hur man arbetar effektivt med konsulter

hur man arbetar effektivt med konsulter

Jennie stänger Simones ytterdörr och går tillbaka till bilen. Hon känner en varm glöd. Simone är besotted med sin nya pojke, och Jennie är inte helt förvånad över att hon har bestämt sig för att stanna hemma för att vara en heltidsmamma.

men när Jennie går tillbaka till staden kan hon inte låta bli att känna sig lite förskräckt också. Inte med Simone utan med Gus, en konsult som kom in för sex månader sedan för att driva fram sin organisations ”Transformation 2020” – program.

Jennie inser att en del av Gus uppdrag är att skaka upp saker och driva igenom förändring. Men hon känner att hans slipande och arroganta sätt är dåligt för hennes lag.

Gus var en viktig sekundär faktor i Simones beslut att inte återvända till jobbet. Och hon är den tredje lagmedlemmen som har slutat på så många månader, alla citerar Gus som en anledning.

att anställa konsulter kan utan tvekan ge fördelar för organisationer, såsom specialistkompetens och förbättrad effektivitet. Men, som Jennie har upptäckt, det medför också risker, som att orsaka förbittring och oro bland befintliga anställda.

i den här artikeln ska vi titta på hur man skapar en effektiv arbetsrelation med konsulter och hur du, ditt team och din organisation kan få ut det bästa av dem.

Vad är en konsult?

konsulter ger expertvägledning och färdigheter inom ett visst område eller bransch. På grund av detta anlitar organisationer ofta dem för att hjälpa till med eller ge råd om specifika projekt eller problem.

på detta sätt liknar de frilansare och entreprenörer, eftersom deras arbete med organisationer tenderar att vara kortsiktigt och flexibelt.

skillnaden mellan konsulter och dessa två andra yrkesgrupper är deras kompetensnivå. Frilansare är vanligtvis anställda för att utföra en specifik uppgift, till exempel att designa en broschyr. Konsulter, å andra sidan, tenderar att anställas mer för sin expertkunskap om ett valt område. Och som sådan är deras tid ofta mycket dyr.

typer av konsulter

en konsult kan specialisera sig inom alla områden där kunder behöver djupgående expertis, såsom:

• Change management .
• Ekonomi och redovisning .
• mänskliga resurser .
• informationsteknik .
• ledarskapsutveckling .
• organisationsdesign .
• sociala medier .
• strategi .

konsulter kan också fokusera på en viss situation. De kan till exempel hjälpa din organisation att övervinna en PR-kris, hjälpa till med en fusion eller förvärv eller till och med driva företaget medan styrelsen söker efter en ny VD.

fördelarna och nackdelarna med att arbeta med konsulter

utöver deras expertis och erfarenhet av en viss fråga kan konsulter erbjuda vissa fördelar jämfört med fast personal.

först kan de ge objektivitet till en organisation. Deras nytänkande kan bidra till att starta projekt som har förlorat fart, eller som har blivit kört fast av in-fighting.

för det andra kan konsulter fokusera på ett projekt eller problem. Detta beror på att de inte vägs ner med andra ansvarsområden, som interna chefer kan vara. Detta kan ge tydlighet till ett projekt, särskilt när en tidsfrist är hotande.

för det tredje kommer en konsult att arbeta med dig under en kort tid och i syfte att leverera ett specifikt resultat. Om du inte får de resultat du behöver är det vanligtvis lättare att säga upp ett kontrakt med en konsult än det är med en permanent anställd.

men att arbeta med konsulter har också vissa nackdelar. De är ofta självständiga, och gillar att arbeta på sitt eget sätt. Om projektet inte är väldefinierat, eller om du inte skapar resultat och en tidslinje i förväg, kanske du inte får de resultat du letar efter eftersom konsulten inte är klar över din agenda.

konsulter är också dyra. Det innebär att du måste hantera omfattningen av deras arbete noggrant, annars kan du snabbt använda och till och med överskrida din budget.

de kan också påverka moralen hos fast anställda, eftersom teammedlemmar lätt kan ogillar en ”outsider” som kommer in för att åtgärda ett problem som de inte kunde. dessutom kan konsulter på grund av sin kompetensnivå inte se behovet av att skapa goda relationer med sina medarbetare, särskilt om deras kontrakt är kort. Detta kan sänka moralen ytterligare.

hitta en konsult

om du är involverad i processen att anställa externa experter är det viktigt att se till att du har definierat det problem du står inför.

ofta är det bästa sättet att hitta bra konsulter att använda mun till mun. Få referenser från tidigare kunder och följ dessa noggrant. Fråga vad denna konsult hjälpte dem att uppnå, och om de skulle anställa dem igen.

det är också bra att skanna konsulters LinkedIn-profiler och blogginlägg. Du kan lära dig mycket om deras personlighet, etik och värderingar som du kanske inte ser under en intervju.

Var uppmärksam på konsulternas personligheter och konsultstilar. De kommer att behöva passa in i din företagskultur och ditt team, precis som nya anställda borde. Lyssnar de bra? Och har de hög känslomässig intelligens?

när du är redo att utarbeta ett kontrakt, var noga med att ställa tydliga förväntningar. Definiera projektet noggrant och be konsulter att specificera de tjänster som de tillhandahåller, inklusive vem som exakt kommer att arbeta med ditt projekt och deras CV, och vad de kommer att debitera för ytterligare arbete eller möten. Se till att din budget täcker eventuella extra kostnader.

Externa experter tillhandahåller i huvudsak en professionell service till din organisation. Här, affärskonsult Ray Carters 10 Cs leverantör utvärdering kan vara ett användbart verktyg för att hjälpa dig att bättre förstå din organisations behov, om konsultens kompetens och kompetens-set uppfyller dem, och, i slutändan, om han eller hon kommer att vara rätt resurs för dig.

åtta steg till Konsultframgång

Jennie och hennes team stötte uppenbarligen på svårigheter med Gus. Men du kan undvika potentiella problem genom att ta följande åtta steg:

1. Bygg ett balanserat förhållande. Konsulter behöver en annan ledningsstrategi än den som används med Frilans, entreprenör eller permanenta teammedlemmar. Det är viktigt att hitta rätt balans: som dyra resurser måste konsulter vägledas noggrant, men om du försöker utöva för mycket kontroll kan du påverka ditt förhållande till dem och påverka deras produktivitet.
2. förtydliga rollen. Se till att alla som är involverade i projektet eller uppgiften är tydliga om varför konsulten har anställts, inklusive konsulten själv. Och ge henne kopior av företagets uppdrag och visioner , tillsammans med andra viktiga dokument, för att hjälpa henne att se den större bilden. Hon behöver också veta om underliggande frågor som kanske inte diskuteras öppet. Kan till exempel kontorspolitik påverka hennes projekt? Och vilka är de viktigaste intressenterna som hon borde veta om?
3. definiera riktning. Konsulter behöver mätbara mål, så arbeta med dem för att sätta smarta mål . Dessa klargör inte bara vad du förväntar dig, utan låter dig också mäta deras framsteg och prestanda.
4. öva omfattning kontroll. Projekt kan växa med tiden och behoven ökar. Du kan också behöva kämpa med konsulter som aktivt försöker utöka sin roll för att få ytterligare arbete. Det är därför det är viktigt att öva omfattning kontroll . Se till att du har definierat projektets vision och mål, satt en budget och fastställt tydliga prioriteringar. Vår artikel,” ”ja” till personen, ” nej ”till uppgiften”, hjälper dig att säga ” nej ” på ett säkert sätt till ytterligare arbete, samtidigt som du behåller en bra relation med konsulten.
5. få dem igång snabbt. Tänk på hur överväldigande det är när du börjar ett nytt jobb. Konsulter går igenom denna erfarenhet varje gång de startar ett nytt projekt, så de borde vara bra på att ”komma igång.”Men medan de inte behöver så mycket onboarding som nya anställda, behöver du hjälpa dem att bekanta sig med organisationen, med laget de ska arbeta med och med projektet som de kommer att arbeta med.
6. Cement förtroende med laget. Det kan vara utmanande att integrera konsulter i ett befintligt team, särskilt om de tas in för att lösa ett problem som teammedlemmar inte kan ta itu med på egen hand. Spänning kan bygga när människor oroar sig för att förlora sina jobb eller rykte. Det är därför det är viktigt att kommunicera att behovet av en konsult inte återspeglar ett misslyckande från någons sida. Var ärlig om vad konsulten kan och inte kan åstadkomma utan teammedlemmarnas hjälp och fokusera på hur ditt team kan lära av detta projekt.
7. ge feedback. Konsulter behöver feedback på sina prestationer, så att de vet vad de gör bra och var de behöver förbättra, precis som andra medlemmar i ditt team.
8. var vaksam. Konsultbranschen handlar om att vinna kontrakt och leverera projekt. Men samtidigt, när ett kontrakt har vunnits, måste du se till att konsultföretaget inte utnyttjar det faktum att du nu är ”undertecknad och förseglad”, om det ännu inte är helt levererat på de löften som det gav dig. Detta kommer naturligtvis tillbaka till effektiv prestanda och leveranshantering.
   men det handlar också om att vara uppmärksam på risken att servicenivåerna kan falla bort när andra tidspress eller andra, kanske mer lukrativa, kunder och kontrakt spelar in. Många konsultföretag vinner affärer med mycket erfaren personal, men ersätter sedan snabbt dessa människor med billigare, mindre erfarna juniorer. Se till att det finns en specifik, namngiven konsult som kommer att ansvara för att leverera ditt projekt, och att denna person inte uppmanas att ta itu med andra frågor.

hantera framtiden

du kan inte lita på din konsult för alltid, och när han lämnar måste dina teammedlemmar ta ansvar för projektet. De kommer att vara de som fixar problem eller gör justeringar i framtiden, så de måste förstå konsultens arbete och utveckla de färdigheter som de behöver för att fortsätta det.

inkludera att utveckla en kunskapshanteringsplan i din konsults uppgifter och involvera medlemmar i ditt team för att säkerställa att denna plan är en framgång. Se till att konsulten tvärtränar ditt team på hans tekniker och tillvägagångssätt.

Bygg en kunskapsöverföringsprocess i projektet för att säkerställa att du inte fångas ut när din konsult är klar. Ju tidigare denna process börjar, desto fler frågor kan dina teammedlemmar ställa, och ju mer kompetens och kunskap de kommer att få.