5 Tips för att undvika anställd förskingring
anställd stöld och förskingring kan hända i alla företag. Det träffar dock mindre företag i större antal, delvis för att alltför ofta ägare inte har rätt kontroller och saldon på plats.
.comföljande är fem tips som kan hjälpa dig att kraftigt minska risken för att du blir utsatt.
vet att det kan hända dig.
om vi har hört det en gång har vi hört det tusen gånger: ”jag litar på min bokhållare.”Nästan varje fall av förskingring i småföretag innebär en person som är betrodd och tar pengar från en intet ont anande företagare.
relaterad: 4 sätt att skydda ditt företag mot anställdas bedrägeri och stöld
vi har sett en livslång bästa vän stjäla från sin affärspartner. Vi har sett en man ta pengar från sina syskon. Vi känner till och med en CPA som förskingrade från sin klient.
ärliga, hårt arbetande entreprenörer har tagits för tiotals och hundratusentals dollar. Ägarens misstag: de litade för mycket. När du tror att det inte kan hända dig är ditt företag det mest mottagliga.
som Ronald Regan sa, ” lita på, men verifiera.”
många företagare vill inte sätta finansiella kontroller på plats eftersom de är rädda för att få sin bokförare att känna sig misstroad. Den logiken är bristfällig. En ärlig bokförare vill ha kontroller och saldon så att det aldrig kan bli en fråga om hans eller hennes sanning. Faktum är att de bokförare vi har sett klagar mest över att inte lita på är de som senare visade sig ha stulit från företaget.
vidare är det fundamentalt orättvist för din bokhållare att ge honom eller henne obegränsad tillgång. Vid någon tidpunkt kommer han eller hon att möta ekonomiska svårigheter-nästan alla av oss gör det. Varför fresta en person när han eller hon är mest utsatta genom att ge honom eller henne okontrollerad tillgång till din checkhäfte?
kör alla kvitton och utbetalningar via ett checkkonto.
Lägg alla pengar som kommer in i verksamheten till ett checkkonto. Ta några pengar som lämnar företagen ur ett checkkonto. Detta ger ett register över kvitton och utbetalningar som inte kan manipuleras eftersom det kontrolleras av banken.
bokförare kan lägga falska poster i finansiella rapporter, men de kan inte manipulera kontanter i banken. Allt ska försonas med checkkontot. Avstämningen ska ske varje månad och ägaren bör granska den i tid. Det tar bara några minuter.
relaterad: expertråd: vad man ska göra när en anställd fångas stjäla
skapa separation av arbetsuppgifter.
vi rekommenderar att samma anställd inte inrätta en leverantör, godkänna en betalning och skriva checken. Det är bättre att ha två personer inblandade när pengar lämnar verksamheten. På samma sätt bör en anställd inte sätta upp en anställd på lönesystemet och få en lönecheck att skäras.
en bokförare, som nu lever på bekostnad av den federala regeringen, inrättade en falsk anställd för att tratta pengar till sitt eget konto.
granska uttalanden.
ägaren bör regelbundet och oförutsägbart granska kontoutdrag, kreditkortsutdrag och uttalanden från lönebolaget som visar vad varje anställd betalades. Detta bör inkludera att titta på inställda kontroller.
efter år av blind förtroende granskade en företagsägare äntligen ett kontoutdrag och fann att hennes betrodda bokförare gjorde kontantuttag från bankomater, skrev checkar till sig själv och använde sitt företagskort för att köpa personliga saker som matvaror.
granska böckerna.
låt regelbundet en oberoende tredje part granska dina böcker och konton. Detta behöver inte vara en omfattande granskning av varje transaktion-spotkontroller kommer att göra. Kostnaden är minimal och avskräckande kan spara tusentals.
anställd stöld och förskingring är ett stort problem. Statistiken visar att det resulterar i en tredjedel av alla småföretag misslyckanden. Ställ in de enkla ekonomiska kontroller som krävs för att förhindra det. Låt inte ditt företag bli ännu en statistik.
Relaterat: 7 Sätt Dina Anställda Stjäl Från Dig