proces výběru softwaru ERP a kritéria

proces výběru softwaru ERP a kritéria

dobrý systém plánování podnikových zdrojů (ERP) by měl ovlivnit každou jednotlivou část vašeho podnikání. K dispozici je nespočet softwarových řešení ERP, takže musíte udělat správnou volbu, která vyhovuje vaší organizaci. Ale víte, jak vypadá proces výběru ERP?
porovnat Top ERP Software Leaders

nebojte se, pokud nejste obeznámeni! To je právě důvod, proč jsme vytvořili tento ultra-komplexní, krok za krokem průvodce, Jak vybrat ERP systém. Balíčky s tipy a doporučeními, můžete použít tento článek jako součást vašeho ERP software evaluation checklist.

přejít na:

• co je ERP Software?
• Nákupní úvahy
• výběrový proces
• výběrová kritéria

co je software ERP?

nejprve si narovnejme základy. ERP software je sada integrovaných aplikací, které automatizují a zefektivňují kritické obchodní procesy. Tyto aplikace pomáhají mimo jiné spravovat obchodní analytiku (BI), účetnictví, řízení dodavatelského řetězce a automatizaci marketingu (MA). Slouží jako centralizované úložiště dat a poskytuje automatizaci pracovních postupů a přehledy v reálném čase. Software ERP také přichází s funkcemi pro zajištění souladu s průmyslovými a regulačními standardy, zlepšení služeb zákazníkům a analýzu finančního zdraví vaší organizace.

před investováním do tohoto programu existují atributy, které musíte přehodnotit.

Nákupní úvahy

nákup nového ERP je jako nákup nového automobilu. Je to drahá investice, ale stojí za to, když víte, co hledáte, abyste se přizpůsobili nejlepším zájmům vaší společnosti. Některé otázky, které je třeba zahrnout do úvah o nákupu, zahrnují:

jak velká je vaše společnost?

velikost společnosti je zásadní. Jste podnik Fortune 500 nebo začínající společnost, která se chystá odstěhovat ze suterénu vašich rodičů? Tato řešení nabízejí škálovatelnost a mohou pojmout více zaměstnanců, oddělení, uživatelů a další, jak rostete. Nebo pokud nevidíte, že vaše společnost překonává malé nebo střední velikosti, můžete investovat do programu, který tuto potřebu uspokojí.

Co Vaše Další Oddělení Potřebují?

není žádným tajemstvím, že ERP má různé funkce, které slouží různým oddělením ve vaší společnosti. Je však nezbytné prozkoumat vedoucí oddělení a získat jejich informace o tom, co potřebují v novém systému. Zacházejte s vedoucími oddělení jako s regionálními velvyslanci. Mohli byste zkoumat vše, co je třeba vědět o HR, CRM a účetnictví, ale nejste odborník. Tito vedoucí oddělení slouží jako odborníci a chápou, co potřebují k zefektivnění provozu.

kolik jste ochotni utratit?

dostaneme více do nákladů v sekci výběrových kritérií. Je však důležité vytvořit správný rozpočet s přiměřeným koncovým limitem, takže si můžete zakoupit systém, který potřebujete, aniž byste vyprázdnili celou peněženku.

jaká je vaše ideální možnost nasazení?

Znalost preferované možnosti nasazení-on-premise, cloud nebo hybrid cloud i on-premise – také učiní proces výběru ERP lépe zvládnutelným. Každé nasazení má samozřejmě své klady a zápory, ale výběr toho, který nejlépe odpovídá potřebám vaší společnosti, je krokem správným směrem.

• On-Premise: On-premise je tradiční nasazení softwaru. To vám umožní přístup a zaměstnat řešení pouze na firemních serverech. Pokud se vaše společnost zabývá místní prací a klientelou, tato preference může být přímo ve vaší uličce.
• Cloud: cloudové nasazení umožňuje přístup k řešení a datům na jakémkoli zařízení se silným připojením k internetu, jako jsou stolní počítače, notebooky, smartphony, tablety a další. Dodává se také s více možnostmi zabezpečení, aby byla vaše data chráněna před kybernetickými hrozbami. Pokud máte regionální nebo globální patrony a partnery, tato volba nasazení by mohla být nejlepší volbou.
• Hybrid: hybridní volba spojuje to nejlepší z on-premise a cloudového nasazení do jedné příležitosti, aby vaše informace byly bezpečné a přístupné v reálném čase.

získejte naši šablonu požadavků na software ERP

výběrový proces

Chcete-li poskytnout některé další úvodní informace, provedeme Vás naší metodikou štíhlého výběru. Tento snadno sledovatelný, čtyřstupňový proces vám pomůže určit vaše obchodní potřeby, vyhodnotit a porovnat řešení, ověřit vaše technické požadavky a vyjednat významnou smlouvu. Tuto metodiku můžete provádět s pomocí SelectHub nebo bez ní.

zřídit

prvním krokem v našem procesu je provedení sebehodnocení vašich obchodních operací. Mezi tyto otázky patří:

• proč potřebujete nový program?
• co je špatného na vašem stávajícím softwaru nebo postupech?
• co chcete, aby toto řešení zjednodušilo a automatizovalo?

Spolupracujte

je snadné delegovat nalezení nového programu na jednu nebo dvě osoby. Ve skutečnosti potřebujete výbor, který se skládá z vedoucích oddělení, zúčastněných stran, partnerů a dalších. Vedoucí oddělení jsou cenní. Můžete zkoumat a pokusit se vyvinout požadavky na vaše HR, účetní a marketingové sektory, ale tito vedoucí vědí, co potřebují.

můžete se zeptat zúčastněných stran a partnerů ve vašem oboru na jejich řešení a pokud mají nějaké dodavatele, které by doporučili. Čím více hodných lidí přidáte do svého výběrového týmu, tím lepší jsou vaše šance na výběr ideálního řešení.

Definujte

Posaďte se se svým týmem a vytvořte hlavní požadavek a seznam funkcí. Služby SelectHub nabízejí zařízení, které vám pomůže vybrat a vybrat si z různých funkčních a technických požadavků. Můžete skóre, jak dodavatelé provádět s těmito požadavky s hodnotami až 100.

Vyberte si z různých požadavků v aplikaci SelectHub express.

distribuujte

prosévejte prostřednictvím dodavatelů, kteří nejlépe splňují váš seznam požadavků. Vytvořte užší seznam dodavatelů a zkontrolujte, jak dobře se hromadí ve vašem seznamu funkcí. Nástroje SelectHub můžete využít k vytvoření šablony RFx nebo šablony request for proposal (RFP), request for information (RFI) nebo request for quotation (RFQ).

Justify

tato fáze vám pomůže vyhodnotit vše, co jste stáhli z předchozího kroku. Musíte také zvážit tři možnosti:

• chci pokračovat ve své cestě výběru softwaru s těmito potenciálními dodavateli?
• Chci do svého stávajícího softwaru přidat integrace nebo doplňkové moduly?
• chci tento proces úplně zastavit a držet se svého aktuálního programu/postupů?

bez ohledu na vaši volbu vám tento krok pomůže skutečně pochopit, jak se chcete posunout vpřed.

Dokažte

buď jste se rozhodli najít zcela novou platformu nebo hledat další moduly, které chcete přidat do svého současného systému. Vytvořili jste užší seznam dodavatelů a chcete, aby prokázali, jak dobře jejich řešení plní specifické požadavky. Tento krok vám umožní požádat poskytovatele o ukázky, důkazy o konceptu (POC) a případy použití.

• ukázky: zde žádáte dodavatele, aby vám ukázali, jak provádět úkoly. Vytvořte demo skripty nebo seznamy nástrojů, které chcete prodejci prokázat. Příklady zahrnují: „Ukažte mi svou hlavní knihu; „“Ukažte mi nástroje pro odsouhlasení účtů a účty splatné; „nebo“ ukažte mi svůj kusovník (BOM) příslušenství.“
• případy použití: případy použití jsou o něco hlubší než ukázky. Umožňují vám zeptat se, jak provádět konkrétní úkoly. Tj., „Ukažte mi, jak provádět bankovní odsouhlasení na konci měsíce; „nebo“ ukažte mi, jak automatizovat mzdy zaměstnanců.“Můžete také vytvořit skript pro tuto možnost.
• Poc: Poc ukazují více než ukázky a případy použití. Prodejci mohou znovu vytvořit řešení s předchozími nebo aktuálními uživatelskými daty, aby ukázali, jak systém funguje jako simulace. I když je tato metoda účinná, může být včasná a dražší než ukázky nebo případy použití. Doporučujeme používat Poc pouze pro jedno nebo dvě ideální řešení.

můžete přidat Poc do systému SelectHub.

skóre, jak dobře si každé řešení vede ve vašich ukázkách, případu použití nebo POC a připněte jej vedle skóre požadavků. Tato skóre vám pomohou zařadit vaše nejlepší aplikace.

Rank

Rank vaše řešení na základě požadavků a demo skóre. Zvažte také hodnocení celkových nákladů na vlastnictví každého programu (TCO)nebo konečnou cenu. Tato cena se může pohybovat od několika tisíc dolarů do 100 000 dolarů nebo více.

vyjednat

Lean Selection vám umožní mít alespoň dva až tři potenciální programy, které jsou ideální pro vaši organizaci. Jakmile zařadíte své volby, vyberte si nejlepší volbu a zkontrolujte smlouvy a smlouvy dodavatele nebo prodejce. SelectHub může smlouvu zkontrolovat a poskytnout vám informace o tomto dodavateli. SelectHub však není právnickou společností a nemůže poskytovat právní poradenství. Pokud zjistíte, že smlouva je útržkovitá nebo divná, přečtěte si ji u právníka nebo advokátní kanceláře.

vytvoření RFx v aparátu SelectHub.

po právním přezkoumání a vyjednávacích podmínkách se rozhodněte, zda je tento prodejce pro vás ten pravý. Pokud ano, můžete přejít do fáze podpisu. Pokud ne, přejděte k následujícím poskytovatelům v tomto seznamu a opakujte tento krok. Pochopte však, že SelectHub účtuje další poplatky, pokud požadujete jiné recenze společnosti.

podepsat

okamžik je zde. Po prozkoumání a provedení důkladných hodnocení je čas podepsat se svým prodejcem. Jakmile podepíšete a vypracujete platební podmínky, můžete nastavit plán implementace.

získejte naši šablonu požadavků na software ERP

výběrová kritéria

Nyní, když pochopíte, co je software ERP a jak proces výběru funguje, dostaneme se k účelu tohoto článku. Níže je uveden seznam nejdůležitějších kritérií výběru softwaru ERP. Tato kritéria můžete použít ve všech fázích výběrového procesu, abyste zjistili, zda je řešení pro vás to pravé.

funkčnost a snadnost použití

první věc v procesu výběru ERP, máme několik standardních otázek vařit přes: jaké jsou funkce systému a snadné použití? A jaké funkce a stupeň uživatelské přívětivosti potřebujete? Odpovědi na tyto otázky vám pomohou rozhodnout, zda je produkt vhodný pro vaše podnikání na základní úrovni. Tato kritéria mohou být zdlouhavá a všední k dokončení-zahrnuje důkladné vyhodnocení Vaší společnosti a produktu ERP – ale držte se pevně. Toto hodnocení je nezbytné pro práci.

následující kroky vám pomohou lépe porozumět softwaru ERP, shromáždit vaše požadavky nebo porovnat systémy:

• shromažďování požadavků: zvažte aktuální výzvy, kterým vaše organizace čelí, které by mohly být vyřešeny nebo sníženy pomocí systému ERP. Poté vyhodnoťte, která z funkcí systému by toho dosáhla.
• zvažte automatizaci obchodních procesů: Přemýšlejte o všech rutinních obchodních procesech ve vaší organizaci, které by mohly být automatizovány, a vyhodnoťte, zda konkrétní řešení má k tomu nástroje.
• Prozkoumejte koncové uživatele: jak technicky zdatní jsou vaši koncoví uživatelé a mají schopnost procházet složitými softwarovými funkcemi? Už dříve používali ERP systém? Odpovědi na tyto otázky vám pomohou určit, zda je uživatelská přívětivost produktů srovnatelná s vašimi požadavky.
• plán centralizace: zvažte systémy, které v současné době používáte a které bude třeba integrovat do vašeho ERP systému, a zeptejte se na možnosti integrace. Například, jak se CRM rozhraní s celkovým ERP?

životaschopnost dodavatele

než začnete investovat do konkrétního řešení, je moudré se ptát sami sebe: Jaká je pověst dodavatele a mohu s nimi dlouhodobě pracovat? I když produkt přichází se správnou funkčností, mělo by být vyloučeno, pokud společnost není důvěryhodná a bezpečná. Kromě důvěryhodnosti společnosti byste měli zkontrolovat škálovatelnost produktu a zjistit, zda to může být trvalá transakce.

analýza životaschopnosti dodavatele zajišťuje nejen skvělý systém, ale skvělý partner pro vaše podnikání. Při porovnávání systémů ERP a dodavatelů, kteří je poskytují, zvažte následující faktory:

• důvěryhodnost společnosti: prozkoumejte, jak se prodejce v posledních letech organizačně změnil, a zeptejte se na budoucí směr podnikání dodavatele. Kromě toho zvažte věk a finanční zdraví společnosti.
• životaschopnost produktu: zjistěte, jak dlouho je produkt ERP na trhu, a vyhledejte reference od svých zákazníků. Zeptejte se dodavatele, jak dlouho hodlá produkt provozovat a pravidelně distribuovat aktualizace nebo jej vylepšovat. Pokud chcete pokrýt všechny své základny, zeptejte se prodejce na produkty, které plánují vydat v nadcházejících letech.
• škálovatelnost: vyhodnocení škálovatelnosti produktu vyžaduje, abyste se podívali interně a do budoucnosti vašeho podnikání. Budete muset v budoucnu přidat uživatele nebo rozšířit funkčnost? Má vaše organizace potenciál expandovat na nové trhy? Zvažte, zda funkce systému mohou podporovat a vylepšovat Vaši obchodní strategii. Tato úvaha je důležitá pro mladé, rostoucí podniky, aby zvážila-zvolený ERP systém musí být schopen růst s vámi.

technologie

v ERP systémech je spousta technologií-například standardní software by měl obsahovat funkce související s business intelligence, reportingem a přizpůsobením. Stejně jako hodnocení funkčnosti byste se měli zeptat sami sebe: Jaké technologie řešení nabízí a jaké technologie potřebujeme?
zvažte následující faktory, když jste připraveni porovnat ERP nebo aktivně provádíte proces výběru softwaru:

• přizpůsobení: Přemýšlejte o tom, zda je řešení na klíč nebo přizpůsobitelné vaší organizaci a jedinečným obchodním procesům. Pokud je třeba řešení přizpůsobit tak, aby fungovalo, ujistěte se, že dodavatel může požadavek dokončit.
• požadavky: zvažte, zda řešení může splňovat technické potřeby vaší organizace. Může například generovat vizuální zprávy o prodeji v reálném čase pro prezentace?
• hodnota: vyhodnoťte, zda ERP využívá nejnovější, nejmodernější technologii a zda prodejce plánuje soustavnou aktualizaci systému. Vzhledem k tomu, že tento faktor zajišťuje, že neinvestujete čas a peníze na implementaci systému, který brzy bude zastaralý.

Porovnejte špičkové softwarové vůdce ERP

náklady

může být zřejmé, že byste měli zvážit náklady na systém ERP, ale bohužel to není tak jednoduché, jak to zní. S několika nesourodými prvky, které je třeba zohlednit, je důležité se ptát sami sebe: jaké budou skutečné náklady na řešení? Skutečné náklady se skládají z licenčních poplatků, které závisí na tom, kolik uživatelů máte, samotný software nebo moduly, které vyberete, hosting nebo hardware, implementace, údržba, školení a podpora. Je moudré určit hrubý odhad vaší návratnosti investic, než podepíšete jakoukoli smlouvu.

při hodnocení nákladů na ERP zvažte následující faktory:

• základní informace o cenách: Nejprve vyhodnoťte náklady na platformu a zda je vhodná pro funkce a technologie, které nabízí. Pokud je cenová struktura dodavatele nespravedlivá, pravděpodobně najdete jiný produkt – v moři je spousta ryb.
• skutečné náklady: dále pracujte na určení skutečných nákladů na řešení. Vypočítejte dlouhodobé TCO a nezapomeňte zahrnout všechny příslušné náklady z výše uvedeného seznamu.
• ROI: jakmile dokončíte poslední hodnocení, odhadněte, zda předpokládaná návratnost investic (ROI) bude výrazně vyšší než TCO.

podpora a školení

podpora a školení jsou kousky koláče, které systém neustále zprovozňují a fungují. Na současném trhu ERP existuje široká škála toho, co prodejci nabízejí pro podporu a školení. Komplexní tréninkový plán Obvykle zahrnuje přístup k tréninkovým videím nebo dokumentaci, online znalostní databázi nebo komunitu uživatelů a možnosti osobního školení. Komplexní podpora obvykle zahrnuje přístup do call centra a různé online zdroje. Naopak, někteří prodejci nenabízejí žádnou podporu ani školení, ani outsourcují podporu a školení.

při zvažování těchto bodů je důležité pečlivě se podívat: jakou podporu a školení obdržíte? Jaký typ podpory a školení potřebujeme? Měli byste zkontrolovat nabídky podpory a školení, zajistit, aby fungovaly pro vaše koncové uživatele, a uzavřít zjevnou dohodu s prodejcem.

při kontrole podpory a školení Přemýšlejte o následujících faktorech:

• potřeby koncových uživatelů: Za prvé, trvat nějaký čas, aby zvážila potřeby koncových uživatelů. Jaký druh školení, jako je face-to-face versus virtuální, bude pro koncové uživatele nejpohodlnější a nejúčinnější? Máte interní IT tým, který vám může pomoci s technickou podporou, nebo se budete spoléhat výhradně na externí podporu?
• ceny: jsou náklady na podporu a školení zahrnuty do licenčních poplatků, nebo to bude další investice?

odbornost v oboru

odbornost v oboru v podstatě odkazuje na schopnost dodavatele uspokojit vaše specifické potřeby. V závislosti na vašich požadavcích můžete velmi dobře najít řešení, které je navrženo speciálně pro váš typ a velikost firmy. Získejte hlavní výhody při práci s dodavatelem, který rozumí vašemu podnikání a umožňuje průmyslové postupy zabudované do systému. Zeptejte se sami sebe: vyžaduje povaha vašeho podnikání specializovanou platformu?

• odbornost: zvažte, jak dlouho prodejce pracoval ve vašem konkrétním odvětví a zda se v tomto odvětví osvědčil.
  

  Příklad: E2 Shop System je ERP software určený speciálně pro zpracovatelský průmysl.

implementace

implementace je zásadní pro uvedení nového ERP systému do provozu. Je dobré se zeptat, jak dodavatel zajistí úspěšnou instalaci. Tento krok bude rozhodující, pokud očekáváte zapojenou implementaci, jako je migrace ze staršího systému na nový ERP. Zde je stručný přehled toho, co vyžaduje úspěšný plán instalace:

• ideální Software: Najděte správné řešení se štíhlým výběrem nebo jinou metodikou.
• plán: shromáždit realizační tým a strukturovat plán instalace. Přidělit a plnit povinnosti řízení projektů.
• přenos dat: proveďte hloubkové kontroly dat, abyste snížili opakující se informace. Informace o vaší společnosti jsou základem každého ERP systému, pokud nezačínáte od nuly.
• Train Users: přístup a distribuce školicích materiálů určeným koncovým uživatelům.
• proveďte systémové testy a spuštění: Proveďte testy programu, abyste se ujistili, že řešení má vhodné rozhraní a účinně provádí všechny požadované funkce před a po spuštění.
• povinnosti po spuštění: analyzujte návratnost investic, studujte výkon zaměstnanců, Sledujte spokojenost klientů a měřte KPI jiných společností, abyste mohli měřit výsledky softwaru v průběhu času.

uzavřeli jsme náš seznam kritérií pro výběr softwaru ERP. Tento seznam můžete použít k vyhodnocení řešení v průběhu celého procesu výběru softwaru.

získejte naši šablonu požadavků na software ERP

poslední myšlenky

výběr systému ERP je dlouhý proces s mnoha faktory, které je třeba zvážit. Ale můžete ji rozdělit na zvládnutelné části. Postupujte podle postupného procesu výběru ERP, který jsme nastínili, a nezapomeňte začít shromažďováním vašich požadavků. S přísným výzkumem a výběrem skončíte u dodavatele, který dodá systém, aby vaše podnikání posunul na další úroveň.

další čtení

• co je ERP a jak to funguje?
• výhody ERP
• šablona a kontrolní seznam požadavků ERP
• implementace ERP
• seznam funkcí a softwarových požadavků ERP