Ce trebuie să faceți atunci când managerul HOA dvs. cade la locul de muncă

Ce trebuie să faceți atunci când managerul HOA dvs. cade la locul de muncă

iunie 2012

două diferite HOAleader.com cititorii au întrebat dacă managerii lor pot refuza să îndeplinească anumite sarcini, chiar dacă contractul de gestionare prevede în mod specific că aceste sarcini vor fi îndeplinite de conducere. Un scriitor spune că HOA a scris e-mailuri către compania de administrare despre lipsa de performanță, iar e-mailurile au rămas fără răspuns.

care este remediul tău atunci când managerul tău nu reușește să funcționeze? Puteți reține plata conducerii până la îndeplinirea sarcinilor? Poți termina?

începeți cu Direct Talk

dacă sunteți frustrat de managerul HOA, primul lucru de reținut este că managerul dvs. trebuie să facă ceea ce este promis în contract. „Compania de administrare nu poate refuza să efectueze ceea ce este obligat prin contract decât dacă Consiliul îi cere managerului să efectueze ceva neetic sau ilegal”, spune Gordon Goetz, președinte și CEO al Goetz Manderley, o companie de administrare a Asociației comunitare cu sediul în Santa Maria, California., care gestionează 210 asociații în valoare totală de 17.000 de case din California San Louis Obispo, Santa Barbara, și județele Kern.

de asemenea, amintiți-vă că, în majoritatea cazurilor, ați angajat o companie de administrare, nu un manager. „Consiliile trebuie să înțeleagă că contractul este între societatea de administrare și asociație, nu managerul”, adaugă Goetz. „Ei trebuie să ia acest refuz supraveghetorului managerului sau directorului companiei și să discute ce face acel manager și nu face pentru asociație. Consiliul este pe deplin în dreptul său de a solicita un alt reprezentant. Apoi, depinde de compania de administrare să ia măsuri cu managerul individual.”

Duane McPherson, Carrollton, președinte al Diviziei din Texas la RealManage, o firmă de management a asociației care supraveghează proprietățile din Arizona, California, Colorado, Florida, Louisiana, Nevada și Texas, sugerează, de asemenea, discuții directe în lanțul de comandă, după cum este necesar. „De obicei, primul pas este să vorbești direct cu managerul și să spui:” Hei, nu faci asta. De ce nu? Trebuie să o facem”, explică el. „Managerul va fi de acord sau nu va fi de acord să o facă. Dacă managerul nu este de acord sau nu urmează, următorul pas este să discutați cu supraveghetorul managerului dacă există unul, deși unele companii mai mici nu au acest lucru.”

este, într–adevăr, o dilemă, dacă societatea de administrare pe care ați angajat-o este în esență o trupă de un singur om. Goetz spune că e de gândit de fiecare dată când angajezi o companie de administrare. „Subliniez întotdeauna faptul că avem mai mulți angajați și niveluri de management în cadrul companiei”, spune el, „iar consiliile au acces la oricare dintre ele.”

indiferent de dimensiunea unei companii de administrare, contactul direct este mult mai eficient decât o reclamație prin e-mail, adaugă Jeff Vinzani, partener la firma de avocatură Duggan Vinzani Din Charleston, S. C., care reprezintă asociații. „Pentru mine, scrierea de e-mailuri care citează o lipsă de performanță înseamnă că aceste panouri fie ca ceea ce face managerul și doar se plâng, fie nu vor să-l pună pe manager în mod implicit, deoarece le place cel mai mult ceea ce face managerul”, explică el.

„deci, aceste consilii trebuie să stabilească dacă le place compania și doresc doar să aibă o întâlnire pentru a le spune că se încadrează la locul de muncă sau este suficientă nemulțumirea că Consiliul ar trebui să trimită companiei o notificare de neplată”, adaugă Vinzani. „Asta nu înseamnă întotdeauna că contractul s-a încheiat. Dar pune compania de administrare în preaviz, iar compania ar putea să-și realoce resursele pentru a satisface mai bine nevoile HOA.”

s-ar putea să înveți că firma ta de administrare este la fel de frustrată ca tine și s-ar putea să fie de acord cu plăcere să renunțe la contractul tău. „Am văzut că lucrurile merg spre sud între o companie de administrare și o HOA și am văzut compania de administrare retragându-se și reziliând contractul”, spune Michael S. Hunter, avocat și partener la Horack Talley din Charlotte, N. C. „Compania de administrare pur și simplu nu a putut face față Consiliului sau Consiliul le-a cerut să facă ceva ilegal sau imoral sau ceva care pur și simplu nu a stat destul de bine cu compania de administrare.”

când discuțiile nu vor funcționa

când ați încercat să vorbiți problema și nu a existat nicio rezoluție, este timpul să vă revizuiți contractul pentru a vă determina căile de atac. „Uită-te la căile de atac și dispozițiile implicite precizate în contract”, spune Vinzani. „Nu aș reține plata dacă contractul nu vă permite să faceți acest lucru. Puteți rezilia contractul dacă acesta a crescut la acel nivel în contract, dar trebuie să determinați termenii de neîndeplinire a obligațiilor și cum să furnizați o notificare de neîndeplinire a obligațiilor.”

„dacă societatea de administrare nu îndeplinește condițiile contractului lor, majoritatea statelor au legi care spun că puteți rezilia contractul”, este de acord Hunter. „Cele mai multe contracte de management spun ceea ce este necesar pentru reziliere, inclusiv cât de mult preaviz trebuie să dea. Unii spun că se poate termina numai cu cauza. Unii spun că trebuie să acordați companiei de administrare 30 de zile pentru a vindeca. Este într-adevăr se reduce la ceea ce spune contractul.”

asigurați-vă că urmați termenii contractului dvs. la scrisoare. „Majoritatea contractelor necesită să notificați compania de administrare și să îi oferiți posibilitatea de a vindeca orice face greșit”, explică Jed L. Frankel, partener la Eisinger, Brown, Lewis, Frankel & Chaiet PA Din Hollywood, Fla., care sfătuiește asociațiile comunitare. „Poate că managerul ar trebui să fie la birou la o anumită oră și nu este și pleacă cu o oră mai devreme. Asta ar fi ceva ce trebuie să notificați și să permiteți companiei să se vindece. Dar pot exista unele lucruri-cum ar fi dacă managerul atacă un proprietar de unitate—este atât de flagrant încât nu poate fi vindecat. Acest lucru poate justifica rezilierea imediată a contractului.”

„în cazul în care contractul este clar tăiat, se va spune ceva de genul 30 zile înainte de reziliere este permisă cu sau fără motiv, pe care le avem în contractul nostru,” spune Goetz. „Dacă rezilierea este doar cu cauză, aș sugera Consiliului să se alăture consilierului său juridic. Nu ți–ar plăcea să reziliezi contractul în mod necorespunzător, să-ți dai în judecată fosta companie de administrare pentru neperformanță și să ajungi să fii obligat să plătești restul taxelor din acel an.”

un ultim punct: Asigurați-vă că nu intrați în necazuri, deoarece sunteți mâncărime pentru a scăpa rapid de o problemă. „Rezolvarea unei probleme ca aceasta poate dura un pic de timp”, spune McPherson, „iar acordul este cheia.”