Un Plan de Gestion des documents en 10 étapes Pour votre Bureau
Il y a des étapes principales à suivre pour établir et maintenir un programme de gestion des documents pour votre bureau.
Pourquoi est-ce important? Suivre de bonnes pratiques de gestion des dossiers vous sera bénéfique de plusieurs façons, telles que:
- Améliorer l’accès à l’information;
- Contrôler la croissance des matériaux occupant des espaces de bureaux précieux;
- Réduire les coûts d’exploitation;
- Minimiser les risques de litige;
- Protéger les informations vitales;
- Soutenir une meilleure prise de décision en matière de gestion; et
- Préserver l’histoire de l’entreprise / personnelle.
Voici un plan de gestion des documents en 10 étapes pour votre bureau.
ÉTAPE 1. Déterminer Qui Sera Responsable Et Quelles Ressources Seront Nécessaires
Mettre sur pied une équipe de projet composée de représentants de toutes les sous-unités et de toutes les séries d’emplois (et pas seulement du personnel de soutien et de bureau) pour superviser le projet. L’équipe du projet devrait:
- Mettre en place un réseau de « liaisons de dossiers » avec une personne principale et des liaisons pour chaque bureau.
- Décidez si tout sera fait « à l’interne » ou si une aide extérieure (par exemple, des entrepreneurs) sera nécessaire.
- Sélectionnez un bureau ou une sous-unité dans lequel lancer le projet. Sur la base de l’expérience acquise dans ce bureau, vous pouvez estimer les ressources nécessaires pour en faire d’autres.
ÉTAPE 2. Identifiez les dossiers Nécessaires Pour Documenter Les Activités Et Les Fonctions de Votre Bureau
Faites un inventaire des documents de votre bureau. N’oubliez pas d’inclure des bureaux vides, des placards et d’autres zones où des choses ont pu être « planquées. »
Document, au minimum, où se trouvent les documents, combien il y en a et le format (p. ex. papier, électronique, cartes, etc.). (Lorsque vous avez un « instantané » de la portée des documents dans votre bureau, vous devrez peut-être revenir à l’étape 1 et examiner les ressources disponibles pour terminer le projet.)
Un inventaire vous aidera à identifier quels matériaux sont:
- Documents,
- Documents de référence (non enregistrés),
- Papiers personnels (non enregistrés),
- Copies supplémentaires de documents, publications et formulaires (non enregistrés).
L’inventaire vous aidera également à identifier les dossiers qui devraient être immédiatement disponibles en cas d’urgence (dossiers d’état civil)
ÉTAPE 3. Établissez vos procédures (Exigences en matière de tenue de documents)
Maintenant que vous savez ce que vous avez dans votre bureau, l’équipe de projet doit déterminer:
- Si les dossiers seront conservés dans une zone » centralisée » ou » décentralisée » dans des postes de travail individuels;
- Le type de documents inclus dans les dossiers;
- Comment les projets de documents, les documents de travail et les copies d’approbation seront traités.
- Qui sera responsable de la tenue de la copie du document (dépositaire des documents).
- Les documents non consignés tels que les copies pratiques et les papiers personnels doivent être conservés séparément des documents.
ÉTAPE 4. Faites correspondre vos Enregistrements aux Calendriers d’enregistrements
L’étape suivante du projet consiste à faire correspondre les enregistrements identifiés dans votre inventaire avec les calendriers d’enregistrements. Les calendriers des dossiers fournissent des informations sur la durée de conservation des dossiers au bureau et sur ce qui se passe lorsqu’ils ne sont plus nécessaires au bureau.
ÉTAPE 5. Préparez un « Plan de fichiers »
Maintenant que vous savez quels enregistrements vous avez et quels sont les calendriers d’enregistrements appropriés, vous pouvez commencer à les organiser. Ensuite, déterminez s’il y aura des sous-catégories ou des sous-dossiers et ce qu’ils seront.
Par exemple:
Rapports et statistiques
- Rapports d’activités annuels
- Rapports sur le personnel
- Formation
- Voyages
ÉTAPE 6. Documentez Vos Exigences Et Procédures De Tenue De Documents
Préparez un document, un plan de dossier, qui donne des détails sur:
- Comment vos dossiers sont organisés et tenus à jour,
- Qui est responsable de faire quoi,
- Quand cela devrait être fait (p. ex., retrait annuel des dossiers),
- Qu’advient-il des dossiers lorsqu’ils ne sont plus nécessaires au bureau.
Incluez toutes les décisions que vous avez prises aux étapes 1 à 5 (par exemple, ce qu’il advient des projets de documents).
ÉTAPE 7. Nettoyez les dossiers Qui Dépassent les périodes de conservation approuvées
Une fois que vous avez documenté votre plan de dossier, vous pouvez commencer à organiser vos dossiers. Tout d’abord, cependant, c’est une bonne idée de se débarrasser des matériaux de votre bureau qui ne sont pas nécessaires. Si le calendrier des enregistrements l’autorise, vous pouvez ::
- Retirer les documents qui ne sont plus nécessaires au bureau pour les entreposer hors site.
- Recycler les matériaux qui ont dépassé leur période de conservation approuvée. N’oubliez pas de déchiqueter les documents contenant des informations confidentielles ou personnelles.
ÉTAPE 8. Organisez vos enregistrements
Vous pouvez maintenant commencer à mettre en œuvre votre plan de fichiers.
- Tout d’abord, préparez des dossiers et organisez les documents dans les dossiers.
- Suivez les procédures établies dans votre plan de dossier. Placez les feuilles de référence dans des dossiers, si nécessaire, pour indiquer aux utilisateurs l’emplacement des documents non papier connexes tels que des cartes, des dessins, des bandes vidéo, etc.
- Organisez les documents électroniques résidant sur des répertoires individuels d’ordinateurs ou de réseaux locaux.
N’oubliez pas de consacrer la majorité de votre temps aux dossiers » liés à la mission » et moins aux dossiers administratifs ou » d’entretien » tels que la correspondance de routine.
ÉTAPE 9. Conservez vos dossiers Sur une base continue
Une fois que tout est organisé, il est important de le maintenir à jour et à jour. Assurez-vous de:
- Déposer de nouveaux documents régulièrement (p. ex. chaque semaine).
- Protéger les dossiers contenant des renseignements confidentiels tels que des renseignements commerciaux confidentiels (RCC) ou des renseignements personnels.
- Établissez un système de départ (par exemple, des cartes de sortie) pour suivre l’emplacement de vos enregistrements afin de toujours savoir où ils se trouvent.
- Nettoyez régulièrement les matériaux inactifs, généralement à la fin de l’année (selon vos procédures écrites).
- Retirer les dossiers admissibles.
- Nettoyer les matériaux de référence dépassés ou obsolètes.
ÉTAPE 10. Train, Train, Train
Félicitations! Maintenant, vous avez un plan de fichier. Vous avez nettoyé tous les matériaux inutiles et organisé les matériaux nécessaires. Votre travail n’est pas encore terminé! Vous devez vous assurer que tous les membres du personnel (et les entrepreneurs) connaissent leurs responsabilités en matière de tenue de documents.