miten jäsentää liiketoimintasi johtamisraportti
yrityksen pyörittäminen on iso haaste, mutta se ei suinkaan ole mahdoton tehtävä. Onhan olemassa tekniikoita, resursseja ja strategioita, joiden avulla yrittäjät voivat saavuttaa menestystä.
talouden, työntekijöiden, varaston, markkinoinnin ja myyntistrategioiden hoitaminen kuuluvat johtajan moniin tehtäviin. Se voi tuntua paljon työtä, mutta johdon raportti voi tehdä kaiken helpompaa ja turvallisempaa.
lähtökohta on yksinkertainen, mutta osa johtajista ei osaa laatia hyvää johtamisraporttia. Jos olet yksi niistä ammattilaisia, älä huoli. Olemme listanneet kaikki vaiheet, joiden avulla voit tehdä niin. Jatka lukemista!
toimintakertomuksen merkitys
epävakaan talouden kohdatessaankin yrittäjät ympäri maailmaa ovat yleensä sinnikkäitä. Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report of 2015-raportin mukaan 66% aikuisista pitää yrittäjyyttä hyvänä urana.
maailmassa on 582 miljoonaa yrittäjää mitä erilaisimmissa segmenteissä. Pelosta toipuminen ja unelmaan panostaminen on kuitenkin vasta ensimmäinen askel. Sinun täytyy olla strateginen ja työskennellä kovasti saavuttaa maksimaalisen suorituskyvyn.
tässä yhteydessä toimintakertomus toimii keskeisenä välineenä minkä tahansa yrityksen toiminnassa. Sen avulla voit tarkastella yrityksesi tilannetta tarkemmin ja auttaa sinua tekemään turvallisempia ja vakuuttavampia päätöksiä.
raportin avulla voit analysoida saavutettuja tuloksia ja miettiä uudelleen toimia, jotka eivät toimi. Tämä johtuu siitä, että siinä esitetään liiketoiminnan erityispiirteet ja tulos arvioitavana olevana ajanjaksona.
hyvän toimintakertomuksen 6 elementtiä
nyt kun ymmärrät tämän asiakirjan merkityksen, sinun on tiedettävä, mitä elementtejä sen rakenteeseen on sisällytettävä, jotta voit oppia laatimaan täydellisen ja tehokkaan toimintakertomuksen.
koska tämän postauksen tarkoituksena on auttaa sinua selventämään kysymyksiä, joita sinulla saattaa olla aiheesta, eikä kohdata ongelmia tämän tehtävän kanssa jokapäiväisessä elämässäsi, aloitetaan perusasioista. Tutustu 6 välttämätöntä osatekijää hyvä mietintö!
Otsikko
toimintakertomus on yksinkertaisesti raportin muotoinen asiakirja, jonka avulla voidaan mitata yrityksesi suorituskykyä ja auttaa päätöksentekoprosessissa. Siksi on tärkeää, että sillä on otsikko.
koska raportteja on eri osastoille ja eri tarkoituksiin, otsikko auttaa tunnistamaan aiheen nopeasti ja tehokkaasti.
Kontekstualisointi
Kontekstualisointi on toinen välttämätön elementti ja antaa vastaanottajalle – sinulle tai toiselle työntekijälle-mahdollisuuden ymmärtää, mitä seuraavilla sivuilla analysoidaan.
tämän tekstin on oltava lyhyt ja objektiivinen, ja sen on toimittava johdantona esitettäville mittareille, tilastoille ja tuloksille.
tavoitteet
jokainen toimintakertomus laaditaan syystä. Siksi, älä unohda lisätä asiakirjan tavoitteet ja keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää ja hyödyllistä yrityksesi.
raporttien tulisi olla helposti analysoitava väline, ja niiden tavoitteen tulisi olla hyvin selkeä. Siksi, jo ennen kuin aloitat prosessin, huolellisesti valita tiedot, jotka esitetään niin, että se on sopusoinnussa tavoitteesi.
Yhteenveto
tiivistelmä on nopeasti luettava teksti, joka sisältää vain raportin olennaisimmat tiedot. Näin esimiesten ei tarvitse lukea sitä kokonaisuudessaan joka kerta, kun he joutuvat tekemään päätöksen.
hyvin laadittu yhteenveto optimoi aikasi ja johtaa nopeampiin ja turvallisempiin päätöksiin. Loppujen lopuksi tieto esitetään objektiivisemmin, kuten mentaalikartalla.
tulokset
lopuksi toimintakertomuksessa on oltava alue tulosten esittämistä varten.
tähän kohtaan on merkittävä kaikki asiaan liittyvät havainnot, jotka on tehty, sekä havaitut tilastot, taulukot, kaaviot ja suoritusmittarit.
Conclusion
the conclusion is the closure of your report and should show your findings, which will be based on the information presented through the document.
kuten näette, kyse ei ole henkilökohtaisista mielipiteistä. Big Datan tuella johtopäätös todistetaan jo kerätyissä todellisissa ja päivitetyissä tiedoissa. Siksi se on niin arvokas liiketoiminnan johtamiselle.
valmiit vaiheet toimintakertomuksen laatimiseksi
monet johtajat pitävät toimintakertomusten laatimista todella haastavana. Totuus on, että tämä asiakirja on aina ollut osa yrityksen johtamista, mutta sen merkitys on kasvanut entisestään viime vuosina.
tästä syystä olemme laatineet täydellisen listan vaiheista, jotta sinulla on käytettävissäsi hyödyllinen väline, jonka avulla voit tehdä enemmän rahaa, korjata virheitä ja hyödyntää markkinoiden mahdollisuuksia. Jatka lukemista!
Vaihe 1: Suunnittele ennen kuin aloitat
suunnittelu on paras tapa tuottaa täydellinen asiakirja, joka hyödyttää yritystäsi. Muussa tapauksessa saatat tuhlata aikaa sellaisen raportin laatimiseen, joka on puutteellinen tai sisältää epäolennaista tietoa.
ennen kuin teet mitään, määrittele tavoitteet ja selvitä, miten esitetyt tiedot auttavat yritystäsi kasvamaan. Aloita vastaamalla alla kuvattuihin kysymyksiin.
- keiden puolesta tätä kertomusta valmistellaan?
- mikä on raportin tarkoitus?
- mitä tietoja kerätään?
- Miten tieto voi auttaa päätöksenteossa?
Vaihe 2: investoi automatisoituihin työkaluihin
liikkeenjohdon tehokkuus on jokaisen yrittäjän yhteinen tavoite. Joten, miten investoida automatisoitu hallintatyökaluja luoda oman johdon raportti?
tätä varten on olemassa tekniikoita, jotka yksinkertaistavat tätä tehtävää, optimoivat aikasi ja takaavat paljon tyydyttävämmän tuloksen.
ensimmäinen ehdotuksemme on Google Data Studio, datan visualisointityökalu, joka pystyy muuttamaan tiedon mukavaksi, intuitiiviseksi ja helposti ymmärrettäväksi hallintaraporteiksi.
toinen ehdotuksemme on Primavera, joka on alusta, jonka avulla voit helposti hallita projekteja ja seurata tuloksia. Sen ominaisuuksiin kuuluu sen integrointi muihin hallinta -, data-analyysi-ja raportointiohjelmistoihin.
varmista lopuksi, että sijoitat Business Intelligence (BI) – työkaluihin. Ne ovat välttämättömiä nopean ja turvallisen päätöksenteon kannalta. Parhaat järjestelmät keräävät, järjestävät, luokittelevat ja analysoivat tietoja, mikä helpottaa työtäsi.
Vaihe 3: käytä selkeää ja objektiivista kieltä
jos olet sitä mieltä, että johdon Raportti vaatii tiettyjä termejä ja monimutkaista kieltä, on korkea aika muuttaa mielesi.
mieluiten asiakirjan tulisi olla helppolukuinen ja-tulkitseva. Ole siis selkeä ja käytä epävirallista kieltä ja pysy vain olennaisessa.
älä siis ole sanavalmis ja muista, että johtajan kiireinen rutiini vaatii nopeaa lukemista ja päätöksentekoa. Mitä helpompi raporttia on tulkita, sitä hyödyllisempi ja tärkeämpi se on elinkeinoelämälle.
Vaihe 4: kerro tarina lukijoiden sitouttamiseksi
kaiken kaikkiaan toimintakertomus koostuu paljon aineistosta ja informaatiosta. Itse asiassa tämä on yksi niistä syistä, jotka tekevät monet johtajat löytää se on vaikea asiakirja valmistella ja ymmärtää.
se riippuu kuitenkin selvästi strategian valmistelusta. Jotta sisältö olisi houkutteleva eikä hukuttaisi lukijaa, hyvä idea on kontekstualisoida faktat kertomalla tarina.
näin voit yhdistää analysoitavan tilanteen selityksen ja kuvauksen kevyemmin ja järkevästi. Tämä mahdollistaa tulosten ymmärtämisen, luoden sitoutumisen lukiessa niitä.
Vaihe 5: Määritä käytettävät Mittarit ja suoritusindikaattorit
käytätkö yleensä suoritusmittareita ja suoritusindikaattoreita liiketoimintasi hallintaan? Jos ne eivät vieläkään ole osa strategioita, kannattaa ehdottomasti tutkia sitä.
itse asiassa KPI: t (Keskeiset suorituskykymittarit) ovat yrityksesi tärkeimmät mittarit. Ne liittyvät yleensä päätavoitteisiisi ja ohjaavat siten myönteisellä tavalla toimintakertomusten laatimista.
valitse siis, mitä mittareita käytetään, kerää tiedot ja lajittele tiedot. Loppujen lopuksi kaikkea ei pitäisi sisällyttää asiakirjaan.
Vaihe 6: Perustetaan vertailupiste
aina kun haluamme arvioida strategioiden, osastojen, tuotteiden tai työntekijöiden suorituskykyä, vertailupisteen luominen on välttämätöntä.
tämän pitäisi siis olla seuraava askel. Valitse ajanjakso, jonka aikana tiedot kerätään ja analysoidaan, ja määrittele tavoitteet tai tavoitteet vertailujen hahmottamiseksi.
jos käytät taulukoita, aseta sarakkeet, jotta voit helposti tarkastella vertailua. Voit esimerkiksi lisätä sarakkeeseen tavoitteesi ja toiseen saavutetut tulokset. Tämä helpottaa asiakirjan lopussa esitettävän johtopäätöksen ymmärtämistä.
Vaihe 7: asiakirjaan lisätään visuaalisia elementtejä
kuten aiemmin mainittiin, toimintakertomuksen on oltava selkeä ja helposti tulkittava. Hyvä strategia on käyttää visuaalisia elementtejä.
velvoitteita täynnä olevat kovat rutiinit vaativat dynaamisia työkaluja ja tekoja. Satoja sivuja sisältävän dokumentin toimittaminen ei ole lainkaan tuottavaa, mutta kaavioiden, henkisten karttojen ja jopa videoiden käyttö esityksen aikana voi parantaa tiedon ymmärtämistä.
Vaihe 8: Tee loppukatselmus
kun kaikki on valmista, on aika tehdä huolellinen loppukatselmus. Tässä vaiheessa sinun täytyy varmistaa, että lopullisessa tekstissä ei ole kirjoitusvirheitä, yhteensopimattomia tietoja ja valheellista tietoa.
muista, että tämä antaa asiakirjalle uskottavuutta ja varmistaa, että se on todella hyödyllinen. Toisin sanoen, se täyttää tehtävänsä tehdä hallinnointi yrityksesi helpompaa.
johtoraportin kirjoittaminen on helpompaa kuin luulet
oletko oppinut laatimaan johtoraportin? Luettuasi tämän artikkelin, olet luultavasti tullut siihen tulokseen, että tämä ei ole mahdoton tehtävä ollenkaan.
tämä asiakirja on ratkaisevan tärkeä minkä tahansa yrityksen toiminnalle ja sen luominen on helpompaa kuin miltä näyttää. Siksi, älä tuhlaa enää aikaa ja seurata vinkkejä!
mutta ennen sitä, mitä jos opettelisit vähän lisää? Lue, miten Pareto-kaavion avulla voit suorittaa tehtäviä tehokkaammin!