jak naplánovat slavnostní večer?
proč pořádat slavnostní večer?
slavnostní večer označuje výjimečnou událost, často organizovanou pro výjimečnou příležitost. Ať už se jedná o slavnostní večer, sbírku, uvedení produktu na trh nebo výročí společnosti, organizování slavnostního večera není něco, co můžete improvizovat.
přesný a podrobný rozvrh vám umožní poskytnout nezapomenutelnou událost pro vaše hosty a zároveň podpořit pozitivní obraz vaší společnosti.
cíle vašeho večera
proč pořádat slavnostní večer? Existuje mnoho důvodů, proč by společnost mohla chtít takovou akci uspořádat: sdělit základní informace, odměnit účastníky za jejich úspěchy, spojit zaměstnance atd. Obecně řečeno, pořádání večerní akce dává společnosti šanci šířit zprávu a pozitivní obraz mezi hosty v uvolněné atmosféře.
ať už je váš důvod pro uspořádání slavnostního večera jakýkoli, prvním krokem je identifikace přesných cílů akce.
výběr tématu vaší akce
poté, co jste jasně definovali důvod pořádání večerní akce a její cíle, je důležité vybrat téma. Ten se stane vodícím vláknem a bude použit k sestavení plánu slavnostního večera.
tento typ akce je poměrně vzácný a exkluzivní a hosté pečlivě vybíráni, což činí tuto událost výjimečnou. Účastníci jsou hrdí na to, že jsou součástí, chtějí být překvapeni a postarali se o večer, který jim pomůže zanechat pozitivní paměť v jejich myslích.
nic by nemělo být ponecháno náhodě, zejména ne výběr tématu pro akci!
atmosféra večera bude založena na této volbě a veškerá zábava a služby budou vybrány podle tématu večera.
váš rozpočet na slavnostní večer
po provedení těchto předběžných kroků musíte přemýšlet o množství peněz, které jste schopni utratit za organizaci slavnostního večera. To závisí na řadě faktorů: místo konání, počet účastníků a typ poskytovaných služeb.
rozpočet, který chcete přidělit vaší akci, však musí být důkladně a pečlivě promyšlen, protože určí všechny možnosti, které budete muset provést během dalších fází. Zábava, zvuk, světlo, jídlo a pití jsou všechny aspekty, které ovlivní rozpočet slavnostního večera.
výběr místa konání
počet hostů a rozpočet jsou stanoveny, téma vašeho večera je rozhodnuto, nyní je čas vybrat místo konání vaší akce.
jak najít správné místo, aby vyhovovalo tématu slavnostního večera?
místo vhodné pro počet hostů
najít ideální místo pro uspořádání slavnostního večera není snadný úkol. Než se pustíte do vyhledávání, měli byste si být vědomi toho, že je třeba vzít v úvahu mnoho kritérií.
nejprve je třeba určit místa, která jsou relevantní pro téma vašeho večera. Architektura, prostředí a umístění jsou faktory, které je třeba vzít v úvahu. Zámek na venkově nenastaví pro váš večer stejný tón jako střecha v centru města.
bez ohledu na místo, které si vyberete, musí být snadno dostupné autem nebo veřejnou dopravou, aby bylo vhodné pro vaše hosty přijet.
pokud jde o rezervaci místa konání, plánujte rezervaci tři až šest měsíců před plánovaným datem gala.
naše prostory pro pořádání galavečera
pro všechny vaše akce vám poskytujeme recepce různých kapacit a stylů, vhodné pro všechny typy večírků, s kapacitou od několika stovek do několika tisíc hostů. La Sucrière a jeho jedinečný průmyslový styl, Lyonské Kongresové centrum a jeho střecha s výhledem na Parc de la Tête d ‚ Or, Stadion Gerland Matmut, legendární Stadion Lyonu a Eurexpo Lyon Espace Paul Bocuse, volba je na vás. Ať už je téma při pořádání večerní akce jakékoli, pomůžeme vám vybrat ideální místo, které splní vaše očekávání a získá srdce vašich hostů.
pobavte své hosty!
váš slavnostní večer by měl hostům zanechat dobré vzpomínky, což je částečně způsobeno zábavou, kterou v den konání akce nabídnete.
výběr zábavy
nezapomeňte vybrat zábavu v souladu s programem a tématem slavnostního večera, abyste udrželi konzistenci po celou dobu akce. Nezapomeňte také vzít v úvahu své hosty a jejich očekávání, protože se nemusí nutně chtít účastnit fyzických aktivit, pokud jsou oblečeni například ve formálním oděvu.
v každém případě, ať už chcete vyjádřit své díky svým hostům, spojit je nebo je jednoduše pobavit originálním způsobem, je třeba se postarat o každý detail.
harmonogram slavnostního večera
definování harmonogramu slavnostního večera je jedním z klíčových kroků při organizaci vaší akce. Budete tak moci ovládat, jak se váš večer odvíjí. Mělo by to hodinu po hodině rozepsat průběh naší akce. Přivítání hostů, scénografie, rozjezd zábavy, stravování atd. Každá fáze musí být pečlivě naplánována.
cílem programu galavečera je zorganizovat váš galavečer, informovat každého účastníka o své oblasti odpovědnosti a pečlivě respektovat načasování, které jste si stanovili. Pokud jste například naplánovali představení na 9 pm sharp, musí být každý účastník informován (zvuk, světlo,stravování).
Catering
než se zamyslíte nad organizací vaší slavnostní večeře, je důležité určit její styl. Bude to koktejlový bufet? Bude tam obsluha stolu?
v každém případě musí jídlo a pití odpovídat tématu, které jste si vybrali pro svůj slavnostní večer.
můžeme vám pomoci představit si noc jasněji.
pokud se rozhodnete pro večeři vsedě
pokud si přejete vytvořit formální atmosféru a nabídnout svým hostům větší pohodlí při organizaci večerní akce, doporučujeme večeři vsedě se stolním servisem. Vaši hosté tak budou pohodlně sedět, což se jeví jako nejlepší řešení, pokud je na vašem slavnostním večeru pódium s dlouhým vystoupením nebo projevem.
hosté stráví příjemný okamžik u stolu, budou si moci vychutnat jakoukoli zábavu a můžete snadno ovládat načasování večera.
koktejlový bufet
pro uvolněnou atmosféru a pro povzbuzení interakce je koktejlová večeře ideálním řešením. Vaši hosté se tak budou moci pohybovat po různých oblastech, využívat všech výstav, které jsou vystaveny, a především mohou mezi sebou volně komunikovat.
jít na koktejlový bufet znamená upřednostňovat uvolněnou, vřelou atmosféru pro vaše hosty a znásobit vzájemnou interakci.
pozvánky
plán slavnostního večera byl stanoven, místo konání bylo vybráno a pozvánky musí být nyní rozeslány.
uložit datum
pozvánky by měly být zaslány v dostatečném předstihu před večerem, aby bylo zajištěno, že vaši hosté jsou k dispozici. Proto, plánujte poslat uložit datum nejméně jeden měsíc před datem akce, aby si účastníci mohli Datum zapsat do svých deníků a zpřístupnit se na večer. Pokud pošlete pozvánku příliš pozdě, nemusí být schopni se zpřístupnit, pokud ji pošlete příliš brzy, mohou zapomenout, že organizujete večerní akci.
papírová nebo e-mailová pozvánka
nemůžete se rozhodnout mezi papírovou nebo e-mailovou pozvánkou? Vše záleží na cílovém publiku, jejich zvycích a preferencích. Ve své pozvánce nezapomeňte uvést výpis z programu slavnostního večera, který láká hosty, a přitom mějte na paměti, že neodhalíte vše, abyste nezkazili prvek překvapení.
ve všech případech musí být znění a forma vaší pozvánky vypracovány v souladu s vašimi cíli a tématem, které jste si vybrali pro uspořádání slavnostního večera.
online registrace
máte také možnost zvolit si online platformu pro registraci. Tímto způsobem budete znát přesný počet účastníků v dostatečném předstihu a budete je moci snadno připomenout.
tato řešení umožňují hostům uložit vaši akci přímo do své elektronické agendy, takže nezapomeňte!
komunikujte!
Chcete-li oslovit více lidí a vytvořit zájem o Vaši akci, nezapomeňte na komunikaci před, během a po slavnostním večeru.
před večerem
před akcí můžete oznámit datum a harmonogram svého slavnostního večera. Pokud se jedná o interní událost, upřednostněte e-maily, intranet, plakáty v prostorách vaší společnosti nebo interní sociální sítě.
na druhou stranu, pokud se jedná o externí událost, můžete jít na nástroje, jako je váš web, e-mail nebo sociální sítě.
uspořádat slavnostní večer bez komunikace znamená připravit se o nezbytný nástroj pro lákání vašich hostů!
během večera
během večera můžete komunikovat živě prostřednictvím sociálních sítí, natáčet videa z příjmu hostů nebo sdílet zábavu tím, že povzbuzujete účastníky, aby učinili totéž.
pokud však organizujete důvěrnější slavnostní večer, ujistěte se, že vaši hosté nezveřejňují žádné oficiální nebo citlivé informace.
Po večeru
po akci si hosté rádi pamatují večer s fotografiemi nebo videi jako suvenýry. Můžete tedy distribuovat fotografie pořízené večer účastníkům, ale také vytvořit film (aftermovie), který bude zveřejněn ve vašich sítích (interní nebo externí).
také přemýšlejte o tom, že si hosté při odchodu vezmou něco domů, například dobroty v barvách vaší společnosti, aby měli na večer pozitivní vzpomínky.
po zhlédnutí vaší večerní akce nezapomeňte poděkovat všem řečníkům, interním i externím, protože úspěch je týmové úsilí!