um plano de gerenciamento de registros de 10 etapas para o seu escritório
existem etapas principais a seguir para estabelecer e manter um programa de gerenciamento de registros para o seu escritório.
por que isso é importante? Seguir as boas práticas de gerenciamento de registros vai beneficiar você em várias formas, tais como:
- Melhorar o acesso à informação;
- Controlar o crescimento de materiais ocupando espaço de escritório;
- Redução dos custos operacionais;
- Minimizar os riscos de litígios;
- salvaguardar informações vitais;
- apoiar uma melhor tomada de decisão de gestão; e,
- preservar a história da empresa/pessoal.
aqui está um plano de gerenciamento de registros de 10 etapas para o seu escritório.
Passo 1. Determine quem será responsável e quais recursos serão necessários
estabeleça uma equipe de projeto com representantes de todas as subunidades e séries de empregos (não apenas suporte e equipe administrativa) para supervisionar o projeto. A equipe do projeto deve:
- configurar uma rede de “ligações de registros” com uma pessoa principal e ligações para cada escritório.
- decida se tudo será feito “em casa” ou se será necessária ajuda externa (por exemplo, empreiteiros).
- selecione um escritório ou sub-unidade para iniciar o projeto. Com base na experiência obtida neste escritório, você pode estimar os recursos necessários para fazer outros.
Passo 2. Identifique os registros necessários para documentar as atividades e funções do seu escritório
realize um inventário dos materiais do seu escritório. Não se esqueça de incluir escritórios vazios, armários e outras áreas onde as coisas podem ter sido “escondidas.”
documento, no mínimo, onde os materiais estão localizados, quanto há e o formato (por exemplo, papel, eletrônico, mapas, etc.). (Quando você tem um “instantâneo” do escopo dos materiais em seu escritório, pode ser necessário voltar à etapa 1 e revisar os recursos disponíveis para concluir o projeto.)
um inventário irá ajudá-lo a identificar quais são os materiais:
- Registros,
- materiais de Referência (nonrecords),
- documentos Pessoais (nonrecords),
- Extra cópias de documentos, publicações e formulários (nonrecords).
o inventário também ajudará você a identificar quais registros precisariam estar imediatamente disponíveis Em caso de emergência (registros vitais)
Etapa 3. Estabeleça seus procedimentos (Requisitos de Manutenção de registros)
agora que você sabe o que tem em seu escritório, a equipe do projeto precisa determinar:
- se os registros forem mantidos em uma área” centralizada “ou” descentralizada ” em estações de trabalho individuais;
- o tipo de Documentos incluídos nos arquivos de registro;
- como os documentos de rascunho, documentos de trabalho e cópias de concordância serão tratados.
- quem será responsável por manter a cópia do registro (custodiante de registros).
- materiais não gravados, como cópias de conveniência e documentos pessoais, precisam ser mantidos separados dos registros.
Passo 4. Combine seus registros com os cronogramas de registros
a próxima etapa do projeto é combinar os registros identificados em seu inventário com os cronogramas de registros. Os cronogramas de registros fornecem informações sobre quanto tempo os registros devem ser mantidos no escritório e o que acontece quando eles não são mais necessários no escritório.
Passo 5. Prepare um”plano de arquivo”
agora que você sabe quais registros você tem e quais são os horários de registros apropriados, você pode começar a organizá-los. Em seguida, determine se haverá subcategorias ou subpastas e quais serão.
por exemplo:
Relatórios e Estatísticas
- Relatórios Anuais de Atividade
- o Pessoal de Relatórios
- Treinamento
- Viagens
PASSO 6. Documente Seus Requisitos de manutenção de registros E Procedimentos de
Preparar um documento, um plano de arquivo, que dá detalhes sobre:
- Como os registros são organizados e mantidos,
- Quem é o responsável por fazer o que,
- Quando deve ser feito (por exemplo, arquivo anual de aposentadoria),
- o Que acontece com os registros quando eles não são mais necessários no escritório.
inclua todas as decisões que você tomou nas etapas 1 a 5 (por exemplo, o que acontece com os projetos de documentos).
etapa 7. Limpe os registros que estão além dos períodos de retenção aprovados
depois de ter documentado seu plano de arquivo, você pode começar a organizar seus registros. Primeiro, no entanto, é uma boa ideia se livrar dos materiais em seu escritório que não são necessários. Se autorizado pelo cronograma de registros, você pode:
- aposentar registros que não são mais necessários no escritório para armazenamento externo.
- reciclar materiais que passaram seu período de retenção aprovado. Lembre-se de destruir materiais que contenham informações confidenciais ou pessoais.
Passo 8. Organize seus registros
Agora você pode começar a implementar seu plano de arquivos.
- primeiro, prepare pastas e organize documentos dentro das pastas.
- siga os procedimentos estabelecidos no seu plano de arquivo. Coloque folhas de referência em pastas, quando necessário, para encaminhar os usuários para a localização de materiais não-Papel relacionados, como mapas, desenhos, fitas de vídeo, etc.
- Organize documentos eletrônicos que residem em diretórios individuais de computadores ou redes locais.
lembre-se de passar a maior parte do tempo nos registros “relacionados à missão” e menos nos registros administrativos ou de “limpeza”, como correspondência de rotina.
Passo 9. Mantenha seus registros em uma base contínua
depois que tudo estiver organizado, é importante mantê-lo atualizado e atualizado. Certifique-se de:
- arquive novos materiais regularmente (por exemplo, semanalmente).
- proteger registros contendo informações confidenciais, como informações comerciais confidenciais (CBI) ou informações pessoais.
- estabeleça um sistema de check-out (por exemplo, cartões “out”) para rastrear a localização de seus registros para que você sempre saiba onde eles estão.
- limpe materiais inativos regularmente, geralmente no final do ano (de acordo com seus procedimentos escritos).
- aposentar registros elegíveis.
- Limpe os materiais de referência substituídos ou obsoletos.
Passo 10. Trem, Trem, Trem
Parabéns! Agora você tem um plano de arquivo. Você limpou todos os materiais desnecessários e organizou os materiais necessários. Seu trabalho ainda não acabou! Você precisa ter certeza de que todos os membros da equipe (e contratados) sabem sobre suas responsabilidades de manutenção de registros.