10-stopniowy Plan zarządzania zapisami dla Twojego biura
istnieją podstawowe kroki, które należy wykonać, aby ustanowić i utrzymać program do zarządzania zapisami dla Twojego biura.
dlaczego to jest ważne? Przestrzeganie dobrych praktyk zarządzania rekordami przyniesie Ci korzyści na wiele sposobów, takich jak:
- poprawa dostępu do informacji;
- kontrolowanie wzrostu ilości materiałów zajmujących cenną powierzchnię biurową;
- Redukcja kosztów operacyjnych;
- minimalizacja ryzyka procesowego;
- ochrona ważnych informacji;
- wspieranie lepszego podejmowania decyzji w zakresie zarządzania; oraz
- zachowanie historii firmy/osobistej.
oto 10-stopniowy plan zarządzania zapisami dla Twojego biura.
Krok 1. Ustal, kto będzie odpowiedzialny i jakie zasoby będą potrzebne
ustanowienie zespołu projektowego z przedstawicielami wszystkich jednostek podrzędnych i serii zadań (nie tylko wsparcie i personel biurowy) do nadzorowania projektu. Zespół projektowy powinien:
- Skonfiguruj sieć „kontaktów rejestracyjnych” z osobą prowadzącą i łącznikami dla każdego biura.
- zdecyduj, czy wszystko będzie zrobione „w domu”, czy potrzebna będzie pomoc z zewnątrz (np. wykonawcy).
- wybierz jedno biuro lub jednostkę podrzędną, w której chcesz rozpocząć projekt. Na podstawie doświadczenia zdobytego w tym jednym biurze można oszacować zasoby potrzebne do zrobienia innych.
Krok 2. Zidentyfikuj dokumentację potrzebną do udokumentowania działalności i funkcji Twojego biura
przeprowadź inwentaryzację materiałów w swoim biurze. Nie zapomnij o pustych biurach, szafach i innych miejscach, w których rzeczy mogły być „schowane”.”
dokumentuj co najmniej, gdzie znajdują się materiały, ile ich jest i jaki jest format (np. papierowy, elektroniczny, mapy itp.). (Jeśli masz „migawkę” zakresu materiałów w biurze, może być konieczne powrót do kroku 1 i przejrzenie dostępnych zasobów, aby zakończyć projekt.
inwentaryzacja pomoże Ci określić, które materiały są:
- zapisy,
- Materiały referencyjne (nonrecords),
- dokumenty osobiste (nonrecords),
- dodatkowe kopie dokumentów, publikacji i formularzy (nonrecords).
inwentaryzacja pomoże Ci również określić, które zapisy muszą być natychmiast dostępne w przypadku zagrożenia (rekordy życiowe)
Krok 3. Ustal swoje procedury (wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji)
teraz, gdy wiesz, co masz w biurze, zespół projektowy musi określić:
- jeśli rekordy będą przechowywane w obszarze „scentralizowanym” lub „zdecentralizowanym” na poszczególnych stanowiskach roboczych;
- Typ dokumentów zawartych w plikach rekordów;
- sposób obsługi projektów dokumentów, dokumentów roboczych i kopii współbieżności.
- kto będzie odpowiedzialny za utrzymanie kopii zapisu (kustosz dokumentacji).
- materiały niepotwierdzone, takie jak odbitki i dokumenty osobiste, muszą być przechowywane oddzielnie od zapisów.
KROK 4. Dopasuj swoje rekordy do harmonogramów zapisów
następnym krokiem w projekcie jest dopasowanie zapisów zidentyfikowanych w Twoim inwentarzu z harmonogramami zapisów. Harmonogramy ewidencji dostarczają informacji o tym, jak długo mają być przechowywane w biurze i co się dzieje, gdy nie są już potrzebne w biurze.
krok 5. Przygotuj „plan plików”
teraz, gdy wiesz, jakie masz rekordy i jakie są odpowiednie harmonogramy rekordów, możesz zacząć je organizować. Następnie określ, czy będą podkategorie lub podfoldery i jakie będą.
na przykład:
raporty i statystyki
- roczne sprawozdania z działalności
- raporty personalne
- szkolenia
- Podróże
Punkt 6. Udokumentuj swoje wymagania i procedury prowadzenia dokumentacji
przygotuj dokument, Plan akt, który zawiera szczegóły dotyczące:
- jak są organizowane i utrzymywane Twoje rekordy,
- kto jest odpowiedzialny za co,
- kiedy należy to zrobić (np. roczne wycofanie plików),
- co się dzieje z rekordami, gdy nie są już potrzebne w biurze.
Uwzględnij wszystkie decyzje podjęte w krokach od 1 do 5 (np. co dzieje się z projektami dokumentów).
Krok 7. Wyczyść rekordy, które są poza zatwierdzonymi okresami przechowywania
po udokumentowaniu planu plików możesz zacząć organizować swoje rekordy. Najpierw jednak dobrze jest pozbyć się tych materiałów w biurze, które nie są potrzebne. Jeśli jest to dozwolone przez harmonogram zapisów, możesz:
- Wycofaj rekordy, które nie są już potrzebne w biurze, do przechowywania poza siedzibą.
- recykling materiałów, które przeszły zatwierdzony okres przechowywania. Pamiętaj, aby niszczyć materiały zawierające poufne lub dane osobowe.
krok 8. Uporządkuj swoje rekordy
teraz możesz zacząć wdrażać swój plan plików.
- najpierw przygotuj foldery i zorganizuj dokumenty w folderach.
- postępuj zgodnie z procedurami określonymi w planie plików. Umieść arkusze referencyjne w folderach, jeśli to konieczne, aby skierować użytkowników do lokalizacji powiązanych materiałów innych niż papierowe, takich jak mapy, rysunki, kasety wideo itp.
- organizowanie dokumentów elektronicznych znajdujących się na poszczególnych komputerach lub katalogach sieci lokalnych.
pamiętaj, aby spędzać większość czasu na zapisach „związanych z misją”, a mniej na zapisach administracyjnych lub „porządkowych”, takich jak rutynowa korespondencja.
krok 9. Utrzymuj swoje rekordy na bieżąco
gdy wszystko jest zorganizowane, ważne jest, aby było aktualne i aktualne. Pamiętaj, aby:
- regularnie składaj nowe materiały (np. co tydzień).
- Chroń rekordy zawierające informacje poufne, takie jak poufne informacje biznesowe (CBI) lub dane osobowe.
- Stwórz system wymeldowania (np. karty” wymeldowania”), aby śledzić lokalizację swoich rekordów, abyś zawsze wiedział, gdzie one są.
- regularnie usuwaj nieaktywne materiały, zwykle pod koniec roku (zgodnie z pisemnymi procedurami).
- Wycofaj kwalifikowane rekordy.
- Wyczyść zastąpione lub przestarzałe materiały referencyjne.
krok 10. Pociąg, Pociąg, Pociąg
Gratulacje! Teraz masz plan. Wyczyściłeś wszystkie niepotrzebne materiały i zorganizowałeś niezbędne materiały. Twoja praca jeszcze się nie skończyła! Musisz mieć pewność, że wszyscy pracownicy (i wykonawcy) wiedzą o swoich obowiązkach związanych z prowadzeniem dokumentacji.