6 façons simples de réduire les déchets de papier de votre vie professionnelle quotidienne

6 façons simples de réduire les déchets de papier de votre vie professionnelle quotidienne

Les déchets de papier sont un gros problème dans les affaires. Si vous pouvez réduire le gaspillage de papier sur le lieu de travail, vous pouvez avoir un impact positif sur l’environnement. En fait, le papier constitue la plus grande partie des déchets non recyclés générés par les bureaux. Selon une étude menée par Kyocera, un employé de bureau moyen au Royaume-Uni utilise jusqu’à 45 morceaux de papier par jour, dont les deux tiers sont considérés comme des déchets.

Il est clair que nous devons apporter des changements à la façon dont nous éliminons notre papier, réduire l’utilisation du papier ou, mieux encore, apprendre à être sans papier.

En tant que solution numérique, DocuSign soutient fortement les moyens d’économiser du papier et les initiatives visant à sensibiliser et à promouvoir une élimination responsable. Nous avons donc pensé partager quelques-unes des façons de réduire le gaspillage de papier sur le lieu de travail, que vous pouvez adopter dans le vôtre.

Voici six façons de réduire l’utilisation du papier:

Réfléchissez avant d’imprimer

Si vous vous demandez comment réduire le papier au bureau, imprimer moins est un choix évident. Pour certains d’entre nous, imprimer des ordres du jour de réunions ou des présentations est devenu une habitude. Mais si nous y réfléchissons vraiment, à quelle fréquence ces documents sont-ils à nouveau mentionnés? Vous constaterez que la plupart sont laissés dans la pièce ou jetés.

Lors de votre prochaine réunion, essayez d’ajouter l’ordre du jour à votre invitation Outlook ou d’envoyer votre présentation par e-mail aux participants à l’avance. Avoir une copie électronique leur permet d’ajouter des notes ou des commentaires, et leur donne quelque chose auquel ils peuvent se référer plus tard.

En tant qu’entreprise de logiciels, DocuSign adopte la technologie pour nous aider à passer au sans papier. Nous avons des écrans de télévision dans nos salles de réunion afin que chacun puisse connecter son ordinateur portable et présenter des présentations en grand format.

Ceci est particulièrement utile lors de conférences téléphoniques avec le personnel ou les clients qui sont à l’étranger ou qui travaillent à domicile.

Prenez des notes sans papier

Si vous prenez des notes, il existe d’excellentes alternatives en ligne qui vous permettent de travailler sans stylo ni papier, et c’est un moyen simple de réduire le gaspillage de papier.

Nous aimons la simplicité des fonctions d’Evernote, la possibilité de l’utiliser sur plusieurs appareils et sa grande utilisation. Collaborer ou partager des notes entre équipes est facile.

Si vous cherchez une application qui ressemble plus à un cahier en papier, Microsoft Onenote est génial. Vous pouvez stocker vos notes dans des « livres », les coder par couleur et tout organiser facilement. De plus, vous bénéficiez de la mise en forme des polices et des fonctionnalités du programme de Microsoft.

Certains de nos collègues ne jurent que par Google Keep. Il est idéal pour une utilisation en réunion car il a la capacité de créer des notes photo ou vocales. Une fonction assez pratique pour ne pas avoir à taper vos notes plus tard.

Utilisez le stockage en ligne ou en nuage pour vos fichiers

De nombreuses entreprises adoptent des programmes de stockage de fichiers en ligne. Nous utilisons Box et Google Drive. Tous ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Google Drive est largement utilisé, probablement parce que vous pouvez stocker plusieurs formats, modifier en ligne à l’aide de fonctions de formatage familières et partager des documents ou des dossiers avec votre équipe ou une seule personne. De plus, obtenir 15 Go de stockage gratuitement est également très bien.

Box a des fonctionnalités très similaires à d’autres produits de stockage basés sur le cloud, mais cela nous permet d’avoir un contrôle total de nos données. Pour notre entreprise, la sécurité des données est essentielle, c’est pourquoi nous veillons à ce que nos plates-formes internes répondent à nos normes élevées. Cela nous permet de stocker des documents en toute sécurité tout en réduisant le gaspillage de papier.

Le design à chaud permet à notre bureau d’avoir une apparence

Cela peut être un peu un ajustement au début, mais le design à chaud est en fait un excellent moyen de réduire au minimum l’utilisation du papier. Il est beaucoup plus difficile d’amasser une collection de papiers si vous êtes assis sur un siège différent chaque jour.

Soutien culturel

Bien que le design à chaud soit utile, ce qui aide vraiment, c’est d’avoir une culture interne qui renforce le message sans papier afin que tout le monde réfléchisse à la façon de réduire le gaspillage de papier.

DocuSign s’engage à aider les entreprises à passer sans papier, et notre culture de bureau en est également le reflet. Nous n’avons pas de placard rempli de papeterie. Il y a quelques stylos et surligneurs dans le placard, mais nous ne faisons pas de commandes régulières. Au lieu de cela, le personnel fait des demandes ponctuelles lorsqu’il a besoin d’un article.

Même nos agendas personnels à la maison ramassent la poussière. Ce qui est triste pour les charmants petits journaux, mais bon pour notre environnement.

Gardez les bacs de recyclage à portée de main

Même si vous êtes un bureau sans papier comme DocuSign, il y aura toujours des produits en papier qui ont besoin d’être éliminés correctement, et il y a des bacs de recyclage des déchets de papier accessibles pour cela. Pour minimiser les déchets recyclables jetés à la poubelle, nous n’avons pas de bacs personnels. Nos seuls bacs sont dans la cuisine et le salon de thé.

Nous nous engageons également à aider d’autres entreprises à réduire leur consommation de papier. Pour les entreprises du monde entier, DocuSign est un facteur clé du succès des initiatives vertes. Avec DocuSign eSignature, vous pouvez accéder à des documents et démarrer le processus de signature de documents sur pratiquement n’importe quel appareil compatible Internet. Il offre une alternative saine, durable et respectueuse de l’environnement au papier, rentable et améliorant la productivité.

Pour voir de visu comment DocuSign permet aux entreprises de passer à la dématérialisation du processus d’accord, commencez un essai gratuit de 30 jours.