11 hatékony időgazdálkodási tipp az elfoglalt irodavezetők számára
állíts meg, ha ez Ismerősen hangzik…
Korán érkezel az irodába azzal a szándékkal, hogy összetörd a napot, és talán egyszer időben kiszállsz. Kötelességtudóan készítsd el a teendők listáját, és repedj az első néhány elemre.
de 9 körül:30, a megszakítások jönnek-a főnökének szüksége van egy gyors ügyintézésre, egy be nem jelentett látogatónak figyelmet kell fordítania, munkatársának segítségre van szüksége a számítógép újraindításához.
a következő dolog, amit tudsz, hogy 4:45 pm, és csodálatos módon több dolog van a teendők listáján, mint amikor elkezdted.
az idő különösen kevés az irodavezetők számára, egy olyan csoport számára, amelyet egyre inkább arra kérnek, hogy kevesebbel tegyen többet.
ez volt a legfontosabb megállapítás a 2018-as State of the Office Manager jelentésben, amely az első ilyen jellegű tanulmány több száz Irodavezetőről, akik közel 70 különböző iparágat képviselnek. Arra a kérdésre, hogy nevezzék meg a legfontosabb kihívásokat, az irodavezetők leggyakrabban azt válaszolták: “intenzív munkaterhelés/nincs elég idő” (37,5%).
ez annak ellenére igaz volt, hogy az irodavezetők általában hosszú órákat dolgoznak. A válaszadók közel fele számolt be arról, hogy átlagosan napi 8 óránál többet dolgozik. 14% – uk 10 órát töltött napokkal.
ez az időhiány nem annyira meglepő, ha figyelembe vesszük, hogy az Irodavezető köre mennyivel nőtt az elmúlt években. Az irodavezetők feladata nem csak az adminisztratív funkciók, hanem az eseménytervezés, a kulturális fejlesztés, az onboarding és más feladatok, amelyek hagyományosan a HR, a pénzügyek vagy a műveletek alá tartoznak.
(PS – ha irodavezető vagy asszisztens, csatlakozzon privát FB csoportunkhoz itt. Ez egy olyan hely, ahol kapcsolatba léphet, együttműködhet és tanácsokat oszthat meg arról, hogyan lehet legyőzni a kihívások széles spektrumát, amelyekkel a szerepében szembesül.)
tehát az irodavezetők számára a szakértői időgazdálkodási készségek elengedhetetlenek mindazok számára, akik kiemelkedni akarnak a szerepben.
tehát összeállítottuk az Office Manager time hacks listáját – a világ legtapasztaltabb és legsikeresebb Irodavezetőinek kipróbált és valódi trükkjeit. Néhány kategóriába soroltuk őket, hogy könnyebben megtalálhassa, amire szüksége van-és remélhetőleg egy kis időt takaríthat meg!
az ebben a bejegyzésben szereplő javaslatok létrehozásának, nyomon követésének és figyelemmel kísérésének legjobb módja egy olyan termelékenységi szoftver, mint a hétfő.
Kinek Szeretnél Ajándékot Adni?
ügyfelek & CustomersEmployees
szervezet & feladatkezelés
ha idejének egy kis részét előre befekteti a szervezetbe, később jelentős osztalékot fizethet (és komoly fejfájást takaríthat meg).
még akkor is, ha elég szervezettnek tartja magát, íme néhány speciális tipp.
ütemezze előre a hetet
“a terv elmulasztása kudarcot tervez.”
irodavezetőként ez több, mint egy motivációs idézet – ez egy mottó, amellyel élni kell.
legalább meg kell terveznie a naptárát az előző este, hogy megbizonyosodjon arról, hogy reggel először fut a földre.
szeretne még több időt megtakarítani? Tervezze meg előre az egész hetet.
anélkül, hogy sok extra erőfeszítést, heti tervezés lehetővé teszi, hogy gyorsan pillantást, és csípés a naptár végén minden munkanap (ahelyett, hogy a semmiből minden este).
megkönnyíti a holisztikus tervezést is, összekapcsolva a napi és heti tevékenységeket a hosszabb távú célokkal. Ez azért van, mert a napi tervezés általában a fákra összpontosít, míg a heti tervezés lehetővé teszi, hogy felemelje a fejét, és megnézze az egész erdőt.
a péntek délután vagy a vasárnap este általában a legjobb idő a heti tervezéshez, amikor a bejövő e-mailek nem vonják el a figyelmét.
fontossági sorrend a kritikus eredményekkel
a Crucial Results egy olyan rendszer, amelyet Sean Kelly, a SnackNation vezérigazgatója fejlesztett ki vállalkozói útjának első napjaiban, hogy maradjon a feladaton, amikor ő és üzleti partnerei nagy dolgokat próbáltak elérni önmagukban (azaz senki, csak maguk tartják őket elszámoltathatónak).
a gyakorlat olyan jól szolgálta őt, hogy a SnackNation-ben tartotta, ahol segített a vállalat növekedési kultúrájának és radikális elszámoltathatóságának kialakításában.
ez így működik:
a Crucial Results ezeket a nagy negyedéves vagy éves célokat heti és napi feladatokra bontja, hogy időt töltsön magas tőkeáttételi tevékenységekkel, amelyek előre mozdítják a célokat. A tervezés, a napról-napra mindig nyomon követi azokat a nagyobb célokat.
a döntő eredményeknek kevésbé nyilvánvaló előnye is van. Tudod, hogy a tételes teendők listája 50 sor hosszú? Soha nem fogod ezt megtenni egy nap alatt, ami azt jelenti, hogy mindig úgy fogod befejezni a napot, mintha nem sikerült mindent megtenned.
még akkor is, ha napi 10 tennivalója van, egy jó napon hétet elvégezhet.
és tényleg-ez egy nagy teljesítmény! Hét fontos dolgot tört össze. De mivel tíz elem volt a listáján, még mindig úgy érzi, hogy nem fejezte be azt, amit kitűzött.
ha csak három napi feladatra összpontosít, akkor minden nap azzal az elégedettséggel fejezi be, hogy tudta, hogy befejezte a három legmagasabb tőkeáttételi tevékenységet.
itt egy részletesebb magyarázat arról, hogyan működik a döntő Eredményrendszer, valamint egy táblázatsablon, amelyet letölthet Önnek és csapatának.
használjon napi Jegyzettömb stílusú jegyzettömböt
ez a tipp az indiana-i om extraordinaire Windi-től származik:
“a hagyományos tennivalók listájáról a napi jegyzettömbre való áttérés rendkívül hasznos volt számomra.”
a Daily Docket nem csak lehetővé teszi, hogy az egész napot egy oldalon láthassa, hanem elválasztja a találkozókat, megbízásokat, feladatokat és jegyzeteket is, hogy minden rendben legyen. Egyszerű, mégis hatékony.
Windi egyetért:
“szeretem, hogy segít nekem a feladatok rangsorolásában, valamint az elemek és emlékeztetők nyomon követésében az általam támogatott személy és bizottságok számára.”
azt javasolja, hogy ez a napi docket pad InkWell Press.
Feladatkezelő szoftver
szeretne papír nélkül menni? Az olyan Feladatkezelő szoftverek, mint a monday és a Hive, két rendkívül népszerű digitális feladat-és projektmenedzsment szoftver, amelyek könnyedén nyomon követhetik az alapvető feladatok előrehaladását.
Heather, egy Los Angeles-i irodavezető, kidolgozza:
“a hétfő hasznos a feladatok megszervezéséhez napokra / hetekre / hónapokra stb. Hive amaaazing a szervező én nagy Konferenciák/Események. Mindkét eszköz használható a csapat többi tagjával is, együttműködési eszközként.”
szüntesse meg a zavaró tényezőket
szeretjük a SnackNation mondását: ha gyorsan akarsz menni, ki kell engedned az e-féket, mielőtt a gázra léphetsz.
más szavakkal, nem számíthat nagy teljesítményre anélkül, hogy először kiküszöbölné azokat a dolgokat, amelyek visszatartanak.
ami a termelékenységet illeti, ez a zavaró tényezők kiküszöbölését jelenti. Így minimalizálhatja azokat a zavaró tényezőket, amelyek minden nap megölik az idejét.
jegyértékesítő rendszer használata bejövő kérésekhez
az irodavezetők számára az egyik legnagyobb kihívás az, hogy a szervezet minden tájáról érkező csapattagok gyakran fordulnak Önhöz, hogy megoldják problémáikat. Nem csak nehéz nyomon követni ezeket a bejövő kéréseket, de ezek az állandó megszakítások megakadályozzák a fontos dolgok elvégzését is.
a jegykiadó rendszer segít abban, hogy semmi ne csússzon át a repedéseken, miközben lehetővé teszi a csapattársak számára, hogy naplózhassák kérésüket a munkafolyamat megszakítása során.
Norah irodavezető rajongója a ZenDesk használatának erre a célra.
“a Zendesket úgy állítottam be, hogy az emberek e-mailt küldhessenek nekem egy speciális irodai e-mail címre, és ez létrehoz egy jegyet Zendeskben” – magyarázza. “Így kezelhetem a jegyeimet, és megjelölhetem őket teljesnek, amikor elkészültek!”
ha a ZenDesk nem választható a vállalatnál, itt van egy barkácsolási megoldás az OM Megan-tól.
“van, hogy én folyamatosan a hálózaton, hogy frissítem.
ha valaki küld nekem egy e-mailt kér tőlem, hogy csináljak valamit, felteszem arra a listára. Úgy állítottam be, mint a feladatokat.
a tetején vannak olyan feladatok, amelyek várakozásban vannak. Ismétlődő feladataim vannak, mi a helyzetük, mi a feladat, mi a helyzetük, mikor vannak az esedékességek, ki a felelős, kinek kell benyújtani, majd vannak folyamatban lévő feladataim. Minden dátummal rendelkezik.
minden héten új lapot készítek, hogy visszamenjek a régiekhez.
ez csak egy kérdés, hogy szorgalmas és frissítése. Azt is megteszem, hogy kinyomtatom az e-mail kérést egy e-mailben, és megtartom azt a halom papírt a tennivalókról. Aztán összehasonlítom a listámmal, hogy biztosan ott van-e, és kész.”
Megan elég nagylelkű volt ahhoz, hogy egy excel sablont biztosítson, amellyel kipróbálhatja a rendszerét. A sablont itt töltheti le.
állítsa a telefont Szürkeárnyalatra
Elgondolkozott már azon, hogy miért pirosak azok a kis értesítési pontok az összes alkalmazásban? Ez nem véletlen.
az alkalmazáskészítők könyörtelenül tesztelték terveiket, és tudják, hogy egy piros pont egy számmal szinte lehetetlen, hogy ellenálljunk az ellenőrzésnek. Annak érdekében, hogy maximalizálják az alkalmazásaikkal való elkötelezettséget, hatékonyan átalakították okostelefonját a világ leghatékonyabb figyelemelterelő gépévé.
a jó hír az, hogy van egy egyszerű módja annak, hogy harcolni – állítsa a telefont szürkeárnyalatos módba.
vicces dolog történik, amikor ez a kis értesítési szám az Instagram alkalmazásban szürke, nem pedig élénkpiros. Hirtelen sokkal kevésbé kísérti meg, hogy megtudja, ki kommentálta a legújabb bejegyzését.
itt van, hogyan kell csinálni az iPhone.
használja a Pomodoro módszert
többfeladatos. Mindannyian szörnyűek vagyunk benne.
az agyunk egyszerűen nem képes egynél több összetett feladat elvégzésére magas szinten. (Ez a tudomány.)
a Pomodoro módszer egy időgazdálkodási technika, amely segít egy feladat elvégzésében kezelhető ideig – 25 percig. Tanulmányok kimutatták, hogy a legtöbb ember csak egy feladatra koncentrálhat, magas szintű teljesítménnyel, átlagosan 45-50 percig.
tovább tomato-timer.com és próbáld ki magad.
menetrend zavaró
nézzünk szembe a tényekkel, ez irreális azt gondolni, hogy soha nem fogja felvenni a telefont, hogy ellenőrizze a szociális média, vagy a kedvenc híroldal, vagy hogy a bejövő szöveget anyád.
ne állítsa be magát a kudarcra azáltal, hogy irreális elvárásokat támaszt önmagával szemben. Helyette, ütemezzen időt arra, hogy a nap folyamán egyszer vagy kétszer kevesebb, mint produktív tevékenységet folytasson, egyszerre tíz vagy tizenöt percig.
amikor azt mondjuk, ütemezés, azt értjük, hogy valójában “nézd meg a közösségi médiát” a naptárban. Ha megengedi magának a kedvenc figyelemelterelését, akkor kevésbé lesz csábító, és segít a nap nagy részében a feladat elvégzésében.
kommunikáció
nemrég beültem egy interjúba Seth Epsteinnel, Los Angeles egyik vezető kreatív vezetőjével, és mondott valamit, ami igazán megütötte az akkordot – az életben vagy az üzleti életben szinte minden probléma megoldható jobb kommunikációval.
azok a problémák, amelyekkel az irodavezetők szembesülnek, általában nem kivétel. Sok olyan kihívás, amely rendszerszerűnek vagy akár megoldhatatlannak érzi magát, gyakran jobb kommunikációval orvosolható. Íme néhány kommunikációs tipp, hogy megkönnyítse az életét, és hosszú távon időt takarítson meg.
a Slack használata belső kommunikációhoz
a belső üzenetküldő alkalmazásoknak van néhány egyértelmű előnye a belső kommunikációhoz használt e-mailekkel szemben, beleértve a könnyű használatot, a nagyobb átláthatóságot és a rengeteg harmadik féltől származó alkalmazással való integrációt. Nagyszerű módja annak, hogy megszüntesse az e-mail által létrehozott információs silókat.
Norah irodavezető a Slack-et ajánlja:
“erősen használjuk a Slack-et, és nagyszerű a gyors kommunikációhoz és a feladatok delegálásához.”
törekedjen az egyértelműségre
józan észnek tűnhet, de ezt újra és újra hallottuk az Irodavezetőktől – győződjön meg róla, hogy az elvárások és az eredmények egyértelműek a get-go-tól. Hosszú távon rengeteg időt takarít meg.
ez tényleg olyan egyszerű, mint kérdéseket feltenni, amikor valami nem teljesen világos.
egy másik nagyszerű mondás: a problémák nem javulnak az életkorral. Ha egy projekt elsöprőnek érzi magát, letér a sínekről, vagy csak nem működik, tegyen valamit inkább előbb, mint később.
hosszú távon mindig időt takarít meg, ha valamit korábban, mint később hoz fel a főnökével.
csak mondj nemet
naponta hányszor szakít félbe valaki a szervezetedben, akinek most segítségre van szüksége valamiben? Milyen gyakran hagyja abba, hogy úgy gondolja, hogy lehet, hogy dolgozik valami fontos?
fogadok, hogy ezek a válaszok “sok” és “soha.”
az ilyen jellegű megszakítások valószínűleg a leggyakoribb módja annak, hogy az irodavezetők eldobják a pályát, és végül időt pazarolnak arra, hogy újrafókuszáljanak.
csábító lehet “igen” férfinak vagy nőnek lenni, és ösztönösen igent mondani mindenre, de nemet mondani olyan kérésekre, amelyek nem járulnak hozzá a kritikus célok eléréséhez, abszolút szükségszerűség – és életmentő lehet az idő kezelésében.
Ingyenes bónusz: szerezzen be egy PDF verziót az Office Manager 2018-as állapotáról. 572 irodavezetőt vizsgáltunk meg, hogy kiderítsünk 10 elvihetőséget, amellyel elérheti céljait és leküzdheti a kihívásokat. Ismerje meg, hogy más irodavezetők milyen fizetést kapnak (és hogyan lehet többet keresni)!