Hvordan holde oversikt over betalinger og fakturaer

Hvordan holde oversikt over betalinger og fakturaer

Regnskap, fakturering og sporing av betalinger er store bekymringer For Små Og Mellomstore Bedrifter, hvis kontantstrømstyring og økonomisk helse har stor nytte av å sette de riktige systemene på plass. Vi undersøker faktorer å vurdere når du velger regnskap programvare, samt beste praksis å implementere for å holde på toppen av betalinger og fakturaer.

Regnskapsprosesser og kontantstrømstyring er ikke hva de en gang var. Digital transformasjon og praktiske innovasjoner har betydd at oppgaven med å spore betalinger og utstede fakturaer i stor grad er digitalisert for mange små bedrifter, med all den bekvemmeligheten dette gir.

men mens digitalisering betyr at små og mellomstore bedrifter (Smb) kan håndtere sine inn-og utganger med større letthet, er dette ingen unnskyldning for selvtilfredshet. Å holde seg på toppen av betalinger og fakturaer er avgjørende for suksess for enhver bedrift, da det bidrar til å sikre sunn kontantstrøm og forbedret økonomisk prognose. Med moderne regnskapsprogrammer og betalingssporingsfunksjoner kan bedrifter dra nytte av større synlighet enn noen gang før, noe som kan forbedre alt fra driftseffektivitet til leverandørforhold.

men når det gjelder å velge riktig måte å spore betalinger og behandle kontantstrøm, finner noen bedrifter det vanskelig å identifisere tjenesteleverandøren som passer best til deres behov. Vi tar en titt på kriteriene for å huske på når du velger en regnskapsløsning, samt beste praksis for å implementere for å sikre fornuftig kontantstrømstyring, tilsyn og fakturasporing.

Betalinger, fakturering og regnskap i dag

mens elektroniske betalinger nå regnes som normen, fortsetter mange Små Og Mellomstore bedrifter å handle på mer tradisjonelle måter. For tech, eller tech-tilstøtende, selskaper, gjør sjekk-baserte betalinger eller sende papir fakturaer synes desidert utdatert. For noen forblir de imidlertid vanlige, med varierende grad av prevalens fra land til land. Mens Frankrike skal bli ENDA EN EU-nasjon for å fullstendig fase UT b2b-papirfakturering innen 2025, forblir Det allestedsnærværende i enkelte deler av verden. Papirsjekker opprettholder også en betydelig tilstedeværelse i enkelte territorier, for Eksempel Usa, hvor så mange som 42% AV b2b-betalinger ble gjort med sjekk i 2019.

for innkommende klientbetalinger består sjekkbaserte transaksjoner tradisjonelt av å utstede en faktura, og deretter vente på kundens sjekk for å rydde, med liten eller ingen synlighet underveis. I de lengste tilfellene, sjekker ikke engang klart før den påfølgende regnskapsperioden, som kan komplisere avstemming og føre til avvik. Derimot er den praktiske naturen til elektroniske betalinger en stor fordel for alle interessenter, og til tross for asymmetrisk forsinkelse i e-betalinger og e-fakturering, fortsetter digitaliseringen. Faktisk har dette fenomenet bare intensivert Med Covid – 19-pandemien og dens ettervirkninger.

Moderne regnskapsprogrammer har også blitt formet av digital transformasjon. Etter hvert som en bedrift vokser, blir kontantstrømstyringen stadig mer kompleks, og det kan være vanskelig å holde styr på. Catering til dette behovet for forenkling, en rekke brukervennlige regnskapsplattformer nå vie for bedriftseiere oppmerksomhet, lovende å i stor grad forenkle deres betalingsoperasjoner og bokføring innsats gjennom funksjoner som:

• Automatiserte gjentakende fakturaer.
• Ensartede e-fakturamaler.
• Varsler for sen klientbetalinger.
• Resultatrapportering.

dette er bare noen av det praktiske som har gjort moderne regnskapsløsninger en viktig ressurs for selv de minste bedrifter. Med et vell av alternativer å velge mellom, men hva Bør Smb se etter når du velger en for dem?

hvordan velge den beste regnskapsprogramvaren

mens automatisering av visse prosesser reduserer arbeidsflytbelastningen for de som håndterer kontoer, krever sporing av fakturaer og betalinger fortsatt fast oppmerksomhet og laserskarp nøyaktighet. Selvfølgelig er ikke alle plattformer og tjenester skapt like, med noen som tilbyr flere funksjoner enn andre. Dette etterlater bedriftseiere prøver å finne ut hvilken tjeneste eller plattform for å velge, i samsvar med sin egen virksomhet krav.

Grovt sett er Det En rekke egenskaper å huske på når du velger regnskapsprogramvare, selv om disse i stor grad avhenger av størrelsen på virksomheten og budsjettet tildelt.

Bedriftseiere bør stille seg følgende spørsmål når de lager en shortlist:

er det skybasert?

• den valgte regnskapsprogramvaren skal være eksternt tilgjengelig.
• bruk av programvare lastet ned og lagret på en stasjonær pc er upraktisk, restriktiv og begrenser brukervennligheten.
• nylige utviklinger har fremhevet behovet for å få tilgang til viktige systemer eksternt og til enhver tid. Regnskap er ikke noe unntak fra denne regelen.

er det flerbruker tilgjengelig?

• de fleste regnskapsløsninger i dag tilbyr muligheten for å tillate flere brukere tilgang.
• i større virksomheter er det nyttig å gi tilgang til ansatte utenfor regnskapsavdelingen, og gi dem ansvaret for å sende inn egne utgifter og sende inn fakturaer.
• dette frigjør båndbredde for de i kontoer, slik at de kan fokusere på mer presserende saker.
• Konfigurering av slik tilgang er imidlertid viktig. Ikke alle brukere bør ha de samme rettighetene, da noe informasjon er sensitiv og bør forbli bevoktet.

passer prisstrukturen til dine forretningsbehov?

• de fleste moderne regnskapsplattformer tilbyr en lagdelt prisstruktur, med forskjellige planer og funksjoner, fra «basic» og «intermediary» til «premium» og «advanced». Det er viktig å vurdere planen som best passer dine forretningsbehov.
• Større selskaper vil sannsynligvis trenge mer omfattende planer, men de bør nøye undersøke funksjonene som følger med ekstra utgifter. Hvis det er store begrensninger på flerbrukertilgang med basic-abonnementet, kan det for eksempel være lurt å gå videre til nivået ovenfor.

Hvilke funksjoner tilbyr den?

• antall funksjoner som tilbys og deres praktiske anvendelser for din bedrift er avgjørende hensyn. Hver funksjons virkelige pay-off bør være berettiget.
• Vurder følgende:
  * genererer plattformen automatisk gjentatte fakturaer?
  * kategoriserer det sømløst utgifter?
• Dette er bare noen faktorer å ta hensyn til.

Hvor sikkert er det?

• Lagring av sensitive økonomiske data krever årvåkenhet.
• Bedrifter bør undersøke hvilke typer brannmurer og kryptering tjenesten bruker.
• en god regnskapsplattform vil gjøre denne informasjonen lett tilgjengelig.

er det kostnadseffektivt?

• Kostnadseffektiv er ikke et spørsmål om billig eller dyrt.
• når du velger et regnskapsprogram, må bedrifter veie opp funksjonene som tilbys og vurdere om de vil gi ekte, daglig driftsfordel.
• tilsvarer de ulike funksjonalitetene ekte tids-og til slutt kostnadsbesparelser? Gir økt effektivitet avkastning på investeringen?

Beste praksis for betaling og fakturering

Når du har valgt programvaren som passer for din bedrift og blir vant til de ulike funksjonene, blir den daglige betalingsoperasjonen enklere. Når det er sagt, er det verdt å implementere en rekke beste praksis som skal følges av regnskapspersonell, eller faktisk alle som engasjerer seg i regnskaps-eller fakturabehandling i virksomheten.

for innkommende betalinger:

Oppfølging av sene klientbetalinger

• selv om din valgte regnskapsplattform kan sende automatiske påminnelser, eller til og med e-post, når en betaling er sen, anbefales det å følge opp direkte hvis du ønsker å sikre en rettidig løsning og opprettholde gode relasjoner.
• hvis du blir varslet om at en klientbetaling er forsinket, må du ringe for å undersøke hvorfor den ikke er gjort eller behandlet. I de fleste tilfeller vil det være en logisk forklaring, for eksempel en enkel utelatelse fra klientens side. I disse tilfellene vil de sette pris på påminnelsen.
• Følg opp med en e-post, fest fakturaen på nytt slik at de ikke trenger å tråle gjennom gamle meldinger.

Sørg for at alle detaljer er klare og nøyaktige

• når du genererer fakturaer gjennom regnskapsprogrammet, må du sørge for at du fyller ut alle relevante felt. Emnet for fakturaen bør også være tydelig for begge parter på et øyeblikk.
• Sørg for at betalingsdetaljer holdes oppdatert og tydelig skiltet, og gjør nødvendige endringer for automatisk genererte gjentakende fakturaer hvis detaljene dine er endret.
• enhver troverdig regnskapsplattform vil automatisk tildele riktig nummer til hver ny faktura, men kontroller at betalingsfristen er tydelig synlig. Klarhet er viktig for å unngå forsinkelser.

Kjøre rapporter, observere mønstre, revurdere finansielle strategier

• Mange regnskapsprogrammer kan generere resultatrapporter ved hjelp av data integrert. Dette sammenligner betalte og ubetalte fakturaer, og viser deg en nettoresultat som lar deg vurdere tilstanden til kontantstrømmen din.
• over tid kan mønstre dukke opp, slik at du også kan se hvilke klienter som er serielle senbetalere. Dette kan kreve en endring i betalingsbetingelsene.
• på mellomlang sikt vil rapporter og analyser hjelpe deg med å utføre bedre kontantstrømprognoser og forbedre fremtidige økonomiske strategier.

for utgående betalinger:

Dokument og kategoriser

• Utnytt regnskapsprogramvaren for å få en detaljert oversikt over betalingene du skylder og holde oversikt over utgående betalinger på et eget regneark eller innebygd tilsvarende.
• ved hjelp av et intuitivt dashbord kan du merke etter betalingstype, angi betalinger gjort via bedriftens nåværende konto eller kredittkort, markere forfallsdatoer og understreke betalingstider.
• jo mer detaljert oversikten er, desto større synlighet vil du ha over vanlige kostnader og utgifter.

bruk et fakturahåndteringssystem

• dette kan komme som en del av ditt valgte regnskapsprogram eller det kan være separat. Det gjør det mulig for bedrifter å bedre håndtere fakturaer fra leverandører og leverandører.
• når de mottas, matches hver faktura til den tilsvarende bestillingen, og med mindre de er flagget av en eller annen grunn, blir de automatisk betalt.
• prosessautomatisering og effektivisering av denne typen forbedrer driftseffektiviteten, mens de økte analysefunksjonene som tilbys, gir nyttig innsikt for ledelsen.

Velg EN PSP som legger vekt på synlighet

• med noen betalingstjenesteleverandører (Psp-er) kan synlighet over betalingene du gjør mangle. Behandling av mellomstore banker kan bety at elektroniske betalinger tar lengre tid enn forventet, med liten synlighet over betalingsreisen.
• Noen Psp-Er gir større åpenhet ved å angi betalingsstatuser i sanntid, slik at bedrifter kan kommunisere tydelig med kreditorer og leverandører over eventuelle logjams.

når det gjelder regnskapsprosesser og fakturering, Har Smb i dag ikke råd til å bli etterlatt. Å ikke utnytte fordelene med digitalisering er en alvorlig feil. Moderne regnskap programvare hjelper bedrifter lindre arbeidsflyt belastning, holde på toppen av kontantstrøm og automatisere kjedelige, repeterende oppgaver, og dermed øke driftseffektivitet.

mens de fleste programmer inkluderer funksjoner som sen betalingsvarsler og e-fakturamaler, må bedrifter shoppe rundt, studere mulighetene som tilbys og identifisere løsningen som er mest gunstig for dem. Over-reliance på automatisering er ikke anbefalt heller, men som bedrifter trenger å proaktivt implementere beste praksis. Dette vil sikre nøyaktig bokføring, konsekvent fakturasporing og sunn kontantstrømstyring generelt.

med moderne innovasjoner, holde på toppen av betalinger er enklere enn noen gang før. Utover spesialiserte regnskapsplattformer og fakturasporingsverktøy, er noen Psp-Er også forkjempere for større synlighet, slik at bedriftskunder kan spore betalingsstatuser i sanntid, og dermed utstyre dem med verdifull informasjon. Det pålitelige økosystemet dette skaper for bedrifter og deres begunstigede er noe å vurdere seriøst når du velger en betalingspartner.