Hoe bij te houden van betalingen en facturen

Hoe bij te houden van betalingen en facturen

boekhouding, facturering en het volgen van betalingen zijn grote zorgen voor kleine en middelgrote ondernemingen, wier cashflowbeheer en financiële gezondheid sterk gebaat zijn bij het opzetten van de juiste systemen. We onderzoeken de factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van boekhoudsoftware, evenals de best practices die we moeten implementeren om betalingen en facturen op de hoogte te houden.

boekhoudprocessen en kasstroombeheer zijn niet meer wat ze ooit waren. Digitale transformatie en praktische innovaties hebben ertoe geleid dat de taak van het volgen van betalingen en het uitgeven van facturen voor veel kleine bedrijven grotendeels gedigitaliseerd is, met alle gemak die dit met zich meebrengt.

hoewel digitalisering betekent dat kleine en middelgrote ondernemingen (KMO ‘ s) gemakkelijker met hun instroom en uitstroom kunnen omgaan, is dit geen excuus voor zelfgenoegzaamheid. Op de hoogte blijven van betalingen en facturen is van vitaal belang voor het succes van elk bedrijf, omdat het zorgt voor een gezonde cashflow en verbeterde financiële prognoses. Met moderne boekhoudprogramma ‘ s en mogelijkheden voor het volgen van betalingen kunnen bedrijven profiteren van een grotere zichtbaarheid dan ooit tevoren, wat alles kan verbeteren, van operationele efficiëntie tot leveranciersrelaties.

maar als het gaat om het kiezen van de juiste middelen voor het volgen van betalingen en het verwerken van cashflow, vinden sommige bedrijven het moeilijk om de dienstverlener te vinden die het meest geschikt is voor hun behoeften. We nemen een kijkje op de criteria om in gedachten te houden bij het kiezen van een boekhoudkundige oplossing, evenals de best practices te implementeren om een verstandig cashflowbeheer, toezicht en facturatie tracking te garanderen.

betalingen, facturering en boekhouding vandaag de dag

elektronische betalingen worden nu als de norm beschouwd, maar veel KMO ‘ s blijven transacties via meer traditionele middelen verrichten. Voor tech, of tech-aangrenzende, bedrijven, het maken van op cheques gebaseerde betalingen of het indienen van papieren facturen lijkt beslist verouderd. Voor sommigen blijven ze echter gewoon, met verschillende mate van prevalentie van land tot land. Terwijl Frankrijk de zoveelste EU-natie zal worden die B2B-papierfacturering tegen 2025 volledig uitfaseert, blijft het in sommige delen van de wereld alomtegenwoordig. Papiercheques hebben ook een aanzienlijke aanwezigheid in sommige gebieden, zoals de Verenigde Staten, waar in 2019 maar liefst 42% van de B2B-betalingen per cheque werden gedaan.

voor inkomende betalingen van cliënten bestaan chequegebaseerde transacties traditioneel uit het uitgeven van een factuur, dan wachten tot de cheque van de cliënt wordt uitbetaald, met weinig tot geen zichtbaarheid langs de weg. In de langste gevallen, cheques niet eens clear voor de volgende boekhoudperiode, die kan compliceren reconciliatie en leiden tot discrepanties. Het gunstige karakter van elektronische betalingen is daarentegen een groot voordeel voor alle belanghebbenden en ondanks de asymmetrische vertraging in het landschap van e-betalingen en e-facturering gaat de digitalisering door. In feite is dit fenomeen alleen maar versterkt met de covid-19-pandemie en de gevolgen ervan.

hedendaagse boekhoudprogramma ‘ s zijn ook gevormd door digitale transformatie. Naarmate een bedrijf groeit, cash flow management wordt steeds complexer en het kan moeilijk zijn om bij te houden. Catering aan deze behoefte aan vereenvoudiging, een veelheid van gebruiksvriendelijke accounting platforms wedijveren nu om de aandacht van ondernemers, beloven om hun betalingen en boekhouding inspanningen sterk te vergemakkelijken door middel van functies zoals:

• geautomatiseerde terugkerende facturen.
• uniforme templates voor e-facturering.
• meldingen voor betalingsachterstand van cliënten.
• genereren van winst-en verliesrapporten.

dit zijn slechts enkele van de praktische aspecten die eigentijdse boekhoudoplossingen tot een essentiële troef hebben gemaakt voor zelfs de kleinste ondernemingen. Maar waar moeten de kleine en middelgrote ondernemingen op letten bij het kiezen van de keuzemogelijkheid?

hoe de beste boekhoudsoftware te kiezen

terwijl het automatiseren van bepaalde processen de workflowbelasting vermindert voor degenen die accounts verwerken, vereist het bijhouden van facturen en betalingen nog steeds standvastige aandacht en laserscherpe nauwkeurigheid. Natuurlijk worden niet alle platforms en diensten op gelijke wijze gecreëerd, waarbij sommige meer functionaliteiten aanbieden dan andere. Dit laat ondernemers proberen om erachter te komen welke Dienst of platform te kiezen voor, in overeenstemming met de eisen van hun eigen bedrijf.

in het algemeen zijn er een aantal kenmerken waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van boekhoudsoftware, hoewel deze grotendeels afhankelijk zijn van de omvang van het bedrijf en het toegewezen budget.

ondernemers moeten zich de volgende vragen stellen bij het samenstellen van een shortlist:

is het cloudgebaseerd?

• de gekozen boekhoudsoftware moet op afstand toegankelijk zijn.
• het gebruik van software die is gedownload en opgeslagen op een bureaublad is onpraktisch en beperkt de gebruiksvriendelijkheid.
• recente ontwikkelingen hebben aangetoond dat belangrijke systemen altijd en op afstand toegankelijk moeten zijn. Boekhouding is geen uitzondering op deze regel.

is het voor meerdere gebruikers toegankelijk?

• de meeste boekhoudoplossingen bieden tegenwoordig de mogelijkheid om toegang voor meerdere gebruikers toe te staan.
• in grotere bedrijven is het nuttig om werknemers buiten de boekhouding toegang te verlenen, waardoor zij zelf verantwoordelijk zijn voor het indienen van hun eigen kosten en het indienen van facturen.
• dit maakt de bandbreedte vrij voor de accounts, waardoor ze zich kunnen concentreren op dringendere zaken.
• het instellen van dergelijke toegang is echter essentieel. Niet alle gebruikers zouden dezelfde rechten moeten hebben, omdat sommige informatie gevoelig is en bewaakt moet blijven.

past de prijsstructuur bij uw zakelijke behoeften?

• de meeste hedendaagse boekhoudplatforms bieden een gedifferentieerde prijsstructuur, met verschillende plannen en functies, van “basic” en “intermediary” tot “premium” en “advanced”. Het is belangrijk om het plan dat het beste past bij uw zakelijke behoeften te evalueren.
• grotere bedrijven zullen waarschijnlijk uitgebreidere plannen nodig hebben, maar zij moeten de kenmerken die met de extra uitgaven gepaard gaan, nauwkeurig onderzoeken. Als er excessieve beperkingen zijn op de toegang voor meerdere gebruikers met het basisplan, bijvoorbeeld, kan het raadzaam zijn om door te gaan naar het bovenstaande niveau.

welke functies biedt het?

• het aantal aangeboden functies en hun praktische toepassingen voor uw bedrijf zijn cruciale overwegingen. Elke feature ‘ s real-world pay-off moet worden gerechtvaardigd.
• overweeg het volgende::
  * genereert het platform automatisch terugkerende facturen?
  * worden de kosten naadloos gecategoriseerd?
  * kan zij met de geïntegreerde gegevens winst-en verliesrapporten genereren?
• dit zijn slechts enkele factoren waarmee rekening moet worden gehouden.

hoe veilig is het?

• het opslaan van gevoelige financiële gegevens vereist waakzaamheid.
• bedrijven moeten de soorten firewalls en encryptie onderzoeken die de service gebruikt.
• een goed boekhoudplatform zal deze informatie gemakkelijk beschikbaar maken.

is het kosteneffectief?

• kosteneffectief is geen kwestie van goedkoop of duur.
• bij het kiezen van een boekhoudprogramma moeten bedrijven de aangeboden functies afwegen en overwegen of zij werkelijk, dagelijks operationeel voordeel zullen opleveren.
• komen de verschillende functionaliteiten overeen met echte tijd-en uiteindelijk kostenbesparingen? Biedt de verhoogde efficiëntie een rendement op de investering?

Best practices voor betalingen en facturering

zodra u de software hebt gekozen die geschikt is voor uw bedrijf en gewend bent geraakt aan de verschillende functionaliteiten, worden de dagelijkse betalingen eenvoudiger. Dat gezegd hebbende, is het de moeite waard om een reeks best practices te implementeren die moeten worden nageleefd door boekhoudkundig personeel, of zelfs iedereen die zich bezighoudt met boekhouding of Factuurverwerking binnen het bedrijf.

voor inkomende betalingen:

Follow – up van te late betalingen van klanten

• hoewel uw gekozen boekhoudplatform automatische herinneringen of zelfs e-mails kan verzenden wanneer een betaling te laat is, wordt direct follow-up aanbevolen als u een tijdige afwikkeling wilt garanderen en goede relaties wilt onderhouden.
• als u wordt geïnformeerd dat een klant betaling is te laat, maak een beleefdheidsbezoek telefoontje om te onderzoeken waarom het niet is gedaan of verwerkt. In de meeste gevallen zal er een logische verklaring zijn, zoals een eenvoudige weglating van de kant van de cliënt. In deze gevallen zullen zij de vermaning waarderen.
• Follow-up met een e-mail, opnieuw koppelen van de factuur, zodat ze niet te trawl door oude berichten.

zorg ervoor dat alle details duidelijk en accuraat zijn

• bij het genereren van facturen via uw boekhoudprogramma, zorg ervoor dat u alle relevante velden invult. Het onderwerp van de factuur moet ook voor beide partijen in één oogopslag duidelijk zijn.
• zorg ervoor dat de betalingsgegevens up-to-date worden gehouden en duidelijk worden aangegeven, en breng de nodige wijzigingen aan voor automatisch gegenereerde terugkerende facturen als uw gegevens zijn gewijzigd.
• elk geloofwaardig boekhoudplatform kent automatisch het juiste nummer toe aan elke nieuwe factuur, maar controleert of de vervaldatum van de betaling duidelijk zichtbaar is. Duidelijkheid is essentieel om vertragingen te voorkomen.

rapporten uitvoeren, patronen observeren, financiële strategieën heroverwegen

• veel boekhoudprogramma ‘ s kunnen winst-en verliesrapporten genereren met behulp van de geïntegreerde gegevens. Dit vergelijkt betaalde en onbetaalde facturen, waardoor u een netto winst totaal dat u toelaat om de staat van uw cashflow te evalueren.
• na verloop van tijd kunnen patronen ontstaan, waardoor ook u kunt zien welke cliënten seriële late betalers zijn. Dit kan een wijziging van de betalingsvoorwaarden vereisen.
• op middellange termijn zullen rapporten en analyses u helpen betere cashflowprognoses uit te voeren en toekomstige financiële strategieën te verfijnen.

voor uitgaande betalingen:

documenteer en categoriseer

• maak gebruik van uw boekhoudsoftware om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de betalingen die u verschuldigd bent en houd uw uitgaande betalingen bij op een aparte spreadsheet of een ingebouwd equivalent.
• met behulp van een intuïtief dashboard kunt u labelen op betalingstype, betalingen aangeven via de zichtrekening of creditcard van uw bedrijf, vervaldata markeren en betalingstijden onderstrepen.
• hoe gedetailleerder het overzicht, hoe beter u zicht heeft op de reguliere kosten en uitgaven.

gebruik een factuurbeheersysteem

• dit kan deel uitmaken van uw gekozen boekhoudprogramma of het kan apart zijn. Het stelt bedrijven in staat om facturen van Leveranciers en leveranciers beter te beheren.
• bij ontvangst wordt elke factuur gekoppeld aan de overeenkomstige inkooporder en, tenzij om een of andere reden gemarkeerd, worden ze automatisch betaald. Dit soort procesautomatisering en-stroomlijning verbetert de operationele efficiëntie, terwijl de verbeterde analysecapaciteiten nuttige inzichten bieden voor het management.

Kies een betalingsdienstaanbieder die zichtbaarheid

• benadrukt bij sommige betalingsdienstaanbieders (betalingsdienstaanbieders) kan zichtbaarheid over de betalingen die u verricht ontbreken. Verwerking door intermediaire banken kan betekenen dat elektronische betalingen langer duren dan verwacht, met weinig zichtbaarheid over het betaaltraject.Sommige betalingsdienstaanbieders bieden meer transparantie door real-time betalingsstatussen aan te geven, waardoor bedrijven duidelijk met crediteuren en leveranciers kunnen communiceren over eventuele vertragingen.

op het gebied van boekhoudprocessen en facturering kunnen KMO ‘ s zich vandaag de dag niet veroorloven achterop te blijven. Het niet benutten van de voordelen van digitalisering is een ernstige fout. Hedendaagse boekhoudsoftware helpt bedrijven om de workflow te verlichten, de cashflow op de voet te houden en vervelende, repetitieve taken te automatiseren, waardoor de operationele efficiëntie wordt verhoogd.

hoewel de meeste programma ‘ s functies bevatten zoals meldingen van betalingsachterstanden en e-facturatiesjablonen, moeten bedrijven rondkijken, het scala aan mogelijkheden bestuderen en de oplossing vinden die het meest voordelig voor hen is. Overmatig vertrouwen op automatisering wordt echter ook niet aanbevolen, omdat bedrijven best practices proactief moeten implementeren. Dit zal zorgen voor een nauwkeurige boekhouding, consistente facturatie tracking en gezond cash flow management in het algemeen.

met hedendaagse innovaties is het eenvoudiger dan ooit tevoren om betalingen boven water te houden. Naast gespecialiseerde boekhoudplatforms en tools voor het bijhouden van facturen, pleiten sommige betalingsdienstaanbieders ook voor meer zichtbaarheid, waardoor hun zakelijke klanten de betalingsstatussen in real time kunnen volgen, waardoor ze waardevolle informatie krijgen. Het vertrouwde ecosysteem dat hierdoor ontstaat voor bedrijven en hun begunstigden is iets om serieus te overwegen bij het selecteren van een betalingspartner.