11 effektiva tidshanteringstips för upptagna kontorschefer
stoppa mig om detta låter bekant …
du får på kontoret tidigt med varje avsikt att krossa dagen, och kanske komma ut i tid för en gångs skull. Du plikttroget göra din att göra-lista, och få sprickbildning på de första objekten.
men runt 9:30, avbrotten börjar komma – din chef behöver dig att köra ett snabbt ärende, en oanmäld besökare behöver uppmärksamhet, din medarbetare behöver hjälp med att starta om datorn.
nästa sak du vet att det är 4: 45 pm, och du har mirakulöst fler saker på din att göra-lista än när du började.
tiden är särskilt bristfällig för kontorschefer, en grupp som alltmer uppmanas att göra mer med mindre.
detta var ett stort resultat i vår 2018 State of the Office Manager-rapport, en första i sitt slag studie av hundratals kontorschefer som representerar nästan 70 olika branscher. När de ombads att namnge sina bästa utmaningar svarade kontorschefer oftast” en intensiv arbetsbelastning/inte tillräckligt med tid ” (37.5%).
detta var sant trots att kontorschefer tenderar att arbeta långa timmar. Nästan hälften av de svarande rapporterade att de arbetade mer än 8 timmar om dagen i genomsnitt. 14% satte in 10 timmars dagar.
denna brist på tid är inte så förvånande när du tar hänsyn till hur mycket kontorschefens omfattning har ökat de senaste åren. Kontorschefer har inte bara administrativa funktioner, utan med evenemangsplanering, kulturell utveckling, onboarding och andra uppgifter som traditionellt kan falla under HR, ekonomi eller verksamhet.
(PS-om du är kontorschef eller assistent, gå med i vår privata FB-Grupp här. Det är en plats att ansluta, samarbeta och dela råd om hur du kan övervinna det breda spektrum av utmaningar du står inför i din roll.)
så för kontorschefer är expertens tidshanteringsförmåga ett måste för alla som vill utmärka sig i rollen.
så vi har sammanställt den här listan över Office Manager time hacks-beprövade tricks av handeln från världens mest erfarna och framgångsrika kontorschefer. Vi har delat upp dem i några kategorier för att göra det lättare för dig att hitta det du behöver – och förhoppningsvis spara lite tid!
det bästa sättet att skapa, spåra och övervaka förslagen i det här inlägget är med en produktivitetsprogramvara som måndag.
Vem Vill Du Ge Gåvor Till?
klienter & Customersanställda
organisation & ärendehantering
investera en liten del av din tid i förskott i organisationen kan betala stora utdelningar senare (och spara några allvarliga huvudvärk).
även om du anser dig ganska organiserad, här är några avancerade tips.
planera din vecka i förväg
” misslyckas med att planera planerar att misslyckas.”
som kontorschefer är detta mer än ett motiverande citat – Det är ett motto att leva efter.
åtminstone bör du planera din kalender kvällen innan för att se till att du träffar marken som kör första på morgonen.
vill du spara ännu mer tid? Planera hela veckan i förväg.
utan mycket extra ansträngning kan veckoplanering snabbt titta på och justera din kalender i slutet av varje arbetsdag (snarare än att börja från början varje kväll).
det gör det också lättare att planera på ett holistiskt sätt och koppla dina dagliga och veckovisa aktiviteter till långsiktiga mål. Det beror på att daglig planering tenderar att hålla dig fokuserad på träden, medan veckoplanering gör att du kan dyka upp huvudet och se hela skogen.
fredag eftermiddag eller söndag kväll är oftast den bästa tiden för veckoplanering, när du inte distraheras av inkommande e-post.
prioritera med avgörande resultat
avgörande resultat är ett system som SnackNation VD Sean Kelly utvecklat i början av sin entreprenörs resa som ett sätt att stanna på uppgiften när han och hans affärspartners försökte åstadkomma stora saker på egen hand (dvs, med ingen annan än själva hålla dem ansvariga).
övningen tjänade honom så bra att han behöll det på SnackNation, där det hjälpte till att forma företagets tillväxtkultur och radikala ansvarsskyldighet.
det fungerar så här:
avgörande resultat bryter ner de stora kvartals-eller årliga målen i veckovisa och dagliga uppgifter så att du spenderar din tid på att arbeta med hög hävstångsaktivitet som kommer att flytta dina mål framåt. Genom design spårar din dagliga dag alltid tillbaka till de större målen.
avgörande resultat har också en mindre uppenbar fördel. Du vet din specificerade att göra-lista som är 50 rader lång? Du kommer aldrig att få det gjort på en dag, vilket innebär att du alltid kommer att avsluta dagen och känna att du inte har lyckats få allt gjort.
även om du har 10 dagliga att göra, kan du på en bra dag få sju av dem gjort.
och verkligen-det är en stor prestation! Du krossade sju viktiga saker. Men eftersom du hade tio saker på din lista, kommer du fortfarande att känna att du inte avslutade vad du bestämde dig för att uppnå.
genom att fokusera på bara tre dagliga uppgifter kommer du att avsluta varje dag med tillfredsställelsen att veta att du har avslutat dina tre högsta hävstångsaktiviteter.
här är en mer djupgående förklaring av hur Crucial Results-systemet fungerar, tillsammans med en kalkylarkmall som du kan ladda ner för dig och ditt team.
använd en daglig docket stil anteckningsblock
detta tips kommer från OM extraordinaire Windi från Indiana:
”att gå från en traditionell att göra-lista till en daglig docket anteckningsblock har varit enormt till hjälp för mig.”
den dagliga Docket kan du inte bara se hela dagen på en sida, men också separerar möten, ärenden, uppgifter och anteckningar för att hålla allt organiserat. Det är enkelt, men ändå effektivt.
Windi instämmer:
”jag gillar att det hjälper mig att prioritera uppgifter och spåra saker och påminnelser för den person och utskott jag stöder.”
hon rekommenderar denna dagliga docket pad från InkWell Press.
ärendehantering programvara
vill du gå papperslös? Ärendehantering programvara som måndag och Hive är två mycket populära digitala uppgift och projektledning programvara som kan göra spårning framsteg på viktiga uppgifter en bris.
Heather, en kontorschef från Los Angeles, utarbetar:
”måndag är till hjälp för att organisera uppgifter för dagar / veckor / månader etc. Hive är amaaazing för att organisera mina stora konferenser / evenemang. Båda verktygen kan också användas med andra personer i ditt team som ett samarbetsverktyg.”
eliminera distraktioner
vi är förtjust i ett ordstäv här på SnackNation: om du vill gå fort måste du släppa e-bromsen innan du kan gå på gasen.
med andra ord kan du inte förvänta dig hög prestanda utan att först eliminera de saker som håller dig tillbaka.
när det gäller produktivitet innebär detta att eliminera distraktioner. Så här minimerar du distraktionerna som dödar din tid varje dag.
Använd ett biljettsystem för inkommande förfrågningar
en av de största utmaningarna för kontorschefer är att teammedlemmar från hela organisationen ofta kommer till dig för att lösa sina problem. Inte bara kan det vara svårt att spåra alla dessa inkommande förfrågningar, men dessa ständiga avbrott hindrar dig också från att få viktiga saker gjorda.
ett biljettsystem hjälper till att se till att ingenting glider genom sprickorna samtidigt som dina lagkamrater kan logga sin begäran inom att avbryta ditt arbetsflöde.
Office Manager Norah är ett fan av att använda ZenDesk för detta ändamål.
”jag har ZenDesk inrättat så att folk kan maila mig på en särskild kontors e-postadress och det skapar en biljett i ZenDesk,” förklarar hon. ”På så sätt kan jag hantera mina biljetter och markera dem som kompletta när de är färdiga!”
om ZenDesk inte är ett alternativ hos ditt företag, här är en DIY-lösning från om Megan.
”jag har att jag håller på ett nätverk som jag uppdaterar.
när någon skickar mig ett mail som ber mig om att något ska göras, lägger jag det på den listan. Jag har det som de uppgifter jag har.
överst har jag uppgifter som är i väntan. Jag har återkommande uppgifter, vad status för dem är, vad uppgiften är, vad status för dem är, när förfallodagen är, vem som är ansvarig, vem det måste lämnas in till, och sedan har jag uppgifter som är i process. Allt är daterat.
varje vecka gör jag ett nytt ark så att jag kan gå tillbaka genom gamla.
det handlar bara om att vara flitig och uppdatera den. Vad jag också gör är att jag skriver ut e-postförfrågan med ett e-postmeddelande och jag behåller den pappershögen med saker att göra. Sedan ska jag jämföra det med min lista för att se till att det är där och det är gjort.”
Megan var generös nog att ge en excel-mall som du kan använda för att prova hennes system själv. Du kan ladda ner den mallen här.
Ställ in telefonen på gråskala
har du någonsin undrat varför de små meddelandepunkterna på alla dina appar är röda? Det är ingen tillfällighet.
Appmakare har obevekligt testat sina mönster och vet att en röd prick med ett nummer i det är nästan omöjligt för oss att motstå kontroll. I deras försök att maximera engagemanget med sina appar har de effektivt gjort din smartphone till världens mest effektiva distraktionsmaskin.
den goda nyheten är att det finns ett enkelt sätt att bekämpa det – Ställ in telefonen i gråskaleläge.
en rolig sak händer när det lilla anmälningsnumret på din Instagram-app är grått istället för ljusrött. Du är plötsligt mycket mindre frestad att ta reda på vem som har kommenterat ditt senaste inlägg.
så här gör du det för iPhone.
använd Pomodoro-metoden
Multi-tasking. Vi är alla hemska på det.
våra hjärnor är bara inte inställda för att utföra mer än en komplex uppgift på hög nivå. (Det är vetenskap.)
Pomodoro-metoden är en tidshanteringsteknik som hjälper dig att begå en uppgift under en hanterbar tid – 25 minuter. Studier har visat att de flesta bara kan fokusera på en uppgift med hög prestanda i genomsnitt 45-50 minuter.
gå till tomato-timer.com och prova själv.
schema distraktioner
Låt oss inse det, det är orealistiskt att tro att du aldrig kommer att plocka upp telefonen för att kontrollera sociala medier, eller din favorit nyhetssajt, eller att inkommande text från din mamma.
Ställ inte in dig själv för att misslyckas genom att ställa orealistiska förväntningar på dig själv. Istället, schemalägga tid att ägna sig åt mindre än produktiva aktiviteter en eller två gånger under dagen, för tio eller femton minuter åt gången.
när vi säger schema menar vi faktiskt att ”titta på sociala medier” i din kalender. Att låta dig själv din favoritdistraktion då och då kommer att göra det mindre frestande och hjälpa dig att hålla dig på uppgift under större delen av din dag.
kommunikation
jag satt nyligen i en intervju med Seth Epstein, en av de bästa kreativa ledarna i Los Angeles, och han sa något som verkligen slog ett ackord – nästan alla problem i livet eller affärer kan lösas med bättre kommunikation.
de problem som kontorschefer står inför är vanligtvis inget undantag. Många av de utmaningar som känns systemiska eller till och med olösliga kan ofta åtgärdas med bättre kommunikation. Här är några kommunikationstips för att göra ditt liv enklare och spara tid på lång sikt.
använd Slack för intern kommunikation
interna meddelandeprogram har några tydliga fördelar jämfört med e-post för intern kommunikation, inklusive användarvänlighet, större öppenhet och integration med massor av tredjepartsappar. De är ett bra sätt att eliminera informationssilor som e-post tenderar att skapa.
kontorschef Norah rekommenderar Slack:
”vi använder Slack kraftigt, och det är bra för snabb kommunikation och delegera uppgifter.”
sträva efter tydlighet
det kan verka som sunt förnuft, men vi hörde detta om och om igen från kontorschefer – se till att förväntningar och resultat är tydliga från get-go. Det kommer att spara massor av tid på lång sikt.
det är verkligen så enkelt som att ställa frågor när något inte är helt klart.
ett annat bra ordspråk: problem blir inte bättre med åldern. Om ett projekt börjar känna sig överväldigande, går av skenorna eller bara inte fungerar, gör något åt det förr snarare än senare.
det kommer alltid att spara tid på lång sikt för att ta upp något med din chef tidigare snarare än senare.
säg bara nej
hur många gånger om dagen blir du avbruten av någon i din organisation som behöver hjälp med något just nu? Hur ofta slutar de att tänka på att du kanske arbetar med något viktigt?
jag skulle satsa dessa svar är” mycket ”och” aldrig.”
avbrott av detta slag är förmodligen det vanligaste sättet att kontorschefer kastas av spår och slutar slösa tid på att försöka fokusera om.
det kan vara frestande att vara en ”ja” man eller kvinna och instinktivt säga ja till allt, men att säga nej till förfrågningar som inte bidrar till uppdragskritiska mål är en absolut nödvändighet – och kan vara en livräddare när det gäller att hantera tid.
Gratis Bonus: Få en PDF-version av Office Manager-rapporten 2018. Vi undersökte 572 kontorschefer för att avslöja 10 takeaways du kan använda för att träffa dina mål och övervinna utmaningar. Plus lära sig vad andra kontorschefer får betalt (och hur du kan tjäna mer)!