hoe effectief werken met Consultants

© GettyImages
vadimguzhva

sla het juiste akkoord met externe deskundigen.Jennie sluit Simone ‘ s voordeur en loopt terug naar de auto. Ze voelt een warme gloed. Simone is verliefd op haar nieuwe baby, en Jennie is niet helemaal verrast dat ze besloten heeft om thuis te blijven om een fulltime moeder te zijn.Maar als Jennie terug gaat naar de stad, voelt ze zich ook een beetje bedroefd. Niet met Simone maar met Gus, een consultant bracht zes maanden geleden om haar organisatie ‘Transformation 2020’ programma voort te zetten.Jennie erkent dat het een deel van Gus ‘ opdracht is om dingen op te schudden en veranderingen door te drukken. Maar ze voelt dat zijn schurftige en arrogante manier slecht is voor haar team.Gus was een belangrijke secundaire factor in Simone ‘ s beslissing om niet meer aan het werk te gaan. En ze is het derde teamlid dat gestopt is in zoveel maanden, ze noemen allemaal Gus als een reden.Het inhuren van consultants kan ongetwijfeld voordelen opleveren voor organisaties, zoals specialistische expertise en verbeterde efficiëntie. Maar, zoals Jennie heeft ontdekt, brengt het ook risico ‘ s met zich mee, zoals het veroorzaken van wrok en onbehagen onder bestaande medewerkers.

In dit artikel bekijken we hoe we een effectieve werkrelatie met consultants tot stand kunnen brengen en hoe u, uw team en uw organisatie het beste uit hen kunnen halen.

Wat Is een Consultant?

Consultants bieden deskundige begeleiding en vaardigheden op een bepaald gebied of in een bepaalde bedrijfstak. Daarom huren organisaties hen vaak in om te helpen bij of te adviseren over specifieke projecten of problemen.Op deze manier zijn ze vergelijkbaar met freelancers en aannemers , omdat hun werk met organisaties meestal op korte termijn en flexibel is.

het verschil tussen consultants en deze twee andere groepen professionals is hun niveau van deskundigheid. Freelancers zijn meestal in dienst om een specifieke taak uit te voeren, zoals het ontwerpen van een brochure. Consultants, aan de andere kant, de neiging om meer worden ingehuurd voor hun deskundige kennis van een gekozen gebied. En als zodanig is hun tijd vaak erg duur.

soorten Consultants

een consultant kan zich specialiseren op elk gebied waar cliënten diepgaande expertise nodig hebben, zoals::

• Change management .
• Financiën en boekhouding .
• Personele Middelen .
• informatietechnologie .
• leiderschapsontwikkeling .
• Organisatieontwerp .
• sociale media .
• strategie .

Consultants kunnen zich ook op een specifieke situatie richten. Ze kunnen uw organisatie bijvoorbeeld helpen een PR-crisis te overwinnen, helpen bij een fusie of overname, of zelfs het bedrijf runnen terwijl de Raad van bestuur op zoek is naar een nieuwe CEO.

de voors en tegens van het werken met Consultants

naast hun expertise en ervaring met een bepaald onderwerp, kunnen consultants een aantal voordelen bieden ten opzichte van het vaste personeel.

Ten eerste kunnen ze objectiviteit brengen voor een organisatie. Hun frisse denkwijze kan helpen om projecten te herstarten die momentum hebben verloren, of die zijn vastgelopen door in-fighting.

ten tweede kunnen consultants zich concentreren op één project of kwestie. Dit komt omdat ze niet worden belast met andere verantwoordelijkheden, zoals in-house managers kunnen zijn. Dit kan duidelijkheid brengen in een project, vooral wanneer er een deadline op komst is.

Ten derde zal een consultant voor korte tijd met u samenwerken met het doel een specifiek resultaat te bereiken. Als je niet de resultaten krijgt die je nodig hebt, is het meestal makkelijker om een contract met een consultant op te zeggen dan met een vast personeelslid.

het werken met consultants heeft echter ook een aantal nadelen. Ze zijn vaak onafhankelijk van elkaar en werken graag op hun eigen manier. Als het project niet goed gedefinieerd is, of als u niet vooraf deliverables en een tijdlijn vaststelt, krijgt u mogelijk niet de resultaten die u zoekt, omdat de consultant niet duidelijk is over uw agenda.Ook adviseurs zijn duur. Dit betekent dat u de omvang van hun werk zorgvuldig moet beheren, anders kunt u snel verbruiken en zelfs uw budget overschrijden.

ze kunnen ook het moreel van vaste medewerkers beïnvloeden, omdat teamleden het gemakkelijk kunnen kwalijk nemen dat een “buitenstaander” een probleem komt oplossen dat zij niet konden. bovendien zien consultants, vanwege hun niveau van deskundigheid, mogelijk niet de noodzaak om goede relaties met hun medewerkers aan te gaan, vooral als hun contract kort is. Dit kan het moreel nog verder verlagen.

een Consultant vinden

Als u betrokken bent bij het aanwerven van externe deskundigen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u het probleem hebt gedefinieerd waarmee u te maken hebt.

vaak is de beste manier om goede consultants te vinden door mond-tot-mondreclame te gebruiken. Krijg referenties van eerdere klanten, en volg deze grondig. Vraag wat deze consultant hen heeft geholpen om te bereiken, en of ze hen opnieuw zouden inhuren.

het is ook handig om Linkedin-Profielen en blogberichten van consultants te scannen. Je kunt veel leren over hun persoonlijkheid, ethiek en waarden die je misschien niet ziet tijdens een interview.

aandacht besteden aan de persoonlijkheden en adviesstijlen van adviseurs. Ze moeten aansluiten bij uw bedrijfscultuur en uw team, net zoals nieuwe medewerkers dat zouden moeten doen. Luisteren ze goed? En hebben ze een hoge emotionele intelligentie?

wanneer u klaar bent om een contract op te stellen, zorg er dan voor dat u duidelijke verwachtingen stelt. Definieer het project zorgvuldig, en vraag consultants om gedetailleerd de diensten die ze leveren, met inbegrip van wie, precies, zal werken aan uw project en hun cv ‘ s, en wat ze zullen rekenen voor extra werk of vergaderingen. Zorg ervoor dat uw budget eventuele extra kosten dekt.

externe deskundigen leveren in wezen een professionele dienstverlening aan uw organisatie. Hier, business consultant Ray Carter ‘ s 10 Cs van leverancier evaluatie kan een nuttig instrument om u te helpen om beter te begrijpen van uw organisatie behoeften, of de deskundigheid en vaardigheden van de consultant voldoet aan hen, en, uiteindelijk, of hij of zij gaat om de juiste bron voor u.

acht stappen naar Consultancy succes

Jennie en haar team kwamen duidelijk in moeilijkheden met Gus. Maar u kunt potentiële problemen voorkomen door de volgende acht stappen te nemen:

1. Bouw een evenwichtige relatie op. Consultants hebben een andere managementbenadering nodig dan die gebruikt wordt met freelance, contractant of vaste teamleden. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden: als dure middelen moeten consultants zorgvuldig worden begeleid, maar als je te veel controle probeert uit te oefenen, kun je je relatie met hen belasten en hun productiviteit beïnvloeden.
2. verduidelijk de rol. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij het project of de taak duidelijk is waarom de consultant is ingehuurd, inclusief de consultant zelf. En geef haar kopieën van de missie en visie van het bedrijf , samen met andere belangrijke documenten, om haar te helpen het grotere plaatje te zien. Ze moet ook weten over onderliggende kwesties die misschien niet openlijk worden besproken. Bijvoorbeeld, kan kantoorpolitiek invloed hebben op haar project? En wie zijn de belangrijkste stakeholders waarvan ze zou moeten weten?
3. definieer richting. Consultants hebben meetbare doelen nodig, dus werk met hen samen om slimme doelen te stellen . Deze niet alleen verduidelijken wat je verwacht, maar ook kunt u hun vooruitgang en prestaties te meten.
4. controle van het toepassingsgebied. Projecten kunnen groeien naarmate de tijd verstrijkt en de behoeften toenemen. U kunt ook te kampen hebben met consultants die actief proberen om hun rol uit te breiden om extra werk te krijgen. Daarom is het belangrijk om scope control te oefenen . Zorg ervoor dat je de visie en doelstellingen van het project hebt gedefinieerd, een budget hebt vastgesteld en duidelijke prioriteiten hebt vastgesteld. Ons artikel, “‘ ja ’tegen de persoon,’ nee ‘ tegen de taak,” helpt u om “nee” assertief te zeggen tegen extra werk, terwijl u een goede relatie met de consultant onderhoudt.
5. maak ze snel operationeel. Bedenk eens hoe overweldigend het is als je een nieuwe baan begint. Consultants gaan door deze ervaring elke keer dat ze een nieuw project starten, dus ze moeten goed zijn in ” het krijgen van up-to-speed.”Hoewel ze niet zo veel onboarding nodig hebben als nieuwe medewerkers, moet je ze wel helpen om kennis te maken met de organisatie, met het team waarmee ze zullen werken en met het project waaraan ze zullen werken.
6. Cement vertrouwen met het team. Het kan een uitdaging zijn om consultants te integreren in een bestaand team, vooral als ze worden ingeschakeld om een probleem op te lossen dat teamleden niet zelf kunnen aanpakken. Spanning kan opbouwen als mensen zich zorgen maken over het verliezen van hun baan of reputatie. Daarom is het belangrijk om te communiceren dat de behoefte aan een consultant niet een mislukking van iemands kant weerspiegelt. Wees eerlijk over wat de consultant wel en niet kan bereiken zonder de hulp van teamleden, en focus op hoe uw team kan leren van dit project.
7. Geef feedback. Consultants hebben feedback nodig over hun prestaties, zodat ze weten wat ze goed doen en waar ze moeten verbeteren, net als andere leden van uw team.
8. wees waakzaam. De consultancy-industrie draait om het winnen van contracten en het leveren van projecten. Maar, op hetzelfde moment, als een contract is gewonnen, moet u ervoor zorgen dat het adviesbureau is niet profiteren van het feit dat je nu “ondertekend en verzegeld,” als het nog niet volledig geleverd op de beloften die het aan u gemaakt. Dit komt natuurlijk terug op effectief performance en delivery management.
   maar het gaat er ook om alert te zijn op het risico dat het niveau van de dienstverlening kan afnemen als andere tijdsdruk of andere, misschien meer lucratieve, klanten en contracten in het spel komen. Veel adviesbureaus winnen zaken met zeer ervaren personeel, maar vervangen deze mensen dan snel door goedkopere, minder ervaren Junioren. Zorg ervoor dat er een specifieke consultant met de naam is die verantwoordelijk is voor de uitvoering van uw project, en dat deze persoon niet wordt opgeroepen om andere kwesties aan te pakken.

het beheer van de toekomst

u kunt niet eeuwig op uw consultant vertrouwen, en zodra hij vertrekt, zullen uw teamleden de verantwoordelijkheid voor het project moeten nemen. Zij zullen degenen zijn die problemen oplossen of aanpassingen maken in de toekomst, dus ze moeten het werk van de consultant begrijpen, en de vaardigheden ontwikkelen die ze nodig hebben om het voort te zetten.

neem het ontwikkelen van een kennisbeheerplan op in de taken van uw consultant, en betrek leden van uw team om ervoor te zorgen dat dit plan een succes wordt. Zorg ervoor dat de consultant cross-traint uw team op zijn technieken en aanpak.

Bouw een kennisoverdrachtproces op in het project, om ervoor te zorgen dat u niet in de problemen raakt wanneer uw consultant klaar is. Hoe eerder dit proces begint, hoe meer vragen uw teamleden kunnen stellen, en hoe meer vaardigheden en kennis ze zullen krijgen.