사무실에 대한 10 단계 레코드 관리 계획

사무실에 대한 10 단계 레코드 관리 계획

사무실에 대한 레코드 관리 프로그램을 설정하고 유지하기 위해 따라야 할 기본 단계가 있습니다.

왜 이것이 중요한가? 다음과 같은 여러 가지 방법으로 당신을 도움이 됩니다 좋은 기록 관리 관행:

• 정보 접근 개선,
• 귀중 한 사무실 공간을 차지 하는 자료의 성장 제어,
• 운영 비용 절감,
• 소송 위험 최소화;
• 중요 정보 보호,
• 더 나은 경영 의사 결정 지원,그리고
• 회사/개인 기록 보존.

다음은 사무실에 대한 10 단계 레코드 관리 계획입니다.

단계 1. 누가 책임을 질 것이며 어떤 자원이 필요한지 결정

프로젝트를 감독하기 위해 모든 하위 단위 및 직무 시리즈(지원 및 사무 직원뿐만 아니라)의 대표와 함께 프로젝트 팀을 구성하십시오. 프로젝트 팀은:

• 각 사무실의 리드 담당자 및 연락 담당자와”레코드 연락 담당자”네트워크를 설정합니다.
• 모든 것이”집에서”수행되는지 또는 외부 도움(예:계약자)이 필요한지 결정하십시오.
• 프로젝트를 시작할 사무실 또는 하위 단위 하나를 선택합니다. 이 한 사무실에서 얻은 경험을 바탕으로 다른 작업을 수행하는 데 필요한 리소스를 추정 할 수 있습니다.

단계 2. 사무실의 활동 및 기능을 문서화하는 데 필요한 기록 식별

사무실의 자재 인벤토리를 수행합니다. 빈 사무실,옷장 및 물건이”은닉 된 다른 영역을 포함하는 것을 잊지 마십시오.”

문서,최소한,자료의 위치,얼마나,및 형식(예를 들어,종이,전자,지도,등등.). (사무실에 자료 범위의”스냅 샷”이 있으면 1 단계로 돌아가서 프로젝트를 완료하는 데 사용할 수있는 리소스를 검토해야 할 수도 있습니다.

인벤토리는 어떤 자료가 있는지 식별하는 데 도움이됩니다.:

• 기록,
• 참고 자료(비 기록),
• 개인 논문(비 기록),
• 문서,간행물 및 양식(비 기록)의 추가 사본.

또한 인벤토리는 비상시 즉시 사용할 수 있어야 하는 레코드를 식별하는 데 도움이 됩니다(중요 레코드)

3 단계. 절차 수립(기록 관리 요구 사항)

이제 사무실에 무엇이 있는지 알고 있으므로 프로젝트 팀에서 다음을 결정해야 합니다:

• 레코드가 개별 워크 스테이션에서”중앙 집중식”영역 또는”분산”에 보관 될 경우,
• 레코드 파일에 포함 된 문서의 유형,
• 초안 문서,작업 서류 및 동의 사본을 처리하는 방법.
• 기록 사본 유지 관리 책임자(기록 보관인).
• 편의 사본 및 개인 서류와 같은 비 기록 자료는 기록과 별도로 유지되어야합니다.

단계 4. 레코드 스케줄에 레코드 일치

프로젝트의 다음 단계는 인벤토리에 식별된 레코드를 레코드 스케줄과 일치시키는 것입니다. 레코드 일정은 레코드가 사무실에 보관되는 기간과 사무실에서 더 이상 필요하지 않을 때 어떤 일이 발생하는지에 대한 정보를 제공합니다.

단계 5. “파일 계획”준비

이제 어떤 레코드가 있고 적절한 레코드 일정이 무엇인지 알았으므로 해당 레코드의 구성을 시작할 수 있습니다. 그런 다음 하위 범주 또는 하위 폴더 및 하위 폴더가 있는지 확인합니다.

예:

보고서 및 통계

• 연간 활동 보고서
• 인사 보고서
  • 교육
  • 여행

6 단계. 기록 관리 요건 및 절차 문서화

문서 준비,파일 계획,세부 정보 제공:

• 레코드의 구성 및 유지 관리 방법,
• 작업 책임자,
• 작업을 수행해야 할 때(예:연간 파일 사용 중지),
• 사무실에서 더 이상 필요하지 않을 때 레코드에 어떤 일이 발생합니까?

1 단계부터 5 단계까지의 모든 결정(예:문서 초안에 어떤 일이 발생하는지)을 포함합니다.

단계 7. 승인된 보존 기간을 초과하는 레코드 정리

파일 계획을 문서화하면 레코드 구성을 시작할 수 있습니다. 그러나 첫째,,그것은 필요 하지 않은 사무실에서 그 자료를 제거 하는 것이 좋습니다. 기록 계획에 의해 허가하는 경우에,당신은 할 수 있습니다:

• 사무실에서 더 이상 필요하지 않은 레코드를 오프사이트 저장소에 사용 중지합니다.
• 승인된 보존 기간을 경과한 자재를 재활용하십시오. 기밀 또는 개인 정보가 포함 된 자료를 파쇄해야합니다.

단계 8. 기록 정리

이제 파일 계획 구현을 시작할 수 있습니다.

• 먼저 폴더를 준비하고 폴더 내에서 문서를 구성합니다.
• 파일 계획에 설정된 절차를 따르십시오. 지도,그림,비디오 테이프 등과 같은 관련 종이가 아닌 자료의 위치를 사용자에게 참조하기 위해 필요한 경우 폴더에 참조 시트를 배치하십시오.
• 개별 컴퓨터 또는 로컬 네트워크 디렉터리에 있는 전자 문서를 구성합니다.

대부분의 시간을”선교 관련”기록에 쓰고 일상적인 서신과 같은 관리 또는”가사”기록에 덜 쓰는 것을 잊지 마십시오.

단계 9. 모든 것이 정리되면,모든 것을 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다. 반드시:

• 새로운 자료를 정기적으로 제출하십시오(예:매주).
• 기밀 비즈니스 정보 또는 개인 정보와 같은 기밀 정보가 포함된 기록을 보호하십시오.
• 체크 아웃 시스템(예:”아웃”카드)을 설정하여 레코드의 위치를 추적하여 레코드가 어디에 있는지 항상 알 수 있습니다.
• 일반적으로 연말에 정기적으로 비활성 물질을 청소하십시오(서면 절차에 따라).
• 자격 있는 레코드를 폐기합니다.
• 대체되거나 사용되지 않는 참고 자료를 청소하십시오.

단계 10. 기차,기차,기차

축하합니다! 이제 파일 계획이 있습니다. 불필요한 자료를 모두 정리하고 필요한 자료를 정리했습니다. 당신의 직업은 아직 끝나지 않았습니다! 모든 직원(및 계약자)이 기록 보관 책임에 대해 알고 있는지 확인해야합니다.