5 Tips til at undgå medarbejder underslæb
medarbejder tyveri og underslæb kan ske i enhver virksomhed. Det rammer dog mindre virksomheder i større antal, dels fordi ejere for ofte ikke har de rigtige checks og balancer på plads.
.comfølgende er fem tip, der kan hjælpe dig med at reducere chancen for, at du bliver offer.
ved, at det kan ske for dig.
hvis vi har hørt det en gang, har vi hørt det tusind gange: “jeg stoler på min bogholder.”Næsten alle tilfælde af underslæb i små virksomheder involverer en person, der er betroet, tager penge fra en intetanende virksomhedsejer.
relateret: 4 måder at beskytte din virksomhed mod medarbejdersvindel og tyveri
vi har set en livslang bedste ven stjæle fra sin forretningspartner. Vi har set en mand tage penge fra sine søskende. Vi kender endda en CPA, der underslæb fra sin klient.
ærlige, hårdtarbejdende iværksættere er blevet taget for titusinder og hundreder af tusinder af dollars. Ejerens fejl: de stolede for meget. Når du tror, at det ikke kan ske for dig, er din virksomhed den mest modtagelige.
som Ronald Regan sagde: “tillid, men bekræft.”
mange virksomhedsejere ønsker ikke at indføre finansiel kontrol, fordi de er bange for at få deres bogholder til at føle sig mistillid. Den logik er mangelfuld. En ærlig bogholder ønsker checks and balances, så der aldrig kunne være et spørgsmål om hans eller hendes sandhed. Faktisk, de bogholdere, vi har set, klager mest over ikke at have tillid til, er dem, der senere blev fundet at have stjålet fra virksomheden.
desuden er det grundlæggende uretfærdigt for din bogholder at give ham eller hende uhindret adgang. På et tidspunkt vil han eller hun stå over for økonomiske vanskeligheder-næsten alle af os gør. Hvorfor friste en person, når han eller hun er mest sårbar ved at give ham eller hende ukontrolleret adgang til din checkhæfte?
Kør alle kvitteringer og udbetalinger gennem en checkkonto.
læg penge, der kommer ind i virksomheden, på en checkkonto. Tag alle penge, der forlader virksomhederne ud af en checkkonto. Dette giver en oversigt over kvitteringer og udbetalinger, der ikke kan manipuleres, fordi det kontrolleres af banken.
bogholdere kan sætte falske poster i årsregnskaber, men de kan ikke manipulere kontanter i banken. Alt skal afstemmes med checkkontoen. Afstemningen skal ske månedligt, og ejeren skal gennemgå det rettidigt. Det tager kun et par minutter.
relateret: ekspertrådgivning: Hvad skal man gøre, når en medarbejder bliver fanget i at stjæle
Opret adskillelse af pligter.
vi anbefaler, at den samme medarbejder ikke opretter en leverandør, godkender en betaling og skriver checken. Det er bedre at have to personer involveret, når penge forlader virksomheden. På samme måde bør en medarbejder ikke oprette en medarbejder på lønsystemet og få en lønseddel til at blive skåret.
en bogholder, der nu lever på bekostning af den føderale regering, oprettede en falsk medarbejder til at trække penge ind på sin egen konto.
gennemgå udsagn.
ejeren skal regelmæssigt og uforudsigeligt gennemgå kontoudtog, kreditkortopgørelser og erklæringer fra lønselskabet, der viser, hvad hver medarbejder blev betalt. Dette bør omfatte at se på annullerede checks.
efter mange års blind tillid gennemgik en virksomhedsejer endelig en kontoudskrift og fandt ud af, at hendes betroede bogholder foretog kontantudtag fra pengeautomater, skrev checks til sig selv og brugte sit firmabetalkort til at købe personlige ting som dagligvarer.
revision af bøgerne.
få regelmæssigt en uafhængig tredjepart til at gennemgå dine bøger og konti. Dette behøver ikke at være en omfattende revision af hver transaktion-spotchecks vil gøre. Omkostningerne er minimal og afskrækkende kan spare dig tusindvis.
medarbejder tyveri og underslæb er et massivt problem. Statistikkerne viser, at det resulterer i en tredjedel af alle små virksomheder fiaskoer. Opret de enkle økonomiske kontroller, der er nødvendige for at forhindre det. Lad ikke din virksomhed blive endnu en statistik.
Relateret: 7 Måder Dine Medarbejdere Stjæler Fra Dig