Hur man minskar arbetskraftskostnaderna i ditt företag
att minska arbetskraftskostnaderna i ditt företag är ett känsligt ämne eftersom det direkt påverkar dina anställda. Ämnet måste hanteras med tydlig kommunikation, medkänsla och omtanke.
innan du hoppar direkt till att skära anställda, överväga andra sätt du kan minska arbetskraftskostnaderna, som att minska omsättningen, förkorta din arbetsvecka och förbättra arbetsflöden.
16 sätt att minska ditt lilla företags arbetskraftskostnader
det finns många olika sätt att minska ditt företags arbetskraftskostnader. Som företagare är det upp till dig att bestämma hur du ska upprätthålla en sund vinstmarginal samtidigt som du balanserar dina anställdas behov och förväntningar. Det är viktigt att utforska dina alternativ innan du fattar några beslut som kommer att påverka dina anställdas anställning eller ersättning.
granska ersättning
granska ersättning betyder inte nödvändigtvis att du måste börja minska personalens löner. Istället kan det innebära omvärdering av hur du kompenserar din personal i framtiden.
till exempel, om du vanligtvis erbjuder årliga höjningar, kanske du i år vill erbjuda prestationsbonusar, extra semestertid, flexibla timmar eller fjärrarbetsalternativ istället. Även om det inte är de löneökningar som dina anställda kan hoppas på, kommer de sannolikt att mötas med mer entusiasm än en lönesänkning eller en uppsägningsrunda.
dessa typer av ersättning kommer inte att öka dina årliga utgifter och har samma löner. Dessutom kommer anställda fortfarande att kompenseras för deras prestanda, även om det inte är på det sätt de förväntade sig.
du kan även ge dina anställda ett alternativ. Till exempel kan du erbjuda anställda antingen ytterligare semestertid eller en prestationsbonus som bestäms av deras förmåga att uppfylla ett visst mål.
minska omsättningen
om du har hög omsättning vet du redan att det kostar dig mycket pengar. Det tar mycket resurser att hitta, anställa och utbilda en ny anställd, och ju oftare du måste göra det, desto högre kostar din omsättning.
lyckligtvis har du åtminstone viss kontroll över personalomsättningen. Steg du kan vidta för att minska personalomsättningen inkluderar:
- har en omfattande anställningsprocess
- erbjuda konkurrenskraftig ersättning
- ge möjligheter till tillväxt
- övervaka anställdas motivation och engagemang
- förstå varför omsättningen har hänt tidigare
- erbjuda en hälsosam balans mellan arbete och privatliv
inte bara sparar långsiktig personal pengar i omsättningskostnader, men de är också välkända i ditt företag och bransch, vilket förbättrar deras effektivitet och produktivitet. Fokusera på att anställa högkvalitativa anställda och bygga dina förmåner och fördelar kring vad som är viktigast för dina anställda för att hålla dem glada, nöjda och engagerade.
Hire Well
Hiring well är ett bra sätt att minska omsättningen och kommer också med andra kostnadsbesparande fördelar. Genom att anställa rätt personal för jobbet får du anställda som är bättre kvalificerade och effektivare när det gäller arbetsprestanda.
även om erfarna kandidater kan kosta dig mer i förskott när det gäller lön, kommer deras produktivitet och effektivitet att vara värt det, särskilt jämfört med utbildningskostnaderna för att visa oerfarna anställer repen.
att lägga mer tid och ansträngning på att anställa och behålla anställda säkerställer att de anställda du lägger till i ditt team är rätt för jobbet och att de har kunskapen och färdigheterna för att komma igång. Väl lämpade anställda är mer benägna att hålla sig kvar — vilket betyder mindre pengar som spenderas på ersättningskostnader — och tenderar att vara lyckligare och effektivare anställda.
Cross-Train Staff
om ditt företag har uppgifter som kan utföras av någon, träna alla att göra dem. Cross-training personal ser till att ditt företags viktigaste uppgifter tas om hand även om någon ringer i sjuk eller händer i sitt meddelande.
Cross-training hjälper ditt företag att fungera smidigt och kan spara dig från kostsamma förseningar eller förbiseenden. Till exempel, om alla dina anställda vet hur man behandlar grossistorder, kan stora order tas om hand när de begärs, inte när en nyckelperson kommer tillbaka från semester.
Cross-training innebär också att dina anställda kan vara produktiva hela tiden, inte bara när det finns en kund som behöver sin kompetens.
även om detta tillvägagångssätt inte fungerar för specialiserade uppgifter eller positioner, kommer det till nytta för grundläggande, dagliga uppgifter som gör att ditt företag går smidigt och gör vinst.
skär ner din arbetsvecka
kortare arbetsveckor blir allt vanligare, med vissa företag som väljer färre arbetsdagar varje vecka och andra väljer färre timmar per dag. Hur du närmar dig det är upp till dig, men mindre tid på kontoret eller i butiken betyder mindre pengar på arbetskraftskostnader.
överväg att erbjuda en reducerad arbetsvecka som ett alternativ till anställda. Du kan bli förvånad över hur många av dina anställda väljer balans mellan arbete och privatliv i utbyte mot en något lägre lön.
anställa deltidsarbetare och Temps
deltids-och tillfälligt anställda arbetar bara när du behöver dem, medan heltidsanställda får betalt för heltidstimmar oavsett om du har arbete för dem att göra. För nya eller ersättningsroller, överväga att anställa deltidsanställda eller temps för att spara pengar.
inte bara kommer du att spara på arbetskraftskostnader genom timlön, men du kommer sannolikt också att spara på förmåner och andra personalkostnader beroende på hur många timmar din anställd arbetar och vad du tillhandahåller.
omstrukturera fasta löner
omstrukturering fasta löner låter mer olycksbådande än det egentligen är. Istället för att helt enkelt minska dina anställdas löner, vilket kommer att orsaka urkoppling, demotivation och till och med omsättning, överväga att erbjuda prestationsbonusar och provisioner istället.
detta säkerställer att anställda endast betalas ytterligare belopp när ditt företag är lönsamt.
till exempel, låt oss säga att du har en säljare som har en grundlön samt en 5% provision på försäljningen de gör. Fråga dem om de är villiga att ta en lägre grundlön i utbyte mot en högre provision, som 10%. På så sätt betalar du dem mer när de tar med pengar till företaget, istället för hela tiden.
alternativt införa prestationsbonusar till andra heltidsanställda i stället för löneökningar eller i utbyte mot en lägre lön. Sätt upp mål för dem att uppfylla som bygger på lönsamheten för deras roll eller avdelning, oavsett om det är att minska kostnaderna eller öka försäljningen, och belöna dem baserat på om de uppfyller sina mål.
på så sätt belönar du personal för ett bra jobb när företaget mår bra.
förbättra arbetsflöden
flaskhalsar, desorganisation och brist på struktur orsakar ineffektivitet som kan slösa tid och pengar. Genom att bara granska företagets processer och arbetsflöden kan du spara en betydande summa pengar och främja mer produktiva och effektiva anställda.
Möt dina anställda för att bestämma de största problemen i ditt arbetsflöde och brainstorma hur du bättre kan närma dig dem. Var särskilt uppmärksam på föråldrade processer och onödiga flaskhalsar för att ta reda på vad de största tidstjuvarna är och bygg sedan en plan för att optimera dina arbetsflöden för att spara tid, pengar och huvudvärk runt.
automatisera
teknik har gett oss en mängd olika mjukvaruplattformar som kan hantera allt från redovisning och kundservice till sociala medier inlägg till anställd schemaläggning. Det är säkert att anta att det finns åtminstone vissa aspekter av ditt företag som kan stå att automatiseras.
automatisering behöver inte innebära att personal skärs. Istället kan automatisering hjälpa ditt team att effektivisera sitt arbetsflöde, vilket ger dem mer tid att arbeta med högre prioriterade uppgifter, vilket ökar produktiviteten.
om du måste gå vidare med uppsägningar eller förlora en anställd till omsättning, kommer automatiseringen av några av de processer och uppgifter som hanterades av tidigare anställda sannolikt att spara pengar också. Även om de flesta plattformar kommer med månatliga eller årliga prenumerationskostnader, är de vanligtvis mycket mindre än du skulle betala i personallöner.
outsourca
bara för att du behöver någon att hantera ditt företags sociala medier sidor betyder inte att du måste anställa en heltid social media manager. Det finns specialiserade frilansare och entreprenörer som har den erfarenhet du behöver utan ett heltidsåtagande.
när det är möjligt, outsourca specialiserade deltidsuppgifter till professionella frilansare istället för att anställa någon att arbeta internt. När projektet är över, du kanske inte längre har en användning för en mycket specifik kompetens.
Outsourcing är också ett sätt att bestämma dina anställningsbehov. Om du till exempel inte är säker på om det är nödvändigt att anställa någon för en heltidstjänst, lägg ut den för att få en känsla för hur mycket arbete som verkligen finns. Om arbetet slutar vara konsekvent och pågående, överväga att anställa en anställd. Men om det är sporadiskt eller tillfälligt kan outsourcing vara ditt bästa alternativ.
Go Remote
arbetskostnader inkluderar ofta inredning, uppvärmning, kylning och på annat sätt underhåll av en kontorsbyggnad eller butiksyta. Om möjligt, övergå till en avlägsen arbetsyta för att spara stora kostnader som kommersiell hyra, verktyg och hårdvara.
du behöver inte ens göra övergången på heltid eller för all din personal. Även nedskärningar till ett mindre utrymme för att rymma viktig personal eller möjliggör fjärrarbete på deltid kan göra skillnad.
flexibla arbetsalternativ förbättrar också personalfrågor som retention och omsättning eftersom du kan välja kandidater från en större anställningspool. Och balans mellan arbete och liv kommer att bidra till att locka topptalanger.
stimulera produktivitet
produktiva anställda är lönsamma anställda, så det är vettigt att stimulera dina anställda att vara så effektiva som möjligt. Att erbjuda incitament till dina anställda är ett idealiskt sätt att uppmuntra dem att arbeta hårdare, snabbare och mer effektivt.
vem gillar inte att bli belönad för sina prestationer?
incitament kan vara allt från extra ledighet och bonusar till lagluncher och företagsbyte. Oavsett vad som passar målet, din budget och de anställda du hoppas kunna motivera.
Incentivizing produktivitet säkerställer att tiden dina anställda spenderar på klockan är målmedveten och produktiv, vilket sparar dig från att slösa pengar på lediga timmar.
minska Övertid
Övertid är ett kostsamt och ineffektivt sätt att möta deadlines och driva ett företag. Helst vill du få allt nödvändigt arbete gjort under arbetsdagen så att du inte behöver betala räkningen för ytterligare löner.
om du upptäcker att ditt företag behöver konsekvent Övertid från anställda är det dags att granska dina prioriteringar, personalkrav och produktivitet. Fråga dig själv:
- Vad är den främsta orsaken till övertid?
- kan Övertid minskas genom att justera arbetsflöden, ändra scheman eller cross-training?
- om övertid orsakas av tidsfrister, är de rimliga eller till och med nödvändiga?
- kommer automatisering att förbättra potentiella flaskhalsar, till exempel produktionstid?
- är du underbemannad i en viss avdelning?
Bestäm huvudorsaken till övertidstimmar på din arbetsplats och tänk på hur du kan minska den. Det kan vara så enkelt som att optimera personalscheman eller omvärdera en föråldrad process.
alternativt, om övertiden är både nödvändig och tillfällig, överväga att vänta ut det istället för att anställa en ny heltidsanställd. Ibland är övertidskostnader tillfälliga baserat på tidsfrister eller särdrag i arbetsflödet, men att anställa en ny anställd är ett längre och dyrare åtagande.
optimera scheman
optimera personalscheman kan göra underverk för ditt företags effektivitet och produktivitet. Men det tar mer än bara att välja vilka anställda som arbetar vid en given tidpunkt. Analysera ditt företags arbetstid för att avgöra vilka dagar och tider som är mest trafikerade och vilka färdigheter de vanligtvis kräver.
se till att du inte schemalägger för många eller för få arbetare samtidigt för att undvika kostnader i samband med oproduktiva anställda eller övertid.
minska personalförmåner
ett annat sätt att minska arbetskraftskostnaderna är att minska personalförmåner som pensionsplaner, sjukförsäkring och andra förmåner. Du behöver inte bli av med dem helt, men genom att granska vad du och dina anställda betalar för och parar ner dem kan du avsevärt minska dina utgifter.
se bara till att alla ändringar du gör i förmåner gäller för alla anställda.
konsultera personalresurser
innan du fattar några beslut, prata med ditt personalteam. De kommer att kunna ge dig råd när det gäller eventuella kostnadsreducerande åtgärder som kommer att påverka dina anställda, inklusive att hjälpa dig att närma sig alla nödvändiga uppsägningar på rätt sätt.
de kan också hjälpa dig att bestämma hur du ska närma dig fjärrarbete, omvärdera förmåner, minska omsättningen och bygga ut framgångsrika och effektiva anställnings-och ombordstigningsplaner.
Final Word
som ett litet företag eller startup ägare, du förmodligen arbetar med en mager budget. Och oförutsägbara omständigheter som marknadsfluktuationer, utbudsproblem eller personalomsättning kan orsaka kaos på din lönsamhet.
om du befinner dig i en position där du måste överväga hur du sänker dina företagskostnader, hoppa inte direkt till massuppsägningar och personalförändringar. Istället överväga alternativ som att granska ersättning, outsourcing specialiserade uppgifter och minska övertid för att komma fram till en effektfull och medkännande plan för att minska dina arbetskraftskostnader.