Entomologie Aujourd’hui

Entomologie Aujourd’hui

Par Amanda Skidmore, Ph.D.

Avez-vous déjà voulu organiser un symposium pour une conférence de l’Entomological Society of America ou ailleurs, mais avez-vous été un peu intimidé?

Quand j’étais jeune scientifique aux études supérieures, l’idée d’organiser et de modérer un symposium était décourageante. J’ai eu l’idée d’un symposium innovant sur un sujet qui n’avait jamais été abordé lors d’une réunion nationale. J’avais peur qu’il soit rejeté, mais un mentor avisé m’a encouragé à développer mon sujet et à le soumettre pour examen.

J’ai travaillé sur le processus de soumission, j’ai attendu avec impatience de voir s’il serait accepté, j’ai fait des recherches dévouées et j’ai contacté les conférenciers, et j’ai anticipé avec impatience l’événement. Cela a été accepté, et une fois le symposium terminé avec succès, j’ai réalisé que mes inquiétudes étaient totalement infondées. Le symposium a eu un impact positif sur les collègues scientifiques, a créé un buzz d’excitation parmi les participants et m’a incité à envisager de nouvelles façons d’examiner les sujets présentés. J’étais prêt à le refaire ! Depuis, j’ai eu le plaisir d’organiser plusieurs symposiums pour les réunions de la direction générale et des réunions nationales de l’ESA.

Je veux partager avec vous quelques idées et conseils pour créer, organiser et animer un symposium réussi — et, surtout, un symposium qui favorise la diversité et l’inclusion au sein de notre science. J’espère que vous trouverez ces idées utiles lorsque vous développerez votre propre symposium!

Créer : Comment Trouver une Bonne Idée De Symposium ?

Tout le monde peut organiser des symposiums pour les réunions de la Direction générale de l’ESA ou la Réunion annuelle nationale. Chaque année, le comité du programme de la conférence lit les idées de propositions et sélectionne les symposiums finaux. Voici quelques idées pour développer un symposium qui se démarquera:

Choisir un sujet: Si vous n’avez pas déjà de sujet en tête, choisir un sujet pour un symposium innovant peut être difficile. Si vous avez des difficultés, voici quelques questions qui pourraient vous aider à trouver un sujet: Pensez aux réunions passées de l’ESA auxquelles vous avez assisté: Quels symposiums ont été géniaux? Quel symposium vous a vraiment fait penser à votre science ? Avez-vous eu l’impression qu’il manquait un sujet des années précédentes? Y a-t-il un nouveau sujet dans votre domaine que vous aimeriez voir couvert? Quels sujets pourraient encourager ceux qui, historiquement, ne participent pas à la réunion? Quels sujets encourageront un groupe diversifié de conférenciers?

Ne le faites pas seul: Trouvez des collègues bien informés ou intéressés par votre sujet. Vos collègues pourront vous faire part de leurs commentaires et, ensemble, vous pourrez proposer des idées qui profiteront à toute la communauté entomologique.

Haut-parleurs: Une fois que vous avez un sujet, il sera important de contacter les conférenciers potentiels et de leur demander s’ils seraient intéressés à participer, si votre symposium était accepté pour la réunion. Avoir des conférenciers potentiels intéressés à parler dans votre symposium aidera à expliquer pourquoi votre symposium est important. Quelques conseils pour inviter des conférenciers:

• Tirez pour les étoiles! Y a-t-il un leader dans votre domaine qui serait un orateur idéal? N’ayez pas peur de les contacter et de les inviter à participer. La plupart des gens sont flattés d’être invités à parler de leur travail!
• Visez à avoir un groupe diversifié de présentateurs dans votre symposium. Y a-t-il des personnes de groupes généralement sous-représentés qui ont peut-être été négligées que vous pourriez inviter à participer à votre symposium? Des intervenants ayant des origines diverses (sexe, origine ethnique, stade de carrière, etc.) peut apporter des perspectives uniques et approfondir l’impact de votre symposium.
• N’ayez pas peur d’inviter des non-entomologistes à partager leurs travaux. De nombreuses branches de la science étudient les insectes en relation avec leur discipline. Avoir des conférenciers aux connaissances scientifiques variées peut aider à mieux comprendre votre sujet.

Soumettez votre symposium: L’ESA dispose d’un système très facile à utiliser pour soumettre votre symposium et d’une excellente page de FAQ pour répondre aux questions. Voici quelques conseils et considérations supplémentaires pour vous aider à renforcer votre soumission:

• Avoir un titre créatif. Trouvez un titre qui se démarquera mais qui est également descriptif de votre sujet.
• Indiquez un ou des objectifs clairs pour votre symposium. C’est l’occasion pour vous de résumer vos idées et de plaider pour la raison pour laquelle votre symposium devrait être inclus dans le programme.
• Votre soumission au symposium représente-t-elle la diversité des travaux réalisés sur le sujet?
• Envisagez de sélectionner l’option « invité et contribué » lors de la sélection d’un type de symposium. Un conférencier potentiel peut ensuite soumettre son exposé à votre symposium s’il estime que son sujet est étroitement lié. Cela vous permettra de décider si leur discours convient bien et d’inclure des chercheurs que vous avez peut-être négligés dans votre recherche initiale de conférenciers.

Faites attention aux dates de soumission: les symposiums sont prévus plusieurs mois à l’avance. Notez les échéances importantes pour ne pas manquer de partager vos idées.

Organiser : Mon Symposium A Été Accepté – Et Maintenant?

Découvrir que votre symposium a été accepté est toujours excitant. Il est maintenant temps de contacter vos conférenciers et de commencer à réfléchir à l’histoire que vous souhaitez que votre symposium raconte.

Haut-parleurs : Reconnectez-vous avec vos haut-parleurs pour confirmer leur participation. S’ils sont en conflit avec la date du symposium ou si leur situation a changé, demandez-leur s’ils connaissent un orateur remplaçant potentiel.

• Il sera de votre responsabilité de contacter vos conférenciers pour qu’ils fournissent des titres et des résumés pour leurs exposés.
• Prenez le temps de rechercher des enceintes supplémentaires. Parfois, entre le moment où vous commencez à rechercher des conférenciers et le moment où votre symposium a été accepté, de nouvelles recherches sur votre sujet peuvent être apparues. Prenez le temps de regarder les scientifiques dans votre domaine et assurez-vous de ne pas avoir oublié quelqu’un qui serait un atout précieux pour votre symposium. Encore une fois, tenez compte de la diversité de vos conférenciers et de leurs origines. La diversité des conférenciers peut apporter de nouvelles idées et de nouvelles façons de voir la recherche et les problèmes que vous rencontrez.
• Considérez tous les conférenciers qui ont soumis des exposés à votre symposium. Il est acceptable de refuser quelqu’un si son sujet ne correspond pas à l’objectif général du symposium, mais rappelez-vous également que l’inclusion d’un large éventail de conférenciers et de recherches peut grandement améliorer l’impact de votre symposium et mettre en lumière de nouvelles recherches.

Plan: Prenez le temps de lire les résumés de vos conférenciers et de réfléchir à un ordre logique pour les présentations. Quelques réflexions à considérer lors de la planification de l’ordre des présentations:

• Que voulez-vous que votre public apprenne? Un certain ordre fournirait-il une histoire claire? Est-il logique de regrouper certaines discussions?
• Conflits de locuteurs mentaux. Soyez prévenant si un conférencier doit être libre à un moment précis en raison d’un autre événement auquel il doit assister.
• Partagez votre plan et votre ordre de parole avec vos présentateurs. J’aime préparer un document pour mes conférenciers fournissant les temps de parole, les titres et les résumés de chacun. Si les conférenciers voient un résumé du contenu présenté par leurs pairs, cela contribue à réduire les répétitions ou les chevauchements dans les conférences et permet aux chercheurs de se concentrer sur leurs principaux points.
• Si vous avez un orateur qui doit soumettre une conférence préenregistrée, envisagez de programmer cette conférence immédiatement après la pause. Cela vous laissera le temps de résoudre tous les problèmes techniques que vous pourriez avoir (temps de latence, volume du haut-parleur, etc.) pendant la pause et non au milieu de votre symposium !

Faites passer le mot : Faites la promotion de votre symposium sur différentes plateformes de médias sociaux. Partagez les informations sur les objectifs et la date et l’heure de votre symposium avec les groupes qui pourraient trouver que votre symposium est bénéfique pour leur travail.

Modéré : C’est l’heure du rock’n’Roll !

Votre symposium a été accepté, vos conférenciers sont alignés, vos projets de voyage ont été faits — que reste-t-il à faire ? Il y a plusieurs responsabilités importantes qui font un bon modérateur et un symposium réussi:

Plan: En tant que modérateur, vous êtes responsable de la présentation du symposium et des conférenciers. Prenez le temps avant la réunion d’écrire comment vous prévoyez d’introduire votre session. N’oubliez pas d’accueillir les participants, de remercier vos conférenciers et de présenter votre sujet avec enthousiasme. C’est le bon moment pour contacter vos orateurs et leur demander comment ils aimeraient être présentés et la prononciation correcte de leurs noms.

• Utilisez un langage inclusif dans votre introduction. Au lieu de « mesdames et messieurs », essayez plutôt « collègues » ou « collègues scientifiques ». Cela aidera à mettre tout le monde dans votre public à l’aise.
• Assurez-vous de traiter tous vos haut-parleurs de manière égale. Faites des déclarations liminaires similaires pour chaque orateur.

Formation des modérateurs: L’ESA exige que tous les modérateurs viennent à la formation des modérateurs. Ceci est offert sur plusieurs jours pendant la conférence, alors marquez votre programme et assurez-vous d’y assister. Vous obtiendrez des instructions sur la façon de faire fonctionner l’équipement audio / visuel dans votre pièce, sur la gestion du temps pour vos enceintes et sur la transition en douceur entre les enceintes.

Heure de départ: Arrivez tôt dans votre chambre. Cela vous donnera une chance de vous orienter vers l’équipement et de vous assurer que tout fonctionne correctement.

• Continuez à exécuter le programme dans les délais prévus. C’est à la fois respectueux envers le public et les présentateurs.
• Pour que votre symposium se démarque et soit accueillant pour votre public, montrez une image d’ouverture dans vos présentations qui représente votre symposium. Il semble beaucoup plus propre qu’un bureau en désordre ou un écran vide. Souvent, je montre l’image avant le début du symposium, pendant la pause et à la fin lorsque les gens se mélangent. Vous pouvez également inclure une diapositive avec votre nom et vos coordonnées à la fin.

Conclusion: Une fois votre symposium terminé avec succès, n’oubliez pas de remercier tous vos conférenciers. Les courriels de suivi pour remercier vos conférenciers pour leur contribution sont un excellent moyen de se connecter personnellement avec vos conférenciers et de créer de futures opportunités de réseautage.

Advance: Partagez votre expérience et poursuivez l’élan

Votre symposium vous a-t-il enthousiasmé? J’ai souvent été super énergisée et pleine d’idées après un grand symposium. Voici quelques choses que vous pouvez faire avec cette énergie:

Post: Utilisez les médias sociaux pour parler de votre symposium. Publiez des photos ou partagez des articles sympas de vos haut-parleurs. Encouragez les autres à tenir compte de la diversité dans leurs conférenciers et leurs symposiums.

Ecrire: Il existe de nombreuses occasions de résumer votre symposium et de le partager avec la communauté entomologique plus large. Écrivez un article de blog pour l’entomologie Aujourd’Huiou une courte note pour l’entomologiste américain sur des choses intéressantes que vous avez apprises ou des sujets intéressants qui ont été discutés.

Créer un groupe de travail: L’une des grandes choses des réunions nationales et régionales est la possibilité de s’engager avec d’autres scientifiques dans votre domaine. Contactez vos conférenciers et participants et voyez si quelqu’un serait intéressé à avoir une discussion de suivi par vidéoconférence. Et soyez inclusif, pas exclusif! Assurez-vous que tout le monde a une chance égale de participer. Vous pouvez configurer un sondage Doodle pour déterminer la meilleure heure de réunion et enregistrer les réunions (ou fournir des résumés) pour ceux qui ne peuvent pas y assister.

Organiser un webinaire: Les conférences sont de courts résumés de projets de recherche, mais l’organisation d’une série de webinaires permettrait des présentations plus longues. Contactez les représentants de votre direction générale de l’ESA et discutez des possibilités d’organiser un webinaire.

Plan: Commencez à planifier pour l’année prochaine! Serait-il avantageux d’organiser un autre symposium sur votre sujet pour réunir à nouveau d’autres chercheurs? Est-ce qu’une nouvelle idée est venue de votre symposium qui ferait un bon sujet de suivi pour un nouveau symposium? Il n’est jamais trop tôt pour commencer à penser à la prochaine réunion de branche ou nationale!

Enfin, n’oubliez pas que planifier un symposium devrait être amusant! C’est l’occasion de communiquer avec d’autres entomologistes et de partager des travaux sur un sujet qui vous passionne. Ne vous laissez pas intimider — vous l’avez !

Amanda Skidmore, Ph.D., est associée de recherche postdoctorale et gestionnaire de projet à l’Université Purdue à West Lafayette, Indiana. Elle est actuellement présidente du Comité des affaires étudiantes de la Direction du Centre-Nord de l’ESA et Représentante de la BCN au Comité de la diversité et de l’inclusion de l’ESA. Instagram: @Dr_Skidmore. Twitter: @Dr_Skidmore. Courriel : [email protected]