Un piano di gestione dei record in 10 fasi per il tuo ufficio
Ci sono passaggi principali da seguire per stabilire e mantenere un programma di gestione dei record per il tuo ufficio.
Perché questo è importante? A seguito di buone pratiche di gestione dei record vi avvantaggerà in molti modi come ad esempio:
- Migliorare l’accesso alle informazioni;
- Controllare la crescita dei materiali che occupano preziosi spazi per uffici;
- Ridurre i costi operativi;
- Ridurre al minimo i rischi di contenzioso;
- Salvaguardare le informazioni vitali;
- Sostenere una migliore gestione del processo decisionale; e,
- Preservare azienda/storia personale.
Ecco un piano di gestione dei record in 10 fasi per il tuo ufficio.
PUNTO 1. Determinare chi sarà responsabile e quali risorse saranno necessarie
Stabilire un team di progetto con rappresentanti di tutte le sottounità e serie di lavoro (non solo supporto e personale clericale) per supervisionare il progetto. Il team di progetto dovrebbe:
- Creazione di una rete di “contatti record” con una persona principale e di contatti per ogni ufficio.
- Decidi se tutto sarà fatto “in casa” o se sarà necessario un aiuto esterno (ad esempio, appaltatori).
- Selezionare un ufficio o un’unità secondaria in cui avviare il progetto. Sulla base dell’esperienza ottenuta in questo ufficio, è possibile stimare le risorse necessarie per fare altro.
PUNTO 2. Identificare i record necessari per documentare le attività e le funzioni del vostro ufficio
Condurre un inventario dei materiali nel vostro ufficio. Non dimenticare di includere uffici vuoti, armadi e altre aree in cui le cose potrebbero essere state “nascoste.”
Documento, come minimo, dove si trovano i materiali, quanto c’è e il formato (ad esempio, carta, elettronica, mappe, ecc.). (Quando si dispone di una “istantanea” dell’ambito dei materiali nel proprio ufficio, potrebbe essere necessario tornare al Passaggio 1 e rivedere le risorse disponibili per completare il progetto.)
Un inventario ti aiuterà a identificare quali materiali sono:
- Record,
- Materiali di riferimento (nonrecords),
- Documenti personali (nonrecords),
- Copie extra di documenti, pubblicazioni e moduli (nonrecords).
L’inventario ti aiuterà anche a identificare quali record dovrebbero essere immediatamente disponibili in caso di emergenza (record vitali)
PASSAGGIO 3. Stabilire le procedure (requisiti di registrazione)
Ora che sai cosa hai nel tuo ufficio, il team di progetto deve determinare:
- Se i record saranno conservati in un’area “centralizzata” o “decentralizzata” nelle singole postazioni di lavoro;
- Il tipo di documenti inclusi nei file record;
- Come verranno gestiti i documenti di bozza, i documenti di lavoro e le copie simultanee.
- Chi sarà responsabile della manutenzione della copia del record (custode dei record).
- I materiali non registrati come copie di convenienza e documenti personali devono essere mantenuti separati dai record.
PUNTO 4. Abbina i tuoi record alle pianificazioni dei record
Il passo successivo nel progetto consiste nell’abbinare i record identificati nel tuo inventario con le pianificazioni dei record. Record orari forniscono informazioni su quanto tempo i record devono essere conservati in ufficio e cosa succede quando non sono più necessari in ufficio.
PUNTO 5. Prepara un “Piano file”
Ora che sai quali record hai e quali sono gli orari dei record appropriati, puoi iniziare a organizzarli. Quindi, determinare se ci saranno sottocategorie o sottocartelle e quali saranno.
Per esempio:
Relazioni e statistiche
- Relazioni annuali di attività
- Relazioni del personale
- Formazione
- Viaggi
PUNTO 6. Documento di custodia dei Requisiti E delle Procedure di
Prepara un documento, un piano di file, che fornisce i dettagli su:
- Come il tuo record sono organizzati e curati,
- Che è responsabile per fare ciò,
- Quando dovrebbe essere fatto (ad esempio, file annuale di pensionamento),
- Cosa accade per i record quando non sono più necessari in ufficio.
Includere tutte le decisioni prese nei passaggi da 1 a 5 (ad esempio, cosa succede alla bozza di documenti).
PUNTO 7. Pulisci i record che vanno oltre i periodi di conservazione approvati
Una volta documentato il tuo piano di file, puoi iniziare a organizzare i tuoi record. In primo luogo, tuttavia, è una buona idea per sbarazzarsi di quei materiali nel vostro ufficio che non sono necessari. Se autorizzato dal programma record, è possibile:
- Ritirare i record che non sono più necessari in ufficio per lo stoccaggio fuori sede.
- Riciclare i materiali che hanno superato il periodo di conservazione approvato. Ricordarsi di distruggere materiali contenenti informazioni riservate o personali.
PUNTO 8. Organizza i tuoi record
Ora puoi iniziare a implementare il tuo piano di file.
- In primo luogo, preparare le cartelle e organizzare i documenti all’interno delle cartelle.
- Seguire le procedure stabilite nel piano di file. Posizionare i fogli di riferimento in cartelle, quando necessario, per indirizzare gli utenti alla posizione dei relativi materiali non cartacei come mappe, disegni, videocassette, ecc.
- Organizzare documenti elettronici che risiedono su singoli computer o directory di rete locale.
Ricordati di dedicare la maggior parte del tuo tempo ai record “relativi alla missione” e meno ai record amministrativi o “di pulizia” come la corrispondenza di routine.
PUNTO 9. Mantenere i record su base continuativa
Una volta che tutto è organizzato, è importante mantenerlo aggiornato e aggiornato. Essere sicuri di:
- File di nuovi materiali su base regolare (ad esempio, settimanale).
- Proteggere i record contenenti informazioni riservate come informazioni aziendali riservate (CBI) o informazioni personali.
- Stabilire un sistema di check-out (ad esempio, “out” carte) per monitorare la posizione dei record in modo da sapere sempre dove si trovano.
- Pulire regolarmente i materiali inattivi, di solito alla fine dell’anno (secondo le procedure scritte).
- Ritirare i record idonei.
- Pulire i materiali di riferimento sostituiti o obsoleti.
PUNTO 10. Treno, Treno, treno
Congratulazioni! Ora hai un piano di file. Hai ripulito tutti i materiali non necessari e organizzato i materiali necessari. Il tuo lavoro non è ancora finito! Devi essere sicuro che tutti i membri del personale (e gli appaltatori) conoscano le loro responsabilità di registrazione.