Jak śledzić płatności i faktury

Jak śledzić płatności i faktury

Rachunkowość, fakturowanie i śledzenie płatności to główne problemy dla MŚP, których zarządzanie przepływami pieniężnymi i kondycja finansowa w znacznym stopniu odnoszą korzyści z wprowadzenia odpowiednich systemów. Badamy czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania księgowego, a także najlepsze praktyki do wdrożenia, aby utrzymać na bieżąco płatności i faktury.

procesy księgowe i zarządzanie przepływami pieniężnymi nie są tym, czym kiedyś były. Transformacja cyfrowa i praktyczne Innowacje sprawiły, że zadanie śledzenia płatności i wystawiania faktur zostało w dużej mierze zdigitalizowane dla wielu małych firm, z całą wygodą, jaką to przynosi.

jednak o ile cyfryzacja oznacza, że małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) mogą radzić sobie z napływem i odpływem z większą łatwością, nie jest to usprawiedliwienie dla samozadowolenia. Śledzenie płatności i faktur ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy, ponieważ pomaga zapewnić zdrowe przepływy pieniężne i lepsze prognozowanie finansowe. Dzięki nowoczesnym programom księgowym i funkcjom śledzenia płatności firmy mogą korzystać z większej niż kiedykolwiek wcześniej widoczności, co może poprawić wszystko, od wydajności operacyjnej po relacje z dostawcami.

ale jeśli chodzi o wybór właściwych środków śledzenia płatności i przetwarzania przepływów pieniężnych, niektórym firmom trudno jest zidentyfikować dostawcę usług najbardziej dostosowanego do ich potrzeb. Przyglądamy się kryteriom, o których należy pamiętać przy wyborze rozwiązania księgowego, a także najlepszym praktykom, które należy wdrożyć, aby zapewnić rozsądne zarządzanie przepływami pieniężnymi, nadzór i śledzenie faktur.

płatności, fakturowanie i księgowość dzisiaj

chociaż płatności elektroniczne są obecnie uważane za normę, wiele MŚP nadal prowadzi transakcje za pomocą bardziej tradycyjnych środków. W przypadku firm technologicznych lub sąsiadujących z technologiami dokonywanie płatności czekowych lub przesyłanie faktur papierowych wydaje się zdecydowanie przestarzałe. Dla niektórych jednak nadal są one powszechne, z różnym stopniem rozpowszechnienia w zależności od kraju. Chociaż Francja ma stać się kolejnym krajem UE, który całkowicie wycofa fakturowanie papierowe B2B do 2025 r., w niektórych częściach świata jest ono wszechobecne. Czeki papierowe są również obecne na niektórych terytoriach, takich jak Stany Zjednoczone, gdzie aż 42% płatności B2B zostało dokonanych przez czek w 2019 roku.

w przypadku płatności przychodzących od klientów, transakcje czekowe tradycyjnie polegają na wystawieniu faktury, a następnie oczekiwaniu na rozliczenie czeku klienta, z niewielką widocznością lub bez widoczności po drodze. W najdłuższych przypadkach czeki nie są rozliczane nawet przed kolejnym okresem rozliczeniowym, co może skomplikować uzgodnienie i prowadzić do rozbieżności. Z kolei wygodny charakter płatności elektronicznych jest główną zaletą dla wszystkich zainteresowanych stron i pomimo asymetrycznego opóźnienia w płatnościach elektronicznych i fakturowaniu elektronicznym, cyfryzacja nadal trwa. W rzeczywistości zjawisko to nasiliło się dopiero wraz z pandemią Covid-19 i jej następstwami.

współczesne programy księgowe również zostały ukształtowane przez cyfrową transformację. W miarę rozwoju firmy zarządzanie przepływami pieniężnymi staje się coraz bardziej złożone i może być trudne do śledzenia. Wychodząc naprzeciw tej potrzebie uproszczenia, wiele przyjaznych dla użytkownika platform księgowych teraz walczy o uwagę właścicieli firm, obiecując znacznie ułatwić ich operacje płatnicze i działania księgowe dzięki funkcjom takim jak:

• automatyczne faktury cykliczne.
• jednolite szablony e-faktur.
• powiadomienia o opóźnionych płatnościach klientów.
• generowanie raportu zysków i strat.

to tylko niektóre z praktycznych aspektów, które sprawiły, że współczesne rozwiązania księgowe stały się niezbędnym atutem nawet najmniejszych firm. Mając jednak do wyboru wiele opcji, na co powinny zwracać uwagę MŚP, wybierając tę dla nich?

jak wybrać najlepsze oprogramowanie księgowe

automatyzacja niektórych procesów zmniejsza obciążenie przepływu pracy dla osób obsługujących konta, śledzenie faktur i płatności nadal wymaga niezłomnej uwagi i dokładności. Oczywiście nie wszystkie platformy i usługi są tworzone jednakowo, a niektóre oferują więcej funkcjonalności niż inne. Pozostawia to właścicieli firm próbujących dowiedzieć się, którą usługę lub platformę wybrać, zgodnie z wymaganiami własnej firmy.

Ogólnie rzecz biorąc, przy wyborze oprogramowania księgowego należy pamiętać o wielu cechach, choć w dużej mierze zależą one od wielkości firmy i przydzielonego budżetu.

właściciele firm powinni zadać sobie następujące pytania podczas kompilowania krótkiej listy:

czy it jest oparty na chmurze?

• wybrane oprogramowanie księgowe powinno być zdalnie dostępne.
• Korzystanie z oprogramowania pobranego i przechowywanego na pulpicie jest niepraktyczne, restrykcyjne i ogranicza łatwość obsługi.
• Ostatnie wydarzenia podkreśliły potrzebę zdalnego i stałego dostępu do ważnych systemów. Rachunkowość nie jest wyjątkiem od tej zasady.

czy jest dostępny dla wielu użytkowników?

• większość rozwiązań księgowych oferuje obecnie możliwość umożliwienia dostępu wielu użytkowników.
• w większych firmach przydatne jest przyznawanie dostępu pracownikom spoza działu księgowości, dając im odpowiedzialność za wypełnianie własnych wydatków i wystawianie faktur.
• to zwalnia przepustowość dla osób na kontach, umożliwiając im skupienie się na pilniejszych sprawach.
• konfiguracja takiego dostępu jest jednak niezbędna. Nie wszyscy użytkownicy powinni mieć takie same prawa, ponieważ niektóre informacje są wrażliwe i powinny pozostać strzeżone.

czy struktura cenowa odpowiada twoim potrzebom biznesowym?

• większość współczesnych platform księgowych oferuje warstwową strukturę cen, z różnymi planami i funkcjami, od „podstawowego” i „pośredniczącego” po „premium” i „zaawansowany”. Ważne jest, aby ocenić plan, który najlepiej odpowiada twoim potrzebom biznesowym.
• większe firmy prawdopodobnie będą potrzebować bardziej rozbudowanych planów, ale powinny dokładnie zbadać funkcje, które wiążą się z dodatkowymi wydatkami. Jeśli istnieją nadmierne ograniczenia dostępu dla wielu użytkowników w planie podstawowym, wskazane może być przejście do poziomu powyżej.

jakie funkcje oferuje?

• liczba oferowanych funkcji i ich praktyczne zastosowania dla Twojej firmy są kluczowymi względami. Rzeczywiste wypłaty z każdej funkcji powinny być uzasadnione.
• :
  * czy platforma automatycznie generuje cykliczne faktury? * czy może generować raporty zysków i strat ze zintegrowanymi danymi?
• to tylko niektóre czynniki, które należy wziąć pod uwagę.

Jak to jest bezpieczne?

• Przechowywanie wrażliwych danych finansowych wymaga czujności.
• firmy powinny zbadać rodzaje zapór ogniowych i szyfrowania, których używa usługa.
• dobra platforma księgowa sprawi, że informacje te będą łatwo dostępne.

czy to jest opłacalne?

• opłacalność nie jest kwestią tanich i drogich.
• wybierając program księgowy, firmy muszą rozważyć oferowane funkcje i zastanowić się, czy zapewnią one rzeczywiste, codzienne korzyści operacyjne.
• czy różne funkcjonalności są równoznaczne z rzeczywistą oszczędnością czasu i ostatecznie kosztów? Czy zwiększona wydajność zapewnia zwrot z inwestycji?

najlepsze praktyki dotyczące płatności i fakturowania

po wybraniu odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy i oswojeniu się z jego różnymi funkcjami codzienne operacje płatnicze staną się prostsze. Mimo to, warto wdrożyć szereg najlepszych praktyk, których powinni przestrzegać pracownicy księgowi, a nawet każdy, kto zajmuje się księgowością lub przetwarzaniem faktur w firmie.

dla płatności przychodzących:

monitorowanie opóźnionych płatności klientów

• chociaż wybrana platforma księgowa może wysyłać automatyczne przypomnienia, a nawet e-maile, gdy płatność jest opóźniona, zaleca się bezpośrednie monitorowanie, jeśli chcesz zapewnić terminowe rozwiązanie i utrzymać dobre relacje.
• jeśli zostaniesz powiadomiony, że płatność Klienta jest opóźniona, wykonaj Uprzejmy telefon, aby zbadać, dlaczego nie została wykonana lub przetworzona. W większości przypadków będzie logiczne wyjaśnienie, takie jak proste pominięcie ze strony klienta. W takich przypadkach docenią przypomnienie.
• wykonaj e-mail, ponownie dołączając fakturę, aby nie musieli przeszukiwać starych wiadomości.

upewnij się, że wszystkie dane są jasne i dokładne

• podczas generowania faktur za pomocą programu księgowego upewnij się, że wypełniłeś wszystkie odpowiednie pola. Przedmiot faktury powinien być również widoczny dla obu stron na pierwszy rzut oka.
• upewnij się, że dane dotyczące płatności są aktualne i wyraźnie oznakowane, wprowadzając niezbędne poprawki do automatycznie generowanych faktur cyklicznych, jeśli Twoje dane uległy zmianie.
• każda wiarygodna Platforma księgowa automatycznie przypisze poprawny numer do każdej nowej faktury, ale sprawdzi, czy termin płatności jest wyraźnie widoczny. Przejrzystość jest niezbędna, aby uniknąć opóźnień.

uruchamiaj raporty, obserwuj wzorce, Przemyśl strategie finansowe

• wiele programów księgowych może generować raporty zysków i strat za pomocą zintegrowanych danych. Porównuje Zapłacone i niezapłacone faktury, pokazując całkowity zysk netto, który pozwala ocenić stan przepływu środków pieniężnych.
• z czasem mogą pojawić się wzorce, dzięki którym możesz również zobaczyć, którzy klienci są seryjnymi opóźnionymi płatnikami. Może to wymagać zmiany warunków płatności.
• w perspektywie średnioterminowej raporty i analizy pomogą Ci lepiej prognozować przepływy pieniężne i udoskonalić przyszłe strategie finansowe.

dla płatności wychodzących:

dokumentuj i Kategoryzuj

• Wykorzystaj swoje oprogramowanie księgowe, aby uzyskać szczegółowy przegląd płatności, które jesteś winien, i śledzić płatności wychodzące na oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym lub wbudowanym równoważniku.
• za pomocą intuicyjnego Pulpitu nawigacyjnego możesz etykietować według rodzaju płatności, wskazywać płatności dokonane za pośrednictwem rachunku bieżącego lub karty kredytowej firmy, wyróżniać terminy płatności i podkreślać czasy przetwarzania płatności.
• im bardziej szczegółowy przegląd, tym większa widoczność nad regularnymi kosztami i wydatkami.

Użyj systemu zarządzania fakturami

• może to być część wybranego programu księgowego lub może być oddzielny. Pozwala firmom lepiej zarządzać fakturami od dostawców i dostawców.
• po otrzymaniu, każda faktura jest dopasowywana do odpowiedniego zamówienia zakupu i, o ile z jakiegoś powodu nie została oznaczona, są one automatycznie opłacane.
• tego rodzaju automatyzacja i usprawnienie procesów poprawia wydajność operacyjną, a zwiększone możliwości analityczne zapewniają przydatne informacje do zarządzania.

Wybierz PSP, który podkreśla widoczność

• w przypadku niektórych dostawców usług płatniczych (PSP) może brakować widoczności dokonywanych płatności. Przetwarzanie przez banki pośredniczące może oznaczać, że płatności elektroniczne trwają dłużej niż zakładano, przy niewielkiej widoczności przebiegu płatności.
• niektórzy dostawcy usług płatniczych oferują większą przejrzystość poprzez wskazanie statusów płatności w czasie rzeczywistym, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą wyraźnie komunikować się z wierzycielami i dostawcami za pośrednictwem wszelkich potencjalnych logjam.

jeśli chodzi o procesy księgowe i fakturowanie, MŚP nie mogą sobie pozwolić na pozostawienie w tyle. Brak wykorzystania korzyści płynących z Cyfryzacji jest poważnym błędem. Współczesne oprogramowanie księgowe pomaga firmom złagodzić obciążenie przepływem pracy, utrzymać nad przepływem środków pieniężnych i zautomatyzować żmudne, powtarzalne zadania, zwiększając w ten sposób wydajność operacyjną.

podczas gdy większość programów zawiera funkcje, takie jak powiadomienia o opóźnieniach w płatnościach i szablony e-fakturowania, firmy muszą rozejrzeć się, zbadać zakres oferowanych funkcji i zidentyfikować najbardziej korzystne dla nich rozwiązanie. Nie zaleca się jednak nadmiernego polegania na automatyzacji, ponieważ firmy muszą aktywnie wdrażać najlepsze praktyki. Zapewni to dokładne prowadzenie ksiąg rachunkowych, spójne śledzenie faktur i ogólnie zdrowe zarządzanie przepływami pieniężnymi.

dzięki współczesnym innowacjom utrzymanie płatności jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Poza wyspecjalizowanymi platformami księgowymi i narzędziami do śledzenia faktur, niektórzy dostawcy usług płatniczych promują również większą widoczność, umożliwiając swoim klientom korporacyjnym śledzenie statusów płatności w czasie rzeczywistym, dostarczając im cennych informacji. Zaufany ekosystem, który tworzy dla firm i ich beneficjentów, należy poważnie rozważyć przy wyborze partnera płatniczego.