5 Suggerimenti per evitare l’appropriazione indebita dei dipendenti
Il furto e l’appropriazione indebita dei dipendenti possono accadere in qualsiasi attività commerciale. Tuttavia, colpisce le piccole imprese in numero maggiore, in parte perché troppo spesso i proprietari non hanno i giusti controlli ed equilibri in atto.
.com I seguenti sono cinque suggerimenti che possono aiutare a ridurre notevolmente la possibilità che si sono vittime.
Sappi che può succedere a te.
Se l’abbiamo sentito una volta, l’abbiamo sentito mille volte: “Mi fido del mio contabile.”Quasi ogni caso di appropriazione indebita nelle piccole imprese coinvolge una persona che si fida, prendendo soldi da un imprenditore ignaro.
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Abbiamo visto una migliore amica per tutta la vita rubare dal suo partner commerciale. Abbiamo visto un uomo prendere soldi dai suoi fratelli. Sappiamo anche di un CPA che ha sottratto al suo cliente.
Imprenditori onesti e laboriosi sono stati presi per decine e centinaia di migliaia di dollari. Errore del proprietario: si fidavano troppo. Quando si pensa che non può accadere a voi, il vostro business è il più suscettibile.
Come ha detto Ronald Regan, ” Fidati, ma verifica.”
Molti imprenditori non vogliono mettere in atto controlli finanziari perché hanno paura di far sentire il loro contabile diffidato. Questa logica è viziata. Un contabile onesto vorrebbe controlli ed equilibri in modo che non ci potrebbe mai essere una domanda circa la sua veridicità. In effetti, i contabili che abbiamo visto lamentarsi di più di non essere fidati sono quelli che in seguito sono stati trovati a rubare dalla società.
Inoltre, è fondamentalmente ingiusto per il tuo contabile dare a lui o al suo accesso illimitato. Ad un certo punto lui o lei sta per affrontare difficoltà finanziarie almost quasi tutti noi fare. Perché tentare una persona quando lui o lei è più vulnerabile dando lui o il suo accesso incontrollato al vostro libretto degli assegni?
Eseguire tutte le ricevute e gli esborsi tramite un conto corrente.
Mettere i soldi che entra nel business in un conto corrente. Prendi i soldi che lasciano le aziende fuori da un conto corrente. Questo fornisce un record di ricevute ed esborsi che non possono essere manomessi perché è controllato dalla banca.
I contabili possono inserire voci false nei rendiconti finanziari, ma non possono manipolare il denaro in banca. Tutto dovrebbe essere riconciliato con il conto corrente. La riconciliazione dovrebbe avvenire mensilmente e il proprietario dovrebbe rivederla in modo tempestivo. Ci vogliono solo pochi minuti.
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Creare separazione dei compiti.
Si consiglia che lo stesso dipendente non impostare un fornitore, approvare un pagamento e scrivere l’assegno. E ‘ meglio avere due persone coinvolte quando il denaro lascia il business. Allo stesso modo, un dipendente non dovrebbe impostare un dipendente sul sistema del libro paga e causare una busta paga da tagliare.
Un contabile, che ora vive a spese del governo federale, ha creato un falso dipendente per incanalare denaro sul proprio conto.
Dichiarazioni di revisione.
Il proprietario dovrebbe periodicamente e imprevedibilmente rivedere estratti conto bancari, estratti conto della carta di credito e le dichiarazioni della società del libro paga che mostra ciò che ogni dipendente è stato pagato. Ciò dovrebbe includere l’esame dei controlli annullati.
Dopo anni di fiducia cieca, un imprenditore ha finalmente esaminato un estratto conto bancario e ha scoperto che il suo contabile di fiducia stava effettuando prelievi di contanti dagli sportelli automatici, scrivendo assegni a se stesso e usando la sua carta di debito aziendale per acquistare oggetti personali come generi alimentari.
Controlla i libri.
Periodicamente, chiedi a una terza parte non correlata di rivedere i tuoi libri e account. Questo non deve essere un audit completo di ogni transazione checks i controlli a campione faranno. Il costo è minimo e il deterrente può risparmiare migliaia.
Il furto e l’appropriazione indebita dei dipendenti sono un problema enorme. Le statistiche rivelano che si traduce in un terzo di tutti i fallimenti delle piccole imprese. Impostare i semplici controlli finanziari necessari per prevenirlo. Non lasciate che il vostro business diventare ancora un’altra statistica.
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