvælgelseskriterier. Det er dog vigtigt at etablere et ordentligt budget med en rimelig End-cap, så du kan købe det system, du har brug for uden at tømme hele din tegnebog.

Hvad er din ideelle Implementeringsmulighed?

at kende din foretrukne implementeringsmulighed-on-premise, cloud eller en hybrid af både cloud og on-premise — vil også gøre ERP-udvælgelsesprocessen mere håndterbar. Selvfølgelig har hver implementering sine fordele og ulemper, men at vælge den, der bedst stemmer overens med din virksomheds behov, er et skridt i den rigtige retning.

• On-Premise: on-premise er den traditionelle implementering. Det giver dig kun adgang til og anvende løsningen på din virksomheds servere. Hvis din virksomhed beskæftiger sig med lokalt arbejde og kundekreds, kan denne præference være lige op i din gyde.
• Cloud: Cloud-implementering giver dig adgang til løsningen og dataene på enhver enhed med en stærk internetforbindelse, såsom desktops, laptops, smartphones, tablets og mere. Det leveres også med flere sikkerhedsmuligheder for at holde dine data beskyttet mod cybertrusler. Hvis du har regionale eller globale lånere og partnere, kan dette implementeringsvalg være den bedste mulighed.
• Hybrid: hybridmuligheden fusionerer det bedste fra On-premise og cloud-implementering til en mulighed for at sikre, at dine oplysninger er sikre og tilgængelige i realtid.

Hent vores skabelon til ERP-programmel

udvælgelsesproces

for at give nogle yderligere introduktionsoplysninger vil vi lede dig gennem vores Lean-udvælgelsesmetode. Denne let at følge, fire-trins proces hjælper dig med at bestemme dine forretningsbehov, evaluere og sammenligne løsninger, validere dine tekniske krav og forhandle en betydelig kontrakt. Du kan udføre denne metode med eller uden Selecthubs hjælp.

etablere

det første skridt i vores proces er at udføre en selvevaluering af din forretningsdrift. Disse spørgsmål omfatter:

• Hvorfor har du brug for et nyt program?
• Hvad er der galt med dine eksisterende programmer eller procedurer?
• hvad vil du have denne løsning til at forenkle og automatisere?

Samarbejd

det er nemt at delegere at finde et nyt program til en eller to personer. I virkeligheden har du brug for et udvalg, der består af afdelingsledere, interessenter, partnere og mere. Afdelingsledere er værdifulde. Du kan undersøge og forsøge at udvikle krav til dine HR -, regnskabs-og marketingsektorer, men disse hoveder ved, hvad de har brug for.

du kan spørge interessenter og partnere inden for din branche om deres løsning, og hvis de har nogen leverandører, de vil anbefale. Jo mere værdige mennesker du tilføjer til dit valgteam, jo bedre er dine chancer for at vælge den ideelle løsning.

Definer

sæt dig ned med dit team for at oprette en masterkrav og funktionsliste. SelectHub-tjenester tilbyder et apparat, der hjælper dig med at vælge og vælge mellem forskellige funktionelle og tekniske krav. Du kan score, hvordan leverandører klarer sig med disse krav med værdier op til 100.

Vælg mellem forskellige krav i Selecthubs ekspresapp.

distribuer

sigt gennem leverandører, der bedst opfylder din kravsliste. Opret en leverandørliste og gennemgå, hvor godt de stabler op til din funktionsliste. Du kan bruge Selecthubs værktøjer til at oprette en RFP eller en anmodning om forslag (RFP), en anmodning om information (RFI) eller en skabelon til tilbudsanmodning (RFP).

retfærdiggør

denne fase hjælper dig med at evaluere alt, hvad du trak fra det foregående trin. Du skal også overveje tre muligheder:

• ønsker jeg at fortsætte i mit program valg rejse med disse potentielle leverandører?
• vil jeg tilføje integrationer eller tilføjelsesmoduler til mit eksisterende program?
• vil jeg stoppe denne proces helt og holde mig til mit nuværende program/praksis?

uanset dit valg har dette trin til hensigt at hjælpe dig med virkelig at forstå, hvordan du vil komme videre.

bevis

du har enten besluttet at finde en helt ny platform eller søge efter yderligere moduler, der kan føjes til dit nuværende system. Du har oprettet en liste over leverandører, og du vil have dem til at bevise, hvor godt deres løsning udfører specifikke krav. Dette trin giver dig mulighed for at bede udbydere om demoer, proofs-of-concept (POCs) og brugssager.

• demoer: her beder du leverandører om at vise dig, hvordan du udfører opgaver. Opret demo scripts eller lister over værktøjer, du vil have leverandører til at demonstrere. Eksempler inkluderer: “Vis mig din hovedbog;” “Vis mig dine værktøjer til afstemning af konti og kreditorer; “eller” Vis mig dit Stykliste (BOM) tilbehør.”
• brugssager: brugssager går lidt dybere end demoer. De giver dig mulighed for at spørge, hvordan du udfører bestemte opgaver. Dvs. ” Vis mig, hvordan man udfører bankafstemninger i slutningen af måneden;” eller “Vis mig, hvordan man automatiserer lønningslisten for medarbejdere.”Du kan også udvikle et script til denne mulighed.
• POCs: POCs viser mere end demoer og brugssager. Leverandører kan genskabe løsningen med tidligere eller aktuelle brugerdata for at vise, hvordan systemet fungerer som en simulering. Selvom denne metode er effektiv, kan den være rettidig og dyrere end demoer eller brugssager. Vi foreslår, at du kun bruger POCs til en eller to ideelle løsninger.

du kan tilføje POCs til Selecthubs system.

Score hvor godt hver løsning udfører i dine demoer, use case eller POC og tack det ved siden af kravene score. Disse scoringer hjælper dig med at rangere dine bedste applikationer.

rang

rangere dine løsninger baseret på krav og demo scores. Overvej også at bedømme hvert programs samlede ejeromkostninger (TCO) eller den endelige pris. Denne pris kan variere fra et par tusind dollars til $100.000 eller mere.

forhandle

Lean Selection giver dig mulighed for at have mindst to til tre potentielle programmer, der passer perfekt til din organisation. Når du har rangeret dine valg, skal du vælge dit bedste valg og gennemgå sælgerens eller forhandlerens aftaler og kontrakt. SelectHub kan gennemgå kontrakten og give dig oplysninger om denne leverandør. SelectHub er dog ikke et juridisk selskab og kan ikke yde juridisk rådgivning. Hvis du finder en kontrakt skitseret eller underlig, skal du gennemgå den med en advokat eller et advokatfirma.

Opret en RFK i Selecthubs apparat.

efter din juridiske gennemgang og forhandlingsbetingelser skal du beslutte, om denne leverandør passer til dig. I så fald kan du gå videre til signeringsfasen. Hvis ikke, skal du gå videre til de efterfølgende udbydere på denne liste og gentage dette trin. Forstå dog, at SelectHub opkræver ekstra gebyrer, hvis du anmoder om andre virksomhedsanmeldelser.

tegn

øjeblikket er her. Efter at have undersøgt og gennemført grundige evalueringer er det tid til at underskrive med din leverandør. Når du har underskrevet og udarbejdet betalingsbetingelser, kan du oprette en implementeringsplan.

Hent vores skabelon til ERP-programmel

udvælgelseskriterier

nu hvor du forstår, hvad ERP-programmel er, og hvordan udvælgelsesprocessen fungerer, vil vi komme ind på formålet med denne artikel. Nedenfor er vores liste over de vigtigste ERP-udvælgelseskriterier. Du kan bruge disse kriterier i alle faser af udvælgelsesprocessen til at hjælpe med at afgøre, om en løsning er den rigtige for dig.

funktionalitet og brugervenlighed

første ting i ERP-udvælgelsesprocessen har vi nogle standardspørgsmål at brygge over: hvad er systemets funktionaliteter og brugervenlighed? Og hvilke funktioner og grad af brugervenlighed har du brug for? Besvarelse af disse spørgsmål vil hjælpe dig med at beslutte, om produktet er den rigtige pasform til din virksomhed på et grundlæggende niveau. Disse kriterier kan være de mest langvarige og verdslige at gennemføre – det indebærer en dybdegående evaluering af din virksomhed og ERP-produktet – men hold fast. Denne vurdering er afgørende for arbejdet.

følgende handlinger kan hjælpe dig med bedre at forstå ERP-programmer, samle dine krav eller sammenligne systemer:

• krav indsamling: overvej de aktuelle udfordringer din organisation står over for, der kunne løses eller reduceres med et ERP-system. Derefter skal du vurdere, hvilke af systemfunktionaliteterne der ville opnå dette.
• overvej automatisering af forretningsprocesser: tænk på alle de rutinemæssige forretningsprocesser i din organisation, der kan automatiseres, og evaluer, om den pågældende løsning har værktøjerne til at gøre det.
• Undersøg slutbrugere: hvor teknisk kyndige er dine slutbrugere, og har de kapacitet til at navigere i komplekse programfunktioner? Har de brugt et ERP-system før? Besvarelse af disse spørgsmål vil hjælpe dig med at afgøre, om produkternes brugervenlighed er på niveau med dine krav.
• plan for centralisering: overvej de systemer, du i øjeblikket bruger, der skal integreres med dit ERP-system, og spørg om integrationsmuligheder. For eksempel, hvordan fungerer CRM-grænsefladen med den samlede ERP?

leverandørens levedygtighed

før du bliver investeret i en bestemt løsning, er det klogt at spørge dig selv: Hvad er sælgerens omdømme, og kan jeg arbejde med dem på lang sigt? Selv hvis et produkt kommer med den rette funktionalitet, bør det være udelukket, hvis virksomheden ikke er troværdig og sikker. Ud over virksomhedens troværdighed bør du gennemgå produktets skalerbarhed for at afgøre, om dette kan være en varig transaktion.

analyse af leverandørens levedygtighed sikrer ikke kun et godt system, men en god partner til din virksomhed. Overvej følgende faktorer, når du sammenligner ERP-systemer og de leverandører, der leverer dem:

• virksomhedens troværdighed: Undersøg, hvordan sælgeren har ændret sig organisatorisk i de senere år, og forhør dig om den fremtidige retning for sælgerens forretning. Derudover overveje virksomhedens alder og økonomiske sundhed.
• produkt levedygtighed: Find ud af, hvor længe ERP-produktet har været på markedet, og søg referencer fra deres kunder. Spørg sælgeren, hvor længe de har til hensigt at fortsætte med at køre produktet og regelmæssigt distribuere opdateringer eller forbedre det. Hvis du vil dække alle dine baser, skal du spørge sælgeren om de produkter, de planlægger at udstede i de kommende år.
• skalerbarhed: evaluering af produkt skalerbarhed kræver, at du ser internt og ind i fremtiden for din virksomhed. Skal du tilføje brugere i fremtiden eller udvide funktionaliteten? Har din organisation potentiale til at ekspandere til nye markeder? Overvej, om systemfunktionerne kan understøtte og forbedre din forretningsstrategi. Denne overvejelse er vigtig for unge, voksende virksomheder at overveje – dit valgte ERP-system skal kunne vokse med dig.

teknologi

der er meget teknologi vævet ind i ERP – systemer-for eksempel skal standardprogrammer indeholde funktioner relateret til business intelligence, rapportering og tilpasning. Ligesom funktionalitetsevalueringen skal du spørge dig selv: Hvilke teknologier tilbyder løsningen, og hvilke teknologier har vi brug for?
overvej følgende faktorer, når du er klar til at sammenligne ERP eller aktivt udfører din valgproces:

• tilpasning: tænk over, om løsningen er nøglefærdig eller tilpasses til din organisation og unikke forretningsprocesser. Hvis løsningen skal tilpasses til at fungere, skal du sikre dig, at sælgeren kan fuldføre anmodningen.
• krav: overvej, om løsningen kan imødekomme de tekniske behov i din organisation. Kan det for eksempel generere visuelle salgsrapporter i realtid til præsentationer?
• værdi: Evaluer, om ERP udnytter den nyeste, banebrydende teknologi, og om sælgeren planlægger at opdatere systemet konsekvent. I betragtning af denne faktor sikrer, at du ikke investerer tid og penge til at implementere et system, der snart bliver forældet.

Sammenlign Top ERP-programledere

omkostninger

det kan føles indlysende, at du bør overveje omkostningerne ved et ERP-system, men desværre er det ikke så simpelt som det lyder. Med flere forskellige elementer at tage højde for, er det vigtigt at spørge dig selv: Hvad vil de sande omkostninger ved løsningen være? De sande omkostninger består af licensafgifter, som afhænger af, hvor mange brugere du har, selve programmet eller de moduler, du vælger, hosting eller udstyr, implementering, vedligeholdelse, uddannelse og support. Det er klogt at bestemme et groft skøn over din ROI, før du underskriver nogen form for kontrakt.

overvej følgende faktorer, mens du vurderer omkostningerne ved en ERP:

• grundlæggende prisoplysninger: Først skal du evaluere omkostningerne ved platformen, og om den er passende for de funktionaliteter og teknologier, den tilbyder. Hvis sælgerens prisstruktur er uretfærdig, kan du sandsynligvis finde et andet produkt – der er masser af fisk i havet.
• sande omkostninger: derefter skal du arbejde på at bestemme de sande omkostninger ved løsningen. Beregn den langsigtede TCO, og sørg for at indarbejde alle gældende omkostninger fra listen ovenfor.
• ROI: når du er færdig med sidstnævnte evalueringer, skal du estimere, om det forventede investeringsafkast (ROI) vil være betydeligt mere end TCO.

Support og træning

Support og træning er de stykker af kagen, der får et system i gang og funktionelt til enhver tid. På det nuværende ERP-marked er der en bred vifte af, hvad leverandører tilbyder til support og træning. En omfattende træningsplan inkluderer typisk adgang til træningsvideoer eller dokumentation, en online vidensbase eller brugerfællesskab og muligheder for personlig træning. Omfattende support inkluderer typisk adgang til et callcenter samt forskellige online ressourcer. Omvendt tilbyder nogle leverandører ingen support eller træning eller outsourcer support og træning.

mens du overvejer disse punkter, er det vigtigt at se nærmere på: hvilken form for støtte og træning vil du modtage? Hvilken form for støtte og uddannelse har vi brug for? Du bør gennemgå support-og træningstilbud, sikre, at de fungerer for dine slutbrugere og tegne en tilsyneladende aftale med sælgeren.

tænk over følgende faktorer, mens du gennemgår support og træning:

• slutbrugernes behov: først skal du tage dig tid til at overveje slutbrugernes behov. Hvilken slags træning, såsom ansigt til ansigt versus virtuel, vil være den mest bekvemme og effektive for slutbrugerne? Har du et internt IT-team, der kan hjælpe med teknisk support, eller vil du stole helt på ekstern support?
• prissætning: er udgifterne til støtte og uddannelse inkluderet i licensgebyrerne, eller vil dette være en ekstra investering?

brancheekspertise

brancheekspertise refererer i det væsentlige til en leverandørs evne til at imødekomme dine specifikke behov. Afhængigt af dine krav kan du meget vel finde en løsning, der er designet specielt til din virksomhedstype og størrelse. Garner store fordele, når du arbejder med en leverandør, der forstår din virksomhed og giver mulighed for industri praksis indbygget i systemet. Spørg dig selv: kræver arten af din virksomhed en specialiseret platform?

• ekspertise: overvej, hvor længe sælgeren har arbejdet i netop din branche, og hvis de har bevist succes inden for branchen.
  

  Eksempel: E2 Shop System er et ERP-program designet specielt til fremstillingsindustrien.

implementering

implementering er afgørende for at få dit nye ERP-system i gang. Det er godt at spørge, hvordan sælgeren vil sikre en vellykket installation. Dette trin vil være kritisk, hvis du forventer en involveret implementering, såsom at migrere fra et ældre system til en ny ERP. Her er en kort oversigt over, hvad en vellykket installationsplan kræver:

• find den rigtige løsning med Lean Selection eller en anden metode.
• Plan: Saml et implementeringsteam og strukturere en installationsplan. Også tildele og udføre projektledelsesopgaver.
• Overfør Data: Udfør dybdegående data anmeldelser for at mindske gentagne oplysninger. Dine virksomhedsoplysninger er grundlaget for ethvert ERP-system, medmindre du starter fra bunden.
• Togbrugere: få adgang til og distribuere træningsmateriale til de udpegede slutbrugere.
• Udfør systemtest og lancering: Udfør programtest for at sikre, at løsningen har en passende grænseflade og udfører alle dine ønskede funktioner effektivt før og når du går live.
• opgaver efter lanceringen: analyser ROI, Undersøg medarbejdernes ydeevne, Overvåg kundetilfredshed og mål andre Virksomheds KPI ‘ er for at måle programmets resultater over tid.

vi har afsluttet vores liste over ERP-udvælgelseskriterier. Du kan bruge denne liste til at evaluere løsninger gennem hele valgprocessen.

Hent vores skabelon til ERP-programmel

sidste tanker

valg af et ERP-system er en lang proces med mange faktorer at overveje. Men du kan opdele det i håndterbare dele. Følg den trinvise ERP-udvælgelsesproces, vi har skitseret, og husk at begynde med at samle dine krav. Med streng forskning og udvælgelse, vil du ende op med en leverandør, der vil levere systemet til at tage din virksomhed til det næste niveau.

yderligere læsning

• Hvad er ERP og hvordan virker det?
• fordele ved ERP
• ERP krav skabelon og Tjekliste
• ERP implementering
• ERP funktioner og programkrav liste