Comment Travailler Efficacement Avec des Consultants

Comment Travailler Efficacement Avec des Consultants

Jennie ferme la porte d’entrée de Simone et retourne à la voiture. Elle sent une lueur chaude. Simone est en proie à son nouveau petit garçon, et Jennie n’est pas totalement surprise d’avoir décidé de rester à la maison pour être maman à temps plein.

Mais, alors que Jennie retourne en ville, elle ne peut s’empêcher de se sentir un peu lésée, elle aussi. Pas avec Simone, mais avec Gus, une consultante venue il y a six mois pour faire avancer le programme  » Transformation 2020  » de son organisation.

Jennie reconnaît qu’une partie du mandat de Gus est de faire bouger les choses et de faire avancer le changement. Mais elle estime que sa manière abrasive et arrogante est mauvaise pour son équipe.

Gus a été un facteur secondaire important dans la décision de Simone de ne pas retourner au travail. Et elle est le troisième membre de l’équipe à avoir démissionné en autant de mois, tous citant Gus comme raison.

L’embauche de consultants peut sans aucun doute apporter des avantages aux organisations, tels que l’expertise spécialisée et une efficacité accrue. Mais, comme Jennie l’a découvert, cela comporte également des risques, tels que le ressentiment et le malaise parmi les membres du personnel existants.

Dans cet article, nous verrons comment établir une relation de travail efficace avec les consultants et comment vous, votre équipe et votre organisation pouvez en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce qu’un Consultant?

Les consultants fournissent des conseils et des compétences d’experts dans un domaine ou une industrie particulier. Pour cette raison, les organisations les embauchent souvent pour aider ou conseiller sur des projets ou des problèmes spécifiques.

De cette façon, ils sont similaires aux pigistes et aux entrepreneurs, car leur travail avec les organisations a tendance à être à court terme et flexible.

La différence entre les consultants et ces deux autres groupes de professionnels réside dans leur niveau d’expertise. Les pigistes sont généralement employés pour effectuer une tâche spécifique, telle que la conception d’une brochure. Les consultants, en revanche, ont tendance à être embauchés davantage pour leur connaissance approfondie d’un domaine choisi. Et, en tant que tel, leur temps est souvent très cher.

Types de consultants

Un consultant peut se spécialiser dans n’importe quel domaine où les clients ont besoin d’une expertise approfondie, comme:

• Gestion du changement.
• Finances et comptabilité.
• Ressources humaines.
• Technologies de l’information.
• Développement du leadership.
• Conception organisationnelle.
• Médias sociaux.
• Stratégie.

Les consultants peuvent également se concentrer sur une situation particulière. Par exemple, ils peuvent aider votre organisation à surmonter une crise des relations publiques, aider à une fusion ou une acquisition, ou même diriger l’entreprise pendant que le conseil d’administration recherche un nouveau PDG.

Les avantages et les inconvénients de travailler avec des consultants

Au-delà de leur expertise et de leur expérience avec un problème particulier, les consultants peuvent offrir certains avantages par rapport au personnel permanent.

Premièrement, ils peuvent apporter de l’objectivité à une organisation. Leur nouvelle pensée peut aider à relancer des projets qui ont perdu de leur élan ou qui se sont enlisés à cause des combats.

Deuxièmement, les consultants peuvent se concentrer sur un projet ou un problème. C’est parce qu’ils ne sont pas alourdis par d’autres responsabilités, comme peuvent l’être les gestionnaires internes. Cela peut apporter de la clarté à un projet, surtout lorsqu’une échéance se profile.

Troisièmement, un consultant travaillera avec vous pendant une courte période, et dans le but de fournir un résultat spécifique. Si vous n’obtenez pas les résultats dont vous avez besoin, il est généralement plus facile de résilier un contrat avec un consultant qu’avec un membre permanent du personnel.

Cependant, travailler avec des consultants présente également certains inconvénients. Ils sont souvent indépendants d’esprit et aiment travailler à leur manière. Si le projet n’est pas bien défini, ou si vous n’établissez pas de livrables et de calendrier à l’avance, vous risquez de ne pas obtenir les résultats que vous recherchez car le consultant n’est pas clair sur votre agenda.

Les consultants sont également chers. Cela signifie que vous devez gérer soigneusement la portée de leur travail, sinon vous pouvez rapidement épuiser et même dépasser votre budget.

Ils peuvent également affecter le moral du personnel permanent, car les membres de l’équipe peuvent facilement en vouloir à un « étranger » qui vient résoudre un problème qu’ils ne pourraient pas résoudre.De plus, en raison de leur niveau d’expertise, les consultants peuvent ne pas voir la nécessité d’établir de bonnes relations avec leurs collègues, surtout si leur contrat est court. Cela peut abaisser encore le moral.

Trouver un consultant

Si vous êtes impliqué dans le processus d’embauche d’experts externes, il est important de vous assurer que vous avez défini le problème auquel vous êtes confronté.

Souvent, la meilleure façon de trouver de bons consultants est d’utiliser le bouche à oreille. Obtenez des références d’anciens clients et suivez-les attentivement. Demandez ce que ce consultant les a aidés à réaliser et s’ils les embaucheraient à nouveau.

Il est également utile de scanner les profils LinkedIn et les articles de blog des consultants. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur leur personnalité, leur éthique et leurs valeurs que vous ne verrez peut-être pas lors d’une entrevue.

Faites attention aux personnalités et aux styles de conseil des consultants. Ils devront s’intégrer à votre culture d’entreprise et à votre équipe, tout comme les nouveaux membres du personnel le devraient. Alors, écoutent-ils bien? Et ont-ils une intelligence émotionnelle élevée?

Lorsque vous êtes prêt à rédiger un contrat, assurez-vous de définir des attentes claires. Définissez le projet avec soin et demandez aux consultants de détailler les services qu’ils fournissent, y compris qui, précisément, travaillera sur votre projet et leurs CV, et ce qu’ils factureront pour des travaux ou des réunions supplémentaires. Assurez-vous que votre budget couvrira tous les coûts supplémentaires potentiels.

Des experts externes fournissent essentiellement un service professionnel à votre organisation. Ici, les 10 Cs d’évaluation des fournisseurs du consultant en affaires Ray Carter peuvent être un outil utile pour vous aider à mieux comprendre les besoins de votre organisation, si les compétences et les compétences du consultant les répondent et, en fin de compte, s’il sera la bonne ressource pour vous.

Huit étapes vers le succès du conseil

Jennie et son équipe ont évidemment rencontré des difficultés avec Gus. Mais, vous pouvez éviter les problèmes potentiels en suivant les huit étapes suivantes:

1. Construisez une relation équilibrée. Les consultants ont besoin d’une approche de gestion différente de celle utilisée avec des membres indépendants, des entrepreneurs ou des membres permanents de l’équipe. Il est important de trouver le bon équilibre: en tant que ressources coûteuses, les consultants doivent être guidés avec soin, mais si vous essayez d’exercer trop de contrôle, vous pouvez fatiguer votre relation avec eux et affecter leur productivité.
2. Clarifier le rôle. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le projet ou la tâche expliquent clairement pourquoi le consultant a été embauché, y compris la consultante elle-même. Et donnez-lui des copies des énoncés de mission et de vision de l’entreprise, ainsi que d’autres documents clés, pour l’aider à voir la situation dans son ensemble. Elle a également besoin de connaître les questions sous-jacentes qui pourraient ne pas être discutées ouvertement. Par exemple, la politique de bureau pourrait-elle affecter son projet? Et qui sont les principaux intervenants qu’elle devrait connaître?
3. Définir la direction. Les consultants ont besoin d’objectifs mesurables, alors travaillez avec eux pour définir des objectifs INTELLIGENTS. Ceux-ci clarifient non seulement ce que vous attendez, mais vous permettent également de mesurer leurs progrès et leurs performances.
4. Contrôle de la portée de la pratique. Les projets peuvent se développer avec le temps et les besoins augmentent. Vous devrez peut-être également composer avec des consultants qui cherchent activement à élargir leur rôle pour obtenir du travail supplémentaire. C’est pourquoi il est important de pratiquer le contrôle de la portée. Assurez-vous que vous avez défini la vision et les objectifs du projet, établi un budget et établi des priorités claires. Notre article, «  »Oui » à la Personne, « Non » à la Tâche », vous aide à dire « non » de manière affirmée à un travail supplémentaire, tout en maintenant une bonne relation avec le consultant.
5. Mettez-les en marche rapidement. Pensez à quel point c’est accablant lorsque vous commencez un nouvel emploi. Les consultants vivent cette expérience chaque fois qu’ils démarrent un nouveau projet, ils devraient donc être doués pour se mettre au courant. »Cependant, bien qu’ils n’aient pas besoin d’autant d’intégration que les nouveaux employés, vous devez les aider à se familiariser avec l’organisation, avec l’équipe avec laquelle ils travailleront et avec le projet sur lequel ils travailleront.
6. Confiance du ciment avec l’équipe. Il peut être difficile d’intégrer des consultants dans une équipe existante, surtout s’ils sont amenés à résoudre un problème que les membres de l’équipe ne peuvent pas résoudre seuls. La tension peut monter alors que les gens craignent de perdre leur emploi ou leur réputation. C’est pourquoi il est important de communiquer que le besoin d’un consultant ne reflète pas un échec de la part de quiconque. Soyez honnête sur ce que le consultant peut et ne peut pas accomplir sans l’aide des membres de l’équipe, et concentrez-vous sur la façon dont votre équipe peut apprendre de ce projet.
7. Fournir des commentaires. Les consultants ont besoin de commentaires sur leurs performances, afin qu’ils sachent ce qu’ils font bien et où ils doivent s’améliorer, tout comme les autres membres de votre équipe.
8. Soyez vigilant. L’industrie du conseil consiste à gagner des contrats et à livrer des projets. Mais, en même temps, une fois un contrat remporté, vous devez vous assurer que le cabinet de conseil ne profite pas du fait que vous êtes maintenant « signé et scellé », s’il n’est pas encore pleinement tenu aux promesses qu’il vous a faites. Cela revient bien sûr à une gestion efficace des performances et de la livraison.
   Mais il s’agit aussi d’être vigilant au risque que les niveaux de service diminuent à mesure que d’autres contraintes de temps ou d’autres clients et contrats, peut-être plus lucratifs, entrent en jeu. De nombreux consultants font affaire avec un personnel très expérimenté, mais remplacent rapidement ces personnes par des juniors moins chers et moins expérimentés. Assurez-vous qu’il y a un consultant spécifique nommé qui sera responsable de la réalisation de votre projet et que cette personne n’est pas appelée à traiter d’autres problèmes.

Gérer l’avenir

Vous ne pouvez pas compter sur votre consultant pour toujours, et, une fois qu’il partira, les membres de votre équipe devront prendre la responsabilité du projet. Ce sont eux qui régleront les problèmes ou feront des ajustements à l’avenir, ils doivent donc comprendre le travail du consultant et développer les compétences dont ils auront besoin pour le poursuivre.

Inclure l’élaboration d’un plan de gestion des connaissances dans les tâches de votre consultant et impliquer les membres de votre équipe pour s’assurer que ce plan soit un succès. Assurez-vous que le consultant forme votre équipe sur ses techniques et son approche.

Intégrez un processus de transfert de connaissances dans le projet, afin de vous assurer que vous n’êtes pas pris au dépourvu lorsque votre consultant aura terminé. Plus ce processus commence tôt, plus les membres de votre équipe peuvent poser de questions et plus ils acquerront de compétences et de connaissances.