A 10-Step Records Management Plan for Your Office
er zijn primaire stappen te volgen om een records management programma voor uw kantoor op te zetten en te onderhouden.
Waarom is dit belangrijk? Het volgen van goede records management praktijken zal u ten goede komen op vele manieren, zoals:
- verbetering van de toegang tot informatie;
- beheersing van de groei van materialen die waardevolle kantoorruimte innemen;
- vermindering van de operationele kosten;
- minimalisering van risico ‘ s voor geschillenbeslechting;
- beschermen van vitale informatie;
- ondersteunen van betere managementbeslissingen; en
- bewaren van bedrijfs – / persoonlijke geschiedenis.
hier is een tienstappenplan voor het beheer van uw administratie.
stap 1. Bepaal wie verantwoordelijk zal zijn en welke middelen nodig zullen zijn
Stel een projectteam op met vertegenwoordigers van alle subeenheden en werkreeksen (niet alleen ondersteunend en administratief personeel) om het project te overzien. Het projectteam moet:
- een netwerk opzetten van “archiefcontacten” met een hoofdpersoon en contactpersonen voor elk kantoor.
- bepaal of alles “in huis” zal worden gedaan of dat hulp van buitenaf (bijv. aannemers) nodig zal zijn.
- Selecteer één kantoor of subeenheid waarin het project wordt gestart. Op basis van de ervaring opgedaan in dit ene kantoor, kunt u de middelen die nodig zijn om andere te doen schatten.
stap 2. Identificeer de documenten die nodig zijn voor het documenteren van de activiteiten en functies van uw kantoor
inventariseer de materialen in uw kantoor. Vergeet niet om lege kantoren, kasten, en andere gebieden waar dingen kunnen zijn “opgeslagen.”
Document, ten minste, waar materialen zich bevinden, hoeveel er is, en het formaat (bv. papier, elektronisch, kaarten, enz.). (Wanneer u een “momentopname” van de omvang van de materialen in uw kantoor hebt, moet u mogelijk teruggaan naar Stap 1 en de beschikbare middelen bekijken om het project te voltooien.)
een inventaris zal u helpen te bepalen welke materialen:
- Records,
- referentiemateriaal (nonrecords),
- persoonlijke documenten (nonrecords),
- Extra kopieën van documenten, publicaties en formulieren (nonrecords).
de inventaris helpt u ook te bepalen welke records onmiddellijk beschikbaar moeten zijn in geval van nood (vitale records)
stap 3. Stel uw Procedures vast (vereisten voor het bijhouden van gegevens)
Nu u weet wat u in uw kantoor hebt, moet het projectteam bepalen:
- indien records worden bewaard in een “gecentraliseerd” gebied, of “gedecentraliseerd” op individuele werkplekken;
- het soort documenten dat in de recordbestanden wordt opgenomen;
- hoe conceptdocumenten, werkdocumenten en samenstellingskopieën worden behandeld.
- die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het archiefexemplaar (beheerder van de archiefbestanden).
- niet-vastgelegd materiaal, zoals gemakskopieën en persoonlijke papieren, moet gescheiden van de gegevens worden bewaard.
stap 4. Vergelijk uw Records met de Records schema ‘s
de volgende stap in het project is om de records geïdentificeerd in uw inventaris met records schema’ s. Archiefschema ‘ s geven informatie over hoe lang de archiefstukken in het kantoor moeten worden bewaard en wat er gebeurt als ze niet langer nodig zijn in het kantoor.
stap 5. Bereid een “Bestandsplan”
Nu u weet welke records U hebt en wat de juiste records schema ‘ s zijn, kunt u beginnen met het organiseren ervan. Bepaal vervolgens of er subcategorieën of submappen zullen zijn en wat ze zullen zijn.
bijvoorbeeld:
rapporten en statistieken
- jaarlijkse activiteitenverslagen
- Personeelsrapporten
- opleiding
- reizen
stap 6 Documenteer uw vereisten en Procedures voor het bijhouden van gegevens
Maak een document, een bestandsplan, op met details over:
- hoe uw records worden georganiseerd en onderhouden,
- wie is verantwoordelijk voor wat,
- wanneer het moet worden gedaan (bijvoorbeeld annual file retirement),
- wat gebeurt er met de records wanneer ze niet meer nodig zijn in het kantoor.
omvat alle beslissingen die u in de stappen 1 tot en met 5 hebt genomen (bijvoorbeeld wat er gebeurt met ontwerpdocumenten).
Stap 7. Bestanden opruimen die de goedgekeurde bewaartermijnen
overschrijden zodra u uw bestandsplan hebt gedocumenteerd, kunt u beginnen met het organiseren van uw bestanden. Ten eerste is het echter een goed idee om zich te ontdoen van die materialen in uw kantoor die niet nodig zijn. Indien geautoriseerd door de records schema, kunt u:
- houd records die niet langer nodig zijn in het kantoor op offsite storage.
- recycleren van materialen die hun goedgekeurde bewaartermijn hebben overschreden. Vergeet niet om materialen met vertrouwelijke of persoonlijke informatie te versnipperen.
stap 8. Organiseer uw Records
nu kunt u beginnen met het implementeren van uw bestandsplan.
- maak eerst mappen klaar en organiseer documenten binnen de mappen.
- Volg de procedures die zijn vastgelegd in uw bestandsplan. Plaats referentiebladen in mappen, indien nodig, om gebruikers te verwijzen naar de locatie van gerelateerde niet-papieren materialen zoals kaarten, tekeningen, videobanden, enz.
- organiseren van elektronische documenten die zich op individuele computer-of lokale netwerkmappen bevinden.
vergeet niet het grootste deel van uw tijd te besteden aan de “missiegerelateerde” dossiers en minder aan administratieve of “huishoudelijke” dossiers zoals routinecorrespondentie.
stap 9. Houd uw gegevens continu bij
zodra alles is georganiseerd, is het belangrijk om het actueel en up-to-date te houden. Zorg ervoor dat:
- Archiveer regelmatig nieuw materiaal (bijv. wekelijks).
- gegevens beschermen die vertrouwelijke informatie bevatten, zoals vertrouwelijke bedrijfsinformatie (CBI) of persoonlijke informatie.
- Stel een uitchecksysteem op (bijvoorbeeld “out” – kaarten) om de locatie van uw records te volgen, zodat u altijd weet waar ze zijn.
- regelmatig inactieve materialen opruimen, meestal aan het einde van het jaar (volgens uw schriftelijke procedures).
- in aanmerking komende records met pensioen laten gaan.
- vervangen of verouderde referentiematerialen verwijderen.
stap 10. Trein, Trein, Trein
Gefeliciteerd! Nu heb je een dossier plan. Je hebt alle onnodige materialen opgeruimd en de benodigde materialen georganiseerd. Je werk is nog niet voorbij! U moet er zeker van zijn dat alle medewerkers (en aannemers) weten over hun administratie verantwoordelijkheden.