바쁜 사무실 관리자를위한 11 가지 효과적인 시간 관리 팁

바쁜 사무실 관리자를위한 11 가지 효과적인 시간 관리 팁

이 익숙한 소리가 나는 경우에 저를 중지…

당신은 일찍 일을 분쇄의 모든 의도로 사무실에 도착,어쩌면 한 번에 시간에 점점. 당신은 충실하게 당신의 할 일 목록을 확인하고 처음 몇 항목에 균열 얻을.

하지만 약 9:30,중단이 오기 시작-당신의 상사가 빠른 심부름을 실행 할 필요가,예고없는 방문자는주의가 필요합니다,당신의 공동 작업자는 그녀의 컴퓨터를 다시 시작하는 데 도움이 필요합니다.

당신이 알고있는 다음 일은 오후 4 시 45 분이며,당신은 기적적으로 당신이 시작했을 때보 다 할 일 목록에 더 많은 것을 가지고 있습니다.

사무실 관리자,점점 더 적은 비용으로 더 많은 일을 요구 하는 그룹에 대 한 시간이 특히 부족 합니다.

이것은 2018 년 사무실 관리자 보고서의 주요 발견으로,거의 70 개의 다른 산업을 대표하는 수백 명의 사무실 관리자를 대상으로 한 최초의 연구였습니다. 그들의 최고 도전의 이름을 물었을 때,사무실 관리자는 가장 일반적으로”강렬한 작업량/충분한 시간 없음”(37.5%)이라고 대답했습니다.

이것은 사무실 관리자가 오랜 시간 일하는 경향이 있다는 사실에도 불구하고 사실이었습니다. 응답자의 거의 절반이 하루 평균 8 시간 이상 일한다고 답했습니다. 14%는 10 시간 일에 퍼팅했다.

이 시간 부족은 최근 몇 년 동안 사무실 관리자의 범위가 얼마나 증가했는지 고려할 때 그리 놀라운 것은 아닙니다. 사무실 관리자는 관리 기능뿐만 아니라 이벤트 기획,문화 개발,온 보딩 및 전통적으로 인사,재무 또는 운영에 해당 할 수있는 기타 업무를 담당합니다.

(추신–사무실 관리자 또는 보조자 인 경우 여기에 개인 그룹에 가입하십시오. 그것은 당신이 당신의 역할에 직면 도전의 넓은 스펙트럼을 극복하는 방법에 대한 조언을 연결 협력하고 공유 할 수있는 장소입니다.)

그래서 사무실 관리자에 대 한 전문가 시간 관리 능력은 역할에 탁월 하 고 싶은 사람에 대 한-이 있어야 합니다.

그래서 우리는 함께 사무실 관리자 시간 해킹의 목록을 넣어했습니다–세계에서 가장 노련한 성공적인 사무실 관리자에서 무역의 시도와 진정한 트릭. 우리는 쉽게 당신이 당신이 필요로하는 것을 찾을 수 있도록 몇 가지 범주로 그들을 세분화했습니다–잘하면 당신에게 약간의 시간을 절약!

이 게시물의 제안을 작성,추적 및 모니터링하는 가장 좋은 방법은 월요일과 같은 생산성 소프트웨어입니다.

조직&작업 관리

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당신은 꽤 조직 자신을 고려하더라도,여기에 몇 가지 고급 팁입니다.

미리 주 일정

“계획 실패는 실패 할 계획입니다.”

사무실 관리자로서,이 동기 부여 견적 이상입니다-그것은에 의해 살 모토입니다.

최소한,당신은 당신이 아침에 제일 먼저 실행 땅에 떨어 있는지 확인하기 위해 전날 밤 일정을 계획해야합니다.

더 많은 시간을 절약하고 싶으십니까? 전체 주를 미리 계획하십시오.

많은 여분의 노력없이,주간 계획을 신속하게 눈에(오히려 매일 저녁 처음부터 시작하는 것보다)각 근무 시간의 끝에서 일정을 조정할 수 있습니다.

또한 일일 및 주간 활동을 장기 목표와 연결하여 전체 론적 방식으로 쉽게 계획 할 수 있습니다. 주간 계획은 당신이 당신의 머리를 팝업 전체 숲을 볼 수 있습니다 동안 매일 계획은 나무에 초점을 유지하는 경향이 있기 때문이다.

금요일 오후 또는 일요일 저녁은 일반적으로 들어오는 이메일에 산만하지 않은 주간 계획에 가장 적합한 시간입니다.

결정적 결과로 우선순위를 정하는 것

결정적 결과는 숀 켈리가 기업가적 여정의 초기에 그와 그의 사업 파트너들이 스스로 큰 일을 성취하려고 할 때(즉,책임을 지는 사람 외에는 아무도 없이)일을 계속하기 위한 방법으로 개발한 시스템입니다.

이 관행은 그를 너무 잘 섬겨서 스낵 네이션에 보관했으며,회사의 성장과 급진적 책임 문화를 형성하는 데 도움이되었습니다.

다음과 같이 작동합니다.:

중요 한 결과 그 큰 분기별 또는 연간 목표를 주간 및 일일 작업으로 나누어서 목표를 앞으로 이동 하는 높은 활용 활동 작업 시간을 보내고 있도록. 디자인상,당신의 나날은 그 더 큰 목표 등을 맞댄 항상 추적한다.

중요한 결과는 또한 덜 분명한 이점이 있습니다. 50 줄 길이의 항목 별 할 일 목록을 알고 있습니까? 당신은 결코 하루 만에 그 일을 끝내지 않을 것이며,이는 당신이 모든 것을 끝내지 못한 것처럼 항상 하루를 끝낼 것임을 의미합니다.

매일 할 일이 10 개라도 있으면 좋은 날에 7 개를 끝낼 수 있습니다.

그리고 정말로-그것은 위대한 성취입니다! 당신은 일곱 중요한 항목을 분쇄. 그러나 너는 너의 명부에 10 개의 품목이 있었기 때문에,너가 착수하는 것을 달성하기 위하여 너가 끝내지 않은 처럼 너는 아직도 느낄 것이다.

단지 세 가지 일상 작업에 초점을 맞춤으로써,당신은 당신이 당신의 세 가지 가장 높은 레버리지 활동을 완료 아는 만족과 함께 매일을 완료합니다.

다음은 귀하와 귀하의 팀을 위해 다운로드 할 수있는 스프레드 시트 템플릿과 함께 중요한 결과 시스템의 작동 방식에 대한 심층적 인 설명입니다.

매일 꼬리표 스타일의 메모장을 사용하여

이 팁은 인디애나에서 옴 비범 윈디에서 온다:

“매일 꼬리표 메모장에 목록을 할 전통에서가는 것은 나를 위해 상당히 도움이되고있다.”

매일 꼬리표는 한 페이지에 하루 종일을 볼 수 있습니다뿐만 아니라,조직 모든 것을 유지하기 위해 약속,심부름,작업 및 메모를 분리뿐만 아닙니다. 그것은 간단하면서도 효과적입니다.

윈디 동의:

“나는 그것이 나를 작업의 우선 순위를 내가 지원하는 사람과위원회에 대한 항목 및 알림을 추적하는 데 도움이 좋아.”

그녀는 잉크 병 프레스에서이 매일 꼬리표 패드를 권장합니다.

작업 관리 소프트웨어

종이를 사용하지 않으려면? 월요일과 하이브와 같은 작업 관리 소프트웨어는 필수 작업 바람에 추적 진행 상황을 만들 수있는 두 개의 매우 인기있는 디지털 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

헤더,로스 앤젤레스에서 사무실 관리자,부연:

“월요일은 일/주/월 등의 할 일을 조직하는 데 도움이됩니다. 하이브는 내 큰 회의/이벤트를 조직하기 위해 아마아고있다. 두 도구는 공동 작업 도구로,뿐만 아니라 팀의 다른 사람들과 함께 사용할 수 있습니다.”

빨리 가고 싶다면 가스를 밟기 전에 전자 브레이크를 해제해야 합니다.

즉,먼저 당신을 막고있는 것들을 제거하지 않고는 높은 성능을 기대할 수 없습니다.

생산성에 관해서는 산만 함을 제거하는 것을 의미합니다. 여기 너의 시간을 각 일 죽이고 있는 주의 산만을 극소화하기 위하여 어떻게 있는다.

인바운드 요청에 대한 발권 시스템 사용

사무실 관리자에게 가장 큰 과제 중 하나는 조직 전체의 팀 구성원이 문제를 해결하기 위해 자주 방문한다는 것입니다. 이러한 모든 인바운드 요청을 추적하기가 어려울 수있을뿐만 아니라 이러한 지속적인 중단으로 인해 중요한 작업이 완료되는 것을 방지 할 수 있습니다.

발권 시스템을 사용하면 균열을 통해 아무 것도 미끄러지지 않도록 하는 동시에 팀원이 워크플로우를 중단하는 동안 요청을 기록할 수 있습니다.

사무실 관리자 노라는이 목적을 위해 젠 데스크를 사용하는 팬입니다.

“나는 사람들이 특별한 사무실 이메일 주소로 나에게 이메일을 보낼 수 있도록 젠 데스크를 설정하고 젠 데스크에서 티켓을 생성,”그녀는 설명. “이 방법은 내 티켓을 관리하고 완료 될 때 완료로 표시 할 수 있습니다!”

젠 데스크는 귀하의 회사에서 옵션이 아닌 경우,여기에 옴 메간에서 다이 솔루션이다.

“나는 내가 업데이트하는 네트워크를 계속 가지고있다.

누군가가 나에게 할 일을 요구하는 이메일을 보낼 때마다 나는 그 목록에 올릴 것이다. 나는 그것이 내가 가진 작업으로 설정했습니다.

맨 위에는 보류 중인 작업이 있습니다. 반복 작업,작업 상태,작업 상태,작업 상태,기한 날짜,책임자,제출해야 할 사람,그리고 진행 중인 작업이 있습니다. 모든 것은 모두 날짜가 있습니다.

매주 나는 오래된 시트를 통해 돌아갈 수 있도록 새로운 시트를 만듭니다.

그것은 근면하고 업데이트하는 문제 일뿐입니다. 나가 또한 하는 무엇을 나는 전자 우편에 전자 우편 요구에서 인쇄할 것이다 이고 할 것이다 것의 종이의 저 더미를 지킬 것이다. 그럼 난 거기에 있는지 확인하기 위해 내 목록에 그것을 비교하고 끝났어.”

메간은 당신이 자신을 위해 그녀의 시스템을 시도하는 데 사용할 수있는 엑셀 템플릿을 제공 할만큼 관대했다. 여기에서 해당 템플릿을 다운로드 할 수 있습니다.

휴대 전화를 그레이 스케일로 설정

모든 응용 프로그램에 그 작은 알림 점은 빨간색 왜 궁금해? 그것은 우연이 아니다.

앱 업체들은 끊임없이 자신의 디자인을 테스트하고,그 안에 숫자가있는 빨간 점은 우리가 검사에 저항하는 것은 거의 불가능하다는 것을 알고있다. 자신의 애플 리케이션과 참여를 극대화하기위한 노력의 일환으로,그들은 효과적으로 세계에서 가장 효율적인 산만 기계에 스마트 폰을 설정했습니다.

좋은 소식은,그것을 싸울 수있는 쉬운 방법이있다–그레이 스케일 모드로 휴대 전화를 설정합니다.

당신의 인스 타 그램 응용 프로그램에 그 작은 알림 number 대신 밝은 빨간색의 회색 때 재미있는 일이 발생합니다. 당신은 갑자기 훨씬 덜 최신 게시물에 댓글을 누가 찾아 유혹하고 있습니다.

여기에 아이폰을 위해 그것을 할 방법입니다.

포모 도로 방법

멀티 태스킹을 사용합니다. 우리는 모두 끔찍합니다.

우리의 뇌는 높은 수준에서 하나 이상의 복잡한 작업을 수행하도록 설정되어 있지 않습니다. (그것은 과학입니다.25 분–포모 도로 방법은 시간의 관리 금액에 대한 하나의 작업에 커밋하는 데 도움이 시간 관리 기술이다. 연구에 따르면 대부분의 사람들은 평균 45-50 분 동안 높은 수준의 성능을 가진 한 가지 작업에만 집중할 수 있습니다.

로 이동 tomato-timer.com 그리고 너 자신을 위해 그것을 시도하십시오.

일정 산만

현실을 직시하자,당신이 소셜 미디어,또는 당신의 마음에 드는 뉴스 사이트,또는 엄마로부터 들어오는 텍스트를 확인하기 위해 휴대 전화를 선택하지 않을 것이라고 생각하는 것은 비현실적이다.

자신에 대한 비현실적인 기대를 설정하여 실패하도록 자신을 설정하지 마십시오. 대신,10 15 분을 위해 더 적은보다는 생산적인 활동안에 한두번 하루종일,이번에 탐닉하는 계획 시간.

우리가 일정을 말할 때,우리는 실제로 달력에”소셜 미디어를 봐”를 넣어 의미한다. 이제 다시 자신에게 당신의 마음에 드는 산만 허용하면 덜 유혹하고 하루의 대부분을 작업에 당신을 유지하는 데 도움이됩니다.

통신

나는 최근에 세스 엡스타인과의 인터뷰에 앉아,로스 앤젤레스에서 최고의 창조적 인 지도자 중 하나,그는 정말 화음을 강타 뭔가 말했다-그냥 인생이나 사업에 어떤 문제에 대한 더 나은 의사 소통으로 해결 될 수있다.

사무실 관리자가 직면하는 문제도 일반적으로 예외는 아닙니다. 체계적이거나 심지어 해결할 수 없다고 느끼는 많은 문제는 종종 더 나은 의사 소통으로 해결 될 수 있습니다. 여기 너의 생활을 쉽게 하,너를 시간 결국에는 저장하는 몇몇 커뮤니케이션 끝은 있는다.

내부 커뮤니케이션을 위한 여유 사용

내부 메시징 앱은 사용 편의성,투명성 향상,수많은 타사 앱과의 통합 등 내부 커뮤니케이션을 위한 이메일에 비해 몇 가지 뚜렷한 장점이 있습니다. 그들은 이메일이 만드는 경향이 정보 사일로를 제거 할 수있는 좋은 방법입니다.

사무실 관리자 노라 슬랙 추천:

“우리는 많이 여유를 사용하고,빠른 통신 및 위임 작업에 좋은 곳입니다.”