11 sfaturi eficiente de gestionare a timpului pentru managerii de birou ocupați
opriți-mă dacă acest lucru sună familiar…
ajungeți la birou devreme cu fiecare intenție de a zdrobi ziua și poate ieșiți la timp o dată. Ai face loial lista de sarcini, și de a lua cracare pe primele câteva elemente.
dar în jurul valorii de 9:30, întreruperile încep să vină-șeful tău are nevoie de tine pentru a rula o misiune rapidă, un vizitator neanunțat are nevoie de atenție, lucrătorul tău co are nevoie de ajutor pentru a-și reporni computerul.
următorul lucru pe care îl știi este 4:45 pm și, în mod miraculos, ai mai multe lucruri pe lista de sarcini decât atunci când ai început.
timpul este foarte scurt pentru managerii de birouri, un grup căruia i se cere din ce în ce mai mult să facă mai mult cu mai puțin.
aceasta a fost o constatare majoră în raportul nostru din 2018 privind starea managerului de birou, un prim studiu de acest gen al sutelor de manageri de birou care reprezintă aproape 70 de industrii diferite. Când li s-a cerut să numească principalele provocări, managerii de birouri au răspuns cel mai frecvent „un volum de muncă intens/timp insuficient” (37,5%).
acest lucru a fost adevărat în ciuda faptului că managerii de birou tind să lucreze ore lungi. Aproape jumătate dintre respondenți au raportat că lucrează în medie mai mult de 8 ore pe zi. 14% au fost punerea în 10 zile oră.
această lipsă de timp nu este atât de surprinzătoare atunci când luați în considerare cât de mult a crescut domeniul de aplicare al Managerului de birou în ultimii ani. Managerii de birou sunt însărcinați nu doar cu funcții administrative, ci și cu planificarea evenimentelor, dezvoltarea culturală, integrarea și alte sarcini care, în mod tradițional, ar putea intra sub incidența resurselor umane, finanțelor sau operațiunilor.
(PS – Dacă sunteți manager de birou sau asistent, Alăturați-vă grupului nostru FB privat aici. Este un loc unde să vă conectați, să colaborați și să împărtășiți sfaturi despre cum să depășiți spectrul larg de provocări cu care vă confruntați în rolul dvs.)
deci, pentru managerii de birou, abilitățile de gestionare a timpului expert sunt un must-have pentru oricine care vrea să exceleze în rolul.
așa că am pus împreună această listă de Office Manager time hacks – trucuri încercate și adevărate ale comerțului de la cei mai experimentați și de succes manageri de birou din lume. Le – am împărțit în câteva categorii pentru a vă facilita găsirea a ceea ce aveți nevoie-și sperăm să vă economisim puțin timp!
cel mai bun mod de a crea, urmări și monitoriza sugestiile din acest post este cu un software de productivitate ca luni.
Cui Ai Vrea Să Oferi Cadouri?
clienti & CustomersEmployees
organizare & Task Management
investirea o mică parte din timp în avans în organizație poate plăti dividende majore mai târziu (și salvați unele dureri de cap grave).
chiar dacă vă considerați destul de organizat, iată câteva sfaturi avansate.
programează-ți săptămâna în avans
„a nu planifica înseamnă a planifica să eșuezi.”
ca manageri de birou, acesta este mai mult decât un citat motivațional – este un motto după care să trăiești.
cel puțin, ar trebui să vă planificați calendarul cu o seară înainte pentru a vă asigura că loviți pământul alergând primul lucru dimineața.
doriți să economisiți și mai mult timp? Planificați-vă întreaga săptămână în avans.
fără prea mult efort suplimentar, planificarea săptămânală vă permite să aruncați o privire rapidă și să modificați calendarul la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare (mai degrabă decât să începeți de la zero în fiecare seară).
de asemenea, facilitează planificarea într-un mod holistic, conectând activitățile zilnice și săptămânale la obiectivele pe termen lung. Asta pentru că planificarea zilnică tinde să vă țină concentrat pe copaci, în timp ce planificarea săptămânală vă permite să vă ridicați capul și să vedeți întreaga pădure.
vineri după-amiază sau duminică seara este de obicei cel mai bun moment pentru planificarea săptămânală, atunci când nu sunteți distras de e-mailurile primite.
prioritizează cu rezultate cruciale
Crucial Results este un sistem pe care CEO-ul SnackNation, Sean Kelly, l-a dezvoltat în primele zile ale călătoriei sale antreprenoriale, ca o modalitate de a rămâne pe sarcină atunci când el și partenerii săi de afaceri încercau să realizeze lucruri mari pe cont propriu (adică, fără ca nimeni în afară de ei înșiși să-i tragă la răspundere).
practica i-a servit atât de bine încât a păstrat-o la SnackNation, unde a ajutat la modelarea culturii companiei de creștere și responsabilitate radicală.
funcționează astfel:
rezultate cruciale descompune aceste obiective trimestriale sau anuale mari în sarcini săptămânale și zilnice, astfel încât să vă petreceți timpul lucrând activități de pârghie ridicate care vă vor avansa obiectivele. Prin design, dvs. de zi cu zi întotdeauna piese înapoi la aceste obiective mai mari.
rezultatele cruciale au, de asemenea, un avantaj mai puțin evident. Știi lista ta detaliată de sarcini care are 50 de linii lungi? Nu vei reuși niciodată să faci asta într-o singură zi, ceea ce înseamnă că vei încheia întotdeauna ziua simțind că nu ai reușit să faci totul.
chiar dacă ai 10 lucruri de făcut zilnic, într-o zi bună s-ar putea să faci șapte dintre ele.
și într – adevăr-aceasta este o mare realizare! Ai zdrobit șapte elemente importante. Dar pentru că ai avut zece articole pe lista ta, vei simți în continuare că nu ai terminat ceea ce ți-ai propus să realizezi.
concentrându-vă pe doar trei sarcini zilnice, veți termina fiecare zi cu satisfacția de a ști că ați terminat cele mai mari trei activități de pârghie.
Iată o explicație mai aprofundată a modului în care funcționează sistemul de rezultate cruciale, împreună cu un șablon de foaie de calcul pe care îl puteți descărca pentru dvs. și echipa dvs.
utilizați un Notepad de zi cu zi Stil Docket
acest sfat vine de la om extraordinaire Windi din Indiana:
„trecerea de la o listă tradițională de făcut la un blocnotes zilnic a fost extrem de utilă pentru mine.”
Daily Docket nu numai că vă permite să vedeți întreaga zi pe o singură pagină, dar, de asemenea, separă numiri, comisioane, sarcini, și note pentru a menține totul organizat. Este simplu, dar eficient.
Windi este de acord:
„îmi place că mă ajută să prioritizez sarcinile și să urmăresc elementele și mementourile pentru persoana și comitetele pe care le susțin.”
ea recomandă acest tampon de zi cu zi docket de la InkWell Press.
software de gestionare a sarcinilor
vrei să mergi fără hârtie? Software-ul de gestionare a sarcinilor, cum ar fi monday și Hive, sunt două software-uri digitale foarte populare de gestionare a sarcinilor și a proiectelor, care pot face progresul urmăririi sarcinilor esențiale o briză.
Heather, un manager de birou din Los Angeles, elaborează:
„luni este util pentru organizarea de a-dos pentru zile / săptămâni / luni etc. Hive este amaaazing pentru organizarea conferințelor / evenimentelor mele mari. Ambele instrumente pot fi utilizate și cu alte persoane din echipa dvs., ca instrument de colaborare.”
eliminați distragerile
ne place o vorbă aici la SnackNation: dacă vrei să mergi repede, trebuie să eliberezi frâna electronică înainte de a putea călca pe gaz.
cu alte cuvinte, nu vă puteți aștepta la performanțe ridicate fără a elimina mai întâi lucrurile care vă țin înapoi.
când vine vorba de productivitate, aceasta înseamnă eliminarea distragerilor. Iată cum să minimalizați distragerile care vă ucid timpul în fiecare zi.
utilizați un sistem de Ticketing pentru cererile de intrare
una dintre cele mai mari provocări pentru managerii de birou este că membrii echipei din întreaga organizație vin adesea la dvs. pentru a-și rezolva problemele. Nu numai că poate fi greu să urmăriți toate aceste solicitări de intrare, dar aceste întreruperi constante vă împiedică, de asemenea, să faceți lucrurile importante.
un sistem de ticketing vă ajută să vă asigurați că nimic nu alunecă prin fisuri în timp ce permite, de asemenea, colegii de echipă pentru a vă conecta cererea lor în întreruperea fluxului de lucru.
Office Manager Norah este un fan al utilizării ZenDesk în acest scop.
„am creat ZenDesk, astfel încât oamenii să mă poată trimite prin e-mail la o adresă de e-mail specială de birou și creează un bilet în ZenDesk”, explică ea. „În acest fel îmi pot gestiona biletele și le pot marca ca fiind complete când sunt terminate!”
dacă ZenDesk nu este o opțiune la compania dvs., iată o soluție DIY de la OM Megan.
„am că păstrez o rețea pe care o actualizez.
ori de câte ori cineva îmi trimite un e-mail prin care îmi cere să fac ceva, îl voi pune pe acea listă. Am stabilit-o ca sarcinile pe care le am.
în partea de sus am sarcini care sunt în așteptare. Am sarcini recurente, care este statutul lor, care este sarcina, care este statutul lor, când sunt datele scadente, cine este responsabil, cui trebuie să I se supună, și apoi am sarcini care sunt în proces. Totul este datat.
în fiecare săptămână fac o foaie nouă pentru a mă putea întoarce prin cele vechi.
este doar o chestiune de a fi sârguincios și de a-l actualiza. Ceea ce fac, de asemenea, este că voi imprima cererea de e-mail cu un e-mail și voi păstra acea grămadă de hârtie cu lucruri de făcut. Apoi o voi compara cu lista mea pentru a mă asigura că este acolo și este gata.”
Megan a fost suficient de generos pentru a oferi un șablon excel puteți utiliza pentru a încerca sistemul ei pentru tine. Puteți descărca acest șablon aici.
Setați telefonul la scară gri
te-ai întrebat vreodată de ce acele mici puncte de notificare din toate aplicațiile tale sunt roșii? Nu e o coincidență.
producătorii de aplicații și-au testat neîncetat desenele și știu că un punct roșu cu un număr în el este aproape imposibil pentru noi să rezistăm verificării. În efortul lor de a maximiza implicarea cu aplicațiile lor, au transformat efectiv smartphone-ul dvs. în cea mai eficientă mașină de distragere a atenției din lume.
vestea bună este că există o modalitate ușoară de a lupta – setați telefonul în modul tonuri de gri.
un lucru amuzant se întâmplă atunci când acel mic număr de notificare din aplicația Instagram este gri în loc de roșu aprins. Dintr-o dată ești mult mai puțin tentat să afli cine a comentat ultima ta postare.
Iată cum se face pentru iPhone.
utilizați metoda Pomodoro
Multi-tasking. Suntem cu toții teribil la ea.
creierele noastre pur și simplu nu sunt configurate pentru a îndeplini mai multe sarcini complexe la un nivel înalt. (Este știință.)
metoda Pomodoro este o tehnică de gestionare a timpului care vă ajută să vă angajați într – o sarcină pentru o perioadă de timp gestionabilă-25 de minute. Studiile au arătat că majoritatea oamenilor se pot concentra doar pe o sarcină cu un nivel ridicat de performanță pentru o medie de 45-50 de minute.
Mergi la tomato-timer.com și încercați-l pentru tine.
programează distragerile
să recunoaștem, este nerealist să crezi că nu vei ridica niciodată telefonul pentru a verifica rețelele sociale sau site-ul tău preferat de știri sau acel text primit de la mama ta.
nu vă pregătiți să eșuați prin stabilirea unor așteptări nerealiste pentru voi înșivă. În schimb, programați timp pentru a vă răsfăța în activități mai puțin productive o dată sau de două ori pe parcursul zilei, timp de zece sau cincisprezece minute la un moment dat.
când spunem program, ne referim de fapt pune „uita-te la social media” în calendar. Permițându-vă distragerea preferată din când în când, o va face mai puțin tentantă și vă va ajuta să vă mențineți sarcina pentru majoritatea zilei.
comunicare
am participat recent la un interviu cu Seth Epstein, unul dintre liderii creativi de top din Los Angeles, și a spus ceva care a lovit cu adevărat o coardă – aproape orice problemă din viață sau de afaceri poate fi rezolvată printr-o comunicare mai bună.
problemele cu care se confruntă managerii de birou nu fac de obicei excepție. Multe dintre provocările care se simt sistemice sau chiar de nerezolvat pot fi adesea remediate printr-o comunicare mai bună. Iată câteva sfaturi de comunicare pentru a vă ușura viața și pentru a vă economisi timp pe termen lung.
utilizați Slack pentru comunicarea internă
aplicațiile de mesagerie internă au câteva avantaje distincte față de e-mailul pentru comunicațiile interne, inclusiv ușurința de Utilizare, o mai mare transparență și integrarea cu tone de aplicații terțe. Sunt o modalitate excelentă de a elimina silozurile de informații pe care e-mailul tinde să le creeze.
managerul de birou Norah recomandă Slack:
„noi folosim Slack puternic, și este mare pentru comunicare rapidă și delegarea sarcinilor.”
să depună eforturi pentru claritate
s – ar putea părea ca bunul simț, dar am auzit acest lucru din nou și din nou de la manageri de birou-asigurați-vă că așteptările și rezultatele sunt clare de la get-go. Acesta vă va salva de tone de timp pe termen lung.
este într-adevăr la fel de simplu ca a pune întrebări ori de câte ori ceva nu este complet clar.
o altă zicală grozavă: problemele nu se îmbunătățesc odată cu vârsta. Dacă un proiect începe să se simtă copleșitor, iese de pe șine sau pur și simplu nu funcționează, faceți ceva mai devreme decât mai târziu.
vă va economisi întotdeauna timp pe termen lung pentru a aduce ceva cu șeful dvs. mai devreme decât mai târziu.
spune Nu
de câte ori pe zi ești întrerupt de cineva din organizația ta care are nevoie de ajutor cu ceva chiar acum? Cât de des se opresc pentru a considera că ați putea lucra la ceva important?
aș paria că aceste răspunsuri sunt „mult „și ” niciodată”.”
întreruperile de acest fel sunt probabil cel mai obișnuit mod în care managerii de birouri sunt aruncați de pe pistă și ajung să piardă timpul încercând să se reorienteze.
ar putea fi tentant să fii un bărbat sau o femeie „da” și să spui instinctiv da tuturor, dar a spune nu cererilor care nu contribuie la obiectivele critice ale misiunii este o necesitate absolută – și poate fi un salvator de viață atunci când vine vorba de gestionarea timpului.
Bonus Gratuit:obțineți o versiune PDF a raportului 2018 State of the Office Manager. Am chestionat 572 de manageri de birou pentru a descoperi 10 takeaways pe care le puteți utiliza pentru a vă atinge obiectivele și pentru a depăși provocările. În plus, aflați ce alți manageri de birou sunt plătiți (și cum puteți câștiga mai mult)!