Sådan arbejder du effektivt med konsulenter

Sådan arbejder du effektivt med konsulenter

Jennie lukker Simones hoveddør og går tilbage til bilen. Hun føler en varm glød. Simone er betaget af sin nye baby dreng, og Jennie er ikke helt overrasket over, at hun har besluttet at blive hjemme for at være mor på fuld tid.

Men da Jennie går tilbage til byen, kan hun ikke lade være med at føle sig lidt foruroliget også. Ikke med Simone, men med Gus, en konsulent, der blev bragt ind for seks måneder siden for at fremme sin organisations “Transformation 2020” – program.

Jennie erkender, at en del af Gus ‘ opgave er at ryste tingene op og skubbe igennem forandring. Men hun føler, at hans slibende og arrogante måde er dårlig for hendes hold.

Gus var en vigtig sekundær faktor i Simones beslutning om ikke at vende tilbage til arbejde. Og hun er det tredje teammedlem, der har holdt op i så mange måneder, alle citerer Gus som en grund.

ansættelse af konsulenter kan uden tvivl give fordele for organisationer, såsom specialekspertise og forbedret effektivitet. Men, som Jennie har opdaget, det bærer også risici, såsom at forårsage vrede og uro blandt eksisterende medarbejdere.

i denne artikel vil vi se på, hvordan du etablerer et effektivt samarbejde med konsulenter, og hvordan du, dit team og din organisation kan få det bedste ud af dem.

Hvad er en konsulent?

konsulenter giver ekspertvejledning og færdigheder inden for et bestemt felt eller branche. På grund af dette ansætter organisationer dem ofte til at hjælpe med eller rådgive om specifikke projekter eller problemer.

på denne måde ligner de freelancere og entreprenører , fordi deres arbejde med organisationer har tendens til at være kortsigtet og fleksibelt.

forskellen mellem konsulenter og disse to andre grupper af fagfolk er deres niveau af ekspertise. Freelancere er normalt ansat til at udføre en bestemt opgave, såsom at designe en brochure. Konsulenter har derimod en tendens til at blive ansat mere for deres ekspertviden om et valgt felt. Og som sådan er deres tid ofte meget dyr.

typer af konsulenter

en konsulent kan specialisere sig inden for ethvert felt, hvor klienter har brug for dybdegående ekspertise, såsom:

• forandringsledelse .
• Økonomi og regnskab .
• menneskelige ressourcer .
• Informationsteknologi .
• lederudvikling .
• organisatorisk design .
• sociale medier .
• strategi .

konsulenter kan også fokusere på en bestemt situation. For eksempel kan de hjælpe din organisation med at overvinde en PR-krise, hjælpe med en fusion eller erhvervelse eller endda drive virksomheden, mens bestyrelsen søger efter en ny administrerende direktør.

fordele og ulemper ved at arbejde med konsulenter

ud over deres ekspertise og erfaring med et bestemt emne kan konsulenter tilbyde nogle fordele i forhold til fast personale.

for det første kan de bringe objektivitet til en organisation. Deres friske tænkning kan hjælpe med at genstarte projekter, der har mistet momentum, eller som er blevet forkælet af kampe.

for det andet kan konsulenter fokusere på et projekt eller problem. Dette skyldes, at de ikke tynges af andre ansvarsområder, som interne ledere kan være. Dette kan bringe klarhed til et projekt, især når en deadline er truende.

for det tredje vil en konsulent arbejde sammen med dig i kort tid og med det formål at levere et specifikt resultat. Hvis du ikke får de resultater, du har brug for, er det normalt lettere at opsige en kontrakt med en konsulent, end det er med en fast medarbejder.

men arbejdet med konsulenter har også nogle ulemper. De er ofte uafhængige, og kan lide at arbejde på deres egen måde. Hvis projektet ikke er veldefineret, eller hvis du ikke opretter leverancer og en tidslinje foran, får du muligvis ikke de resultater, du leder efter, fordi konsulenten ikke er klar over din dagsorden.

konsulenter er også dyre. Det betyder, at du skal styre omfanget af deres arbejde omhyggeligt, ellers kan du hurtigt bruge op og endda overstige dit budget.

de kan også påvirke moral fast personale, som teammedlemmer kan nemt Harmes en “outsider” kommer til at løse et problem, som de ikke kunne. desuden, på grund af deres niveau af ekspertise, konsulenter kan ikke se behovet for at etablere gode relationer med deres kolleger, især hvis deres kontrakt er kort. Dette kan sænke moralen yderligere.

Find en konsulent

hvis du er involveret i processen med at ansætte eksterne eksperter, er det vigtigt at sikre, at du har defineret det problem, du står overfor.

ofte er den bedste måde at finde gode konsulenter på at bruge mund til mund. Få referencer fra tidligere kunder, og følg disse op grundigt. Spørg, hvad denne konsulent hjalp dem med at opnå, og om de ville ansætte dem igen.

det er også nyttigt at scanne konsulenters LinkedIn-profiler og blogindlæg. Du kan lære meget om deres personlighed, etik og værdier, som du måske ikke ser under en samtale.

Vær opmærksom på konsulenternes personligheder og konsulentstile. De skal passe ind i din virksomhedskultur og dit team, ligesom nye medarbejdere skal. Så lytter de godt? Og har de høj følelsesmæssig intelligens?

når du er klar til at udarbejde en kontrakt, skal du sørge for at sætte klare forventninger. Definer projektet omhyggeligt, og bed konsulenter om at specificere de tjenester, de leverer, herunder hvem, præcist, vil arbejde på dit projekt og deres CV, og hvad de vil opkræve for yderligere arbejde eller møder. Sørg for, at dit budget dækker eventuelle ekstraomkostninger.

eksterne eksperter leverer i det væsentlige en professionel service til din organisation. Her, forretningskonsulent Ray Carters 10 Cs af Leverandørevaluering kan være et nyttigt værktøj til at hjælpe dig med bedre at forstå din organisations behov, om konsulentens kompetence og færdighedssæt opfylder dem, og, ultimativt, om han eller hun vil være den rigtige ressource for dig.

otte Trin til Konsulentsucces

Jennie og hendes team løb naturligvis i vanskeligheder med Gus. Men du kan undgå potentielle problemer ved at tage følgende otte trin:

1. Opbyg et afbalanceret forhold. Konsulenter har brug for en anden ledelsesmetode end den, der bruges med freelance, entreprenør eller faste teammedlemmer. Det er vigtigt at finde den rette balance: som dyre ressourcer skal konsulenter ledes omhyggeligt, men hvis du prøver at udøve for meget kontrol, kan du anstrenge dit forhold til dem og påvirke deres produktivitet.
2. Klargør rollen. Sørg for, at alle involverede i projektet eller opgaven er klar over, hvorfor konsulenten er ansat, inklusive konsulenten selv. Og giv hende kopier af virksomhedens Missions-og visionserklæringer sammen med andre nøgledokumenter for at hjælpe hende med at se det større billede. Hun har også brug for at vide om underliggende spørgsmål, der måske ikke diskuteres åbent. For eksempel kan kontorpolitik påvirke hendes projekt? Og hvem er de vigtigste interessenter, som hun bør vide om?
3. Definer retning. Konsulenter har brug for målbare mål, så arbejd med dem for at sætte smarte mål . Disse præciserer ikke kun, hvad du forventer, men giver dig også mulighed for at måle deres fremskridt og ydeevne.
4. praksis omfang kontrol. Projekter kan vokse som tiden går og behov stige. Du skal muligvis også kæmpe med konsulenter, der aktivt søger at udvide deres rolle for at få yderligere arbejde. Derfor er det vigtigt at øve omfangskontrol . Sørg for, at du har defineret projektets vision og mål, sæt et budget og etablerede klare prioriteter. Vores artikel,”‘ ja ’til personen,’ nej ‘ til opgaven, “hjælper dig med at sige” nej ” assertivt til yderligere arbejde, samtidig med at du opretholder et godt forhold til konsulenten.
5. få dem op at køre hurtigt. Tænk på, hvor overvældende det er, når du starter et nyt job. Konsulenter gennemgår denne oplevelse hver gang de starter et nyt projekt, så de skal være gode til at “komme op i fart.”Selvom de ikke har brug for så meget onboarding som nye medarbejdere, skal du hjælpe dem med at blive bekendt med organisationen, med det team, de vil arbejde med, og med det projekt, de vil arbejde på.
6. Cement tillid med holdet. Det kan være udfordrende at integrere konsulenter i et eksisterende team, især hvis de bliver bragt ind for at løse et problem, som teammedlemmer ikke kan tackle alene. Spændinger kan bygge som folk bekymre sig om at miste deres job eller omdømme. Derfor er det vigtigt at kommunikere, at behovet for en konsulent ikke afspejler en fiasko fra nogens side. Vær ærlig om, hvad konsulenten kan og ikke kan udrette uden teammedlemmers hjælp, og fokuser på, hvordan dit team kan lære af dette projekt.
7. giv feedback. Konsulenter har brug for feedback på deres præstationer, så de ved, hvad de har det godt, og hvor de har brug for at forbedre, ligesom andre medlemmer af dit team.
8. vær årvågen. Konsulentbranchen handler om at vinde kontrakter og levere projekter. Men på samme tid, når en kontrakt er vundet, skal du sikre dig, at konsulentfirmaet ikke drager fordel af det faktum, at du nu er “underskrevet og forseglet”, hvis det endnu ikke er fuldt ud leveret på de løfter, det gav dig. Dette kommer selvfølgelig tilbage til effektiv ydeevne og leveringsstyring.
   men det handler også om at være opmærksom på risikoen for, at serviceniveauet kan falde væk, når andre tidspres eller andre, måske mere lukrative, kunder og kontrakter kommer i spil. Mange konsulentfirmaer vinder forretning med meget erfarne medarbejdere, men erstatter derefter hurtigt disse mennesker med billigere, mindre erfarne juniorer. Sørg for, at der er en specifik, navngivet konsulent, der er ansvarlig for at levere dit projekt, og at denne person ikke opfordres til at håndtere andre problemer.

styring af fremtiden

du kan ikke stole på din konsulent for evigt, og når han forlader, skal dine teammedlemmer tage ansvar for projektet. Det er dem, der løser problemer eller foretager justeringer i fremtiden, så de skal forstå konsulentens arbejde og udvikle de færdigheder, de har brug for for at fortsætte det.

Inkluder udvikling af en videnstyringsplan i din konsulents opgaver, og involver medlemmer af dit team for at sikre, at denne plan er en succes. Sørg for, at konsulenten cross-tog dit team på hans teknikker og tilgang.

Opbyg en videnoverførselsproces i projektet, så du ikke bliver fanget, når din konsulent er færdig. Jo tidligere denne proces begynder, jo flere spørgsmål kan dine teammedlemmer stille, og jo flere færdigheder og viden får de.