11 effectieve Time Management Tips voor drukke Office Managers
Stop me als dit bekend klinkt …
u komt vroeg op kantoor met de bedoeling om de dag te verpletteren en misschien voor een keer op tijd weg te komen. Je plichtsgetrouw maken van uw to-do lijst, en krijgen kraken op de eerste paar items.
maar ongeveer 9:30, de onderbrekingen beginnen te komen – je baas heeft je nodig om een snelle boodschap uit te voeren, een onaangekondigde bezoeker heeft aandacht nodig, uw collega heeft hulp nodig bij het herstarten van haar computer.
het volgende wat je weet is 16:45, en je hebt wonderbaarlijk genoeg meer dingen op je to-do lijst dan toen je begon.De tijd is met name schaars voor kantoormanagers, een groep die steeds meer wordt gevraagd om meer te doen met minder.
dit was een belangrijke bevinding in ons State of the Office Manager report 2018, een eerste in zijn soort studie van honderden Office Managers die bijna 70 verschillende industrieën vertegenwoordigen. Op de vraag om hun belangrijkste uitdagingen te noemen, antwoordden office managers meestal “een intense werklast/niet genoeg tijd” (37,5%).
dit was waar ondanks het feit dat Office Managers meestal lange uren werken. Bijna de helft van de respondenten meldde gemiddeld meer dan 8 uur per dag te werken. 14% stopte 10 uur per dag.
dit gebrek aan tijd is niet zo verwonderlijk als je bedenkt hoe sterk de omvang van de Office Manager is toegenomen in de afgelopen jaren. Office Managers zijn niet alleen belast met administratieve functies, maar met evenementenplanning, culturele ontwikkeling, onboarding en andere taken die traditioneel onder HR, financiën of operations vallen.
(PS – Als u een Office Manager of assistent bent, sluit u hier aan bij onze private FB-Groep. Het is een plek om verbinding te maken, samen te werken en advies te delen over hoe u het brede spectrum van uitdagingen waar u in uw rol voor staat, kunt overwinnen.)
dus voor Kantoormanagers zijn de expert time management vaardigheden een must-have voor iedereen die wil uitblinken in de rol.
dus hebben we deze lijst samengesteld van Office Manager time hacks – beproefde en echte kneepjes van het vak van ‘ s werelds meest doorgewinterde en succesvolle Office Managers. We hebben ze opgesplitst in een paar categorieën om het makkelijker te maken voor u om te vinden wat u nodig hebt – en hopelijk bespaart u een beetje tijd!
de beste manier om de suggesties in dit bericht te maken, te volgen en te controleren is met een productiviteitssoftware zoals monday.
Aan Wie Wil Je Cadeaus Geven?
cliënten & klanten
organisatie & Taakbeheer
een klein deel van uw tijd vooraf investeren in organisatie kan later grote dividenden uitkeren (en u enkele ernstige hoofdpijn besparen).
zelfs als je jezelf goed georganiseerd vindt, zijn hier enkele geavanceerde tips.
Plan uw Week van tevoren
” niet plannen is van plan mislukken.”
als Office Managers is dit meer dan een motiverend citaat – Het is een motto om naar te leven.
ten minste de avond ervoor moet u uw agenda plannen om er zeker van te zijn dat u ‘ s ochtends als eerste de grond raakt.
wilt u nog meer tijd besparen? Plan uw hele week van tevoren.
zonder veel extra inspanning kunt u uw agenda snel bekijken en aanpassen aan het einde van elke werkdag (in plaats van elke avond opnieuw te beginnen).
het maakt het ook gemakkelijker om op een holistische manier te plannen, waarbij uw dagelijkse en wekelijkse activiteiten worden gekoppeld aan doelstellingen op langere termijn. Dat komt omdat dagelijkse planning de neiging heeft om je gefocust op de bomen te houden, terwijl wekelijkse planning je in staat stelt om je hoofd omhoog te doen en het hele bos te zien.
vrijdagmiddag of zondagavond is meestal de beste tijd voor wekelijkse planning, wanneer u niet wordt afgeleid door inkomende e-mails.Cruciale resultaten is een systeem dat Snacknation CEO Sean Kelly ontwikkelde in de begindagen van zijn ondernemersreis als een manier om op zijn taak te blijven toen hij en zijn zakenpartners probeerden om grote dingen op hun eigen manier te bereiken (dat wil zeggen, met niemand anders dan zichzelf die hen verantwoordelijk houdt).
de praktijk diende hem zo goed dat hij hield het op SnackNation, waar het hielp vormgeven van de cultuur van de groei en radicale verantwoording van het bedrijf.
het werkt als volgt:
cruciale resultaten splitst deze grote kwartaal-of jaardoelen op in wekelijkse en dagelijkse taken, zodat u uw tijd spendeert aan high leverage-activiteiten die uw doelen vooruit zullen helpen. Door het ontwerp, uw dag-tot-dag altijd tracks terug naar die grotere doelen.
cruciale resultaten hebben ook een minder voor de hand liggend voordeel. Weet je nog dat je gespecificeerde to-do lijst 50 regels lang is? Dat krijg je nooit in één dag gedaan, wat betekent dat je de dag altijd zult eindigen met het gevoel dat je gefaald hebt om alles gedaan te krijgen.
zelfs als je 10 dagelijkse to-do ‘ s hebt, krijg je er op een goede dag misschien zeven gedaan.
en echt – dat is een grote prestatie! Je hebt zeven belangrijke dingen verpletterd. Maar omdat je tien items op je lijst had, heb je nog steeds het gevoel dat je niet hebt afgemaakt wat je wilde bereiken.
door je te concentreren op slechts drie dagelijkse taken, eindig je elke dag met de tevredenheid dat je je drie hoogste hefboomactiviteiten hebt voltooid.
hier is een meer diepgaande uitleg van hoe het Crucial Results systeem werkt, samen met een spreadsheet template die u kunt downloaden voor u en uw team.
gebruik een Daily Docket stijl notitieblok
deze tip komt van om extraordinaire Windi uit Indiana:
“van een traditionele to do list naar een daily docket notepad is enorm behulpzaam voor mij geweest.”
met de Daily Docket kunt u niet alleen uw hele dag op één pagina zien, maar ook afspraken, boodschappen, taken en notities scheiden om alles georganiseerd te houden. Het is eenvoudig, maar toch effectief.
Windi gaat akkoord:
“ik vind het leuk dat het me helpt prioriteiten te stellen taken en items en herinneringen te volgen voor de persoon en commissies die ik steun.”
ze adviseert dit daily docket pad van InkWell Press.
Taakbeheersoftware
wilt u papierloos worden? Task management software zoals monday en Hive zijn twee zeer populaire digitale taak en project management software die het bijhouden van de vooruitgang op essentiële taken een briesje kan maken.
Heather, een Office Manager Uit Los Angeles, gaat verder:
“maandag is handig voor het organiseren van taken voor dagen / weken / maanden etc. Hive is amaaazing voor het organiseren van mijn grote conferenties/evenementen. Beide tools kunnen ook worden gebruikt met andere mensen in uw team, als een samenwerkingstool.”
Elimineer afleiding
we zijn dol op een gezegde hier bij SnackNation: als je snel wilt gaan, moet je de e-brake loslaten voordat je op het gas kunt stappen.
met andere woorden, je kunt geen hoge prestaties verwachten zonder eerst de dingen te elimineren die je tegenhouden.
als het om productiviteit gaat, betekent dit het elimineren van afleidingen. Hier is hoe je de afleiding die uw tijd doden elke dag te minimaliseren.
gebruik een ticketsysteem voor inkomende aanvragen
een van de grootste uitdagingen voor Office Managers is dat teamleden uit de hele organisatie vaak naar u toe komen om hun problemen op te lossen. Niet alleen kan het moeilijk zijn om al deze inkomende verzoeken te volgen, maar deze constante onderbrekingen ook voorkomen dat u van het krijgen van de belangrijke dingen gedaan.
een ticketing systeem helpt ervoor te zorgen dat er niets door de mazen glipt, terwijl je teamgenoten ook in staat worden gesteld om hun verzoek te loggen tijdens het onderbreken van je workflow.
Office Manager Norah is een fan van het gebruik van ZenDesk voor dit doel.
“Ik heb ZenDesk ingesteld zodat mensen me een e-mail kunnen sturen naar een speciaal e-mailadres op kantoor en het maakt een ticket aan in ZenDesk,” legt ze uit. “Op deze manier kan ik mijn tickets beheren en ze als compleet markeren als ze klaar zijn!”
als ZenDesk geen optie is bij uw bedrijf, dan is hier een doe-het-zelf-oplossing van om Megan.
“ik heb dat ik hou op een netwerk dat ik update.
wanneer iemand mij een e-mail stuurt met de vraag om iets te doen, zal ik het op die lijst zetten. Ik heb het opgezet als de taken die ik heb.
bovenaan heb ik taken die in de wacht staan. Ik heb terugkerende taken, wat de status ervan is, wat de taak is, wat de status ervan is, wanneer de vervaldata zijn, wie verantwoordelijk is, aan wie het moet worden voorgelegd, en dan heb ik taken die in behandeling zijn. Alles is gedateerd.
elke week maak ik een nieuw blad zodat ik terug kan gaan door oude.
het is gewoon een kwestie van ijverig zijn en het bijwerken. Wat ik ook doe is dat ik het e-mailverzoek afdruk met een e-mail en Ik zal die stapel papier van dingen te doen houden. Dan vergelijk ik het met mijn lijst om er zeker van te zijn dat het erop staat en klaar is.”
Megan was genereus genoeg om een Excel-sjabloon te bieden die je kunt gebruiken om haar systeem zelf uit te proberen. U kunt het sjabloon hier downloaden.
uw telefoon op grijswaarden instellen
ooit afgevraagd waarom die kleine kennisgeving stippen op al uw apps zijn rood? Het is geen toeval.
App makers hebben onophoudelijk Getest hun ontwerpen, en weten dat een rode stip met een nummer in het is bijna onmogelijk voor ons om te weerstaan controle. In hun poging om de betrokkenheid met hun apps te maximaliseren, hebben ze uw smartphone effectief veranderd in ‘ s werelds meest efficiënte afleidingsmachine.
het goede nieuws is dat er een makkelijke manier is om het te bestrijden – stel je telefoon in op grijswaarden.
er gebeurt iets grappigs als dat kleine notificatienummer op je Instagram-app grijs is in plaats van helder rood. Je bent plotseling veel minder geneigd om uit te vinden wie heeft gereageerd op uw laatste bericht.
hier is hoe het te doen voor de iPhone.
gebruik de Pomodoro-methode
multitasking. We zijn er allemaal slecht in.
onze hersenen zijn gewoon niet opgezet om meer dan één complexe taken op hoog niveau uit te voeren. (Het is wetenschap.)
de Pomodoro methode is een time management techniek die u helpt bij het vastleggen van één taak voor een beheersbare hoeveelheid tijd-25 minuten. Studies hebben aangetoond dat de meeste mensen zich slechts kunnen concentreren op één taak met een hoog prestatieniveau gedurende gemiddeld 45-50 minuten.
Ga naar tomato-timer.com en probeer het zelf.
afleidingen plannen
laten we eerlijk zijn, het is onrealistisch om te denken dat je nooit je telefoon opneemt om sociale media te controleren, of je favoriete nieuwssite, of die inkomende tekst van je moeder.
stel uzelf niet teleur door onrealistische verwachtingen voor uzelf te stellen. In plaats daarvan, schema tijd om te genieten van minder dan productieve activiteiten een of twee keer de hele dag, voor tien of vijftien minuten per keer.
wanneer we schema zeggen, bedoelen we eigenlijk “kijk naar sociale media” in uw agenda. Het toestaan van jezelf uw favoriete afleiding nu en dan zal het minder verleidelijk en helpen houden u op taak voor het grootste deel van uw dag.
communicatie
ik heb onlangs deelgenomen aan een interview met Seth Epstein, een van de top creatieve leiders in Los Angeles, en hij zei iets dat echt een snaar raakte – zowat elk probleem in het leven of het bedrijfsleven kan worden opgelost met betere communicatie.
de problemen waarmee Office Managers worden geconfronteerd, vormen meestal geen uitzondering. Veel van de uitdagingen die systemisch of zelfs onoplosbaar aanvoelen, kunnen vaak worden verholpen met betere communicatie. Hier zijn enkele communicatie tips om uw leven gemakkelijker te maken en bespaart u tijd op de lange termijn.
gebruik Slack voor interne communicatie
Interne messaging apps hebben een aantal duidelijke voordelen ten opzichte van e-mail voor interne communicatie, waaronder gebruiksgemak, grotere transparantie en integratie met tal van apps van derden. Ze zijn een geweldige manier om te elimineren informatie silo ‘ s die e-mail de neiging om te creëren.
Office Manager Norah beveelt Slack aan:
“we gebruiken Slack zwaar, en het is geweldig voor snelle communicatie en het delegeren van taken.”
streven naar duidelijkheid
het lijkt misschien gezond verstand, maar we hoorden dit keer op keer van Office Managers – zorg ervoor dat verwachtingen en resultaten duidelijk zijn vanaf het begin. Het bespaart u tonnen tijd op de lange termijn.
het is echt zo simpel als vragen stellen wanneer iets niet helemaal duidelijk is.
een ander groot gezegde: problemen worden niet beter met de leeftijd. Als een project overweldigend begint te voelen, ontspoort, of gewoon niet werkt, doe er dan eerder vroeger dan later iets aan.
het bespaart u op de lange termijn altijd tijd om iets eerder dan later met uw baas te bespreken.
zeg gewoon nee
hoe vaak wordt u per dag onderbroken door iemand in uw organisatie die op dit moment hulp nodig heeft? Hoe vaak stoppen ze om te overwegen dat je misschien aan iets belangrijks werkt?
ik durf te wedden dat die antwoorden “veel” en “nooit” zijn.”
dit soort onderbrekingen zijn waarschijnlijk de meest voorkomende manier waarop Office Managers van het spoor worden gegooid en uiteindelijk tijd verspillen aan het heroriënteren.
het kan verleidelijk zijn om een “ja” man of vrouw te zijn, en instinctief ja te zeggen tegen alles, maar nee zeggen tegen verzoeken die niet bijdragen aan missiekritische doelen is een absolute noodzaak – en kan een levensredder zijn als het gaat om het beheren van tijd.
Gratis Bonus: ontvang een PDF-versie van het State of the Office Manager rapport 2018. We hebben 572 Office Managers ondervraagd om 10 afhaalrestaurants te ontdekken die u kunt gebruiken om uw doelen te bereiken en uitdagingen te overwinnen. Plus leer wat andere Office Managers worden betaald (en hoe u meer kunt verdienen)!