10-stopniowy Plan zarządzania zapisami dla Twojego biura

RecordOrganization2 istnieją podstawowe kroki, które należy wykonać, aby ustanowić i utrzymać program do zarządzania zapisami dla Twojego biura.

dlaczego to jest ważne? Przestrzeganie dobrych praktyk zarządzania rekordami przyniesie Ci korzyści na wiele sposobów, takich jak:

  • poprawa dostępu do informacji;
  • kontrolowanie wzrostu ilości materiałów zajmujących cenną powierzchnię biurową;
  • Redukcja kosztów operacyjnych;
  • minimalizacja ryzyka procesowego;
  • ochrona ważnych informacji;
  • wspieranie lepszego podejmowania decyzji w zakresie zarządzania; oraz
  • zachowanie historii firmy/osobistej.

oto 10-stopniowy plan zarządzania zapisami dla Twojego biura.

Krok 1. Ustal, kto będzie odpowiedzialny i jakie zasoby będą potrzebne

ustanowienie zespołu projektowego z przedstawicielami wszystkich jednostek podrzędnych i serii zadań (nie tylko wsparcie i personel biurowy) do nadzorowania projektu. Zespół projektowy powinien:

  • Skonfiguruj sieć „kontaktów rejestracyjnych” z osobą prowadzącą i łącznikami dla każdego biura.
  • zdecyduj, czy wszystko będzie zrobione „w domu”, czy potrzebna będzie pomoc z zewnątrz (np. wykonawcy).
  • wybierz jedno biuro lub jednostkę podrzędną, w której chcesz rozpocząć projekt. Na podstawie doświadczenia zdobytego w tym jednym biurze można oszacować zasoby potrzebne do zrobienia innych.

Krok 2. Zidentyfikuj dokumentację potrzebną do udokumentowania działalności i funkcji Twojego biura

przeprowadź inwentaryzację materiałów w swoim biurze. Nie zapomnij o pustych biurach, szafach i innych miejscach, w których rzeczy mogły być „schowane”.”

dokumentuj co najmniej, gdzie znajdują się materiały, ile ich jest i jaki jest format (np. papierowy, elektroniczny, mapy itp.). (Jeśli masz „migawkę” zakresu materiałów w biurze, może być konieczne powrót do kroku 1 i przejrzenie dostępnych zasobów, aby zakończyć projekt.

inwentaryzacja pomoże Ci określić, które materiały są:

  • zapisy,
  • Materiały referencyjne (nonrecords),
  • dokumenty osobiste (nonrecords),
  • dodatkowe kopie dokumentów, publikacji i formularzy (nonrecords).

inwentaryzacja pomoże Ci również określić, które zapisy muszą być natychmiast dostępne w przypadku zagrożenia (rekordy życiowe)

Krok 3. Ustal swoje procedury (wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji)

teraz, gdy wiesz, co masz w biurze, zespół projektowy musi określić:

  • jeśli rekordy będą przechowywane w obszarze „scentralizowanym” lub „zdecentralizowanym” na poszczególnych stanowiskach roboczych;
  • Typ dokumentów zawartych w plikach rekordów;
  • sposób obsługi projektów dokumentów, dokumentów roboczych i kopii współbieżności.
  • kto będzie odpowiedzialny za utrzymanie kopii zapisu (kustosz dokumentacji).
  • materiały niepotwierdzone, takie jak odbitki i dokumenty osobiste, muszą być przechowywane oddzielnie od zapisów.

KROK 4. Dopasuj swoje rekordy do harmonogramów zapisów

następnym krokiem w projekcie jest dopasowanie zapisów zidentyfikowanych w Twoim inwentarzu z harmonogramami zapisów. Harmonogramy ewidencji dostarczają informacji o tym, jak długo mają być przechowywane w biurze i co się dzieje, gdy nie są już potrzebne w biurze.

krok 5. Przygotuj „plan plików”

teraz, gdy wiesz, jakie masz rekordy i jakie są odpowiednie harmonogramy rekordów, możesz zacząć je organizować. Następnie określ, czy będą podkategorie lub podfoldery i jakie będą.

na przykład:

raporty i statystyki

  • roczne sprawozdania z działalności
  • raporty personalne
    • szkolenia
    • Podróże

Punkt 6. Udokumentuj swoje wymagania i procedury prowadzenia dokumentacji

przygotuj dokument, Plan akt, który zawiera szczegóły dotyczące:

  • jak są organizowane i utrzymywane Twoje rekordy,
  • kto jest odpowiedzialny za co,
  • kiedy należy to zrobić (np. roczne wycofanie plików),
  • co się dzieje z rekordami, gdy nie są już potrzebne w biurze.

Uwzględnij wszystkie decyzje podjęte w krokach od 1 do 5 (np. co dzieje się z projektami dokumentów).

Krok 7. Wyczyść rekordy, które są poza zatwierdzonymi okresami przechowywania

po udokumentowaniu planu plików możesz zacząć organizować swoje rekordy. Najpierw jednak dobrze jest pozbyć się tych materiałów w biurze, które nie są potrzebne. Jeśli jest to dozwolone przez harmonogram zapisów, możesz:

  • Wycofaj rekordy, które nie są już potrzebne w biurze, do przechowywania poza siedzibą.
  • recykling materiałów, które przeszły zatwierdzony okres przechowywania. Pamiętaj, aby niszczyć materiały zawierające poufne lub dane osobowe.

krok 8. Uporządkuj swoje rekordy

teraz możesz zacząć wdrażać swój plan plików.

  • najpierw przygotuj foldery i zorganizuj dokumenty w folderach.
  • postępuj zgodnie z procedurami określonymi w planie plików. Umieść arkusze referencyjne w folderach, jeśli to konieczne, aby skierować użytkowników do lokalizacji powiązanych materiałów innych niż papierowe, takich jak mapy, rysunki, kasety wideo itp.
  • organizowanie dokumentów elektronicznych znajdujących się na poszczególnych komputerach lub katalogach sieci lokalnych.

pamiętaj, aby spędzać większość czasu na zapisach „związanych z misją”, a mniej na zapisach administracyjnych lub „porządkowych”, takich jak rutynowa korespondencja.

krok 9. Utrzymuj swoje rekordy na bieżąco

gdy wszystko jest zorganizowane, ważne jest, aby było aktualne i aktualne. Pamiętaj, aby:

  • regularnie składaj nowe materiały (np. co tydzień).
  • Chroń rekordy zawierające informacje poufne, takie jak poufne informacje biznesowe (CBI) lub dane osobowe.
  • Stwórz system wymeldowania (np. karty” wymeldowania”), aby śledzić lokalizację swoich rekordów, abyś zawsze wiedział, gdzie one są.
  • regularnie usuwaj nieaktywne materiały, zwykle pod koniec roku (zgodnie z pisemnymi procedurami).
  • Wycofaj kwalifikowane rekordy.
  • Wyczyść zastąpione lub przestarzałe materiały referencyjne.

krok 10. Pociąg, Pociąg, Pociąg

Gratulacje! Teraz masz plan. Wyczyściłeś wszystkie niepotrzebne materiały i zorganizowałeś niezbędne materiały. Twoja praca jeszcze się nie skończyła! Musisz mieć pewność, że wszyscy pracownicy (i wykonawcy) wiedzą o swoich obowiązkach związanych z prowadzeniem dokumentacji.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.