4 modi per stabilire ruoli e responsabilità per il successo del team

4 modi per stabilire ruoli e responsabilità per il successo del team

Sai quella sensazione caotica di gestire un progetto in cui ruoli e responsabilità non sono chiari? Come un membro del team si muove in avanti con il design, un altro si muove in avanti con il contenuto. Entrambi i membri del team scrivono la copia inclusa nelle immagini, supponendo che questo faccia parte del loro ruolo. A causa dell’errore di comunicazione e del lavoro duplicato, la copia richiede più tempo per essere consegnata e devi ritardare il progetto.

È difficile attenersi a un piano di progetto senza ruoli e responsabilità chiari. Quando si definiscono i ruoli del team, è possibile aiutare i compagni di squadra a collaborare e lavorare attraverso i progetti in modo più efficiente. Come manager, è importante chiarire compiti specifici per ogni membro del team nella fase iniziale di un progetto se si spera di migliorare la produttività del team.

In questa guida, spiegheremo come stabilire ruoli e responsabilità e perché farlo andrà a beneficio del tuo team.

Determinare cosa deve essere fatto

È possibile utilizzare i seguenti passaggi per identificare ruoli e responsabilità a livello organizzativo e di progetto. Il primo passo quando si definiscono i ruoli del team è determinare le varie attività che devono essere eseguite. Alcune domande che puoi porre per identificare queste attività includono:

• I progetti passati sono stati completati con successo?

• In caso contrario, cosa si sarebbe potuto fare di meglio?

• Quali compiti sono ancora nella lista delle cose da fare della tua squadra?

• Quali compiti ogni membro del team completa ogni giorno?

• Queste attività fanno parte della descrizione del lavoro di ciascun membro del team?

Quando sai quanto lavoro deve essere fatto, puoi delegare le attività di conseguenza.

Leggi: Come delegare in modo efficace: 10 suggerimenti per i manager

Identificare le lacune nelle responsabilità

Mentre questo passaggio è più rilevante quando si definiscono i ruoli a livello organizzativo, si possono anche avere lacune nelle responsabilità quando si lavora su progetti.

Dopo aver creato la tua lista di cose da fare, confronta e confronta queste attività con ciò che i membri del team stanno facendo. Questo confronto ti aiuterà a identificare eventuali lacune nelle responsabilità. Queste lacune possono verificarsi involontariamente se la descrizione originale del lavoro dei membri del team non è chiara o se vengono coinvolti in altre attività da altri.

Quando si identificano lacune nelle responsabilità, queste lacune diventano il punto di partenza per il riallineamento del team. È quindi possibile spostare i membri del team di nuovo ai loro ruoli previsti e capire chi dovrebbe assumere tutte le attività aggiuntive che stavano gestendo.

Chiarire i ruoli utilizzando una matrice RACI

Una matrice RACI è un ottimo strumento per chiarire i ruoli dei membri del team. RACI sta per responsabile, responsabile, consultato e informato. È possibile impostare una matrice RACI—o una tabella-con le attività sull’asse Y e i membri del team sull’asse X.

Assegna una delle quattro lettere RACI a ciascun compito e membro del team. Questo rende facile per i membri del team di sapere quale sia il loro ruolo specifico è per ogni attività.

La legenda seguente spiega più dettagliatamente quali ruoli di squadra funzionano meglio con ogni lettera del grafico RACI.

• R = Responsabile. Questa persona esegue il lavoro. Ci dovrebbe essere sempre e solo un responsabile per compito, così tutti nel team sa con chi andare per domande e aggiornamenti.

• A = Responsabile. Questa persona è responsabile per l’approvazione del lavoro e sarà probabilmente un manager.

• C = Consultato. Questa persona dovrebbe dare input sul lavoro. Questo potrebbe essere un membro del team o qualcuno in un’altra squadra.

• I = Informato. Questa persona dovrebbe essere informata dei progressi e dell’esito del lavoro, ma non fornisce input sul lavoro mentre viene eseguito.

Ulteriori suggerimenti per la matrice RACI:

• Ci dovrebbe essere sempre e solo un responsabile per compito (R) in modo che i membri del team sappiano chi è responsabile del lavoro. Se un’attività ha più di un responsabile, i membri del team possono facilmente confondersi.

• Mentre solo una persona dovrebbe essere responsabile per ogni attività (A), quella stessa persona può anche essere responsabile per l’attività (AR).

• È anche importante limitare il numero di persone che informi, in quanto ciò può rendere il tuo progetto inutilmente complesso (mantenere I bassi).

È possibile utilizzare una matrice RACI per impostare aspettative chiare per i membri del team e come riferimento durante l’esecuzione di progetti.

Ottieni feedback dai membri del team

Chiedere ai membri del team un feedback sincero dopo aver completato la matrice RACI può incoraggiare la collaborazione del team e fornire informazioni sul funzionamento dei ruoli assegnati.

Quando i membri del tuo team possono esprimere le loro opinioni, crei dinamiche di squadra sane sul posto di lavoro facilitando la comunicazione.

Si può chiedere per le risposte in diversi modi, come ad esempio:

• Tieni una riunione del team e chiedi: “Qualcuno ha un’opinione sui ruoli del team che ho assegnato?”

• Programma incontri 1:1, così i membri del team hanno uno spazio sicuro per esprimere le preoccupazioni.

• Pubblica un sondaggio anonimo in modo che i membri del team possano condividere le loro risposte oneste.

Quando chiarire ruoli e responsabilità

Ci sono ruoli e responsabilità a livello organizzativo e di progetto. Come project manager, il tuo compito è definire entrambi per il tuo team in momenti diversi. La creazione di una solida struttura del team a livello organizzativo è fondamentale e dovrebbe essere affrontata prima se si notano lacune in quest’area.

Ad esempio, se uno scrittore del tuo team sta gestendo gran parte della pianificazione del progetto, potrebbe essere il momento di riorientare le proprie priorità e attività. Se un designer risponde alle e-mail tutto il giorno, riallineare la struttura del team in modo che abbiano più tempo heads-down per creare.

Una volta che il tuo team conosce i propri ruoli e responsabilità a livello organizzativo, puoi affrontare ogni progetto individualmente. Un progettista può avere doveri generali per il loro ruolo di lavoro, ma per un progetto specifico, possono anche essere responsabili per l’invio di disegni avanti e indietro.

Leggi: Squadra virtuale: 10 modi per costruire una cultura collaborativa

I vantaggi di stabilire ruoli e responsabilità

Quando si stabiliscono ruoli e responsabilità, si crea una struttura di team costruita per durare nel tempo. Le prestazioni del team miglioreranno quando gli individui si sentiranno sicuri dei compiti assegnati.

Quando i membri del team hanno ruoli individuali, il team beneficia anche in altri modi, tra cui:

• Aumento della produttività: Noterai un aumento della produttività quando assegni responsabilità chiave a ciascun membro del team. Quando i membri del team hanno chiarezza sui loro ruoli e responsabilità, possono dare la priorità al lavoro giusto e ottenere il loro lavoro più ad alto impatto.

• Migliorare il processo di assunzione: Quando si chiariscono le responsabilità di lavoro per i diversi ruoli, si rendono più facile per i responsabili delle assunzioni per soddisfare le esigenze del team durante la ricerca di nuove assunzioni. Senza un chiaro elenco di responsabilità, potrebbe essere difficile per i reclutatori spiegare i ruoli di lavoro ai candidati.

• Aumentare il morale della squadra: Quando c’è una mancanza di chiarezza in ciò che i membri del team dovrebbero fare, possono sentirsi insicuri delle loro abilità. Definire ruoli e responsabilità può aumentare il morale della squadra perché tutti avranno un compito da compiere. Puoi anche allineare i membri del team per lavorare su attività che integrano le loro abilità naturali in modo che si sentano sicuri di ciò che stanno facendo ogni giorno.

• Risorse più efficienti: la tua organizzazione sprecherà meno tempo e denaro quando i membri del team svolgono i ruoli di lavoro corretti. Come visto nell’esempio sopra, due membri del team che non conoscevano le loro responsabilità lavorative in un progetto hanno raddoppiato il lavoro. Questo lavoro duplicato ha sprecato tempo prezioso per il progetto e, di conseguenza, ha anche sprecato denaro. Più efficiente è la tua squadra, più snello sarà il budget e la tempistica.

Con ruoli di squadra chiari e concreti, i membri del team dovrebbero sentirsi sicuri e motivati a raggiungere le loro responsabilità.

Esempi di ruoli e responsabilità

Ogni ruolo ha responsabilità chiave che si adattano a quella posizione. Se allineati correttamente, i membri del team dovrebbero conoscere il loro ruolo ed essere responsabili solo delle attività che rientrano nel loro ruolo di lavoro. Date un’occhiata ad alcuni ruoli comuni e le responsabilità che questi ruoli possono avere.

Ruolo: Project manager

Responsabilità:

• Pianificare e sviluppare il progetto

• Creare e portare la squadra

• Monitorare e condividere i progressi del progetto

Ruolo: Visual designer

Responsabilità:

• Produrre un lavoro visivo coerente

• Mantenere i membri del team aggiornati con le pietre miliari del progetto

• Creare la direzione per i progetti e guidare i membri del team

Ruolo: Content writer

Responsabilità:

• Ricerca e scrittura copia

• Comunicare con designer e manager sui progressi

• Rivedere copia dopo aver ricevuto un feedback da parte dei clienti

Queste responsabilità possono cambiare in base alla cultura organizzativa, all’ambiente di lavoro e alle capacità di ogni singolo membro del team. È possibile creare il proprio modello di responsabilità di lavoro che include maggiori dettagli, ad esempio a chi riferisce il membro del team e ai requisiti del ruolo.

Leggi: Tutto quello che devi sapere per diventare un project manager

Costruisci un team di progetto forte con una comunicazione e una struttura chiare

Come team leader, è il tuo lavoro preparare i membri del tuo team per ogni progetto. Il modo migliore per creare una forte struttura di squadra è attraverso la comunicazione aperta. Con il software di comunicazione del team, puoi rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi del team assicurandoti che tutti conoscano i loro ruoli e responsabilità, quando i compiti sono dovuti e dove si trova il lavoro.

Migliorare la comunicazione di squadra con Asana