4 måder at etablere roller og ansvar for teamsucces

4 måder at etablere roller og ansvar for teamsucces

kender du den kaotiske følelse af at styre et projekt, hvor roller og ansvar er uklare? Når et teammedlem bevæger sig fremad med designet, bevæger et andet sig fremad med indhold. Begge teammedlemmer skriver kopien inkluderet i billederne, forudsat at dette er en del af deres rolle. På grund af fejlkommunikation og duplikeret arbejde tager kopien længere tid at levere, og du skal forsinke projektet.

det er udfordrende at holde sig til en projektplan uden klare roller og ansvar. Når du definerer teamroller, kan du hjælpe holdkammerater med at samarbejde og arbejde gennem projekter mere effektivt. Som leder er det vigtigt at afklare specifikke opgaver for hvert teammedlem tidligt i et projekt, hvis du håber at forbedre teamproduktiviteten.

i denne vejledning forklarer vi, hvordan du etablerer roller og ansvar, og hvorfor det vil gavne dit team.

Bestem, hvad der skal gøres

du kan bruge følgende trin, når du identificerer roller og ansvar på både organisations-og projektniveau. Det første trin, når man definerer teamroller, er at bestemme de forskellige opgaver, der skal udføres. Nogle spørgsmål, du kan stille for at identificere disse opgaver, inkluderer:

• blev tidligere projekter gennemført med succes?

• hvis ikke, hvad kunne have været gjort bedre?

• hvilke opgaver er stadig på dit teams opgaveliste?

• hvilke opgaver udfører hvert teammedlem dagligt?

• er disse opgaver en del af hvert teammedlems jobbeskrivelse?

når du ved, hvor meget arbejde der skal udføres, kan du delegere opgaver i overensstemmelse hermed.

læs: Sådan delegeres effektivt: 10 tip til ledere

Identificer huller i ansvar

selvom dette trin er mest relevant, når du definerer roller på organisatorisk niveau, kan du også have huller i ansvar, når du arbejder på projekter.

når du har oprettet din opgaveliste, skal du sammenligne og kontrastere disse opgaver med, hvad teammedlemmer laver. Denne sammenligning hjælper dig med at identificere eventuelle huller i ansvaret. Disse huller kan forekomme utilsigtet, hvis teammedlemmernes oprindelige jobbeskrivelse er uklar, eller hvis de bliver trukket ind i andre opgaver af andre.

når du identificerer huller i ansvarsområder, bliver disse huller dit udgangspunkt for teamjustering. Du kan derefter flytte teammedlemmer tilbage til deres tilsigtede roller og finde ud af, hvem der skal overtage eventuelle yderligere opgaver, de håndterede.

Afklar roller ved hjælp af en RACI-matrice

en RACI-matrice er et fantastisk værktøj til at afklare teammedlemsroller. RACI står for ansvarlig, ansvarlig, hørt og informeret. Du kan oprette en RACI-matrice—eller en tabel-med dine opgaver på Y-aksen og dine teammedlemmer på H-aksen.

Tildel en af de fire RACI breve til hver opgave og teammedlem. Dette gør det nemt for teammedlemmer at vide, hvad deres specifikke rolle er for hver opgave.

legenden nedenfor forklarer mere detaljeret, hvilke teamroller der fungerer bedst med hvert bogstav i RACI-diagrammet.

• R = Ansvarlig. Denne person udfører arbejdet. Opgave, så alle på holdet ved, hvem de skal gå med til spørgsmål og opdateringer.

• A = Ansvarlig. Denne person er ansvarlig for at godkende arbejdet og vil sandsynligvis være en leder.

• C = Konsulteret. Denne person skal give input til arbejdet. Dette kan være et teammedlem eller nogen på et andet hold.

• I = Informeret. Denne person skal informeres om fremskridt og resultatet af arbejdet, men de giver ikke input til arbejdet, som det udføres.

yderligere tip til RACI-matricen:

• der skal kun være en ansvarlig pr. opgave (R), så teammedlemmer ved, hvem der har ansvaret for arbejdet. Hvis en opgave har mere end en ansvarlig, kan teammedlemmer let blive forvirrede.

• mens kun en person skal være ansvarlig for hver opgave (A), kan den samme person også være ansvarlig for opgaven (AR).

• det er også vigtigt at begrænse antallet af personer, du informerer, da dette kan gøre dit projekt unødigt komplekst (Hold mig Lav).

du kan bruge en RACI-matrice til at indstille klare forventninger til dine teammedlemmer og som reference, når du udfører projekter.

få feedback fra teammedlemmer

hvis du beder teammedlemmer om oprigtig feedback, når du er færdig med din RACI-matrice, kan du tilskynde til teamsamarbejde og give indsigt i, om de roller, du har tildelt, virker funktionelle.

når dine teammedlemmer kan give udtryk for deres meninger, skaber du sund teamdynamik på arbejdspladsen ved at lette kommunikationen.

du kan bede om feedback på flere måder, såsom:

• Hold et teammøde og spørg: “har nogen en mening om de teamroller, jeg har tildelt?”

• Planlæg 1: 1-møder, så teammedlemmer har et sikkert sted at give udtryk for bekymringer.

• Udsæt en anonym undersøgelse, så teammedlemmer kan dele deres ærlige svar.

hvornår skal man afklare roller og ansvar

der er roller og ansvar på organisatorisk og projektniveau. Som projektleder er dit job at definere både for dit team på forskellige tidspunkter. Oprettelse af en solid teamstruktur på organisatorisk niveau er afgørende og bør behandles først, hvis du bemærker huller i dette område.

for eksempel, hvis en forfatter på dit team håndterer meget af projektplanlægningen, kan det være tid til at fokusere deres prioriteter og opgaver igen. Hvis en designer reagerer på e-mails hele dagen, skal du justere din teamstruktur, så de har mere tid til at oprette.

når dit team kender deres roller og ansvar på organisatorisk niveau, kan du henvende dig til hvert projekt individuelt. En designer kan have generelle opgaver for deres jobrolle, men for et specifikt projekt kan de også være ansvarlige for at sende design frem og tilbage.

Læs: virtuelt team: 10 måder at opbygge en samarbejdskultur

fordelene ved at etablere roller og ansvar

når du etablerer roller og ansvar, opretter du en teamstruktur, der er bygget til at vare. Teampræstationer forbedres, når enkeltpersoner føler sig trygge i de opgaver, de er tildelt.

når teammedlemmer har individuelle roller, har teamet også fordele på andre måder, herunder:

• øget produktivitet: Du vil bemærke en stigning i produktiviteten, når du tildeler vigtige ansvarsområder til hvert teammedlem. Når teammedlemmer har klarhed om deres roller og ansvar, kan de prioritere det rigtige arbejde og få deres mest effektive arbejde udført.

• forbedre ansættelsesprocessen: når du afklarer jobansvar for forskellige roller, gør du det lettere for ansættelse af ledere at imødekomme teamets behov, når du søger efter nye ansættelser. Uden en klar liste over ansvarsområder kan det være vanskeligt for rekrutterere at forklare jobroller for kandidater.

• Boost team moral: Når der mangler klarhed i, hvad dine teammedlemmer skal gøre, kan de føle sig usikre på deres færdigheder. Definition af roller og ansvar kan øge holdmoralen, fordi alle har en opgave at udføre. Du kan også justere teammedlemmer til at arbejde på opgaver, der supplerer deres naturlige evner, så de føler sig trygge i, hvad de laver hver dag.

• mere effektive ressourcer: din organisation spilder mindre tid og penge, når teammedlemmer udfører de rigtige jobroller. Som det ses i eksemplet ovenfor, blev to teammedlemmer, der ikke kendte deres jobansvar på et projekt, fordoblet på arbejde. Dette duplikatarbejde spildte værdifuld projekttid, og som et resultat spildte det også penge. Jo mere effektivt dit team er, jo slankere bliver budgettet og tidslinjen.

med klare og konkrete teamroller skal dine teammedlemmer føle sig trygge og motiverede til at nå deres ansvar.

eksempler på roller og ansvar

hver rolle har vigtige ansvarsområder, der passer til denne stilling. Når de er justeret korrekt, skal teammedlemmer kende deres rolle og kun være ansvarlige for opgaver, der passer under deres jobrolle. Se på nogle almindelige roller og det ansvar, disse roller kan have.

rolle: projektleder

ansvarsområder:

• planlægge og udvikle projektet

• Opret og led teamet

• overvåge og dele projektfremskridt

rolle: visuel designer

ansvar:

• Fremstil konsekvent visuelt arbejde

• hold teammedlemmer ajour med projektets milepæle

• Opret retning for projekter og vejledende teammedlemmer

rolle: indhold forfatter

ansvarsområder:

• forskning og skrive kopi

• Kommuniker med designere og ledere om fremskridt

• Revider kopi efter at have modtaget feedback fra klienter

disse ansvarsområder kan ændre sig baseret på organisatorisk kultur, arbejdsmiljø og evner hos hvert enkelt teammedlem. Du kan oprette din egen skabelon til jobansvar, der indeholder flere detaljer, f.eks. hvem teammedlemmet rapporterer til og krav til rollen.

Læs: Alt hvad du behøver at vide for at blive projektleder

Opbyg et stærkt projektteam med klar kommunikation og struktur

som teamleder er det Dit job at forberede dine teammedlemmer til hvert projekt. Den bedste måde at skabe en stærk teamstruktur er gennem åben kommunikation. Med teamkommunikationsprogrammer kan du overholde deadlines og nå teammål ved at sikre, at alle kender deres roller og ansvar, når opgaver forfalder, og hvor arbejdet står.

forbedre team kommunikation med Asana