un Plan de gestionare a înregistrărilor în 10 Pași pentru Office
există pași principali de urmat pentru a stabili și menține un program de gestionare a înregistrărilor pentru office.
de ce este important acest lucru? Următoarele bune practici de gestionare a înregistrărilor vă vor aduce beneficii în mai multe moduri, cum ar fi:
- îmbunătățirea accesului la informații;
- controlul creșterii materialelor care ocupă spații de birouri valoroase;
- reducerea costurilor de operare;
- minimizarea riscurilor de litigii;
- protejarea informațiilor vitale;
- sprijinirea unei mai bune decizii de management; și,
- păstrarea istoriei companiei/personale.
Iată un plan de gestionare a înregistrărilor în 10 Pași pentru biroul dvs.
pasul 1. Stabiliți cine va fi responsabil și ce resurse vor fi necesare
stabiliți o echipă de proiect cu reprezentanți din toate subunitățile și seriile de locuri de muncă (nu doar personalul de sprijin și clerical) pentru a supraveghea proiectul. Echipa de proiect ar trebui:
- crearea unei rețele de „înregistrări legături” cu o persoană de plumb și legături pentru fiecare birou.
- Decide dacă totul se va face „în casă” sau dacă va fi nevoie de ajutor extern (de exemplu, contractori).
- selectați un birou sau o subunitate în care să inițiați proiectul. Pe baza experienței obținute în acest birou, puteți estima resursele necesare pentru a face alte.
pasul 2. Identificați înregistrările necesare pentru a documenta activitățile și funcțiile biroului dvs.
efectuați un inventar al materialelor din biroul dvs. Nu uitați să includeți birouri goale, dulapuri și alte zone în care lucrurile ar fi putut fi „ascunse.”
Document, cel puțin, unde se află materialele, cât există și formatul (de exemplu, hârtie, electronică, hărți etc.). (Când aveți un” instantaneu ” al sferei materialelor din biroul dvs., poate fi necesar să reveniți la Pasul 1 și să examinați resursele disponibile pentru a finaliza proiectul.)
un inventar vă va ajuta să identificați ce materiale sunt:
- înregistrări,
- materiale de referință (nonrecords),
- documente personale (nonrecords),
- copii suplimentare ale documentelor, publicațiilor și formularelor (nonrecords).
Inventarul vă va ajuta, de asemenea, să identificați ce înregistrări ar trebui să fie disponibile imediat în caz de urgență (înregistrări vitale)
Pasul 3. Stabiliți-vă procedurile (cerințe de evidență)
acum, că știți ce aveți în biroul dvs., echipa de proiect trebuie să determine:
- dacă înregistrările vor fi păstrate într-o zonă „centralizată” sau „descentralizată” la stațiile de lucru individuale;
- tipul de documente care sunt incluse în fișierele de înregistrare;
- cum vor fi tratate proiectele de documente, documentele de lucru și copiile de concurs.
- cine va fi responsabil pentru menținerea copiei de înregistrare (custodele înregistrărilor).
- materialele care nu sunt înregistrate, cum ar fi copiile convenabile și documentele personale, trebuie păstrate separat de înregistrări.
pasul 4. Potriviți înregistrările dvs. cu programele de înregistrări
următorul pas în proiect este să potriviți înregistrările identificate în inventarul dvs. cu programele de înregistrări. Listele de înregistrări oferă informații despre cât timp trebuie păstrate înregistrările în birou și ce se întâmplă atunci când nu mai sunt necesare în birou.
pasul 5. Pregătiți un „plan de fișiere”
acum, că știți ce înregistrări aveți și care sunt programele de înregistrări corespunzătoare, puteți începe să le organizați. Apoi, determinați dacă vor exista subcategorii sau sub-foldere și care vor fi acestea.
de exemplu:
rapoarte și statistici
- rapoarte anuale de activitate
- rapoarte de personal
- instruire
- călătorii
pasul 6. Documentați cerințele și procedurile de evidență
pregătiți un document, un plan de fișiere, care oferă detalii despre:
- cum sunt organizate și întreținute înregistrările dvs.,
- cine este responsabil pentru ce face,
- când ar trebui făcut (de exemplu, pensionarea anuală a dosarului),
- ce se întâmplă cu înregistrările atunci când nu mai sunt necesare în birou.
includeți toate deciziile pe care le-ați luat în pașii de la 1 la 5 (de exemplu, ce se întâmplă cu proiectele de documente).
Pasul 7. Curățați înregistrările care depășesc perioadele de păstrare aprobate
după ce ați documentat planul de fișiere, puteți începe să vă organizați înregistrările. În primul rând, totuși, este o idee bună să scapi de acele materiale din biroul tău care nu sunt necesare. Dacă este autorizat de programul de înregistrări, puteți:
- Retrageți înregistrările care nu mai sunt necesare în birou pentru stocarea în afara amplasamentului.
- Reciclați materialele care au trecut de perioada de păstrare aprobată. Nu uitați să rupeți materiale care conțin informații confidențiale sau personale.
Pasul 8. Organizați înregistrările
acum Puteți începe să implementați planul de fișiere.
- mai întâi, pregătiți foldere și organizați documente în foldere.
- urmați procedurile stabilite în planul de fișiere. Plasați foile de referință în foldere, atunci când este necesar, pentru a trimite utilizatorii la locația materialelor non-hârtie conexe, cum ar fi hărți, desene, casete video etc.
- organizarea documentelor electronice care locuiesc pe calculator individuale sau directoare de rețea locală.
amintiți-vă să vă petreceți majoritatea timpului cu înregistrările „legate de misiune” și mai puțin cu înregistrările administrative sau de „menaj”, cum ar fi corespondența de rutină.
PASUL 9. Mențineți-vă înregistrările în mod continuu
odată ce totul este organizat, este important să îl păstrați curent și actualizat. Asigurați – vă că:
- depuneți materiale noi în mod regulat (de exemplu, săptămânal).
- protejați înregistrările care conțin informații confidențiale, cum ar fi informații comerciale confidențiale (CBI) sau informații personale.
- stabiliți un sistem de check-out (de exemplu, carduri „out”) pentru a urmări locația înregistrărilor dvs., astfel încât să știți întotdeauna unde se află.
- curățați materialele inactive în mod regulat, de obicei la sfârșitul anului (conform procedurilor dvs. scrise).
- Retrageți înregistrările eligibile.
- curățați materialele de referință înlocuite sau învechite.
pasul 10. Tren, Tren, Tren
Felicitări! Acum aveți un plan de fișiere. Ați curățat toate materialele inutile și ați organizat materialele necesare. Treaba ta nu s-a terminat încă! Trebuie să vă asigurați că toți membrii personalului (și contractorii) știu despre responsabilitățile lor de evidență.