Cómo Trabajar Eficazmente Con los Consultores

Cómo Trabajar Eficazmente Con los Consultores

Jennie cierra la puerta principal de Simone y camina de regreso al coche. Siente un cálido resplandor. Simone está enamorada de su nuevo bebé, y Jennie no está totalmente sorprendida de que haya decidido quedarse en casa para ser madre a tiempo completo.

Pero, mientras Jennie regresa a la ciudad, no puede evitar sentirse un poco agraviada, también. No con Simone, sino con Gus, una consultora contratada hace seis meses para impulsar el programa «Transformación 2020» de su organización.

Jennie reconoce que parte del mandato de Gus es sacudir las cosas e impulsar el cambio. Pero ella siente que su manera abrasiva y arrogante es mala para su equipo.

Gus fue un importante factor secundario en la decisión de Simone de no volver al trabajo. Y es la tercera miembro del equipo que ha renunciado en tantos meses, todos ellos citando a Gus como razón.

La contratación de consultores puede, sin duda, aportar beneficios a las organizaciones, como conocimientos especializados y una mayor eficiencia. Pero, como ha descubierto Jennie, también conlleva riesgos, como causar resentimiento e inquietud entre los miembros del personal existente.

En este artículo, veremos cómo establecer una relación de trabajo efectiva con los consultores y cómo usted, su equipo y su organización pueden obtener lo mejor de ellos.

¿Qué Es un Consultor?

Los consultores proporcionan orientación y conocimientos especializados en un campo o industria en particular. Debido a esto, las organizaciones a menudo los contratan para ayudar o asesorar sobre proyectos o problemas específicos.

De esta manera , son similares a los freelancers y contratistas, porque su trabajo con las organizaciones tiende a ser a corto plazo y flexible.

La diferencia entre los consultores y estos otros dos grupos de profesionales es su nivel de experiencia. Los freelancers generalmente se emplean para llevar a cabo una tarea específica, como diseñar un folleto. Los consultores, por otro lado, tienden a ser contratados más por su conocimiento experto de un campo elegido. Y, como tal, su tiempo a menudo es muy caro.

Tipos de consultores

Un consultor puede especializarse en cualquier campo en el que los clientes necesiten una experiencia profunda, como por ejemplo:

• Gestión del cambio .
• Finanzas y contabilidad .
• recursos Humanos .
• Tecnología de la información .
• Desarrollo de liderazgo .
• Diseño organizacional .
• Redes sociales .
• Estrategia .

Los consultores también pueden centrarse en una situación particular. Por ejemplo, pueden ayudar a su organización a superar una crisis de relaciones públicas, ayudar con una fusión o adquisición, o incluso dirigir la empresa mientras el consejo busca un nuevo CEO.

Los Pros y los Contras de Trabajar con Consultores

Más allá de su pericia y experiencia con un tema en particular, los consultores pueden ofrecer algunas ventajas sobre el personal permanente.

En primer lugar, pueden aportar objetividad a una organización. Su pensamiento fresco puede ayudar a reiniciar proyectos que han perdido impulso o que se han estancado por la lucha interna.

En segundo lugar, los consultores pueden centrarse en un proyecto o problema. Esto se debe a que no están sobrecargados con otras responsabilidades, como pueden estarlo los gerentes internos. Esto puede aportar claridad a un proyecto, especialmente cuando se avecina una fecha límite.

En tercer lugar, un consultor trabajará con usted durante un corto período de tiempo y con el objetivo de obtener un resultado específico. Si no obtiene los resultados que necesita, por lo general es más fácil rescindir un contrato con un consultor que con un miembro permanente del personal.

Sin embargo, trabajar con consultores también tiene algunos inconvenientes. A menudo son independientes y les gusta trabajar a su manera. Si el proyecto no está bien definido, o si no establece entregables y un cronograma por adelantado, es posible que no obtenga los resultados que está buscando porque el consultor no tiene clara su agenda.

Los consultores también son caros. Esto significa que debe administrar el alcance de su trabajo con cuidado, de lo contrario, puede agotar rápidamente e incluso exceder su presupuesto.

También pueden afectar la moral del personal permanente, ya que los miembros del equipo pueden resentirse fácilmente con un «extraño» que viene a solucionar un problema que no pudieron. Además, debido a su nivel de experiencia, los consultores pueden no ver la necesidad de establecer buenas relaciones con sus compañeros de trabajo, especialmente si su contrato es corto. Esto puede bajar aún más la moral.

Encontrar un consultor

Si está involucrado en el proceso de contratación de expertos externos, es importante asegurarse de haber definido el problema al que se enfrenta.

A menudo, la mejor manera de encontrar buenos consultores es usar el boca a boca. Obtener referencias de clientes anteriores, y siga estas completamente. Pregunte qué les ayudó a lograr este consultor y si los volverían a contratar.

También es útil escanear los perfiles de LinkedIn y las publicaciones de blog de los consultores. Puedes aprender mucho sobre su personalidad, ética y valores que tal vez no veas durante una entrevista.

Preste atención a las personalidades y estilos de consultoría de los consultores. Tendrán que adaptarse a su cultura corporativa y a su equipo, al igual que los nuevos miembros del personal deberían hacerlo. Entonces, ¿escuchan bien? Y, ¿tienen alta inteligencia emocional?

Cuando esté listo para redactar un contrato, asegúrese de establecer expectativas claras. Defina el proyecto cuidadosamente y pida a los consultores que detallen los servicios que están brindando, incluyendo quién, con precisión, trabajará en su proyecto y sus currículos, y qué cobrarán por trabajo o reuniones adicionales. Asegúrese de que su presupuesto cubra los posibles costos adicionales.

Los expertos externos están esencialmente proporcionando un servicio profesional a su organización. Aquí, los 10 Cs de Evaluación de Proveedores del consultor de negocios Ray Carter pueden ser una herramienta útil para ayudarlo a comprender mejor las necesidades de su organización, si la competencia y el conjunto de habilidades del consultor las satisfacen y, en última instancia, si va a ser el recurso adecuado para usted.

Ocho pasos para el éxito de la consultoría

Jennie y su equipo obviamente tuvieron dificultades con Gus. Sin embargo, puede evitar problemas potenciales siguiendo los siguientes ocho pasos:

1. Construye una relación equilibrada. Los consultores necesitan un enfoque de gestión diferente del que se usa con los miembros independientes, contratistas o permanentes del equipo. Es importante encontrar el equilibrio adecuado: como recursos costosos, los consultores deben ser guiados cuidadosamente, pero, si intenta ejercer demasiado control, puede forzar su relación con ellos y afectar su productividad.
2. Aclarar el rol. Asegúrese de que todos los involucrados en el proyecto o tarea tengan claro por qué se ha contratado al consultor, incluida la propia consultora. Y dale copias de las declaraciones de misión y visión de la compañía , junto con otros documentos clave, para ayudarla a ver el panorama general. También necesita saber sobre cuestiones subyacentes que podrían no discutirse abiertamente. Por ejemplo, ¿podría la política de la oficina afectar su proyecto? ¿Y quiénes son las partes interesadas clave de las que debería saber?
3. Definir la dirección. Los consultores necesitan objetivos mensurables, así que trabaje con ellos para establecer objetivos INTELIGENTES . Estos no solo aclaran lo que espera, sino que también le permiten medir su progreso y rendimiento.
4. Control del alcance de la práctica. Los proyectos pueden crecer a medida que pasa el tiempo y aumentan las necesidades. También es posible que tenga que lidiar con consultores que buscan activamente ampliar su función para obtener trabajo adicional. Por eso es importante practicar el control de alcance . Asegúrese de haber definido la visión y los objetivos del proyecto, establecer un presupuesto y establecer prioridades claras. Nuestro artículo, » Sí «a la Persona, «No» a la Tarea», le ayuda a decir» no » con firmeza al trabajo adicional, mientras mantiene una buena relación con el consultor.
5. Ponlos en marcha rápidamente. Piense en lo abrumador que es cuando comienza un nuevo trabajo. Los consultores pasan por esta experiencia cada vez que comienzan un nuevo proyecto, por lo que deben ser buenos en «ponerse al día».»Sin embargo, si bien no necesitarán tanta incorporación como los nuevos empleados, es necesario ayudarlos a familiarizarse con la organización, con el equipo con el que trabajarán y con el proyecto en el que trabajarán.
6. Cement confía en el equipo. Integrar a los consultores en un equipo existente puede ser un desafío, especialmente si se los contrata para resolver un problema que los miembros del equipo no pueden abordar por sí solos. La tensión puede aumentar a medida que las personas se preocupan por perder sus trabajos o reputaciones. Es por eso que es importante comunicar que la necesidad de un consultor no refleja un fracaso de parte de nadie. Sea honesto sobre lo que el consultor puede y no puede lograr sin la ayuda de los miembros del equipo, y concéntrese en cómo su equipo puede aprender de este proyecto.
7. Proporcionar comentarios. Los consultores necesitan comentarios sobre su desempeño, para saber lo que están haciendo bien y dónde necesitan mejorar, al igual que otros miembros de su equipo.
8. Esté atento. La industria de la consultoría consiste en ganar contratos y entregar proyectos. Pero, al mismo tiempo, una vez que se gana un contrato, debe asegurarse de que la empresa de consultoría no se aproveche del hecho de que ahora está «firmado y sellado», si aún no se ha cumplido plenamente con las promesas que le hizo. Esto, por supuesto, se vuelve a la gestión eficaz del rendimiento y la entrega.
   Pero también se trata de estar alerta al riesgo de que los niveles de servicio puedan disminuir a medida que entran en juego otras presiones de tiempo u otros clientes y contratos, quizás más lucrativos. Muchas consultorías ganan negocios con personal altamente experimentado, pero luego sustituyen rápidamente a estas personas con juniors más baratos y menos experimentados. Asegúrese de que haya un consultor específico, nombrado, que será responsable de entregar su proyecto, y que esta persona no esté llamada a lidiar con otros problemas.

Gestionar el futuro

No puedes depender de tu consultor para siempre y, una vez que se vaya, los miembros de tu equipo tendrán que asumir la responsabilidad del proyecto. Ellos serán los que arreglen problemas o hagan ajustes en el futuro, por lo que deben comprender el trabajo del consultor y desarrollar las habilidades que necesitarán para continuarlo.

Incluya el desarrollo de un plan de gestión del conocimiento en las tareas de su consultor e involucre a los miembros de su equipo para garantizar que este plan sea un éxito. Asegúrese de que el consultor capacite a su equipo en sus técnicas y enfoque.

Cree un proceso de transferencia de conocimientos en el proyecto, para asegurarse de que no lo atrapen cuando termine su consultor. Cuanto antes comience este proceso, más preguntas podrán hacer los miembros de su equipo y más habilidades y conocimientos adquirirán.