jak zorganizować raport zarządczy dla Twojej firmy
prowadzenie firmy to poważne wyzwanie, ale nie jest to misja niemożliwa. W końcu istnieją techniki, zasoby i strategie, które pomagają przedsiębiorcom osiągnąć sukces.
Zarządzanie finansami, pracownikami, zapasami, marketingiem i strategiami sprzedaży to tylko niektóre z wielu obowiązków lidera. To może wydawać się dużo pracy, ale raport zarządzania może wszystko łatwiejsze i bezpieczniejsze.
założenie jest proste, ale niektórzy menedżerowie nie wiedzą, jak przygotować dobry raport zarządczy. Jeśli jesteś jednym z tych profesjonalistów, nie martw się. Wymieniliśmy wszystkie kroki, aby ci w tym pomóc. Czytaj dalej!
znaczenie raportu zarządczego
nawet w obliczu niestabilnej gospodarki, przedsiębiorcy na całym świecie są zwykle uporczywi. Według globalnego raportu Global Entrepreneurship Monitor (GEM) z 2015 r. 66% dorosłych postrzega przedsiębiorczość jako dobrą karierę zawodową.
na świecie jest 582 miliony przedsiębiorców w najróżniejszych segmentach. Jednak przezwyciężenie strachu i zainwestowanie w to marzenie to tylko pierwszy krok. Musisz być strategiczny i ciężko pracować, aby osiągnąć maksymalną wydajność.
w tym kontekście raport zarządczy stanowi kluczowy instrument funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Pozwala dokładniej spojrzeć na sytuację firmy i pomaga podejmować bezpieczniejsze i bardziej asertywne decyzje.
dzięki raportowi możesz przeanalizować osiągnięte wyniki i przemyśleć działania, które nie działają. Wynika to z faktu, że przedstawia specyfikę przedsiębiorstwa i jego wyniki w ocenianym okresie.
6 elementów dobrego raportu zarządczego
teraz, gdy rozumiesz znaczenie tego dokumentu, aby dowiedzieć się, jak przygotować kompletny i skuteczny raport zarządczy, musisz znać elementy, które muszą być zawarte w jego strukturze.
dlatego, ponieważ celem tego postu jest pomoc w wyjaśnieniu wszelkich pytań na ten temat, a nie napotykanie problemów z tym zadaniem w codziennym życiu, zacznijmy od podstaw. Zapoznaj się z 6 niezbędnymi elementami dobrego raportu!
Tytuł
raport zarządczy to po prostu dokument w formie raportu, który służy do pomiaru wyników twojej firmy i pomaga w procesie podejmowania decyzji. Z tego powodu ważne jest, aby miał tytuł.
dlatego, ponieważ istnieją raporty dla różnych działów i celów, tytuł pomoże Ci szybko i sprawnie zidentyfikować temat.
Kontekstualizacja
Kontekstualizacja jest kolejnym niezbędnym elementem i pozwala odbiorcy – tobie lub innemu pracownikowi-zrozumieć, co będzie analizowane na kolejnych stronach.
ten tekst musi być zwięzły i obiektywny, służący jako wprowadzenie do metryk, statystyk i wyników, które zostaną przedstawione.
cele
każdy raport zarządczy jest przygotowywany nie bez powodu. Dlatego nie zapomnij wstawić celów dokumentu i skupić się na tym, co jest naprawdę ważne i przydatne dla Twojej firmy.
raporty powinny być narzędziem łatwym do analizy, a jego cel powinien być bardzo jasny. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem procesu starannie Dobierz informacje, które zostaną przedstawione, aby były zgodne z Twoim celem.
podsumowanie
podsumowanie to tekst do szybkiego czytania, który zawiera tylko najbardziej istotne informacje w raporcie. W ten sposób menedżerowie mogą uniknąć konieczności czytania jej w całości za każdym razem, gdy muszą podjąć decyzję.
dobrze opracowane podsumowanie optymalizuje Twój czas i prowadzi do szybszych i bezpieczniejszych decyzji. W końcu informacje są przedstawiane w bardziej obiektywny sposób, jak na mapie mentalnej.
wyniki
wreszcie raport zarządzania musi zawierać obszar do prezentacji wyników.
w tej pozycji musimy wstawić wszystkie istotne obserwacje, które zostały dokonane, a także statystyki, tabele, wykresy i wskaźniki wydajności obserwowane.
wniosek
wniosek jest zamknięciem twojego raportu i musi pokazać Twoje ustalenia, które będą oparte na informacjach przedstawionych w całym dokumencie.
jak widać, nie chodzi o osobiste opinie. Dzięki wsparciu Big Data wniosek jest sprawdzony w rzeczywistych i zaktualizowanych już zebranych informacjach. Dlatego jest tak cenny dla zarządzania firmą.
wykonaj kroki, jak przygotować raport zarządczy
wielu menedżerów uważa przygotowanie raportów zarządczych za naprawdę trudne. Prawda jest taka, że dokument ten zawsze był częścią zarządzania przedsiębiorstwem, ale zyskał jeszcze większe znaczenie w ostatnich latach.
z tego powodu przygotowaliśmy pełną listę kroków, dzięki czemu możesz mieć pod ręką użyteczny instrument, który pomoże Ci zarobić więcej pieniędzy, poprawić błędy i wykorzystać możliwości rynkowe. Czytaj dalej!
Krok 1: Zaplanuj przed rozpoczęciem
planowanie to najlepszy sposób na stworzenie kompletnego dokumentu, który jest korzystny dla Twojej firmy. W przeciwnym razie możesz tracić czas na przygotowanie raportu, który jest niekompletny lub zawiera nieistotne informacje.
zanim cokolwiek zrobisz, określ cele i określ, w jaki sposób prezentowane informacje pomogą Twojemu biznesowi się rozwijać. Aby to zrobić, zacznij od odpowiedzi na pytania opisane poniżej.
- dla kogo przygotowywany jest ten raport?
- jaki jest cel raportu?
- jakie informacje będą zbierane ?
- jak informacje mogą pomóc w procesie podejmowania decyzji?
Krok 2: Zainwestuj w zautomatyzowane narzędzia
efektywność zarządzania biznesem jest wspólnym celem każdego przedsiębiorcy. Co powiesz na zainwestowanie w zautomatyzowane narzędzia do zarządzania, aby stworzyć raport z zarządzania?
aby to zrobić, istnieją technologie, które upraszczają to zadanie, optymalizują czas i zapewniają znacznie bardziej satysfakcjonujący wynik.
naszą pierwszą propozycją jest Google Data Studio, narzędzie do wizualizacji danych zdolne do przekształcania informacji w ładne, intuicyjne i łatwe do zrozumienia raporty zarządzania.
naszą drugą propozycją jest Primavera, która jest platformą, która pomoże Ci łatwo zarządzać projektami i monitorować wyniki. Wśród jego funkcji jest integracja z innym oprogramowaniem do zarządzania, analizy danych i generowania raportów.
na koniec zainwestuj w narzędzia Business Intelligence (BI). Są one niezbędne do szybkiego i bezpiecznego podejmowania decyzji. Najlepsze systemy zbierają, porządkują, klasyfikują i analizują dane, co ułatwia pracę.
Krok 3: Użyj jasnego i obiektywnego języka
jeśli uważasz, że raport zarządczy wymaga konkretnych terminów i złożonego języka, najwyższy czas zmienić zdanie.
najlepiej, aby dokument był łatwy do odczytania i zinterpretowania. Dlatego też bądź jasny i używaj Nieformalnego języka i trzymaj się tylko podstawowych rzeczy.
dlatego nie bądź gadatliwy i pamiętaj, że pracowita rutyna menedżera wymaga szybkiego czytania i podejmowania decyzji. Im łatwiej będzie interpretować raport, tym bardziej będzie on przydatny i ważny dla biznesu.
Krok 4: Opowiedz historię, aby zaangażować czytelników
Ogólnie rzecz biorąc, raport zarządczy składa się z wielu danych i informacji. W rzeczywistości jest to jeden z powodów, dla których wielu menedżerów uważa, że jest to trudny do przygotowania i zrozumienia dokument.
jednak będzie to wyraźnie zależało od strategii podczas jej przygotowywania. Aby treść była atrakcyjna i nie przytłaczała czytelnika, dobrym pomysłem jest kontekstualizacja faktów poprzez opowiadanie historii.
w ten sposób będziesz mógł połączyć ekspozycję i opis analizowanej sytuacji w lżejszy, sensowny sposób. Pozwala to na zrozumienie wyników, tworząc zaangażowanie podczas czytania.
Krok 5: Zdefiniuj wskaźniki i KPI, które mają być używane
czy zwykle używasz wskaźników wydajności i KPI do zarządzania swoją firmą? Jeśli nadal nie są częścią twoich strategii, zdecydowanie powinieneś się temu przyjrzeć.
w rzeczywistości wskaźniki KPI (key performance indicators) są najważniejszymi wskaźnikami dla Twojej firmy. Są one zwykle związane z głównymi celami, a zatem prowadzić przygotowanie raportów zarządczych w pozytywny sposób.
dlatego wybierz, które metryki będą używane, zbierając dane i sortując informacje. W końcu nie wszystko powinno być zawarte w dokumencie.
Krok 6: Ustal punkt porównania
gdy chcemy ocenić wydajność strategii, działów, produktów lub pracowników, ustanowienie punktu porównania jest niezbędne.
dlatego powinien to być twój następny krok. Wybierz okres, w którym informacje będą zbierane i analizowane, i określ cele lub cele w celu zarysowania porównań.
jeśli używasz tabel, skonfiguruj kolumny, aby łatwo wyświetlić porównanie. Na przykład możesz dodać kolumnę ze swoimi celami i kolejną z osiągniętymi wynikami. Ułatwi to zrozumienie wniosku, który zostanie przedstawiony na końcu dokumentu.
Krok 7: Wstaw elementy wizualne do dokumentu
jak wspomnieliśmy wcześniej, raport z zarządzania musi być przejrzysty i łatwy do zinterpretowania. Dobrą strategią jest wykorzystanie elementów wizualnych.
trudne procedury pełne obowiązków wymagają dynamicznych narzędzi i działań. Dostarczanie dokumentu z setkami stron nie jest wcale produktywne, ale korzystanie z Wykresów, map mentalnych, a nawet filmów wideo podczas prezentacji może poprawić zrozumienie informacji.
Krok 8: dokonaj ostatecznej recenzji
po tym, jak wszystko będzie gotowe, nadszedł czas, aby dokonać uważnej ostatecznej recenzji. W tej fazie musisz upewnić się, że końcowy tekst nie zawiera błędów ortograficznych, niekompatybilnych danych i nieprawdziwych informacji.
pamiętaj, że zapewni to wiarygodność dokumentu i zapewni, że będzie on naprawdę użyteczny. Innymi słowy, spełnia swoją rolę ułatwiania zarządzania firmą.
pisanie raportu zarządczego jest łatwiejsze niż myślisz
nauczyłeś się jak przygotować raport zarządczy? Po przeczytaniu tego artykułu prawdopodobnie doszedłeś do wniosku, że nie jest to w ogóle niemożliwe zadanie.
ten dokument ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania każdej firmy, a jego tworzenie jest łatwiejsze niż się wydaje. Dlatego nie trać więcej czasu i postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami!
ale zanim to zrobisz, może nauczysz się czegoś więcej? Dowiedz się, w jaki sposób wykres Pareto może pomóc Ci efektywniej wykonywać zadania!