5 dicas para evitar desfalque de Funcionários
roubo e desfalque de funcionários podem acontecer em qualquer negócio. No entanto, atinge empresas menores em maior número, em parte porque muitas vezes os proprietários não têm os freios e contrapesos certos no lugar.
.coma seguir estão cinco dicas que podem ajudá-lo a reduzir muito a chance de ser vitimado.
saiba que isso pode acontecer com você.
se ouvimos uma vez, ouvimos mil vezes: “confio no meu contador.”Quase todos os casos de desfalque em pequenas empresas envolvem uma pessoa de confiança, tirando dinheiro de um empresário desavisado.
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vimos uma melhor amiga ao longo da vida roubar de seu parceiro de negócios. Vimos um homem tirar dinheiro dos irmãos. Nós até sabemos de um CPA que desviou de seu cliente.Empresários honestos e trabalhadores foram levados por dezenas e centenas de milhares de dólares. O erro do proprietário: eles confiavam demais. Quando você acha que isso não pode acontecer com você, seu negócio é o mais suscetível.
como Ronald Regan disse: “Confie, mas verifique.”Muitos empresários não querem colocar controles financeiros no lugar porque eles têm medo de fazer seu contador se sentir desconfiado. Essa lógica é falha. Um contador honesto gostaria de freios e contrapesos para que nunca houvesse uma pergunta sobre sua veracidade. De fato, os guarda-livros que mais vimos reclamando por não serem confiáveis são os que mais tarde foram encontrados roubando da empresa.
além disso, é fundamentalmente injusto para o seu contador dar-lhe acesso irrestrito. Em algum momento ele ou ela vai enfrentar dificuldades financeiras-quase todos nós enfrentamos. Por que tentar uma pessoa quando ela é mais vulnerável, dando – lhe acesso descontrolado ao seu talão de cheques?
executar todos os recibos e desembolsos através de uma conta corrente.
coloque qualquer dinheiro que entra no negócio em uma conta corrente. Pegue qualquer dinheiro que deixe as empresas fora de uma conta corrente. Isso fornece um registro de recibos e desembolsos que não podem ser adulterados porque são controlados pelo banco.
os contadores podem colocar entradas falsas nas demonstrações financeiras, mas não podem manipular dinheiro no banco. Tudo deve ser reconciliado com a conta corrente. A reconciliação deve acontecer mensalmente e o proprietário deve revisá-la em tempo hábil. Leva apenas alguns minutos.
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criar separação de funções.
aconselhamos que o mesmo funcionário não configure um fornecedor, aprove um pagamento e escreva o cheque. É melhor ter duas pessoas envolvidas quando o dinheiro deixa o negócio. Da mesma forma, um funcionário não deve configurar um funcionário no sistema de folha de pagamento e fazer com que um cheque de pagamento seja cortado.
um contador, que agora vive às custas do governo federal, criou um funcionário falso para canalizar dinheiro para sua própria conta.
declarações de revisão.
o proprietário deve revisar periodicamente e imprevisivelmente extratos bancários, extratos de cartão de crédito e extratos da empresa de folha de pagamento mostrando o que cada funcionário foi pago. Isso deve incluir a análise de cheques cancelados.Após anos de confiança cega, um empresário finalmente revisou um extrato bancário e descobriu que seu contador de confiança estava fazendo saques em dinheiro de caixas eletrônicos, escrevendo cheques para si mesmo e usando seu cartão de débito da empresa para comprar itens pessoais, como mantimentos.
auditar os livros.
periodicamente, peça a um terceiro não relacionado que revise seus livros e contas. Isso não precisa ser uma auditoria abrangente de todas as transações-as verificações spot servirão. O custo é mínimo e o impedimento pode economizar milhares.
roubo e desfalque de funcionários é um grande problema. As estatísticas revelam que isso resulta em um terço de todas as falhas de pequenas empresas. Configure os controles financeiros simples necessários para evitá-lo. Não deixe seu negócio se tornar mais uma estatística.
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