Que faire lorsque le Responsable de Votre HOA Tombe au Travail

Que faire lorsque le Responsable de Votre HOA Tombe au Travail

Juin 2012

Deux différents HOAleader.com les lecteurs ont demandé si leurs gestionnaires peuvent refuser d’exercer certaines fonctions, même si le contrat de gestion stipule expressément que ces fonctions seront exercées par la direction. Un écrivain dit que son HOA a écrit des courriels à la société de gestion au sujet du manque de performance, et les courriels sont restés sans réponse.

Quel est votre remède lorsque votre manager ne fonctionne pas ? Pouvez-vous retenir la rémunération de la direction jusqu’à ce que les fonctions soient exécutées? Pouvez-vous résilier?

Commencez par Parler directement

Si vous êtes frustré par le manager de votre HOA, la première chose à retenir est que votre manager doit faire ce qui est promis dans le contrat. « La société de gestion ne peut pas refuser d’exécuter ce qui est exigé par le contrat à moins que le conseil d’administration ne demande au gestionnaire d’effectuer quelque chose de contraire à l’éthique ou d’illégal », explique Gordon Goetz, président-directeur général de Goetz Manderley, une société de gestion d’association communautaire basée à Santa Maria, en Californie., qui gère 210 associations totalisant 17 000 maisons dans les comtés californiens de San Louis Obispo, Santa Barbara et Kern.

Rappelez-vous également que dans la plupart des cas, vous avez embauché une société de gestion, pas un gestionnaire. « Les conseils d’administration doivent comprendre que le contrat est entre la société de gestion et l’association, pas le gestionnaire », ajoute Goetz. « Ils doivent transmettre ce refus au superviseur du gestionnaire ou au directeur de l’entreprise et discuter de ce que ce gestionnaire fait et ne fait pas pour l’association. Le conseil a pleinement le droit de demander un autre représentant. Ensuite, c’est à la société de gestion de prendre des mesures avec le gestionnaire individuel. »

Duane McPherson, président de la division basée à Carrollton, au Texas, chez RealManage, une société de gestion d’associations qui supervise des propriétés en Arizona, en Californie, au Colorado, en Floride, en Louisiane, au Nevada et au Texas, suggère également des discussions directes sur la chaîne de commandement si nécessaire. « En règle générale, la première étape consiste à parler directement au gestionnaire et à lui dire:  » Hé, vous ne faites pas cela. Pourquoi pas? Nous devons le faire « , explique-t-il. « Le gestionnaire acceptera ou non de le faire. Si le gestionnaire n’est pas d’accord ou ne donne pas suite, l’étape suivante consiste à en parler au superviseur du gestionnaire s’il y en a un, bien que certaines petites entreprises ne l’aient pas. »

C’est, en effet, un dilemme, si la société de gestion que vous avez embauchée est essentiellement un groupe d’un seul homme. Goetz dit que c’est matière à réflexion chaque fois que vous embauchez une société de gestion.  » J’insiste toujours sur le fait que nous avons plusieurs employés et niveaux de direction au sein de l’entreprise « , dit-il,  » et que les conseils d’administration ont accès à l’un d’entre eux. »

Quelle que soit la taille d’une société de gestion, le contact direct est beaucoup plus efficace qu’une plainte par courrier électronique, ajoute Jeff Vinzani, associé au cabinet d’avocats Duggan Vinzani à Charleston, en Caroline du Sud, qui représente des associations. « Pour moi, écrire des courriels citant un manque de performance signifie que ces conseils aiment ce que fait le gestionnaire et se plaignent simplement, ou qu’ils ne veulent pas mettre le gestionnaire en défaut parce qu’ils aiment la plupart de ce que fait le gestionnaire », explique-t-il.

« Ces conseils d’administration doivent donc déterminer s’ils aiment l’entreprise et veulent simplement avoir une réunion pour leur dire qu’ils tombent au travail, ou est-ce une insatisfaction suffisante que le conseil d’administration envoie un avis de défaut à l’entreprise », ajoute Vinzani. « Cela ne signifie pas toujours que le contrat est terminé. Mais cela met la société de gestion en garde, et l’entreprise pourrait réaffecter ses ressources pour mieux répondre aux besoins de la HOA. »

Vous apprendrez peut-être que votre société de gestion est tout aussi frustrée que vous et qu’elle pourrait volontiers accepter de se retirer de votre contrat. « J’ai vu les choses aller au sud entre une société de gestion et un HOA et j’ai vu la société de gestion retirer et résilier son contrat », explique Michael S. Hunter, avocat et associé chez Horack Talley à Charlotte, en Caroline du Nord. « La société de gestion ne pouvait tout simplement pas traiter avec le conseil d’administration, ou le conseil leur demandait de faire quelque chose d’illégal ou d’immoral ou quelque chose qui ne convenait tout simplement pas très bien avec la société de gestion. »

Lorsque les discussions ne fonctionneront pas

Lorsque vous avez tenté de résoudre le problème et qu’il n’y a pas eu de résolution, il est temps de revoir votre contrat pour déterminer vos remèdes. « Regardez les recours et les dispositions par défaut énoncées dans le contrat », explique Vinzani. « Je ne retiendrais pas le paiement à moins que le contrat ne vous le permette. Vous pouvez résilier le contrat s’il a atteint ce niveau dans le contrat, mais vous devez déterminer les conditions de défaut et la façon de fournir un avis de défaut. »

« Si la société de gestion ne respecte pas les termes de son contrat, la plupart des États ont des lois stipulant que vous pouvez résilier le contrat », convient Hunter. « La plupart des contrats de gestion indiquent ce qui est requis pour la résiliation, y compris le préavis que vous devez donner. Certains disent que vous ne pouvez y mettre fin qu’avec un motif valable. Certains disent que vous devez donner 30 jours à la société de gestion pour guérir. Cela se résume vraiment à ce que dit votre contrat. »

Assurez-vous de suivre les termes de votre contrat à la lettre. « La plupart des contrats exigent que vous informiez la société de gestion et lui donniez l’occasion de guérir tout ce qu’elle fait de mal », explique Jed L. Frankel, associé chez Eisinger, Brown, Lewis, Frankel & Chaiet PA à Hollywood, en Floride., qui conseille les associations communautaires. « Peut-être que le manager est censé être au bureau à une certaine heure et elle ne l’est pas, et elle part une heure plus tôt. Ce serait quelque chose que vous devez aviser et permettre à l’entreprise de guérir. Mais il peut y avoir certaines choses – comme si le gestionnaire agresse un propriétaire d’unité — qui sont si flagrantes qu’elles ne peuvent pas être guéries. Cela justifierait peut-être la résiliation immédiate du contrat. »

« Si le contrat est clair, cela dira quelque chose comme un préavis de résiliation de 30 jours est autorisé avec ou sans motif, ce que nous avons dans notre contrat », explique Goetz.  » Si le licenciement est motivé uniquement, je suggère au conseil d’obtenir l’avis de son conseiller juridique. Vous détesteriez résilier le contrat de manière incorrecte, demander à votre ex-société de gestion de vous poursuivre pour non-performance et finir par être obligé de payer le reste des frais de cette année. »

Un dernier point: Assurez-vous de ne pas avoir d’ennuis parce que vous avez envie de vous débarrasser rapidement d’un problème. « Résoudre un problème comme celui-ci peut prendre un peu de temps », explique McPherson, « et l’accord est la clé. »