cum să lucreze în mod eficient cu consultanți

cum să lucreze în mod eficient cu consultanți

Jennie închide ușa din față a Simonei și se întoarce la mașină. Simte o strălucire caldă. Simone este besotted cu noul ei băiat copil, și Jennie nu este complet surprins de faptul că ea a decis să rămână acasă pentru a fi o mama full-time.

dar, în timp ce Jennie se întoarce în oraș, nu se poate abține să nu se simtă și ea puțin vătămată. Nu cu Simone, ci cu Gus, un consultant adus în urmă cu șase luni pentru a avansa programul „transformare 2020” al organizației sale.

Jennie recunoaște că o parte din misiunea lui Gus este să scuture lucrurile și să împingă schimbarea. Dar ea simte că modul său abraziv și arogant este rău pentru echipa ei.

Gus a fost un factor secundar important în decizia Simonei de a nu se întoarce la muncă. Și este al treilea membru al echipei care a renunțat în tot atâtea luni, toți citându-l pe Gus ca motiv.

angajarea consultanților poate aduce, fără îndoială, beneficii organizațiilor, cum ar fi expertiza de specialitate și eficiența îmbunătățită. Dar, după cum a descoperit Jennie, prezintă și riscuri, cum ar fi provocarea resentimentelor și neliniștei în rândul membrilor personalului existent.

în acest articol, vom analiza cum să stabilim o relație de lucru eficientă cu consultanții și cum Dvs., echipa dvs. și organizația dvs. puteți obține cele mai bune rezultate de la ei.

ce este un Consultant?

consultanții oferă îndrumări și abilități de specialitate într-un anumit domeniu sau industrie. Din această cauză, organizațiile le angajează adesea pentru a ajuta sau a consilia cu privire la proiecte sau probleme specifice.

în acest fel, sunt similari cu freelancerii și contractorii , deoarece munca lor cu organizațiile tinde să fie pe termen scurt și flexibilă.

diferența dintre consultanți și aceste două alte grupuri de profesioniști este nivelul lor de expertiză. Freelancerii sunt de obicei angajați pentru a îndeplini o sarcină specifică, cum ar fi proiectarea unei broșuri. Consultanții, pe de altă parte, tind să fie angajați mai mult pentru cunoștințele lor de specialitate despre un domeniu ales. Și, ca atare, timpul lor este adesea foarte scump.

tipuri de consultanți

un consultant se poate specializa în orice domeniu în care clienții au nevoie de expertiză aprofundată, cum ar fi:

• managementul schimbării .
• Finanțe și contabilitate .
• Resurse Umane .
• Tehnologia Informației .
• dezvoltarea conducerii .
• proiectare organizațională .
• social media .
• strategie .

consultanții se pot concentra, de asemenea, pe o anumită situație. De exemplu, vă pot ajuta organizația să depășească o criză de relații publice, să ajute la o fuziune sau achiziție sau chiar să conducă compania în timp ce Consiliul caută un nou CEO.

avantajele și dezavantajele colaborării cu consultanții

dincolo de expertiza și experiența lor cu o anumită problemă, consultanții pot oferi unele avantaje față de personalul permanent.

în primul rând, ele pot aduce obiectivitate unei organizații. Gândirea lor proaspătă poate ajuta la repornirea proiectelor care și-au pierdut impulsul sau care au devenit împotmolite de lupte.

în al doilea rând, consultanții se pot concentra pe un proiect sau o problemă. Acest lucru se datorează faptului că nu sunt împovărați cu alte responsabilități, așa cum pot fi managerii interni. Acest lucru poate aduce claritate unui proiect, mai ales atunci când se apropie un termen limită.

în al treilea rând, un consultant va lucra cu dvs. pentru o perioadă scurtă de timp și cu scopul de a oferi un rezultat specific. Dacă nu obțineți rezultatele de care aveți nevoie, este de obicei mai ușor să reziliați un contract cu un consultant decât cu un membru permanent al personalului.

cu toate acestea, lucrul cu consultanții are și unele dezavantaje. Sunt adesea independenți și le place să lucreze în felul lor. Dacă proiectul nu este bine definit sau dacă nu stabiliți rezultate și o cronologie în față, este posibil să nu obțineți rezultatele pe care le căutați, deoarece consultantul nu este clar cu privire la agenda dvs.

consultanții sunt, de asemenea, scumpi. Acest lucru înseamnă că trebuie să gestioneze domeniul de aplicare al muncii lor cu atenție, în caz contrar puteți utiliza rapid și chiar să depășească bugetul.

ele pot afecta, de asemenea, moralul personalului permanent, deoarece membrii echipei se pot supăra cu ușurință unui „outsider” care vine să remedieze o problemă pe care nu o pot rezolva. în plus, din cauza nivelului lor de expertiză, consultanții ar putea să nu vadă necesitatea de a stabili relații bune cu colegii lor, mai ales dacă contractul lor este scurt. Acest lucru poate reduce moralul și mai mult.

găsirea unui Consultant

dacă sunteți implicat în procesul de angajare a experților externi, este important să vă asigurați că ați definit problema cu care vă confruntați.

adesea, cel mai bun mod de a găsi consultanți buni este să folosiți cuvântul din gură. Obțineți referințe de la clienții din trecut și urmați-le cu atenție. Întrebați ce i-a ajutat acest consultant să realizeze și dacă îi vor angaja din nou.

de asemenea, este util să scanați profilurile LinkedIn ale consultanților și postările de pe blog. Puteți afla multe despre personalitatea, etica și valorile lor pe care s-ar putea să nu le vedeți în timpul unui interviu.

acordați atenție personalităților și stilurilor de consultanță ale consultanților. Ei vor trebui să se potrivească cu cultura corporativă și echipa ta, la fel ca noi membri ai personalului ar trebui. Deci, ascultă bine? Și au inteligență emoțională ridicată?

când sunteți gata să redactați un contract, asigurați-vă că stabiliți așteptări clare. Definiți cu atenție proiectul și cereți consultanților să detalieze serviciile pe care le furnizează, inclusiv cine, cu precizie, va lucra la proiectul dvs. și CV-urile lor și ce vor percepe pentru lucrări sau întâlniri suplimentare. Asigurați-vă că bugetul dvs. va acoperi orice costuri suplimentare potențiale.

experții externi furnizează în esență un serviciu profesional organizației dvs. Aici, consultantul de afaceri Ray Carter 10 Cs de evaluare a Furnizorului poate fi un instrument util pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine nevoile organizației dvs., dacă competența și setul de abilități ale consultantului le îndeplinesc și, în cele din urmă, dacă el sau ea va fi resursa potrivită pentru dvs.

opt pași pentru succesul consultanței

Jennie și echipa ei au întâmpinat în mod evident dificultăți cu Gus. Dar, puteți evita potențialele probleme luând următorii opt pași:

1. construiți o relație echilibrată. Consultanții au nevoie de o abordare de management diferită de cea utilizată cu membrii independenți, contractori sau Membri Permanenți ai echipei. Este important să găsiți echilibrul corect: ca resurse scumpe, consultanții trebuie să fie ghidați cu atenție, dar, dacă încercați să exercitați prea mult control, vă puteți tensiona relația cu ei și le puteți afecta productivitatea.
2. clarificați rolul. Asigurați-vă că toți cei implicați în proiect sau sarcină sunt clari cu privire la motivul pentru care consultantul a fost angajat, inclusiv consultantul însuși. Și dați-i copii ale declarațiilor de misiune și viziune ale companiei , împreună cu alte documente cheie, pentru a o ajuta să vadă imaginea de ansamblu. De asemenea, trebuie să știe despre problemele de bază care ar putea să nu fie discutate în mod deschis. De exemplu, politica de birou ar putea afecta proiectul ei? Și care sunt principalele părți interesate despre care ar trebui să știe?
3. definiți direcția. Consultanții au nevoie de obiective măsurabile, așa că lucrează cu ei pentru a stabili obiective inteligente . Acestea nu numai că clarifică ceea ce vă așteptați, dar vă permit, de asemenea, să măsurați progresul și performanța acestora.
4. practica de control domeniul de aplicare. Proiectele pot crește pe măsură ce trece timpul și nevoile cresc. De asemenea, poate fi necesar să vă confruntați cu consultanți care încearcă în mod activ să-și extindă rolul pentru a obține o muncă suplimentară. Acesta este motivul pentru care este important să practicăm controlul domeniului de aplicare . Asigurați-vă că ați definit viziunea și obiectivele proiectului, ați stabilit un buget și ați stabilit priorități clare. Articolul nostru, ” da „persoanei, „nu” sarcinii”, vă ajută să spuneți” nu ” asertiv la munca suplimentară, menținând în același timp o relație bună cu consultantul.
5. pune-le în funcțiune rapid. Gândiți-vă cât de copleșitor este atunci când începeți un nou loc de muncă. Consultanții trec prin această experiență de fiecare dată când încep un nou proiect, așa că ar trebui să fie buni la „a ajunge la viteză.”Cu toate acestea, deși nu vor avea nevoie de atât de mult la bord ca noii angajați, trebuie să îi ajutați să se familiarizeze cu organizația, cu echipa cu care vor lucra și cu proiectul la care vor lucra.
6. ciment încredere cu echipa. Poate fi dificil să integrezi consultanții într-o echipă existentă, mai ales dacă sunt aduși pentru a rezolva o problemă pe care membrii echipei nu o pot rezolva singuri. Tensiunea poate crește pe măsură ce oamenii își fac griji cu privire la pierderea locurilor de muncă sau a reputației. De aceea este important să comunicăm că nevoia unui consultant nu reflectă un eșec din partea nimănui. Fii sincer cu privire la ceea ce consultantul poate și nu poate realiza fără ajutorul membrilor echipei și concentrează-te asupra modului în care echipa ta poate învăța din acest proiect.
7. oferiți feedback. Consultanții au nevoie de feedback cu privire la performanța lor, astfel încât să știe ce fac bine și unde trebuie să se îmbunătățească, la fel ca ceilalți membri ai echipei tale.
8. fii vigilent. Industria de consultanță este totul despre câștigarea contractelor și livrarea proiectelor. Dar, în același timp, odată ce un contract este câștigat, trebuie să vă asigurați că firma de consultanță nu profită de faptul că acum sunteți „semnat și sigilat”, dacă nu este încă livrat pe deplin promisiunile pe care vi le-a făcut. Acest lucru, desigur, revine la gestionarea eficientă a performanței și a livrării.
   dar este, de asemenea, despre a fi atent la riscul ca nivelurile de servicii să scadă pe măsură ce alte presiuni temporale sau alte, poate mai profitabile, clienți și contracte intră în joc. Multe firme de consultanță câștigă afaceri cu personal foarte experimentat, dar apoi înlocuiesc rapid acești oameni cu juniori mai ieftini și mai puțin experimentați. Asigurați-vă că există un consultant specific, numit, care va fi responsabil pentru livrarea proiectului dvs. și că această persoană nu este chemată să se ocupe de alte probleme.

gestionarea viitorului

nu te poți baza pe consultantul tău pentru totdeauna și, odată ce pleacă, membrii echipei tale vor trebui să-și asume responsabilitatea pentru proiect. Ei vor fi cei care vor rezolva problemele sau vor face ajustări în viitor, așa că trebuie să înțeleagă munca consultantului și să dezvolte abilitățile de care vor avea nevoie pentru a o continua.

includeți dezvoltarea unui plan de gestionare a cunoștințelor în sarcinile consultantului dvs. și implicați membrii echipei dvs. pentru a vă asigura că acest plan este un succes. Asigurați-vă că consultantul vă antrenează echipa cu privire la tehnicile și abordarea sa.

construiți un proces de transfer de cunoștințe în proiect, pentru a vă asigura că nu sunteți prins când consultantul dvs. termină. Cu cât începe mai devreme acest proces, cu atât mai multe întrebări pot pune membrii echipei dvs. și cu atât mai multe abilități și cunoștințe vor câștiga.