11 Conseils de Gestion du Temps Efficaces pour les gestionnaires de bureau Occupés
Arrêtez-moi si cela vous semble familier
Vous arrivez au bureau tôt avec chaque intention d’écraser la journée, et peut-être de sortir à l’heure pour une fois. Vous faites consciencieusement votre liste de choses à faire et vous craquez sur les premiers éléments.
Mais autour de 9:30, les interruptions commencent à arriver – votre patron a besoin de vous pour faire une course rapide, un visiteur inopiné a besoin d’attention, votre collègue a besoin d’aide pour redémarrer son ordinateur.
La prochaine chose que vous savez, c’est 16h45, et vous avez miraculeusement plus de choses sur votre liste de choses à faire que lorsque vous avez commencé.
Le temps est particulièrement rare pour les chefs de bureau, un groupe à qui l’on demande de plus en plus de faire plus avec moins.
Il s’agit d’une conclusion majeure dans notre rapport sur l’état des gestionnaires de bureau 2018, une première étude du genre portant sur des centaines de gestionnaires de bureau représentant près de 70 industries différentes. Lorsqu’on leur a demandé de nommer leurs principaux défis, les gestionnaires de bureau ont le plus souvent répondu » une charge de travail intense / pas assez de temps » (37,5%).
Cela était vrai malgré le fait que les gestionnaires de bureau ont tendance à travailler de longues heures. Près de la moitié des répondants ont déclaré travailler plus de 8 heures par jour en moyenne. 14% mettaient des journées de 10 heures.
Ce manque de temps n’est pas si surprenant si l’on considère à quel point le champ d’action du chef de bureau a augmenté ces dernières années. Les responsables de bureau sont chargés non seulement de fonctions administratives, mais également de la planification d’événements, du développement culturel, de l’intégration et d’autres tâches qui peuvent traditionnellement relever des RH, des finances ou des opérations.
(PS – Si vous êtes un Chef de bureau ou un Assistant, rejoignez notre groupe FB privé ici. C’est un endroit pour se connecter, collaborer et partager des conseils sur la façon de surmonter le large éventail de défis auxquels vous êtes confrontés dans votre rôle.)
Ainsi, pour les gestionnaires de bureau, les compétences en gestion du temps expert sont un must pour tous ceux qui veulent exceller dans le rôle.
Nous avons donc dressé cette liste de hacks du temps des gestionnaires de bureau – des astuces éprouvées du métier des gestionnaires de bureau les plus chevronnés et les plus performants au monde. Nous les avons divisés en quelques catégories pour vous permettre de trouver plus facilement ce dont vous avez besoin – et, espérons-le, vous faire gagner un peu de temps!
La meilleure façon de créer, de suivre et de surveiller les suggestions de cet article est d’utiliser un logiciel de productivité comme monday.
À Qui Aimeriez-Vous Offrir Des Cadeaux?
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Organisation & Gestion des tâches
Investir une petite partie de votre temps à l’avance dans l’organisation peut rapporter des dividendes importants plus tard (et vous éviter de sérieux maux de tête).
Même si vous vous considérez assez organisé, voici quelques conseils avancés.
Planifiez votre semaine à l’avance
» Ne pas planifier, c’est planifier un échec. »
En tant que responsables de bureau, c’est plus qu’une citation motivante – c’est une devise à respecter.
Au minimum, vous devriez planifier votre calendrier la veille pour vous assurer de bien démarrer dès le matin.
Vous voulez gagner encore plus de temps? Planifiez toute votre semaine à l’avance.
Sans trop d’effort supplémentaire, la planification hebdomadaire vous permet de consulter et de modifier rapidement votre calendrier à la fin de chaque journée de travail (plutôt que de partir de zéro chaque soir).
Il facilite également la planification globale, en reliant vos activités quotidiennes et hebdomadaires à des objectifs à plus long terme. En effet, la planification quotidienne a tendance à vous garder concentré sur les arbres, tandis que la planification hebdomadaire vous permet de lever la tête et de voir toute la forêt.
Le vendredi après-midi ou le dimanche soir est généralement le meilleur moment pour la planification hebdomadaire, lorsque vous n’êtes pas distrait par les e-mails entrants.
Prioriser avec des résultats cruciaux
Résultats Cruciaux est un système que le PDG de SnackNation, Sean Kelly, a développé au début de son parcours entrepreneurial comme un moyen de rester à la tâche lorsque lui et ses partenaires commerciaux essayaient d’accomplir de grandes choses par eux-mêmes (c’est-à-dire que personne d’autre qu’eux-mêmes les tiennent responsables).
La pratique lui a si bien servi qu’il l’a conservée chez SnackNation, où elle a contribué à façonner la culture de croissance et de responsabilité radicale de l’entreprise.
Cela fonctionne comme ceci:
Résultats Cruciaux décompose ces grands objectifs trimestriels ou annuels en tâches hebdomadaires et quotidiennes afin que vous passiez votre temps à travailler des activités à fort effet de levier qui feront avancer vos objectifs. De par sa conception, votre quotidien suit toujours ces objectifs plus importants.
Les résultats cruciaux ont également un avantage moins évident. Vous connaissez votre liste de choses à faire détaillée qui fait 50 lignes? Vous n’y arriverez jamais en une journée, ce qui signifie que vous finirez toujours la journée avec l’impression d’avoir échoué à tout faire.
Même si vous avez 10 tâches quotidiennes, un bon jour, vous pourriez en faire sept.
Et vraiment – c’est un grand accomplissement! Vous avez écrasé sept objets importants. Mais parce que vous aviez dix éléments sur votre liste, vous aurez toujours l’impression de ne pas avoir terminé ce que vous avez entrepris d’accomplir.
En vous concentrant sur seulement trois tâches quotidiennes, vous terminerez chaque journée avec la satisfaction de savoir que vous avez terminé vos trois activités les plus rentables.
Voici une explication plus approfondie du fonctionnement du système de résultats Cruciaux, ainsi qu’un modèle de feuille de calcul que vous pouvez télécharger pour vous et votre équipe.
Utilisez un Bloc-notes quotidien de style Docket
Cette astuce vient de l’extraordinaire Windi de l’Indiana:
» Passer d’une liste de tâches traditionnelle à un bloc-notes quotidien a été extrêmement utile pour moi. »
Le Dossier quotidien vous permet non seulement de voir toute votre journée sur une seule page, mais sépare également les rendez-vous, les courses, les tâches et les notes pour tout organiser. C’est simple, mais efficace.
Windi accepte:
» J’aime que cela m’aide à hiérarchiser les tâches et à suivre les éléments et les rappels pour la personne et les comités que je soutiens. »
Elle recommande ce bloc-notes quotidien de InkWell Press.
Logiciel de gestion des tâches
Vous voulez passer sans papier? Les logiciels de gestion de tâches comme monday et Hive sont deux logiciels de gestion de tâches et de projets numériques très populaires qui peuvent faciliter le suivi des progrès sur les tâches essentielles.
Heather, une directrice de bureau de Los Angeles, élabore:
» Le lundi est utile pour organiser des tâches pendant des jours / semaines / mois, etc. Hive est amaaazing pour l’organisation de mes grandes conférences / événements. Les deux outils peuvent également être utilisés avec d’autres personnes de votre équipe, en tant qu’outil de collaboration. »
Éliminez les distractions
Chez SnackNation, nous sommes friands d’un dicton: si vous voulez aller vite, vous devez relâcher le frein électronique avant de pouvoir appuyer sur l’accélérateur.
En d’autres termes, vous ne pouvez pas vous attendre à des performances élevées sans d’abord éliminer les choses qui vous retiennent.
En matière de productivité, cela signifie éliminer les distractions. Voici comment minimiser les distractions qui tuent votre temps chaque jour.
Utilisez un système de billetterie pour les demandes entrantes
L’un des plus grands défis pour les responsables de bureau est que les membres de l’équipe de toute l’organisation viennent souvent à vous pour résoudre leurs problèmes. Non seulement il peut être difficile de suivre toutes ces demandes entrantes, mais ces interruptions constantes vous empêchent également de faire les choses importantes.
Un système de billetterie permet de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet tout en permettant à vos coéquipiers d’enregistrer leur demande en interrompant votre flux de travail.
La responsable de bureau Norah est fan de l’utilisation de ZenDesk à cette fin.
» J’ai configuré ZenDesk pour que les gens puissent m’envoyer un e-mail à une adresse e-mail de bureau spéciale et cela crée un ticket dans ZenDesk « , explique-t-elle. « De cette façon, je peux gérer mes billets et les marquer comme complets lorsqu’ils sont terminés! »
Si ZenDesk n’est pas une option dans votre entreprise, voici une solution de bricolage d’OM Megan.
» J’ai que je garde sur un réseau que je mets à jour.
Chaque fois que quelqu’un m’envoie un e-mail me demandant de faire quelque chose, je le mets sur cette liste. Je l’ai mis en place comme les tâches que j’ai.
En haut, j’ai des tâches en attente. J’ai des tâches récurrentes, quel est leur statut, quelle est la tâche, quel est leur statut, quand sont les dates d’échéance, qui est responsable, à qui elle doit être soumise, puis j’ai des tâches en cours. Tout est daté.
Chaque semaine, je fais une nouvelle feuille pour pouvoir revenir sur les anciennes.
C’est juste une question de diligence et de mise à jour. Ce que je fais aussi, c’est que je vais imprimer la demande par e-mail avec un e-mail et je vais garder cette pile de papier de choses à faire. Ensuite, je vais le comparer à ma liste pour m’assurer qu’il est là et que c’est fait. »
Megan a été assez généreuse pour fournir un modèle Excel que vous pouvez utiliser pour essayer son système par vous-même. Vous pouvez télécharger ce modèle ici.
Réglez votre Téléphone sur une échelle de gris
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi ces petits points de notification sur toutes vos applications sont rouges? Ce n’est pas une coïncidence.
Les fabricants d’applications ont testé sans relâche leurs conceptions et savent qu’un point rouge avec un numéro est presque impossible pour nous de résister à la vérification. Dans leurs efforts pour maximiser l’engagement avec leurs applications, ils ont effectivement transformé votre smartphone en la machine de distraction la plus efficace au monde.
La bonne nouvelle est qu’il existe un moyen facile de le combattre: réglez votre téléphone en mode niveaux de gris.
Une chose amusante se produit lorsque ce petit numéro de notification sur votre application Instagram est gris au lieu d’un rouge vif. Vous êtes soudainement beaucoup moins tenté de savoir qui a commenté votre dernier message.
Voici comment le faire pour l’iPhone.
Utilisez la méthode Pomodoro
multitâche. Nous sommes tous terribles.
Notre cerveau n’est tout simplement pas configuré pour effectuer plus d’une tâche complexe à un niveau élevé. (C’est la science.)
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui vous aide à vous engager dans une tâche pendant un temps gérable – 25 minutes. Des études ont montré que la plupart des gens ne peuvent se concentrer que sur une tâche avec un niveau de performance élevé pendant 45 à 50 minutes en moyenne.
Aller à tomato-timer.com et essayez-le par vous-même.
Programmez des distractions
Avouons-le, il est irréaliste de penser que vous ne décrocherez jamais votre téléphone pour consulter les médias sociaux, ou votre site d’actualités préféré, ou ce TEXTE entrant de votre mère.
Ne vous préparez pas à échouer en vous fixant des attentes irréalistes. Au lieu de cela, prévoyez du temps pour vous adonner à des activités moins productives une ou deux fois par jour, pendant dix ou quinze minutes à la fois.
Quand nous disons horaire, nous voulons dire en fait mettre « regardez les médias sociaux » dans votre calendrier. Vous permettre votre distraction préférée de temps en temps la rendra moins tentante et vous aidera à rester à la tâche pendant la majorité de votre journée.
Communication
J’ai récemment participé à une interview avec Seth Epstein, l’un des principaux leaders créatifs de Los Angeles, et il a dit quelque chose qui a vraiment touché une corde sensible: à peu près tous les problèmes de la vie ou des affaires peuvent être résolus avec une meilleure communication.
Les problèmes auxquels sont confrontés les gestionnaires de bureau ne font généralement pas exception. Bon nombre des défis qui semblent systémiques ou même insolubles peuvent souvent être résolus avec une meilleure communication. Voici quelques conseils de communication pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps à long terme.
Utilisez Slack pour la communication interne
Les applications de messagerie interne présentent quelques avantages distincts par rapport au courrier électronique pour les communications internes, notamment une facilité d’utilisation, une plus grande transparence et une intégration avec de nombreuses applications tierces. Ils sont un excellent moyen d’éliminer les silos d’informations que le courrier électronique a tendance à créer.
Norah, responsable de bureau, recommande Slack:
» Nous utilisons Slack de manière intensive, ce qui est idéal pour une communication rapide et la délégation de tâches. »
Rechercher la clarté
Cela peut sembler du bon sens, mais nous l’avons entendu encore et encore de la part des responsables de bureau – assurez-vous que les attentes et les résultats sont clairs dès le départ. Cela vous fera gagner des tonnes de temps à long terme.
C’est vraiment aussi simple que de poser des questions chaque fois que quelque chose n’est pas totalement clair.
Un autre grand adage: Les problèmes ne s’améliorent pas avec l’âge. Si un projet commence à être accablant, dérape ou ne fonctionne tout simplement pas, faites quelque chose le plus tôt possible.
Cela vous fera toujours gagner du temps à long terme pour évoquer quelque chose avec votre patron plus tôt que plus tard.
Dites simplement non
Combien de fois par jour êtes-vous interrompu par quelqu’un de votre organisation qui a besoin d’aide pour quelque chose en ce moment? À quelle fréquence s’arrêtent-ils pour considérer que vous travaillez peut-être sur quelque chose d’important?
Je parierais que ces réponses sont « beaucoup » et « jamais. »
Les interruptions de ce type sont probablement le moyen le plus courant pour les gestionnaires de bureau d’être déroutés et de perdre du temps à essayer de se recentrer.
Il peut être tentant d’être un homme ou une femme « oui » et de dire instinctivement oui à tout, mais dire non aux demandes qui ne contribuent pas aux objectifs essentiels de la mission est une nécessité absolue – et peut sauver des vies lorsqu’il s’agit de gérer le temps.
Bonus gratuit: Obtenez une version PDF du Rapport sur l’état du Directeur de bureau 2018. Nous avons interrogé 572 gestionnaires de bureau pour découvrir 10 points à retenir que vous pouvez utiliser pour atteindre vos objectifs et surmonter les défis. De plus, découvrez ce que les autres gestionnaires de bureau sont payés (et comment vous pouvez gagner plus)!