en 10-stegs dokumenthanteringsplan för ditt kontor
Det finns primära steg att följa för att upprätta och upprätthålla ett dokumenthanteringsprogram för ditt kontor.
Varför är detta viktigt? Att följa god dokumenthanteringspraxis kommer att gynna dig på många sätt, till exempel:
- förbättra tillgången till information;
- kontrollera tillväxten av material som tar upp värdefulla kontorslokaler;
- minska driftskostnaderna;
- minimera tvister risker;
- Skydda viktig information;
- stödja bättre beslutsfattande; och
- bevara företagets/personliga historia.
här är en 10-stegs dokumenthanteringsplan för ditt kontor.
steg 1. Bestäm vem som ska ansvara och vilka resurser som behövs
upprätta ett projektteam med representanter från alla underenheter och jobbserier (inte bara support och kontorspersonal) för att övervaka projektet. Projektgruppen bör:
- inrätta ett nätverk av” registerförbindelser ” med en ledande person och förbindelser för varje kontor.
- Bestäm om allt ska göras ”i huset” eller om hjälp utanför (t.ex. entreprenörer) behövs.
- Välj ett kontor eller en underenhet för att initiera projektet. Baserat på erfarenheterna från det här kontoret kan du uppskatta de resurser som behövs för att göra andra.
steg 2. Identifiera poster som behövs för att dokumentera aktiviteter och funktioner på ditt kontor
gör en inventering av materialet på ditt kontor. Glöm inte att inkludera tomma kontor, garderober, och andra områden där saker kan ha ”stashed.”
dokument, åtminstone där material finns, hur mycket det finns och formatet (t.ex. papper, Elektronik, kartor etc.). (När du har en ”ögonblicksbild” av materialomfånget på kontoret kan du behöva gå tillbaka till steg 1 och granska de tillgängliga resurserna för att slutföra projektet.)
en inventering hjälper dig att identifiera vilka material som är:
- poster,
- referensmaterial (nonrecords),
- personliga papper (nonrecords),
- Extra kopior av dokument, publikationer och formulär (nonrecords).
inventeringen hjälper dig också att identifiera vilka poster som måste vara omedelbart tillgängliga i händelse av en nödsituation (vital records)
steg 3. Upprätta dina rutiner (krav på registrering)
nu när du vet vad du har på ditt kontor måste projektgruppen bestämma:
- om poster kommer att hållas i ett ”centraliserat” område eller” decentraliserat ” på enskilda arbetsstationer;
- den typ av dokument som ingår i postfilerna;
- hur utkast till dokument, arbetsdokument och samverkanskopior kommer att hanteras.
- vem kommer att ansvara för att upprätthålla postkopian (registerhållare).
- icke-rekordmaterial som bekvämlighetskopior och personliga papper måste hållas åtskilda från register.
steg 4. Matcha dina poster till poster scheman
nästa steg i projektet är att matcha de poster som identifierats i ditt lager med poster scheman. Records scheman ger information om hur länge poster ska hållas på kontoret och vad som händer när de inte längre behövs på kontoret.
steg 5. Förbered en”Filplan”
nu när du vet vilka poster du har och vilka lämpliga registerscheman är, kan du börja organisera dem. Bestäm sedan om det kommer att finnas underkategorier eller undermappar och vad de kommer att vara.
till exempel:
rapporter och statistik
- årliga verksamhetsrapporter
- personalrapporter
- utbildning
- resor
steg 6. Dokumentera dina krav och förfaranden för registrering
Förbered ett dokument, en filplan, som ger information om:
- hur dina poster organiseras och underhålls,
- Vem ansvarar för att göra vad,
- när det ska göras (t.ex. årlig filpensionering),
- vad händer med posterna när de inte längre behövs på kontoret.
inkludera alla beslut du fattade i steg 1 till 5 (t.ex. vad som händer med utkast till dokument).
steg 7. Rensa ut poster som ligger utanför de godkända lagringsperioderna
när du har dokumenterat din filplan kan du börja organisera dina poster. För det första är det dock bra att bli av med de material på ditt kontor som inte behövs. Om det godkänns av registerschemat kan du:
- gå i pension poster som inte längre behövs på kontoret till offsite lagring.
- återvinna material som har passerat sin godkända lagringsperiod. Kom ihåg att strimla material som innehåller konfidentiell eller personlig information.
steg 8. Organisera dina poster
nu kan du börja implementera din filplan.
- Förbered först mappar och organisera dokument i mapparna.
- följ procedurerna i din filplan. Placera referensblad i mappar, vid behov, för att hänvisa användare till platsen för relaterade icke-pappersmaterial som kartor, ritningar, videoband etc.
- organisera elektroniska dokument som finns på enskilda dator-eller lokala nätverkskataloger.
kom ihåg att spendera merparten av din tid på ”uppdragsrelaterade” poster och mindre på administrativa eller ”hushållning”-poster som rutinkorrespondens.
steg 9. Underhålla dina poster på en pågående Basis
när allt är organiserat är det viktigt att hålla det aktuellt och aktuellt. Var noga med att:
- arkivera nya material regelbundet (t.ex. varje vecka).
- skydda poster som innehåller konfidentiell information såsom konfidentiell affärsinformation (CBI) eller personlig information.
- upprätta ett utcheckningssystem (t.ex. ”ut”-kort) för att spåra platsen för dina poster så att du alltid vet var de är.
- rengör inaktiva material regelbundet, vanligtvis i slutet av året (enligt dina skriftliga procedurer).
- gå i pension berättigade poster.
- Rensa ut ersatta eller föråldrade referensmaterial.
steg 10. Tåg, Tåg, Tåg
Grattis! Nu har du en filplan. Du har rengjort alla onödiga material och organiserat nödvändiga material. Ditt jobb är inte över än! Du måste vara säker på att alla anställda (och entreprenörer) vet om deras journalföring ansvar.