6 formas simples de reducir el desperdicio de papel de su vida laboral diaria

6 formas simples de reducir el desperdicio de papel de su vida laboral diaria

El desperdicio de papel es un gran problema en los negocios. Si puede reducir el desperdicio de papel en el lugar de trabajo, puede tener un impacto positivo en el medio ambiente. De hecho, el papel constituye la mayor parte de los residuos no reciclados que generan las oficinas. Según una investigación realizada por Kyocera, el empleado de oficina promedio en el Reino Unido usa hasta 45 piezas de papel al día, y dos tercios de eso se consideran residuos.

Claramente, necesitamos hacer algunos cambios en cómo desechamos nuestro papel, reducir el uso de papel o, mejor aún, aprender a no usar papel.

Como solución digital, DocuSign apoya en gran medida las formas de ahorrar papel y las iniciativas que tienen como objetivo crear conciencia y promover la eliminación responsable. Por lo tanto, pensamos en compartir algunas de las formas en que reducimos el desperdicio de papel en el lugar de trabajo, que puede adoptar en el suyo.

Aquí hay seis maneras de reducir el uso de papel:

Piense antes de imprimir

Si se pregunta cómo reducir el papel en la oficina, imprimir menos es una opción obvia. Para algunos de nosotros, imprimir agendas de reuniones o presentaciones se ha convertido en un hábito. Pero si realmente lo pensamos, ¿con qué frecuencia se hace referencia de nuevo a esos folletos? Encontrará que la mayoría se dejan en la habitación o se tiran.

En su próxima reunión, intente agregar la agenda a su invitación de Outlook o enviar por correo electrónico a los asistentes su presentación con anticipación. Tener una copia en línea les permite agregar notas o comentarios, y les da algo a lo que pueden hacer referencia más adelante.

Al ser una empresa de software, DocuSign adopta la tecnología para ayudarnos a no utilizar papel. Tenemos pantallas de televisión en nuestras salas de reuniones para que cualquier persona pueda conectar su computadora portátil y exhibir presentaciones en gran formato.

Esto es especialmente útil en llamadas de conferencia con personal o clientes que están en el extranjero o que trabajan desde casa.

Tome notas sin papel

Si es un tomador de notas, hay algunas excelentes alternativas en línea que le permiten trabajar sin lápiz y papel, y es una forma sencilla de reducir el desperdicio de papel.

Nos gusta la simplicidad de las funciones de Evernote, y la capacidad de usarlo en múltiples dispositivos, y lo ampliamente utilizado que es. Colaborar o compartir notas entre equipos es fácil.

Si estás buscando una aplicación que se parezca más a un cuaderno de papel, Microsoft Onenote es genial. Puedes guardar tus notas en ‘libros’, codificarlas con colores y organizarlo todo fácilmente. Además, obtiene el beneficio del formato de fuente y la funcionalidad del programa de Microsoft.

Algunos de nuestros colegas juran por Google Keep. Es ideal para usar en reuniones, ya que tiene la capacidad de crear notas fotográficas o de voz. Una función bastante práctica para no tener que escribir tus notas más tarde.

Utilice el almacenamiento en línea o en la nube para sus archivos

Muchas empresas están adoptando programas de almacenamiento de archivos en línea. Usamos Box y Google Drive. Todos tienen sus pros y sus contras.

Google Drive se usa ampliamente, probablemente porque puedes almacenar varios formatos, editar en línea usando funciones de formato familiares y compartir documentos o carpetas con tu equipo o con una sola persona. Además, obtener 15 GB de almacenamiento gratis también es bastante bueno.

Box tiene una funcionalidad muy similar a otros productos de almacenamiento basados en la nube, pero nos permite tener un control completo de nuestros datos. Para nuestra empresa, la seguridad de los datos es fundamental, por lo que nos aseguramos de que nuestras plataformas internas cumplan con nuestros altos estándares. Nos permite almacenar documentos de forma segura al tiempo que reduce el desperdicio de papel.

El escritorio en caliente mantiene nuestra oficina con un aspecto

Puede ser un poco un ajuste al principio, pero el escritorio en caliente es en realidad una excelente manera de mantener el uso del papel al mínimo. Es mucho más difícil reunir una colección de papeles si puede que estés sentado en un asiento diferente cada día.

Apoyo cultural

Si bien el escritorio en caliente es útil, lo que realmente ayuda es tener una cultura interna que refuerce el mensaje sin papel para que todos piensen en cómo reducir el desperdicio de papel.

DocuSign se compromete a ayudar a las empresas a que no utilicen papel, y nuestra cultura de oficina también lo refleja. No tenemos un armario lleno de papelería. Hay algunos bolígrafos y resaltadores en el armario, pero no hacemos pedidos regulares. En su lugar, el personal hace solicitudes únicas cuando necesita un artículo.

Incluso nuestros diarios personales en casa están acumulando polvo. Lo que es triste para los pequeños y encantadores diarios, pero bueno para nuestro medio ambiente.

Mantenga los contenedores de reciclaje a mano

Incluso si es una oficina sin papel como DocuSign, siempre habrá productos de papel que necesiten una eliminación adecuada, y hay contenedores de reciclaje de papel usado accesibles para esto. Para minimizar los materiales reciclables que se arrojan a la basura, no tenemos contenedores personales. Nuestros únicos contenedores están en la cocina y el área de té.

Estamos comprometidos a ayudar a otras empresas a reducir el uso de papel también. Para las empresas de todo el mundo, DocuSign es un factor clave para el éxito de las iniciativas ecológicas. Con DocuSign eSignature puede acceder a documentos e iniciar el proceso de firma de documentos en prácticamente cualquier dispositivo con conexión a Internet. Proporciona una alternativa saludable, sostenible y respetuosa con el medio ambiente al papel que es rentable y mejora la productividad.

Para ver de primera mano cómo DocuSign permite a las empresas digitalizar el proceso de acuerdo sin papel, inicie una prueba gratuita de 30 días.