Come pianificare il più grande evento della chiesa dell’anno ” UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
Chiunque abbia mai ospitato una cena o una riunione di vacanza sa quanto va in anche un semplice incontro con la famiglia e gli amici. Mettere su un evento chiesa di successo prende la pianificazione ad un nuovo livello. Se si ospita un picnic, culto evento, campo, festival, servizio di Natale o qualsiasi altro evento speciale, è necessario pensare attraverso una serie di cose.
Qualunque cosa tu stia pianificando, la chiave è quella di suddividere il tuo evento in parti gestibili e quindi identificare chi supervisionerà ciascuno di essi. Quella struttura semplice è spesso più facile a dirsi che a farsi.
Ecco alcuni passaggi da seguire per gestire la pianificazione degli eventi. Abbiamo anche incluso metodi collaudati e pratiche suggerite utilizzate da esperti pianificatori ovunque, tra cui un paio di modi chiese più piccole possono tirare fuori eventi più grandi di quanto avevano previsto.
TWEET QUESTO Assicurati che il GRANDE evento si allinei al tuo piano di marketing della chiesa
Creare un piano di marketing della chiesa è il primo passo che raccomandiamo prima di fare qualcosa di grande. Ad alcune persone non piace il marketing (e per una buona ragione), ma il marketing della chiesa è il processo di identificazione e incontro delle esigenze spirituali e di servizio della tua comunità. Un buon piano aiuterà a gettare le basi e impostare la direzione per ogni evento o programma. Molte persone salteranno questo passaggio perché è troppo da fare prima del loro evento, ma è altamente raccomandato e potrebbe essere motivo di fermarsi e definire il ruolo della tua chiesa.
Dopo aver determinato la chiamata unica della vostra congregazione e le esigenze della vostra comunità, si può iniziare a sviluppare la strategia e il brainstorming il più grande evento dell’anno.
Fai le domande giuste
Dopo aver un solido piano di marketing, la tua leadership principale deve porre le domande giuste prima di investire tempo e denaro! Questo vi aiuterà a gettare le basi per il vostro evento e modellare il vostro piano di comunicazione. Considerate le seguenti domande:
- Come si inserisce questo evento con la missione specifica della vostra chiesa?
- Quanto è fattibile per la tua chiesa eseguire l’evento con successo?
- Come definiresti il tuo obiettivo generale?
- Quanto sono appassionate le persone che hanno bisogno di essere coinvolte?
- Cosa distingue questa idea per la comunità?
TWEET THIS Come NON pianificare il tuo più grande evento dell’anno
Quindi, considera le implicazioni delle risposte alle domande di cui sopra.
- Se l’evento si allontana dalla chiamata unica della tua chiesa, esci ora e condividi i tuoi valori e la tua visione con la leadership principale.
- Se non hai abbastanza tempo o denaro, è ora di smettere. Potrebbe essere necessario potare alcuni programmi prima di procedere.
- Non sei sicuro di tutti i risultati attesi? Esci per un po ‘ e converti gli obiettivi del ministero in misure chiare.
- Se non hai volontari appassionati — probabilmente stai percependo un tema qui-ESCI! Ora concentrati sul reclutamento e sulla motivazione dei volontari.
- Se nulla si distingue per la comunità, potrebbe essere il più grande evento pianificato ma non partecipato.
Sii onesto con le tue risposte e vai avanti — se la leadership centrale dà il via libera.
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Pianifica con un sacco di tempi di consegna
Assicurati di dare a te stesso e alla tua squadra abbastanza tempo per riunire tutto. I pianificatori dell’ultimo minuto potrebbero muoversi troppo velocemente per notare che tutte le sedie pieghevoli erano riservate altrove o che un matrimonio era programmato nello stesso giorno in cui pensavi di poter usare il santuario.
Le persone hanno bisogno di tempo per essere coinvolte, sia come volontari che come partecipanti registrati. Chi donerà forniture o preparerà il cibo? Chi sarà messa a punto e abbattere? Rendere la registrazione facile. Consentire alle persone di iscriversi tramite il sito web della chiesa, pagina Facebook o app. I gruppi low-tech potrebbero lasciare moduli nei banchi o creare una tabella di registrazione nel foyer.
Se il tuo obiettivo è raggiungere i vicini locali, evita di programmare il tuo evento contemporaneamente ai passatempi popolari della comunità o agli eventi sportivi.
Stabilire linee chiare di comunicazione
È importante chiedere a qualcuno di identificare i lavori e assegnare le persone a tali compiti. Chi sarà responsabile di musica, altoparlanti, marketing, cibo, decorazioni, set up/abbattere, attività e così via?
Una chiara catena di comando va di pari passo con una comunicazione chiara. Sapere chi è responsabile di ogni area e fidarsi di lui o lei per organizzare i volontari e le risorse per quella particolare attenzione. Catena di comando è meno su chi è sul gradino più alto e più su chi può prendere decisioni e contribuire a facilitare un processo regolare.
Una volta che hai le persone di cui hai bisogno, comunica spesso con loro e dì ai volontari cosa ci si aspetta. Avranno bisogno di descrizioni dettagliate del lavoro e di formazione per svolgere bene il loro ruolo.
Come comunica la vostra chiesa? Imparare a comunicare con il “plugged-in”, così come il modo di connettersi con il ” unplugged.”
Scegli un tema
Avere un tema per il tuo evento dà attenzione e aiuta a determinare i tipi di cibo da servire, i giochi da giocare e le decorazioni da visualizzare. Chiama persone creative per idee. Molti programmi di vacanza scuola Biblica fanno questo bene.
Un tema crea atmosfera e rende il vostro evento memorabile. Divertiti a creare esercizi di team building e anche gli ospiti si divertiranno. Gioca trivia con domande a tema o venire con modi interattivi per coinvolgere i partecipanti.
Aspettati spese impreviste
Quanto devi spendere? Da dove verranno i soldi? Hai un comitato che supervisiona le finanze degli eventi? Il tesoriere sarà la chiave qui.
Avrai bisogno di fondi per forniture, cibo, pubblicità e decorazioni. Intrattenimento e noleggio di attrezzature sono anche spese possibili. Costruisci un buffer nel tuo budget perché la maggior parte degli eventi costa più del previsto.
Considera di richiedere una sovvenzione
Le sovvenzioni della Chiesa locale potrebbero aiutarti con la tua pubblicità, il tuo sito Web o le tue esigenze di ricerca. United Methodist Communications ha stabilito una serie di sovvenzioni e risorse per sostenere le comunicazioni della chiesa locale.
Spargi la voce
Per cominciare, pubblica il tuo evento sul sito web della chiesa, sugli account dei social media e sulla lista e-mail. Annunci settimanali e bollettini sono anche buoni da usare. Da lì, considera quali materiali stampati potrebbero funzionare meglio. Sono possibili pubblicità su radio o televisione locale?
Dai un’occhiata a queste grandi idee per la pianificazione e la promozione di VBS, che si applicano a qualsiasi evento.
Dopo l’evento, fai un debrief con il tuo team
Pianifica il tempo con il tuo team per valutare la pianificazione e l’esecuzione dell’evento e apportare modifiche se l’evento si ripeterà. Cosa ha funzionato bene? Se è degno di nota, condividerlo con i media. Cosa è andato male? Non nasconderti. Step up, possederlo e avere qualche vero parlare con la tua squadra.
Invia una comunicazione di follow – up alle persone che hanno partecipato al tuo evento. Potresti inviare loro un ringraziamento generale, un sondaggio di feedback o risorse gratuite. Invitali a eventi correlati in futuro.
Esprimi gratitudine per il servizio di tutti coloro che hanno aiutato. Più si sentono apprezzati, più è probabile che daranno di nuovo una mano.
Gli eventi di successo non accadono solo
Prendono un sacco di pensieri e azioni. Più dettagli disponi in anticipo, meno singhiozzi avrai durante il tuo evento.
— Clay Morgan è un autore di Dallas, Texas, che ha trascorso un decennio insegnando corsi universitari nelle scienze sociali prima di diventare consulente in comunicazione e strategia organizzativa. Clay ama scrivere all’incrocio tra cultura e spiritualità. Ha fatto il ministero con gli studenti universitari per anni e ama trovare modi creativi per coinvolgere millennials.